傳真機是套用掃描和光電變換技術，把檔案、圖表、照片等靜止圖像轉換成電信號，傳送到接收端，以記錄形式進行複製的通信設備。
基本介紹
- 中文名：傳真機
- 外文名：Fax
- 套用學科：通信
基本簡介,種類介紹,相片傳真機,報紙傳真機,氣象傳真機,彩色傳真機,檔案傳真機,發展歷程,鐘擺的啟示,滾筒式傳真機,相片傳真機的發明,彩色傳真機,傳真通信業務的大發展,工作原理,挑選技巧,優缺點比較,保養方法,發展方向,安裝方法,常見問題,使用技巧,名詞解釋,常見問題,
基本簡介
傳真機將需傳送的原件按照規定的順序，通過光學掃描系統分解成許多微小單元（稱為像素），然後將這些微小單元的亮度信息由光電變換器件順序轉變成電信號，經放大、編碼或調製後送至信道。接收機將收到的信號放大、解碼或解調後，按照與傳送機相同的掃描速度和順序，以記錄形式複製出原件的副本。傳真機按其傳送色彩，可分為黑白傳真機和按占用頻帶可分為窄帶傳真機（占用一個話路頻帶）、寬頻傳真機（占用12個話路、60個話路或更寬的頻帶）。占用1個話路的檔案傳真機，按照不同的傳輸速度和調製方式可分為以下幾類：①採用雙邊帶調製技術，每頁（16開）傳送速度約6分鐘的，稱為一類機；②採用頻帶壓縮技術，每頁傳送速度約 3分鐘的，稱為二類機；③採用減少信源多餘度的數字處理技術，每頁傳送速度約 1分鐘的，稱為三類機；④將可與計算機併網、能儲存信息、傳送速度接近於實時的傳真機，定為四類機。按用途可分為氣象圖傳真機、相片傳真機、檔案傳真機、報紙傳真機等。記錄方式多用電解、電磁、燒灼、照相、感熱和靜電記錄等。
傳真機
傳真機傳真機能直觀、準確地再現真跡，並能傳送不易用文字表達的圖表和照片，操作簡便，在軍事通信中廣泛套用。1842年，英國人A·貝恩提出傳真原理。1913年，法國人E·貝蘭（又譯愛德華·貝蘭）研製出第一台傳真機。隨著大規模積體電路、微處理機技術、信號壓縮技術的套用，傳真機正朝著自動化、數位化、高速、保密和體積小、重量輕的方向發展。
雷射多功能傳真機
功能：雷射/列印/複印/傳真
尺寸：400mm*385mm*221mm
重量：約9kg（包括配件）
耗材：
使用FX-9硒鼓，基於標準A4尺寸，5%覆蓋率；初始隨機耗材壽命約1000頁，後期購買耗材壽命約2000頁。
功能：雷射/列印/複印/傳真
尺寸：400mm*385mm*221mm
重量：約9kg（包括配件）
耗材：
使用FX-9硒鼓，基於標準A4尺寸，5%覆蓋率；初始隨機耗材壽命約1000頁，後期購買耗材壽命約2000頁。
種類介紹
傳真機的種類比較多，分類方法也各不相同。按照它的用途，一般可分為以下幾種：
相片傳真機
是一種用於傳送包括黑和白在內全部光密度範圍的連續色調圖像，並用照相記錄法複製出符合一定色調密度要求的副本的傳真機。相片傳真機主要適合於新聞、部隊、醫療等部門使用。
相片傳真機傳送連續色調（包括黑和白在內的全部光密度範圍）的圖像，接收端使用相紙（或底片）感光記錄。為使副本能達到一定色調密度級要求，在接收機內採取色調校正措施。相片傳真傳送機有固定台式和攜帶型兩種，採用滾筒式掃描；接收機多為固定台式，採用滾筒式或平面式掃描。在電話電路上可根據需要選擇調幅或調頻方式傳輸。相片傳真機主要適於新聞、公安、部隊、醫療等部門使用。
報紙傳真機
為保證報紙新聞的時效性和準確性，對報紙傳真機的複製質量和傳輸速率均有較高的要求。模擬報紙傳真機主要利用電纜或微波載波電話系統寬頻帶的基群或超群信道傳輸，也可以加裝數據壓縮設備，在模擬或數字信道上傳輸。數字報紙傳真機主要利用衛星通信系統的數字信道傳輸。
還有一種報紙傳真機，稱作用戶報紙傳真機，它裝設在家庭或辦公室內，通常用來接收廣播電台或電視台廣播的傳真節目(整版報紙信息或氣象預報等)，直接在紙上記錄顯示。
氣象傳真機
是一種傳送氣象雲圖和其他氣象圖表用的傳真機，又稱天氣圖傳真機，用於氣象、軍事、航空、航海等部門傳送和複製氣象圖和雲圖等。傳送的幅面比一版報紙還要大，但對解析度的要求不像對報紙傳真機那樣高。主要利用無線廣播傳送和接收信號。接收機受傳送機遙控，自動啟動、停機、選擇掃描參數和調整接收電平等。此外，還有一種衛星雲圖傳真機，接收氣象衛星拍攝的雲層照片和紅外線圖，對分辨力和色調都有較高的要求。
