電子管理系統(electronic management system)，是一個通過電子設備由人、計算機及其他外圍設備等組成的能進行信息的收集、傳遞、存貯、加工、維護和使用的系統。其主要任務是最大限度的利用現代計算機及網路通訊技術加強企業的信息管理，通過對企業擁有的人力、物力、財力、設備、技術等資源的調查了解，建立正確的數據，加工處理並編製成各種信息資料及時提供給管理人員，以便進行正確的決策，不斷提高企業的管理水平和經濟效益。
基本介紹
- 中文名：電子管理系統
- 外文名：electronic management system
- 縮寫：EMS
- 涉及學科：計算機等
- 套用：檔案管理、商務管理等
- 目的：進行信息的收集、傳遞、存貯等
概念,包括,傳統系統,標準,開發原則,創新原則,整體原則,不斷發展原則,經濟原則,開發方法,電子檔案,基本概念,標準,模組功能,電子商務,定義,結構,與ERP系統對接,
概念
電子管理系統(electronic management system)，是一個由人、計算機及其他外圍設備等組成的能進行信息的收集、傳遞、存貯、加工、維護和使用的系統。
它是一門新興的科學，其主要任務是最大限度的利用現代計算機及網路通訊技術加強企業的信息管理，通過對企業擁有的人力、物力、財力、設備、技術等資源的調查了解，建立正確的數據，加工處理並編製成各種信息資料及時提供給管理人員，以便進行正確的決策，不斷提高企業的管理水平和經濟效益。目前，企業的計算機網路己成為企業進行技術改造及提高企業管理水平的重要手段。
隨著我國與世界信息高速公路的接軌，企業通過計算機網路獲得信息必將為企業帶來巨大的經濟效益和社會效益，企業的辦公及管理都將朝著高效、快速、無紙化的方向發展。管理信息系統通常用於系統決策，例如，可以利用管理信息系統找出目前迫切需要解決的問題，並將信息及時反饋給上層管理人員，使他們了解當前工作發展的進展或不足。換句話說，電子管理信息系統的最終目的是使管理人員及時了解公司現狀，把握將來的發展路徑。
包括
一個完整的電子管理信息系統應包括:輔助決策系統(DSS)、工業控制系統(CCS)、辦公自動化系統(OA)以及資料庫、模型庫、方法庫、知識庫和與上級機關及外界交換信息的接口。其中，特別是辦公自動化系統(OA )、與上級機關及外界交換信息等都離不開Intranet(企業內部網)的套用。可以這樣說，現代企業管理信息系統不能沒有Intranet。
但Intranet的建立又必須依賴於MIS的體系結構和軟硬體環境。
傳統系統
傳統的電子管理系統的核心是CS (Client/Server—客戶端/伺服器)架構，而基於Internet的管理信息系統的核心是BS CBrowser/Server—瀏覽器/伺服器)架構。BS架構比起CS架構有著很大的優越性，傳統的MIS系統依賴於專門的操作環境，這意味著操作者的活動空間受到極大限制;而BS架構則不需要專門的操作環境，在任何地方，只要能上網，就能夠操作管理信息系統，這其中的優劣差別是不言而喻的。
標準
完善的電子管理信息系統具有以下四個標準:確定的信息需求、信息的可採集與可加工、可以通過程式為管理人員提供信息、可以對信息進行管理。具有統一規劃的資料庫是管理信息系統成熟的重要標誌，它象徵著管理信息系統是軟體工程的產物。通過管理信息系統實現信息增值，用數學模型統計分析數據，實現輔助決策。管理信息系統是發展變化的，管理信息系統有生命周期。
管理信息系統的開發必須具有一定的科學管理工作基礎。只有在合理的管理體制、完善的規章制度、穩定的生產秩序、科學的管理方法和準確的原始數據的基礎上，才能進行管理信息系統的開發。因此，為適應管理信息系統的開發需求，企業管理工作必須逐步完善以下工作:管理工作的程式化，各部門都有相應的作業流程;管理業務的標準化，各部門都有相應的作業規範;報表檔案的統一化，固定的內容、周期、格式;數據資料的完善化和代碼化。
開發原則
創新原則
