基本介紹
- 中文名：文職工作
- 外文名：clerical work
- 工作職稱：文員、秘書、助理等
- 泛指：從事文秘助理之類的內勤人員
公司行政職責,人事文員職責,行政人事職責,助理職責,行政助理職責,
公司行政職責
一、接聽前台電話
1、前台任意一台電話機在鈴聲響起三聲之內接起電話，即使是你正在接聽一個電話。
2、做好前台電話的轉接工作，有人需要轉接到總經理辦公室、財務室時需要與總經理、財務相關人員溝通好後方可接入。
3、出現電話沒有辦法轉接或是需要聽電話的員工不在辦公室時及時留下顧客的電話與姓名，方便公司員工與他取得聯繫。
二、 接待好來公司拜訪的客戶
1、來公司上門維修的顧客先將顧客的維修機做一個初步檢查方可將機器交到維修員手中並告知此機器的詳細故障後維修員再進行詳細檢測，在維修員給顧客檢測時可以請顧客做下喝水或是介紹公司的相關新產品。
2、在接待上門下載客戶時做好客戶下載登記，多詢問顧客的使用情況及周圍朋友有無在使用同類產品，留下客戶的重要信息資料。
3、來公司洽談業務的客戶先讓客戶做下喝杯水再來通知此項目的相關負責人洽談相關業務。
4、一次性接待顧客三個以上時可以叫維修員幫忙接待客戶。
5、認真接待每一位顧客，做好公司的形象視窗。
三、及時處理與列印公司相關文檔資料
1、商場在辦理相關事項需要公司出示相關證明時及時列印。
2、公司有相關新品訂價與貨品調價時出示相關貨品價格通知。
3、公司有員工調動是及時出示調動通並及時更改公司的通訊錄。
4、每月9日、17日、25日、1日將公司商場部的電子報表與批條按照合理的格式通過印表機列印出來交給財務。
5、及時整理電腦中的文檔資料，合理歸檔。
四、 考勤的製作
1、文員在每日早晨做好考勤的嚴格把關。
2、每月月初將上個月的考勤用電子表格製作出來，在製作過程中注意請假、轉正人員及已滿周年人員的詳細標註。
五、人事處理
1、新員工在入職時一定要將入職書、個人擔保書及擔保人的身份證複印件一起存檔放入檔案庫中。
2、新員工在入職後要將新員工的員工檔案輸入電腦中的電子檔案之中。
3、所有員工離職均要辦理好公司的離職書並及時發放離職員工通知告之公司所有部門同事。
4、員工離職後均有一份離職書保存在公司檔案資料。
六、 後勤處理
1、為公司所有員工名片制定的確定與核實。
2、及時收取公司電子信箱的電子信件。
3、收理好送上公司的包裹。
4、公司日用品的採購。
5、報銷公司相關開支費用及公司的郵寄費用。
6、及時處理好客戶的投訴問題。
七、與維修部的緊密合作，及時收取維修費用並將維修費用上交到公司財務。
八、業務部客戶資料的入檔
1、每天早上到公司提醒業務員及時整理昨天的工作日記，在業務員整理完畢之後輸入到電腦電子檔案之中，分企業與客戶電子檔案兩份資料進行輸入。
2、業務員沒有及時填寫的要向他的上級反應要求及時補加功課。
九、協助倉庫整理一些新貨的入倉蓋章。
十、熟悉公司每一個品牌、每一個型號的下載工作。
人事文員職責
協助主任做好日常管理工作。樹立為領導服務、其它部門服務的思想。
辦公室文員（會議、文書、印信、檔案、接待、宣傳欄、檔案報紙收發）工作職責：
1. 接聽、轉接電話；接待來訪人員。
2. 負責辦公室的文秘、信息、機要和保密工作，做好辦公室檔案收集、整理工作。
3. 負責總經理辦公室的清潔衛生。
4. 做好會議紀要。
5. 負責公司公文、信件、郵件、報刊雜誌的分送。
6. 負責傳真件的收發工作。
7. 負責辦公室倉庫的保管工作，做好物品出入庫的登記。