氣象傳真有兩種傳輸方式，利用短波(3～30兆赫)的氣象無線傳真廣播和利用有線或無線電路的點對點氣象傳輸廣播。氣象傳真廣播為單向傳輸方式，大多數的氣象傳真機只用於接收。
彩色傳真機
供新聞或軍事部門傳送並複製彩色照片或彩色地圖等。
檔案傳真機
是一種以黑和白兩種光密度級複製原稿的傳真機。主要適用於遠距離複製手寫、打字或印刷的檔案、圖表，以及複製色調範圍在黑和白兩種界限之間具有有限層次的半色調圖像，它廣泛套用於辦公、事務處理等領域。按照檔案傳真機利用電信網、信號加工處理技術和傳送標準幅面原稿時間的不同，又可分為在公用電話網上使用的一類傳真機、二類傳真機、三類傳真機以及在公用數據網上使用的四類傳真機等。
一、二、三類傳真機通常利用電話電路傳輸，傳送一頁A4(大16開)幅面檔案，分別約需6分鐘、3分鐘和1分鐘。四類機傳送檔案速度快(約幾秒鐘至十幾秒鐘)，作為一種數據終端，主要用於公用數據通信網路，但若採用適當的調製方式，也可用於公用電話交換網路。三、四類傳真機也稱高速傳真機。
在信號特徵上，一、二類傳真機有別於三、四類傳真機。一、二類傳真機信號特徵是模擬式；三、四類傳真機信號特徵為數字式，因此具有數字通信的許多特點和優點(詳細情況參見“電子飛鴻話軌跡”中的“從模擬傳輸到數字傳輸”一節)，是檔案傳真機的主力和發展方向。
根據檔案傳真機的服務對象和安裝地點分類，通常分公用傳真機和用戶傳真機兩類。前者安裝在公共場所，面向公眾服務；後者安裝在手戶辦公室或家中，直接為用戶服務。
傳真機
傳真機三類傳真機是目前使用最普遍、需求量最大的一種數字式傳真機。它集光學、電子學、精密機械、數據通信和微處理技術等最新成就於一身，具有其他傳真機所不及的許多特點。
一是功能多。三類傳真機由於電子計算機參與了傳真信息的控制處理，機器自動化程度很高。目前使用的三類機功能多達幾十種，例如：
自動檢測(診斷)功能。當機器出現故障時，能自動顯示故障現象和部位。如當傳送文稿或記錄紙出現卡紙現象時，機上除了有文字顯示外，相應指示燈發亮，使用者可隨時根據顯示排除故障。
無人值守功能。無人值守可以節省人員，特別是對時差很大的國際間傳真通信更有實際意義。無人值守通常可以區分為三類：收方無人值守、發方無人值守和雙方無人值守。收方無人值守指收方傳真機旁可以不要操作人員，發方撥通收方的電話號碼後即可自動啟動收方傳真機，並接收發方傳送的文稿，列印出管理報表供收方查看。發方無人值守指當發方用戶因臨時有急事要離開而又需將文稿傳給對方時，可以將所有的傳送文稿放在傳真機的進紙板上，按照事先規約，收方撥通發方的電話號碼後，即自動啟動了發方的傳真機，待核實雙方事先制定的密碼後，將傳送文稿按順序依次發給收方。雙方無人值守就是收發雙方傳真機都可以不要操作人員，發方將要傳送的文稿按次序放在進紙板上，並調整好報文的傳送時間，到了預定時刻，發方傳真機自行啟動，通過撥號呼叫，啟動收方傳真機，待核實雙方事先制定的密碼後，將文稿傳送給對方。
圖像自動縮擴功能。前面曾經提到，檔案傳真機好比是遠距離複印，有時傳送的文稿尺寸未必與收方記錄紙剛好配套，這也無妨。倘若傳送的文稿比較寬，而收方的記錄紙比較窄，這時可以通過調整使文稿按比例縮小。同樣道理，倘若傳送的文稿比較窄，字也比較小，看不清楚，加上收方傳真機的記錄紙比較寬，這時可自動地將文稿放大。
自動進稿和切紙功能。三類傳真機的紙台上可以放入50來張文稿紙，由機上的自動進紙器控制，按照順序依次自動傳送。在傳送過程中，如果想了解傳送質量，可以查看列印出來的報表。傳真機上的自動切紙功能是使接收到的副本長短與傳送文稿一樣，以防副本因紙長造成浪費、紙短了丟失文字。
色調選擇功能。有的三類傳真機除能傳送黑白兩種色澤外，還可以傳送深灰、中灰以及淺灰等中間色調，這樣，傳送的圖片畫面層次分明，富有立體感。
選發文稿的功能。有時傳送文稿中的某些欄位不需要向對方傳送，只要在這些欄位旁邊註上一些特定的符號，則在收到的報文中，這些欄位內容就自動被刪除。