體現先進性。計算機技術的發展十分迅速，要及時了解新技術，使用新技術，使目標系統較原系統有質的飛躍。
整體原則
體現完整性。企業管理可以理解為一個合理的‘閉環’系統。目標系統應當是這個‘閉環’系統的完善。企業完整的實現計算機管理不一定必須在企業的各個方面同時實現，但必須完整的設計系統的各個方面。
不斷發展原則
體現超前性。為了提高使用率，有效的發揮管理信息系統的作用，應當注意技術的發展和環境的變化。管理信息系統在開發過程中應注重不斷發展和超前意識。
經濟原則
體現實用性。大而全和高精尖並不是成功管理信息系統的衡量標準。事實上許多失敗的管理信息系統正是由於盲目追求高新技術而忽視了其實用性。盲目追求完善的管理信息系統而忽視了本單位的技術水平、管理水平和人員素質。
開發方法
結構化系統開發法
任何系統都有一個產生、發展、成熟、消亡(更新)的過程，整個過程稱為系統的生命周期。信息系統也不例外，它在其使用過程中隨著環境的變化，要不斷維護、修改，新的目標和要求不斷提出，從而要求設計更新系統，用新系統代替老系統。
一、生命周期法的概念
所謂生命周期法就是嚴格按照系統生命周期的各個過程和步驟去開發系統。生命周期法將信息系統的開發過程劃分為系統規劃、系統分析、系統設計、系統實施、系統運行與維護等階段，每個階段又分成若干個步驟。
(1)系統規劃:系統規劃階段的主要任務是對組織的環境、目標、現行系統的狀況進行初步調查，根據組織的整體目標和發展戰略，確定信息系統的發展戰略，明確組織總的信息需求，制定信息系統建設總計畫，其中包括確定擬建系統的總體目標、功能、規模及資源需求，並根據需求的輕、重、緩、急及資源和套用環境的約束，把規劃的系統建設內容分解成若干開發項目以分期分批進行系統開發。
(2)系統分析:系統分析階段的主要任務是對現行系統進行詳細調查，進行可行性分析，確定新系統的基本目標和邏輯功能要求，提出新系統的邏輯模型。其中的分析包括分析業務流程，分析數據流程，分析功能與數據之間的關係，提出分析處理方式。
(3)系統設計:系統設計階段的主要任務是根據系統分析提出的邏輯模型，確定新系統的物理模型，即計算機化信息系統套用軟體的總體結構和資料庫設計，並提出系統配置方案，進行詳細設計，主要內容包括代碼設計、用戶界面設計、處理過程設計等。
(4)系統實施:系統實施階段是將新系統付諸實施的階段。這一階段的任務包括:計算機系統等設備的購置、安裝和調試，程式的編寫和調試，人員培訓，數據檔案轉換，系統調整與轉換等。
(5)系統運行與維護:系統投入運行後，需要評價，並經常進行維護，記錄系統運行的情況，按照一定的規格對系統進行必要的修改，評價系統的工作質量和經濟效益。
二、生命周期法的主要優點
整個開發過程階段和步驟清楚，每一階段和步驟均有明確的成果，這些成果以可行性分析報告、系統分析說明書、系統設計說明書等形式表現出來，並作為下一階段工作流的依據。在每一階段和步驟中，整個項目可以劃分為許多組成部分，各個部分可各自獨立地開展工作，且各部分的工作必須按要求到達各階段或步驟的終點，這有利於整個項目的管理與控制。
三、生命周期法的主要缺點
(1)難以準確定義用戶需求。系統的開發過程是一個線性發展的“瀑布模型”，各階段須嚴格按順序進行，並以各階段提供的文檔的正確性和完整性來保證最終套用軟體產品的質量，這在許多情況下是難以做到的。用戶在初始階段提出的要求往往不全面也不明確，而在設計過程中，用戶可能感到最初的目標達不到要求，需要修改，這給開發工作不僅帶來較大的工作量，而且使開發工作存在較大的難度。
(2)開發周期長，難以適應環境變化。對於一個比較大的系統，開發工作可能需要2~3年，在此期間，用戶的要求會越來越高，環境的變化可能使原提出的配置、設計要重新考慮。
(3)系統開發成本高，效率低。系統開發的各個階段的工作從系統分析、系統設計到系統實施，絕大部分靠人工完成。
原型法
一、原型法的基本思想
