基本介紹
- 中文名：oa實施
服務介紹,發展階段,注意事項,制度人員保證,數據遷移共享,人性化,用戶培訓,認識誤區,實施方法,
服務介紹
oa實施對oa廠商而言是項目的結尾，但對oa諮詢而言只是開始，其目的不僅僅是軟體的安裝和技術實現，還包括最終的企業管理實效。
發展階段
起步階段
（1985年―1993年）：是以結構化數據處理為中心，基於檔案系統或關係型資料庫系統，使日常辦公也開始運用IT技術，提高了檔案等資料管理水平。這一階段實現了基本的辦公數據管理（如檔案管理、檔案管理等），但普遍缺乏辦公過程中最需要的溝通協作支持、文檔資料的綜合處理等，導致套用效果不佳。
套用階段
（1993年－2002年）：隨著組織規模的不斷擴大，組織越來越希望能夠打破時間、地域的限制，提高整個組織的運營效率，同時網路技術的迅速發展也促進了軟體技術發生巨大變化，為OA的套用提供了基礎保證，這個階段OA的主要特點是以網路為基礎、以工作流為中心，提供了文檔管理、電子郵件、目錄服務、群組協同等基礎支持，實現了公文流轉、流程審批、會議管理、制度管理等眾多實用的功能，極大地方便了員工工作，規範了組織管理、提高了運營效率。
發展階段
OA套用軟體經過多年的發展已經趨向成熟，功能也由原先的行政辦公信息服務，逐步擴大延伸到組織內部的各項管理活動環節，成為組織運營信息化的一個重要組織部分。同時市場和競爭環境的快速變化，使得辦公套用軟體應具有更高更多的內涵，客戶將更關注如何方便、快捷地實現內部各級組織、各部門以及人員之間的協同、內外部各種資源的有效組合、為員工提供高效的協作工作平台。
注意事項
制度人員保證
OA辦公系統往往涉及單位各個部門及人員，涉及面較廣，其引入的新的管理理念和模式很大程度上改變了員工傳統的作業習慣。因此，OA辦公系統在推廣過程中，難免要遇到各種阻力。因此，要從制度上、人員上加以保證。在實際操作中，將OA辦公系統的實施制度化，制定OA辦公系統運行的規定及一整套實施細則，明文要求系統的使用；同時，在人員方面，要求單位領導帶頭堅持使用，不使系統卡在某些關鍵的審批環節。此外，還倡導在實施過程中，各部門之間要充分協調配合，充分利用OA辦公系統的信息共享平台，以促進系統迅速、切實地套用起來。
數據遷移共享
信息系統建設中有一句老話，即“三分技術、七分管理、十二分數據”。如今的OA辦公系統建設的核心，就是要打破傳統的信息孤島現象，對數據資源進行統一規劃，並制定統一的數據標準和建立整個OA辦公系統共享的中心資料庫。在OA實施推進的過程中，需要整合舊系統遺留的歷史數據，並存在結構複雜或不規範、數據量浩大、數據不全或者有誤等多種情況。如果不能對這些已有數據進行正確的整理和遷移，常常會讓新的OA辦公系統成為空殼，無法支持業務的順利開展。而整理數據的工作往往耗時費力。為此，在實施過程中十分重視數據遷移與數據共享，投入足夠的人力物力。同時，OA還允許用戶方便地自定義各種業務流程和表單、和其他系統進行數據整合、生成各種統計報表，並預留良好的接口，方便信息數據的導入導出，最大限度地減少使用者的重複勞動。
人性化
業內人士認為，OA辦公系統本身設計上要增加一些人性化的東西，比如：領導工作繁忙，可將一些非關鍵的流程交由其他崗位掌握進度；在審批的界面可以設定一些常用的審批語言，以供點擊選擇，可以儘量簡化審批流程；在內部簡訊、郵件功能上可以設定自定義群組，實現簡訊、郵件有針對性的群發等等。這些人性化的設計能讓用戶體會到信息化帶來的便利。從而更樂於接受系統。
事實上，為了更好地做到人性化，有些OA部署了大量的自定義工具，包括：首頁門戶自定義、知識管理平台、工作流程平台、自定義模組平台，自定義關係平台，以及大量的設定和開關與支持以上模組定義的基礎自定義內容，如：數據表自定義、表單自定義、頻道自定義等，通過這些人性化的功能或工具，讓企業對系統的控制力大大加強，在日常的使用中不再過分依賴軟體開發商，能夠讓系統迅速適應管理的變革，能夠讓軟體系統為用戶真正創造更多價值。