“跳白”功能。一張傳真文稿上往往有為數眾多的“白行”和“白段”，傳送這些空白部分要浪費相當的時間，因而降低了傳輸文稿的效率。具有“跳白”功能的三類傳真機遇到字與字或行與行之間有空白時，就會自動跳過去，這樣可以大大提高低密度文字的文稿的傳輸效率。利用三類傳真機傳輸一幅A4幅面的文稿，正常傳輸時間為1分鐘，有了“跳白”功能以後，可以提高到40秒、30秒、20秒，甚至幾秒鐘。
縮位撥號功能。對於一些經常的傳真對象，可以將其位數較多的電話號碼用1～2位自編代碼來代替。例如，用戶向電話局登記了用“86”兩位數代替對方的電話號碼82420772，那么，傳真前用戶只要按規定鍵入“86”即可自動接通被叫用戶82420772電話。
複印機功能。三類傳真機收、發合一，不僅能傳真，而且還能當複印機使用。有些三類傳真機將“複印”稱作“自檢”，通過它檢測傳真機工作狀況是否正常。
故障建檔功能。三類傳真機能將在使用過程中每次出現的障礙自動存儲在機記憶體儲器中，自動建立“病歷”檔案，需要時可以調出“病歷”進行分析和維修。
傳真機
傳真機除此以外，三類傳真機還具有選擇掃描線密度的功能以及通話請求等功能。
二是操作使用方便。操作人員無須進行專門訓練，在很短時間內就能掌握使用和操作方法。
三是體積小，重量輕。最新的三類傳真機只有幾千克重，個頭也不大，可很方便地攜帶。
四是傳輸方式靈活。三類傳真機可使用現有的公用電話交換網或專用電話線進行傳輸，以半雙工方式工作。
傳真是辦公自動化的常用手段，也是居家得力的通信助手。目前套用的傳真機大多是黑白傳真，它所傳送的圖像只有黑白色澤的差別，沒有彩色的信息。伴隨著科學技術的發展，既能傳送圖像亮度信息又能傳送圖像色度信息的彩色傳真將躍入通信舞台。它比起黑白傳真來更富有真實感和感染力。
彩色傳真的原理說起來也並不複雜，我們知道，自然界儘管絢麗多彩，百色爭艷，但絕大多數色彩的光都能分解成紅、綠、藍3種顏色，反過來說，按照一定量的比例將它們調和在一起，就能合成出各種色彩，這就是有名的“三基色原理”。例如白色是由適量的紅、綠、藍色合成，青色是由適量的綠、藍色合成等。彩色電視機就是根據三基色原理進行工作的。
用傳真傳送彩色圖片，基本上有兩種方法：一是採用“順序傳送”，即先把彩色圖像信息分解成紅、綠、藍3種基本信息，然後依照順序傳送出去，在接收端再將這3個基色混合起來，重現出與發方相同的彩色圖像。採用這種方法傳輸，就需要3倍於傳送黑白圖像的傳輸時間，如果包括黑色在內，就要花上4倍的時間。另是採用“同時傳送”，即同時傳送每種顏色的單獨信號，但這樣需要增加電路的頻頻寬度。
就彩色傳真的基本原理來說，其實不是個新問題。早在1925年4月“貝爾系統技術指導”的卷首插圖中，就有彩色傳真的樣張。1945年8月，在波茨坦會議上，史達林、杜魯門、艾德禮的彩色相片，曾用傳真機通過無線電傳到了華盛頓。現在問題在於如何提高彩色相片的傳輸效率和質量。科學家們預測，利用圖像壓縮技術，在不遠的將來，可以在傳輸黑白傳真的頻帶內，以相同的速度傳輸彩色傳真。隨著圖像技術的發展，彩色傳真的廣泛套用已是指日可待。
發展歷程
傳真技術早在19世紀40年代就已經誕生，比電話發明還要早三十年。它是由一位名叫亞歷山大·貝恩的英國發明家於1843年發明的。但是，傳真通信是在電信領域裡發展比較緩慢的技術，直到20世紀20年代才逐漸成熟起來，60年代後得到了迅速發展。近十幾年來，它已經成為使用最為廣泛的通信工具之一。
鐘擺的啟示
傳真技術的起源說來很奇怪，它不是有意探索新的通信手段的結果，而是從研究電鐘派生出來的。1842年，蘇格蘭人亞歷山大·貝恩研究製作一項用電控制的鐘擺結構，目的是要構成若干個鐘互連起來同步的鐘，就像現在的母子鐘那樣的主從系統。他在研製的過程中，敏銳地注
意到一種現象，就是這個時鐘系統里的每一個鐘的鐘擺在任何瞬間都在同一個相對的位置上。
傳真機
