採購作業流程

採購作業流程就是詳細論述採購部門職責或任務的運營指南，是採購管理中最重要的部分之一，是採購活動具體執行的標準。採購作業流程通常是指有製造需求的廠家選擇和購買生產所需的各種原材料、零部件等物料的全過程。

一個完善的採購作業流程應滿足所需物料在價格與質量、數量、區域之問的綜合平衡。即物料價格在供應商中的合理性，物料質量在製造所允許的極限範圍內，物料數量能保證製造的連續性、物料的採購區域的經濟性等要求。

基本介紹

• 中文名：採購作業流程
• 內容：廠家購買生產所需原料等部件過程
• 採購標準：價格與質量、數量、區域的平衡
• 執行部門：採購部門
• 指導手冊：採購作業流程手冊
• 所屬種類：採購管理

包括內容

採購作業流程通常包括一些重要信息，這些信息有助於成功開展採購策略。有時採購作業流程沒有標準或確定的形式，但基本上都有相同類型的信息。首先，採購部門為每個作業流程確定一個編碼，標明有效日期和主題，並提出採購的具體目標。作業流程的第一部分往往是介紹性的，同時，如果作業流程較長，而且包括很多部分，那么就需要一個關於具體內容的表格或索引。在第一部分通常對一些重要的專用術語作出定義。第二部分一般總結與該作業流程相關的公司或者部門策略，與策略相比，作業流程的層次較低，很多作業流程在具體執行時體現了公司或者部門策略。第三部分指出了作業流程中的各職位、部門或者領域。例如，有時，外部供應商會使用公司的設備，這時，作業流程的這一部分就會說明具體負責這一工作的採購人員。最後_部分常常描述執行作業流程的實際過程。這往往是作業流程中最長和最詳細的部分，是檔案的具體部分，描述了員工執行任務時必曼須遵循的指令、指示和活動。這些關於採購作業流程的全部信息都會體現在採購作業流程童手冊中。

手冊意義

採購作業流程手冊是從事採購工作人員的必備手冊，它具有很重要的意義。

(1)手冊是採購員工的參考指南，而且它對新員工尤為有價值，新員工需要得到如何強完成不同活動或者任務的指標。對於經驗豐富的人員，該手冊僅對不同問題提供了說明，誓或者僅僅是加深了一些相關知識。

(2)手冊說明了完成一項任務所需的步驟和活動，從而能夠使任務更具一致性和流暢性。一份良好的流程手冊會使運營更為有效，而且涉及的內容往往比策略手冊更加廣泛和詳細。

基本步驟

採購作業流程會因採購的來源、方式以及對象等的不同而在作業細節上有所差異，但基本流程都大同小異。以下是美國採購學者威斯汀所主張的採購的基本作業步驟。

1.確認需求

在採購之前應先確定買哪些物料，買多少，何時買，由誰決定等。

2.需求說明

確認需求之後，對需求的細節，如品質、包裝、售後服務、運輸及檢驗方式等，均加以明確說明，以便使來源選擇及價格談判等作業能順利進行。

3.選擇可能的供應來源

根據需求說明在原有供應商中選擇成績良好的廠商，通知其報價，或以登報公告等方式公開徵求。在選擇供應商時，企業應考慮的主要因素有：

(1)價格。物美價廉的商品是每個企業都想獲得的。相對於其他因素，雖然價格並不是最重要的，但比較各個供應商提供的價格連同各種折扣是選擇供應商不可或缺的一個重要指標。

(2)質量。商品質量也是一個十分重要的選擇供應商的影響因素。商品質量的選擇應根據企業實際情況而定，並不是質量最好的就是最適應的，應力求用最低的價格買到最適合本企業質量要求的產品。