用戶培訓
對用戶的培訓決定了OA辦公系統的使用程度，用戶培訓是成功實施OA辦公系統的重要因素。通過對理論、系統功能、使用操作、數據採集等方面的內容進行不同層次的培訓，使用戶明確OA原理、相關管理理論和具體的OA實施方法，從而提高人員的技術水平和素質，提高全員對實施OA項目根本意義的認識，並提高他們的積極性和主動參與意識。
1、實施範圍
協同管理平台眾多系統的部署和集成，需要基於框架+組件+功能模組定製平台的體系架構的模式，才能夠統一規劃、高效建設、可靠運行、持續升級，從而推進信息化的可持續信息化發展。
協同管理平台的實施部署涉及到的功能模組，包括門戶定製、協同工作、工作流程、表單套用、報表處理、公文管理等幾十個功能子系統。
2、實施目標
從定量的角度來講，通過成功實施部署，希望將來能推動的企業運營效率能有20%以上的、幫助每年節約200萬的企業運營成本。
從定性的角度來講，通過協同管理平台的建設，推動企業基礎管理向“規範、高效、管控、變革”的集團化管控方向發展，幫助企業踏上全員信息化的第一台階，全面提升的整體IT素質和水平，幫助在各部門培養一批既懂IT技術又有跨部門流程管理意識的骨幹人才，幫助構建信息化的集成中心和擴展平台。
3、指導方針
在指導方針上，遵循漸進信息化、簡易、不易、變易，授人以漁的合作原則，以及標準化過程管理。
“漸進”意味著將信息化失敗風險降到零。簡易：在於易理解、易操作、易管理、易維護。不易:需求控制將是項目偏差控制的關鍵，抓核心需求。變易：在變化面前，能夠與時俱進。偉峰科技倡導的“授人以漁”的實施方法論，是基於綠葉OA的高擴展性、易維護性、高可變性基礎至上，項目的整個實施計畫和過程管理，都以“培養一批懂業務、也懂系統的骨幹人才”為重點，全面組織一系列的培訓工作，力爭驗收前，能夠成為系統的真正主人。實施團隊將從項目籌備、實施計畫、組織保障、業務分工、實施工具、過程督查、風險控制、績效管理等各個緯度進行標準化作業，以確保實施的高質量。
認識誤區
誤區一、認為OA就是行政辦公，就是收發文。
針對政府機關來說，這有一定的價值，但是對企業來說價值不是很大。 在OA剛剛出現的時候，政府和事業單位的確是OA的主要用戶，OA還沒有進入企業。所以人們認為OA並不能解決企業管理層關心和控制企業運營過程中關鍵業務過程的作用，也沒有幫助員工有效的輔助到他們的日常辦公。但是伴隨著OA的逐步發展，企業成為OA套用的廣泛對象，OA也不再停留在傳統的收發文系統或行政辦公系統，OA發生了質的變化。所以OA作為辦公系統，它需要結合不同的部門和崗位、人員，成為他們的個性化的辦公系統才有生命力。 對於管理層來說，辦公審批（不僅指公文，更多的管理流程和業務流程的審批）以及員工輸入的數據匯總為不同許可權的報表就是他們的辦公系統。對於其他部門來說，他們除日常行政辦公支持外，更需要他們的日常的業務流程的審批（如採購流程，契約審批，出差，借款，資金的審批），這些資源與信息的協同運作，才能構建適合現代企業運作和套用的協同辦公OA產品。
誤區二：認為OA只是檔案的審批和管理。
目前市面上的很多的OA是採用非關係性型資料庫主要是基於lotus平台，該平台是封閉式的平台，是文檔型資料庫，在技術上存在很多先天性缺陷，一般套用於早期政府的收發文，在國外lotus主要是套用於郵件伺服器。OA不僅僅是檔案的審批和管理，關鍵是作為企業管理軟體進行企業管理最終一定要跟財務發生關聯，才能最大化發生作用。比如：在OA的套用企業中，很少企業拋棄報銷，借款，付款等審批流程。因為報銷與手工實現的方式有根本性的變革。手工審批各審批環節都需要手工簽字才能逐步走到下一個環節。