傳真機這個現象使發明家想到，如果能利用主擺使它在行程中通過由電接觸點組成的圖形或字元，那么這個圖形或字元就會同時在遠距主擺的一個或幾個地點複製出來。根據這個構想，他在鐘擺上加上一個掃描針，起著電刷的作用；另外加一個時鐘推動的一塊“信息板”，板上有要傳送的圖形或字元，它們是電接觸點組成的；在接收端“信息板”上鋪著一張電敏紙，當指針在紙上掃描時，如果指針中有電流脈衝，紙面上就出現一個黑點。傳送端的鐘擺擺動時，指針觸及信息板上的接點時，就發出一個脈衝。信息板在時鐘的驅動下，緩慢地向上移動，使指針一行一行地在信息板上掃描，把信息板上的圖形變成電脈衝傳送到接收端；接收端的信息板也在時鐘的驅動下緩慢移動，這樣就在電敏紙上留下圖形，形成了與傳送端一樣的圖形。這是一種原始的電化學紀錄方式的傳真機。
滾筒式傳真機
1850年，又有一位英國的發明家，名叫弗·貝克卡爾，他把傳真機的結構作了很大的改進，他採用“滾筒和絲桿”裝置代替了時鐘和鐘擺的結構。這種改進的結構，工作狀況有點像車床，滾筒作快速旋轉，傳真傳送的圖稿卷在滾筒上隨之轉動。而掃描針則沿著嚦桿緩慢地順著滾筒的軸向前進，對滾筒表面上的圖形進行螺旋式的掃描。這種滾筒式的傳真機一直被延用了一百多年。
相片傳真機的發明
愛德華·貝蘭並不滿足於自己所取得的初步成功，繼續進行傳真機方面的研究。1913年，他製成了世界上第一部用於新聞採訪的手提式傳真機。1914年，法國的一家報紙首先刊登了通過傳真機傳送的新聞照片。
相片傳真把指針接觸式的掃描改變成光電掃描，不僅使傳真的質量大大提高，而且光電掃描和照相感光製版配合，使相片傳真得以實現。
1925年，美國電報電話公司的貝爾研究所研製出高質量的相片傳真機。1926年正式開放了橫貫美國大陸的有線相片傳真業務，同年還與英國開放了橫跨大西洋的無線相片傳真業務。此後，歐美各國和日本等國相繼都開放了相片傳真業務，從此相片傳真被廣泛用於新聞通訊社傳送新聞照片，隨後擴展到軍事、公安、醫療等部門，用來傳送軍事照片、地圖、罪犯照片、指紋、X光照片等。
彩色傳真機
最早彩色傳真記錄的圖片刊登在《貝爾系統技術報導》1925年4月的卷首插圖上。這幅圖片實際上是用濾色鏡按紅、綠、藍順序三種顏色分三次獨立傳送的，然後再重疊合成。後來有人用同樣的巋本技術，採取了一些自動化的操作，研製成能複製彩色圖片的傳真設備。1945年8月，在波茨坦會議上，杜魯門、史達林和艾德禮的彩色照片成功地從歐洲通過無線電傳到華盛頓，但是仍未能用於開放彩色傳真業務。直到80年代中期，彩色傳真機才逐漸發展到可以實用化的程度。
傳真通信業務的大發展
1968年，美國率先在公用電話網上開放傳真業務，世界各國也隨之相繼利用電話網開放傳真通信業務。使原本局限於在專用電路上套用的傳真機的數量猛增，套用的範圍迅速擴大。尤其是用於傳送手寫、列印或印刷的書信、檔案、表格、圖形等的檔案傳真機，使用最為普通，發展也最快。原國際電話諮詢委員會（CCITT）對電話網上使用的檔案傳真機進行了分類，它們是：
一類機（G1） 在話路上傳送一頁A4幅面（210mm×296mm）檔案約6分鐘時間；
傳真機
傳真機二類機（G2） 在話路上傳送一頁A4幅面檔案，約需3分鐘；
三類機（G3） 在話路上傳送一頁A4幅面檔案，約需1分鐘；
四類機（G4） 高速檔案傳真機，傳送一頁A4幅面檔案，只需3秒鐘。
在70年代以前，主要是使用一類機，70年代曾經使用二類機，80年代開始推廣使用三類機，它的性能、功能不斷完善，已逐漸成為傳真通信中主要機種。四類機的使用尚不普遍。最近十多年來，傳真通信的發展更為迅速，目前已成為發展最快的業務之一。
工作原理
2．雷射式普通紙傳真機（也稱為雷射一體機）：雷射式普通紙傳真機是利用碳粉附著在紙上而成像的一種傳真機，其工作原理主要是利用機體內控制雷射束的一個硒鼓，憑藉控制雷射束的開啟和關閉，從而在硒鼓產生帶電荷的圖象區，此時傳真機內部的碳粉會受到電荷的吸引而附著在紙上，形成文字或圖像圖形。
挑選技巧
目前，市場上的傳真機種類有很多，既有國產的，也有進口的，要選購一台適合自己使用的傳真機，首先應從用途及功能上進行選擇。是家用，還是辦公用?傳真量大還是小?是否要錄音?是否要普通紙?是否要多合一等等。因為每增加一個功能就要增加購買成本，所以要結合自己實際使用情況，選一款性能價格比最適合自己的傳真機。
第一，傳真機的速率
如果有大量的國際業務傳真，那么高速傳真機可為你節省大量的通信費用。