8. 做好公司宣傳專欄的組稿。
9. 按照公司印信管理規定，保管使用公章，並對其負責。
10. 做好公司食堂費用支出、流水帳登記，並對餐費做統計及餐費的收納、保管。
11. 每月環保報表的郵寄及社保的打表。
12. 接受其他臨時性工作。
13. 管理好員工人事檔案材料, 建立、完善員工人事檔案的管理，嚴格借檔手續。
14. 社會保險的投保、申領。
15. 統計每月考勤並交財務做帳，留底。
16. 管理辦公各種財產,合理使用並提高財產的使用效率,提倡節儉。
1、人事管理工作：招聘、辭退手續，人員培訓等。
2、人事事務處理，員工檔案編檔與管理有序化。
3、辦公室工作：文檔列印、收發傳真，日常考勤。
行政人事職責
行政人事部文員在行政人事部經理領導下工作，對行政人事部經理負責。履行以下職責：
一、負責公司文字印刷、檔案收發、資料整理、印章的使用和保管。
二、負責辦理員工的進廠、請假、調動、辭工離廠手續；員工檔案資料建立。
三、全面負責員工考勤工作。
四、負責員工的就醫和簡單醫療應急處理。
五、辦公、勞保、文化娛樂等用品的採購申請、質量驗收、發放、登記、管理。
六、外來客人的接待和服務。
七、外來電話、傳真的接聽（受）、記錄、傳達（送）。
八、複印機、傳真機的管理和使用。
九、公司內部其它事務性工作。
十、領導交辦的其它工作
助理職責
1、起草公司工作計畫總結，並作好公司重要會議記錄；
2、起草、存檔整理總經理簽發檔案；
3、公司管理制度、規章制度，網頁設計方案書、契約書，公司總體運行配合;
4、接聽電話、妥當應答，並做好電話記錄；
5、掌握總經理的日程安排做好預約工作，安排商務旅行；
6、完成總經理或綜合管理部經理交辦的其他工作；
7、根據公司發展的要求制定人力資源戰略；
8、設計並完善公司人力資源結構；
9、完成公司人力資源的日常招聘工作；
10、完善公司績效考核制度。
行政文員的主要工作職責有：
1、新進員工入廠手續辦理及個人檔案的建立。
2、勞動契約、暫住證、工傷保險資料的登錄、整理。
3、核對並輸入加班單，並統計匯總，每月分發至各單位核對。
4、聯絡單及各類檔案的列印。
5、考勤卡的更換。
6、空白表單的管理。
7、複印機複印登記、複印紙領用及機器加油，日常保養等。
8、傳真登記、傳真及傳真機日常保養。
9、承辦上級臨時交付的事項。
行政助理職責
行政助理的職責和要求
行政助理的工作
·行政助理負責管理、組織、計畫和保存公司員工的信息。
·通過使用複印機、傳真機、打字機和個人電腦，他們創建電子數據表、寫電子郵件、管理資料庫、保存紙制和電子檔案、創建文檔和處理旅行安排。
·作為一個辦公室的信息管理人員，各公司的工作內容有很大不同而且隨著新技術的發展在不斷變化。
行政助理的技能
·行政助理必須能夠熟練地準備統計報表、書面報告以及做管理方面的演說。要求熟練掌握個人電腦技術、MS Word、Excel和PowerPoint，以及創建多種專業檔案的的經驗。
·分析性思維很重要，因為他們經常需要對自己的工作進行輕重緩急的判斷，並且要對公司的發展和表現進行逐步地監控。
·行政助理們需要有非常好的組織能力，傳播公司的正面形象並很好地反映在組織工作中，熟悉如何進行控制。
行政助理的教育
·初級職位的最低要求一般是高中文憑和熟悉基本辦公技能。
·很多職業技術機構和社區學院都提供一到二年的能對申請人有利的辦公管理課程。
·公司可能提供現場培訓，尤其針對那些醫學或法學領域的專業職位。