原型法是1977年開始提出的，它試圖改進生命周期法的缺點，它不要求像生命周期法那樣對原系統進行深入全面的調查和分析。其基本思想是:開發者和用戶在系統的重要需求上取得一致意見後，由開發者在短期內開發出一個功能不十分完善、實驗性的、簡易的套用管理軟體的基本框架(成為原型)，先運行整個原型，再不斷修改、改進、擴展原型，使之逐步完善，直至形成一個相對穩定的系統，如圖所示。
二、原型法的主要優點
(1)原型法的開發過程是一個循環往復的反饋過程，符合用戶對計算機套用認識逐步發展、螺旋式上升的規律。開始時，用戶和設計者對於系統的功能要求的認識是不完整的、粗糙的。通過建立原型、評價原型、修改原型的循環過程，設計者以原型為媒介，及時取得來自用戶的反饋信息，不斷發現問題，反覆修改，完善系統，確保用戶要求得到較好滿足。
(2)原型法很具體，使用戶能很快接觸和使用系統，容易為不熟悉計算機套用的用戶所接受，可提高用戶參與系統開發的積極性。
(3)原型法開發周期短，使用靈活，對於管理體制和組織結構不穩定、有變化的系統比較適合。
三、原型法的局限性
(1)對於一個大型的系統，如果不經過系統分析來進行整體性劃分，想要直接用螢幕來一個一個的模擬是很困難的。
(2)對於大量運算的、邏輯性較強的程式模組，原型法很難構造出模型來供人評價。
(3)對於原基礎管理不善、信息處理過程混亂的問題，使用有一定的困難。首先是由於工作過程不清，構造原型有一定困難;其次是由於基礎管理不好，沒有科學合理方法可依，系統開發容易走人機械地模擬原來手工系統的誤區。
面向對象法
面向對象的方法是從20世紀80年代各種面向對象的程式設計逐步發展而來的。採用面向對象方法的目的是提高軟體系統的可重用性、擴充性和可維護性，使軟體系統向通用性發展。
一、面向對象方法的基本思想
(1)客觀世界中的任何事物都是對象。對象是數據與操作的封裝通信單位，它具有靜態特徵和動態特徵。靜態特徵即可以用某種數據來描述的特徵，動態特徵即對象所表現的行為或對象所具有的功能。對象作為一個整體，對外不必公開這些屬性與操作，即對象的封裝性。
(2)對象之間有抽象與具體、一般與特殊、整體與部分等幾種關係，這些關係構成對象的結構。
(3)把一組具有相同結構、操作和約束條件的對象稱為“類”。對象由類說明和類實現兩部分組成。類說明統一描述對象類的結構、應遵守的約束規則以及執行的操作，以便用戶了解對象類的具體作用與功能;類實現則由開發人員掌握，用戶不必了解。一個類的上層可以有超類，下層可以有子類，一個類可以有多個超類，也可以有多個子類，超類是下層子類的概括，子類可以繼承超類的屬性、操作和約束規則，這就是類的繼承性。
(4)對象之間可以互送訊息。訊息就是向對象發出的服務請求，它應該含有提供服務的對象標識、服務標識、輸入信息和回答信息。訊息的接收者是提供服務的對象，通過訊息進行對象之間的通信。
二、面向對象法的開發過程
(1)系統調查和需求分析
本階段為生命周期法中的需求分析階段，即對系統將要面臨的問題以及用戶對系統開發的需求進行調查研究，確定系統開發的目標和任務，弄清問題是什麼。
(2)分析問題和求解問題
本階段為面向對象的系統分析，即從問題域中抽象地識別出對象以及其行為、結構、屬性、方法等。
(3)整理問題
本階段為面向對象的系統設計，即對分析的結果作進一步的抽象、歸類、整理，並最終以範式的形式將它們確定下來。
(4)程式實現
本階段為面向對象的程式設計，即用面向對象的程式設計語言將設計整理的範式直接映射為應用程式軟體，並調試之。
計算機輔助軟體工程
計算機輔助軟體工程(CASE)是實現系統開發工作的基於計算機的自動化，提高系統開發效率與質量的重要途徑。如果嚴格地從認知方法論的角度來看， CASE技術是一種輔助軟體開發工具;但從CASE的發展對系統開發過程所支持的程度來看，又不失為一種實用的系統開發方法。
計算機輔助軟體工程的主要目標是:使結構化方法可以全面實施，使原型的建立有了高效率的手段，加快系統的開發過程，使系統開發人員的精力集中於開創性工作，通過自動檢查提高軟體的質量，提高軟體的可重用度，簡化系統的維護工作。