第二，確定傳真機傳輸和接收的幅寬
大多數傳真機傳送的都是A4幅寬，但很多檔案會因幅面的限制而無法傳送。如果你經常有寬幅的文稿傳送，就需要選擇B4甚至A3的傳真機。
第三，要確定檔案傳送的質量要求
目前一般傳真機的掃描密度大多為7.7線/mm的粗細型，你只能傳送大字型的檔案;如果你的檔案字型很小，對方就無法分辨了。因此應選擇15.4線/mm超粗細型的傳真機，就會幫你解決此類問題。
第四，確定是否採用普通紙接收的傳真機
這是很重要一點，由於熱敏紙無法長期保存，所以普通紙傳真機就有明顯優勢，但其成本也相對較高。
優缺點比較
四類傳真機中最常見的是熱敏紙傳真機和噴墨/雷射一體機，而雷射一體機和噴墨一體機的不同之處僅僅是列印方式和所採用的耗材上。所以基本上可以分為兩大陣營進行比較，一類為熱敏紙傳真機，另一類為噴墨/雷射一體機。
熱敏紙傳真機的歷史最長，價格也比較便宜，它的優點還有彈性列印
和自動剪裁功能，還可以自己設定手動接收和自動接收兩種接收方式。與噴墨/雷射一體機相比還有一個比較大的優點就是自動識別模式。當傳真機被設定為自動識別模式的時候，傳真機在響鈴2聲後會停幾秒鐘，自動檢測對方是國語機打過來的還是傳真機面板上撥號鍵打過來的。如果檢測對方信號為傳真信號，就自動接收傳真；如果只檢測到語音信號，就會自動識別這是通話信號而繼續響鈴，直到沒有人接聽再給出一個接收傳真信號。這樣的接收模式，比起自動接收方式，更智慧型一些，可以儘量減少在誤設為自動接收方式時丟失的來電。另外就是熱敏紙傳真機在複雜或較差的電信環境中的兼容性相當好，傳真成功率比較高。熱敏傳真機最大的缺點就是功能單一，僅有傳真功能，有些也兼有複印功能，也不能連線到電腦，相比噴墨/雷射一體機無法實現電腦到傳真機的列印工作和傳真機到電腦的掃描功能。還有就是硬體設計簡單，分頁功能比較差，一般只能一頁一頁的傳。這類傳真機在選單設計上也比較簡單，在傳真特殊稿件時很難手動調整深淺度、對比度等參數。
傳真機
傳真機相對於熱敏紙傳真機功能單一的缺點，噴墨/雷射一體機首先要指出的就是功能的多樣性。除了普通的傳真和複印功能，一體機都可以連線電腦進行列印和掃描的操作，有些也可以實現傳真保存到電腦中的功能，這樣更能節省紙張和墨水。通過安裝相關軟體就可以實現電腦傳送傳真和列印到傳真的功能。在選單設計上，在噴墨/雷射一體機的面板上可以很方便的設定要傳真稿件的各種參數，還可以實現彩色複印和彩色傳真等功能。在自動分頁功能上，噴墨/雷射一體機可以自動的一頁一頁的進紙，使得傳真傳送方便快捷。
但是，噴墨/雷射一體機支持的傳真接收方式只有自動接收方式和手動接收方式這兩種，不支持自動識別功能，在機身上一般也沒有設定話筒。另外噴墨/雷射一體機對線路的要求很高，一般需要直接連線到電話局的進線。
保養方法
1．不要頻繁開關傳真機。
2．儘量使用專用的傳真紙。
請參按傳真機說明書，使用推薦的傳真紙。劣質傳真紙的光潔度不夠，使用時會對感熱記錄頭和輸紙輥造成磨損。
3．禁忌在使用過程中打開合紙艙蓋。
傳真機
傳真機因為傳真機的感熱記錄頭大多裝在紙艙蓋的下面，列印中請不要打開紙卷上面的合紙艙蓋，打開或關閉合紙艙蓋的動作不宜過猛。
4．經常做清潔。
要經常使用柔軟的乾布清潔松下傳真機，保持外部的清潔。對於傳真機內部，主要是根據你對機器使用平率和機器的周圍環境而定，如是家庭使用，最好每一年清潔保養一次。
5．使用環境很重要。
發展方向
熱敏紙傳真機發展的歷史最長，現在使用的範圍也最廣，技術也相對成熟，但是功能單一的缺點也是比較突出，需要長期保存的傳真資料還需要另外複印一次，這也比較麻煩，但是如果傳真量比較大或者是傳真需求比較高而且也確實不需要掃描和列印功能的用戶，熱敏紙傳真機是比較合適的選擇。
隨著噴墨/雷射一體機技術發展的不斷成熟，其強大的多功能性也不斷在現代化的辦公套用中得到廣泛套用，對於提高辦公設備的利用率和工作效率的提高還是有比較大的幫助的。因此如果是有電腦在身邊的話，一台具有掃描、列印、列印到傳真等多功能的傳真機也是不錯的選擇。
現階段兩大類傳真機都擁有廣闊的市場，各自有各自的特點，大家可以根據自己的需要選擇適合自己的傳真機。
