採購過程

採購過程是指從採購計畫開始,到採購詢價、採購契約簽定,一直到採購材料進場為止的過程。

基本介紹

  • 中文名:採購過程
  • 解釋:採購材料進場為止的過程
  • 詢價:獲得誰有資格完成工作的信息
  • 供方選擇:加權方法
採購內容,供方選擇,契約管理,過程控制,區別聯繫,兩者的區別,兩者的聯繫,

採購內容

詢價就是從可能的賣方那裡獲得誰有資格完成工作的信息,該過程的專業術語叫供方資格確認(SourceQualification)。獲取信息的渠道有:招標公告、行業刊物、網際網路等媒體、供應商目錄、約定專家擬定可能的供應商名單等。通過詢價獲得供應商的投標建議書

供方選擇

這個階段根據既定的評價標準選擇一個承包商。評價方法有以下幾種:
契約談判:雙方澄清見解,達成協定。這種方式也叫“議標”。
加權方法:把定性數據量化,將人的偏見影響降至最低程度。這種方式也叫“綜合評標法”。
篩選方法:為一個或多個評價標準確定最低限度履行要求。如最低價格法。
獨立估算:採購組織自己編制“標底”,作為與賣方的建議比較的參考點。
一般情況下,要求參與競爭的承包商不得低於三個。選定供方後,經談判,買賣雙方簽訂契約。

契約管理

契約管理是確保買賣雙方履行契約要求的過程,一般包括以下幾個層次的集成和協調。
1)授權承包商在適當的時間進行工作。
2)監控承包商成本、進度計畫和技術績效
3)檢查和核實分包商產品的質量。
4)變更控制,以保證變更能得到適當的批准,並保證所有應該知情的人員獲知變更。
5)根據契約條款,建立賣方執行進度和費用支付的聯繫。
7)正式驗收和契約歸檔。

過程控制

一般而言,採購過程應當從以下幾個方面進行控制:
1、制定詳盡的價格表(含價格上限和相關政策)
2、採用符合企業特點的採購策略(如常用的經濟批量採購策略)
3、規定嚴格的採購流程(含申請制度、歸口部門、訂單審批制度、訂單跟蹤等過程)
4、制定合理的質檢與驗收流程等。除此之外,採購付款也應當涵蓋在採購過程管理中,何時付款和如何付款同樣需要進行成本與效益的平衡,因為資金同樣是有成本的(資金成本)。

區別聯繫

外包過程與採購過程的區別與聯繫

兩者的區別

1、目的有所不同  對外包過程進行控制和管理的目的,是確保其滿足質量管理體系所要求的過程能力。承包方必須按照組織對過程事先策劃的安排(遵循所提供的程式或相關檔案)進行運作。
對採購過程進行控制的目的,是確保組織所採購的產品在質量要求、交付和服務等方面符合己規定的採購要求。尤其對於影響組織最終產品質量的產品的採購,有效進行供方選擇、評價和重新評價的控制至關重要。
2、對象有所不同  對外包過程的控制和管理,側重於過程的監視和測量,控制對象是過程,當然也包括對過程的結果(提供的產品)進行驗證。否則,無法充分證明其過程具備的能力。
對採購過程的控制,側重於產品的監視和測量,控制對象是產品。控制的主要方式是進貨驗證,只有在"適當時"(包括特殊過程、關鍵過程或對最終產品構成重要影響時),可向供方提出某些方面的要求(7.4.2條款),目的是使供方持續提供符合組織所要求的產品。
3、控制方法有所不同  對外包過程既要實施控制,又要進行管理,涉及從輸入到輸出的整個運作過程(包括其子過程)。如對產品製造過程的外包,不僅應對其過程實施必要的監視,還應從原材料驗證開始,直至最終產品的監視和測量,都保持相應的記錄。採購過程一般不涉及供方產品實現過程的管理,其控制方法緊緊圍繞供方所提供的產品、交付和服務等方面進行驗證,除"適當外",很少要求供方必須進行原材料進貨驗證、半成品檢驗和提供記錄或報告。
4、實施部門有所不同  對採購過程實施控制,主要責任者是組織的採購部門或供應部門。若把設計和開發過程、產品防護過程(如成品的儲藏和運輸)、產品的監視和測量過程(如房地產商委託監理部門實施建房跟蹤)、服務過程(如旅行社委託異地景點導遊)等外包過程,一律有採購部門或供應部門進行控制和管理,顯然不合適。只有將外包過程授權對口部門或由分管負責人實施控制和管理,才能取得預期的效果。

兩者的聯繫

外包過程和採購過程具有一定的內聯繫。如採購過程中的選擇、評價和重新評價供方的方式,組織與合格供方簽訂相關契約或協定的形式以及在"適當時"對供方提出其他要求等,外包過程都可以借鑑。尤其是產品製造過程的外包,很多要求都和採購過程的要求相類似,只是在控制程度和管理要求方面有所不同,稍加補充和完善即可實施。

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