(3)服務。服務也是一個很重要的選擇供應商的影響因素。如更換次品、指導設備使用、修理設備等，類似這樣的一些服務在採購某些項目時，可能會在選擇過程中起到關鍵作用。

(4)位置。供應商所處的位置對送貨時問、運輸成本、緊急訂貨與加急服務的回應時間都有影響。在當地購買有助於發展地區經濟，易於形成社區信譽以及良好的售後服務。

(5)供應商庫存政策。如果供應商的庫存政策要求自己隨時持有備件庫存，那么擁有安全庫存將有助於設備突發故障的解決。

(6)柔性。那些願意且能夠回應需求改變、接受設計改變等要求的供應商應予以重點考慮。

4.適宜價格的決定

決定可能的供應商後進行價格談判。

5.訂單安排

價格談妥後，應辦理訂貨簽約手續。訂單和契約均屬於具有法律效力的書面檔案，對買賣雙方的要求、權利及義務必須予以說明。

6.訂單追蹤與稽核

簽約訂貨後，為求銷售廠商如期、如質、如量交貨，應依據契約規定，督促廠商按規定交貨，並予以嚴格驗收入庫。

7.核對發票

廠商交貨驗收合格後，隨即開具發票。要求付清貨款時，對於發票的內容是否正確，應先經採購部門核對後財務部門才能辦理付款。

8.不符與退貨處理

凡廠商所交貨品與契約規定不符而驗收不合格者，應依據契約規定退貨，並立即辦理重購，予以結案。

9.結案凡驗收

合格付款，或驗收不合格退貨，均須辦理結案手續，清查各項書面資料有無缺失、績效好壞等，並簽報高級管理層或權責部門核閱批示。

10.記錄與檔案

維護凡經結案批示後的採購檔案，應列入檔案登記編號分類，予以保管，以備參閱或事後發生問題查考。檔案應具有一定保管期限的規定。

注意事項

在設計採購作業流程時，應注意以下要點。

1．採購結構應與採購數量、種類、區域相匹配

一方面，過多的流程環節會增加組織流程運作的作業與成本，降低工作效率；另一方面，流程過於簡單、監控點設定不夠等，將導致採購過程操作失去控制，產生物資質量、供應、價格等問題。

2．先後順序及實效控制

應注意其流暢性與一致性，並考慮作業流程所需的時限。例如，避免同一主管對同一採購檔案作數次的簽核；避免同一採購檔案在不同部門有不同的作業方式；避免一個採購檔案會簽部門太多，影響作業實效。

3．關鍵點設定

為便於控制，使各項在處理中的採購作業在各階段均能被追蹤管理，應設定關鍵點的管理要領或辦理時限。例如，國外採購、詢價、報階、申請輸入許可證、出具信用證、裝船、報關、提貨等均有管理要領或辦理時限。

4．權責或任務的劃分

各項作業手續及查核責任，應有明確權責規定及查核辦法。比如，請購、採購、驗收、付款等權責應予區分，並指定主辦單位。

5．配合作業方式的改善

例如，手工的作業方式改變為計算機管理系統輔助作業後，其流程與表格需作相應的調整或重新設計。

6.採購流程應反映集體決策的思想

由計畫、設計、工藝、認證、訂單、質量等人員一起來決定供應商的選擇。處理程式應合時宜，應注意採購程式的及時改進。早期設計的辦理程式或流程經過若干時日後應加以檢查，並不斷改進與完善，以回應組織的變更或作業上的實際需要。

7.避免作業過程中發生摩擦、重複與混亂

注意變化性或彈性範圍以及偶發事件的處理規則。例如，在遇到“緊急採購”及“外部授權”時，應有權宜的辦法或流程來特別處理。

8.價值與程式相適應

程式繁簡或被重視的程度應與所處理業務或採購項目的重要性或價值的大小相適應。凡是涉及數量較大、價值較高或容易發生舞弊的作業，應有比較嚴密的處理監督；反之，則可略微放寬，以求提高工作效率。

9.處理程式應適合現實環境

應注意程式的及時改進。早期設計的處理程式或流程，經過若干時間段以後，應加以審查，不斷改進，以適應組織變更或作業上的實際需要。