隨著網路的發展成熟，傳統的傳真機正在逐漸被新型的傳真伺服器取代。所謂傳真伺服器是由專業傳真軟體加專業傳真語音卡構建而成，使用傳真伺服器後，用戶不需要普通傳真機，只要在有網路的地方，使用計算機、移動終端就可以通過網路傳真軟體、瀏覽器或者Email等方式收發和無紙化管理傳真。在未來，傳真伺服器將取代傳統傳真機而成為收發管理傳真的主流。
安裝方法
1．使用前：請仔細閱讀使用說明書，正確地安裝好機器，包括檢查電源線是否正常、接地是否良好。機器應避免在有灰塵、高溫、日照的環境中使用。
2．芯線。有些芯線如松下V40、V60、夏普145、245等用的是4芯線而有的用的是3芯線，這兩種連線如錯誤，則傳真機無法正常通信。（1）線路通信質量的簡單判斷：當線路通信質量差時，進行傳真可能會引起檔案內容部分丟失，字型壓縮或通信線路中斷。（2）判斷方法：摘機後聽撥號音是否有異常雜音。如“滋滋”聲或“咔咔”聲。
3．記錄紙的安裝：記錄紙有兩種，傳真紙(熱敏紙)和普通紙(一般為複印紙)。
a、熱敏紙原理：在基紙上塗上一層化學塗料，常溫下無色，受熱後變為黑色，所以熱敏紙有正反面區別，安裝時須依據機器的示意圖進行。如新機器出現複印全白時，故障原因可能是原稿放反或熱敏紙放反。
4．三星系列某些機型帶有語言晶片錄音功能：該功能須一節安裝於機內的9V疊層電池支持工作，如傳真機工作電源斷開後，該電池獨立工作20小時後電量將被放盡，面板液晶顯示“無電池”或“請更換電池”，因此建議該種機型24小時連續加電工作。
5．卡紙的處理：(1)原稿卡紙，如顯示“DOCUMENTJAM”等。如強行將原稿抽出，易引起進紙機構損壞(如三洋117、217等會顯示“MACHINEERROR”)。解決方法：掀開面板，將原稿抽出或將面板下自動分頁器彈簧掀開(詳見各機器使用說明書)將紙取出。(2)記錄紙卡紙，故障原因是記錄紙安裝不正確、紙質量差、切紙刀故障。解決方法：a、正確安裝記錄紙。b、選用高質量記錄紙。c、對於切紙刀引起的卡紙，打開記錄紙艙蓋時不能過於用力。如打不開，則可以將機器斷電後再加電，一般問題可以解決，切記不可強行打開，否則極易引起切紙刀損壞，如松下V40、V60等。
6．接收傳真正常，複印、發傳真時有豎直黑條。一般為掃描頭髒引起(如塗改液、公章印)。解決方法：用軟布或棉花蘸酒精液輕輕將掃描頭上贓物擦去。
常見問題
傳真機使用過程中，要進行保養維護，由於各個型號的機器在結構上的不同，所以維護的方法都不盡相同。下面只能就一些通常的故障現象做以分析。
1．通信故障：
一般通信故障的原因有三種，一是電話線路的連線或線路本身不正常，二是傳真機的內部參數設定不對，三是傳真機的電路部分損壞。遇到這種故障，首先要先諮詢傳真機的專業維修部門，如果是前兩種原因應該進行調整，如果是最後一種情況則應請專業維修人員進行修理。
2．接收或複印的副本檔案不清晰：
1）如果接收的檔案不清晰，首先向傳送方確認原檔案是否清晰，然後對自己的機器進行熱敏頭的測試，所有機器的說明書中都應有熱敏頭的測試方法。檢查機器的熱敏頭是否損壞。如果損壞應更換。上述檢查均沒有問題的情況下，則說明傳送機器有問題。
2）如果傳送或複印檔案不清晰，應檢查掃描器是否老化或髒污，此外應檢查CIS或CCD及機器的鏡片是否髒，如果機器的掃描器是CIS，還應檢查記錄紙接觸的膠滾（白色）是否有灰塵。一般對這些部分的清洗要用工業酒精擦拭乾淨，不能用水。
3）如果排除了上面的原因，一般講是機器的掃描器或主控板損壞，應請專業人員更換。
4）除了前面三種原因外，還有可能是機器熱敏頭髒或熱敏頭的安裝位置不正常。
使用技巧
1．啟用傳真機以前，應當仔細閱讀這些安全教育，以便今後更好的使用傳真機。
2．不能自己拆卸傳真機部件：如果接觸設備內部暴露的電接點將引起電擊。請將傳真機交給您所在地經授權的傳真機維修商維修。
3．傳真機只能在水平的、堅固的、穩定的檯面上運行。
4．在傳真機的背面，底面均有通風孔。為避免傳真機過熱(將引起運轉反常)，請不要堵塞和蓋住這些孔洞。不應將傳真機置於床上、沙發上、地毯上或其他類似的柔軟檯面上。不應靠近暖風或熱風機，傳真機也不應放在壁櫥內、書柜上及其他類似通風不良的地方。