計算機輔助軟體工程的作用可以概括為:能實現一個具有快速回響、專用資源和糾正差錯功能的互動式開發環境，對系統的開發和維護過程中的各個環節實現自動化，通過一個有力的圖形接口，實現直觀的程式設計。
電子檔案
基本概念
電子檔案管理系統，為企事業單位的檔案現代化管理，提供完整的解決方案，電子檔案管理系統既可以自成系統，為用戶提供完整的電子檔案管理和網路查詢功能，也可以與本單位的OA辦公自動化和DPM設計過程管理，或者與MIS信息管理系統相結合，形成更加完善的現代化信息管理網路。
標準
模組功能
具有系統設定、許可權管理、數據錄入、整編組卷、檢索利用、借閱、銷毀、製作標準光碟、統計報表、數據轉換十大模組。可在網路環境下實時瀏覽檢索到的檔案檔案、圖像、圖形等，還可在許可權允許範圍內下載檔案。可將檔案部門現有的檔案目錄管理系統中的數據直接轉入新的企業檔案管理系統，可在系統中繼續管理上傳檔案，提供借閱、歸還、催還等功能。企業檔案管理系統是一套用於企業和工程設計單位的計算機光碟檔案管理系統。它不僅可以將各類檔案資料壓縮存儲於光碟之上,而且可以在網路上實現全電子化的檔案管理和檢索查詢，提供實時的瀏覽和下載利用,將光碟存儲、圖紙智慧型化處理與檔案管理有機地結合在一起，可使用戶真正甩掉紙介質圖庫。該系統既能管理文書檔案，也能管理科技檔案及其它檔案。
電子商務
定義
在網上進行交易，交易雙方在空間上是分離的，為保證交易雙方進行等價交換，必須提供相應貨物配送手段和支付結算手段。貨物配送仍然依賴傳統物流渠道，對於支付結算既可以利用傳統手段，也可以利用先進的網上支付手段。此外，為保證企業、組織和消費者能夠利用數位化溝通渠道，保證交易順利進行的配送和支付，需要由專門提供這方面服務的中間商參與，即電子商務服務商。
結構
電子商務整體結構分為電子商務套用層結構和支持套用實現的基礎結構，基礎結構包括三個層次和兩個支柱。三個層次自下而上分別為網路層、多媒體訊息/信息發布層、一般業務服務層，兩個支柱分別是技術標準和政策、法規。三個層次之上是各種特定的電子商務套用，可見三個基礎層次和兩個支柱是電子商務套用的條件。為不失一般性，在此僅對電子商務的基礎結構作概括說明。
與ERP系統對接
一、背景
隨著產業結構的調整，企業信息化的推進，中小企業已經擁有或正逐步建立屬於自己的網上商城系統和ERP系統。但目前國內中小企業在電子商務和ERP系統建設中進銷存軟體仍存在諸多問題，比如商城系統與ERP系統分裂，沒有統一規劃和設計；兩個系統下的採購數據、銷售數據和財務數據不能夠進行整合，整體數據欠缺一致性和完整性；軟體、硬體無法充分共享，造成資源浪費等。
二、電子商務與ERP系統整合的重要性
對於企業來說，電子商務和ERP系統就像戰場上的前線與後方，兩者關係密切、息息相關。比如，企業內部通過網上商城獲取用戶訂單後，能夠立刻將訂單信息傳遞至內部的ERP系統，用以採購、計算、財務、進銷存軟體等各部門之間組織協調，核算庫存、資金和銷售。倘若前端商城系統與後台ERP系統脫節，就會導致信息流和數據相對封閉、獨立，無法流通、整合，電子商務平台獲得的訂單信息、市場信息無法傳遞至後台ERP系統，前後台信息完全脫節。
這樣的後果便是企業的信息流、資金流、物流不能夠有機統一，數據的一致性、完整性和準確性在進銷存軟體不能得到保證，中小企業內部之間重複著冗餘的工作，不能對用戶需求作出迅速及時的回響，工作效率下降、運營成本上升，有百害而無一利。
所以，企業的電子商務網上商城和ERP系統的整合對接迫不及待、不容忽視。
三、電子商務與ERP系統如何整合
進銷存軟體通過ERP系統與電子商務平台整合對接，可以降低運營成本、提高工作效率，並且對企業整體來說都具有很強的競爭力。可實現網店系統進行商品信息、會員信息、倉庫和庫存、訂單等內容的同步管理，達到統一管理配置、簡化用戶操作，從而提高工作效率，為企業創造價值的目標。