5．傳真機所用電源只能是設備上標註所指定的電源類型。
6.應確認插在牆面電源插座上的所有設備所用的總電流不超過插座斷路器的電流整定值。
7. 不允許電源軟線挨靠任何物品。不要將傳真機放置在電源軟線會被踩到的地方。確認電源軟線無絞纏、打結。
8. 不要使傳真機靠近水或其他液體，如果設備上或設備內測到了水，應立即拔去電插頭，並給您所在地經授權的傳真機維修商打電話。
9 不要使小件物品(例如，大頭針、曲別針或釘書針)掉入傳真機內，如果有東西掉入應立即拔去設備電插銷頭，並給您所在地授權的傳真機維修商打電話。
名詞解釋
一些高檔傳真機可以將檔案及多家接收方的電話號碼存儲，然後自動依次撥通分組內的電話號碼（多個地址），分別傳送，不用用戶一個一個地撥號碼傳送，節省了大量的撥號時間，提高了辦公效率，傳送的結果情況（是否傳送成功）可以列印出來。也叫“廣播傳送”和“多站傳送”。
報告/參考系統
傳真機就象人一樣，工作了一段時間後就要寫總結，寫報告，反饋意見等，而傳真機反饋的是一些信息和傳真機其他的一些系統信息，包括出錯報告、日誌報告、系統配置報告、功能列表、存儲號碼列表、安裝幫助，這就是報告/參考系統。
出錯報告：在傳真傳送或接收失敗後傳真機顯示的相關錯誤信息，它可以幫助用戶找到傳真機工作失敗的原因，正確的重新傳送或者接收傳真。日誌報告：傳真機在收發一定次數的檔案後，將機器記錄的工作結果列印出來，又稱工作報告。這個報告對統計傳送的檔案相當有用處。大部分的傳真機都具有這兩項報告，而其他的報告並不是所有的傳真機都支持。
快速撥號
為了節省時間，不用記大量的傳真號，一般都設定了一些比較快捷的撥號方法，大大方便了撥號，大致上有單觸式快速撥號、編碼式快速撥號等好幾種快速撥號方式。
單觸式快速撥號：
傳真機可以將一些常用的電話號碼存儲，並用一按鍵來代替號碼，這就象現在的手機的快速撥號功能，撥號時只需按一下這個鍵即可撥號。編碼式快速撥號：傳真機將常用的電話號碼編成一系列的代碼以取代電話號碼的撥號方式，又稱鏈式撥號，例如撥IP卡，將服務號碼存在一個快捷鍵中，將卡號存在另一個快捷鍵，將密碼存在第三個快捷鍵中，這樣一次通話撥三次快捷鍵即可。一般快速撥號都有其支持的最大數目，當然支持的最大數目越大，也就更方便快捷。
網上傳真機
直接在計算機的網頁上傳送傳真給任意本地傳真機（通過代理服務商）。您可以輸入任意中文或西文信息，收件人的傳真號碼可以是任意的本地傳真號碼。隨著Internet的不斷伸延，網路的觸端遍及各個地方，網上傳真機將不斷發展。
印章傳送
這裡的印章是指傳真機傳送檔案的時候，在固定位置和正文一起傳送到接收方的圖案，就象普通檔案的印章一樣。印章傳送增加了傳真的保密性和趣味性。傳真機設定的印章大多有兩種類型：一種是自製印章，用戶根據自己的喜好，又或者按要求製成文字圖象，可以包含有本人地址、照片、公司徽章等，然後使用傳真機特定的紙張掃描到傳真機中；第二種是傳真機提供的印章樣品，如“請來電話”，“急件”，“閱後請銷毀”等等。這些預先設定的印章方便了用戶，用戶只需選擇要傳送那個就行了。印章的規格一般是80毫米×25毫米。
電話/傳真切換
有些傳真機可以識別來電是傳真或是電話。如果人為按鍵撥號視同電話，機器不啟動工作；如果機器自動撥號則視為傳真，機器自動啟動工作。
電話錄音
有些傳真機附帶有留言錄音功能，和普通的錄音電話功能相同。
靜音接收
有些傳真機可以在電話打進來時不振鈴直接轉入傳真接收狀態。
免提通話
和電話的免提通話是一樣的功能。但是很多傳真機的免提通話是單向的，即只能免提撥號及接聽，而不能免提通話。
停電通話
傳真機在停電後可以作為普通電話使用。
遙控啟動
一般傳真機的工作啟動要通過按“啟動/開始”鍵。有些機器可以用數字鍵盤來啟動機器的工作。
預約傳送
預約傳送是指傳真機在準備傳送檔案過程中可以定時傳送檔案。
無紙接收
有些傳真機內置有存儲器（Memory），當記錄紙用完後接收的檔案可以存儲在機器的存儲器里，安裝記錄紙後自動列印存儲的檔案。在記錄紙用完時，保存檔案資料非常的重要。
自動傳真
也就是由傳真機自己完成傳真過程不需要人工的干預，具體操作首先由客戶通過電話按鍵來選擇所需的某一特定的傳真服務，然後傳真伺服器會根據客戶的輸入，自動動態地生成傳真檔案，並自動給客戶傳送傳真，方便快捷。客戶也可以根據按鍵自動向語音系統的電腦傳送傳真。電腦傳真:如果在與客戶交談時需要立即為客戶發傳真，可以通過啟動電腦上的桌面傳真，客戶的資料，如客戶名、傳真號等，會自動調出。選擇客戶所需的傳真內容後，輕輕一點傳送按鈕，傳真就會快速的傳送出去，方便快捷。
自動進稿
自動進稿（ADF-Auto Document Feeder）指傳真機可以自動進給多頁檔案並對檔案分頁。進行多頁稿件傳送，簡單容易又方便。
自動切紙
自動切紙（Auto cutter）紙傳真機帶有切紙刀，每傳送一頁就自動切紙，省了用戶專門切紙。
自動展平
針對於熱敏紙而言。由於記錄紙是桶狀的，接收檔案後會捲曲，自動展平功能指傳真機在接收檔案後將記錄紙自動展平，方便用戶的觀看。
自動重撥
在自動傳送傳真時，如果傳送沒有成功，傳真機可以自動重複撥號。
常見問題
一、在傳送傳真時，為什麼原稿經常出現傳送歪斜甚至卡紙現象？
當原稿在傳送過程中，不是出現傳送歪斜就是原稿被卡的問題時，大家應該及時檢查傳真機內部紙張傳動部分的兩棍軸是否已經鬆動，因為一旦兩棍軸鬆動就不會對紙張產生足夠的壓力，紙張就很容易出現歪斜甚至堵塞，所以發現兩棍軸鬆動的話，應該立即清洗和調整兩棍軸，使兩棍軸恢復正常的工作狀態；兩棍軸如果安裝的位置不平行的話，也會容易引起上面的故障問題，因此大家必須確保兩棍軸的位置要平行；原稿導引板位置擺放得正確與否，也會對原稿的傳送產生影響。
因此在傳送文稿之前，必須正確調整好原稿導引板的位置，同時把要傳送的文稿整齊地放置在導引板上；除了上面的幾個因素外，紙張傳送路徑上的障礙物很容易阻擋原稿的正常傳送，從而產生卡紙或者堵塞現象，所以一旦出現卡紙現象時，大家也要記得及時打開傳真機的側面板蓋，來將紙張傳送路徑上的紙屑或者其他障礙物清除乾淨。
二、為什麼傳真機每次都會多頁傳送？
每次多頁傳送是一種很普遍而又十分常見的故障現象，引起這種故障的可能原因有多種，例如紙張傳送部分的傳動金屬片一旦發生變形，就會產生這種故障，因此一旦發現傳動金屬片發生變形的話，應該立即對它進行調整甚至重新更換一個新的傳動金屬片；如果傳真機的面蓋沒有正確蓋好的話，也很容易造成每次多頁傳送的故障現象。
所以在傳送傳真之前，大家應該首先認真檢查是否已經蓋好了傳真機的面蓋；除了上面兩種原因外，分紙橡膠片的好壞直接影響到原稿的正確傳送，如果分紙橡膠片發生損壞或者表面有污垢的話，應該及時更換或者用清潔劑來對它進行清洗。
三、為什麼傳真機不能自動輸入原稿？
引起傳真機不能自動輸入原稿的因素很多，主要有以下幾個方面：首先檢查紙張傳送路徑上是否有障礙物阻擋，如果有要立即將它清除乾淨；其次檢查傳真機控制臺上的各種相關指示燈是否工作正常，如果“傳真”指示燈不亮的話，表明傳真機的原稿位置感測器或者原稿讀取感測器工作不正常甚至發生故障，我們應該及時對它們進行檢查和更換。
第三種可能因素為分紙橡膠片出現了損壞或者產生的壓力不正常，我們也應該對它進行及時檢修；第四種故障原因可能是紙張傳送機構中的金屬彈簧片和傳送輥軸產生了鬆動，從而對原稿產生不了足夠的壓力，如果是這樣的話，大家應該看看傳真機的側面蓋是否已經蓋好，檢查金屬彈簧片是否已經變形或者失去彈性，一旦工作不正常的話，應立即予以更換。第五種故障原因是傳送原稿的輸入部分出現問題，例如如果被傳送的原稿表面太光滑，就很容易產生打滑現象而不能自動輸入原稿，此時應該將原稿複印一份，然後再傳送複印件就可以了，如果傳送原稿厚度不夠也會產生不能自動輸入原稿的現象，因此大家一定要保證被傳送的紙張厚度大於0.15毫米，再有就是被傳送的原稿不能捲曲，不然傳真機也不會自動輸入原稿的。
最後一種故障原因是紙張傳動部分的傳送輥工作不正常，例如傳送皮帶出現打滑現象或者脫落，一旦發現這個問題的話，要及時將皮帶重新安裝好或者重新更換新的皮帶，也有可能是固定皮帶輪的螺絲釘出現了鬆動現象，如果出現鬆動的話，趕快想辦法將它擰緊。