而電子化報銷流程的好處是把管理和財務的職能進行了區分，作為審批層主要是關心該事務允不允許發生，允許發生多少。而財務的職能是判斷該事務發生的憑證（發票）是真的還是假的，是不是超過財務報銷的標準。所以電子化流程是電子單據和憑證分別走，憑證只需要財務審核就可以，管理層通過電子單據填入的數據作為審批依據進行快速審批，不用在憑證上審批，這樣可以支持領導遠程報銷審批，當然電子化審批流程需要從技術上能提供方便的報銷依據供領導判斷和審批，這樣可以快速解決員工財務費用報銷流程處理複雜困難的問題，很多企業是通過首先套用財務報銷流程推動公司整個流程的套用。
誤區三：認為OA是ERP的一部分，認為OA很簡單，是從屬於其他系統。
OA的管理思想與ERP完全不一樣，ERP主要注重在物料，物流，資金的管理，是以結果為導向。OA與ERP的發展思路和管理思想完全不一樣，OA注重對人和過程的管理，通過管人來管理具體的事務，這些事務每天都可能在變化，所以OA強調靈活性和協同性。因為企業人與人之間的協同是需要流程來規範。所以OA的核心是以人力資源為核心（人力資源主要是進行許可權和安全體系的控制），以工作流為血脈的核心平台，在該平台上再搭建其他的套用功能模組，同時OA的牽涉的範圍比ERP要廣得多，涉及到各個部門的套用，所以OA需要門戶，不同用戶，不同許可權的人進入系統看到的都是與他們工作相關的信息，沒有許可權的信息都看不到。
作為管理層門戶是匯總員工平時工作信息生成統計報表為管理提供決策支持，以及所有審批的信息都匯總到管理層門戶。同時管理層也可以通過巨觀數據監控和查詢到微觀數據。所以OA現在的發展趨勢是成為協同管理平台作為管控內部資源和外部信息交流的平台與ERP構成了企業信息化的基石。
誤區四、認為OA的終極目標就是手工轉為電子化。
協同OA作為一個管理軟體，一定要把一些先進的管理和設計理念通過軟體進行固化來為企業管理提升價值，否則為了電子化而電子化對企業沒有太大的管理價值。手工轉為電子化只是OA的第一步，對管理層來說，企業實施OA是需要花費很大的人力，物力，財力去實現，關鍵是引入軟體這一工具來對管理進行變革以適應外部的競爭和企業發展。
誤區五：認為OA實施很簡單，是信息部門的事情。
誤區六：認為OA馬上就可以見到效果，認為OA可以一蹴而就。
OA是一個系統工程，需要整體規劃，分步來實施，關鍵是企業需要把目前最迫切，最關鍵，見效最快的需求先提煉出來，在此基礎上逐漸加深套用，然後在擴展新的需求。目前很多企業對OA的選型有很大的局限在於認為滿足現在的需求就可以，其實OA的深度和廣度可以很深很廣，很多企業因為對OA的規劃不了解，所以導致OA在套用過一段時間以後遇到瓶頸。建議企業前期需要規劃好，然後按照企業實際需要在今後幾年在加深套用深度的基礎上，分步實施需要的功能。
企業信息化是企業發展的必經之路，推廣和實施OA，根本目的不僅是幫助企業建立一套完整的信息化管理系統，更重要的是透過先進的管理思想和方法實現管理的提升、業務的改善，促進企業制度與文化、人與組織的和諧發展。這就決定了企業在OA或OA的選型過程中必須立足企業的實際需求，轉變以往的思維方式和觀點，從OA真正在企業信息化過程中發揮的重要作用出發，從企業戰略出發，選擇企業所需要的OA系統。
實施方法
第一階段：入門級套用階段入門級套用階的主要任務有兩個：一是選擇平台先進的OA產品，為OA系統未來深層次套用構建良好基礎平台；二是保障系統的快速上線，儘快建立組織級協同方式的新的習慣和模式。不積跬步無以至千里，第一階段實施是否成功直接決定了整個OA項目的成功與否。如何保證第一階段的成功呢：選擇平台先進的OA產品，然後保證最大範圍的最基本套用。讓企業全體員工包括領導都真正參與進來，先使用最基本最常用的功能。
第二階段：深化套用階段在大量OA系統的實施案例中，現實情況往往是：每個部門的管理水平不同，對OA系統的套用深度也會不同。文檔如山的注重文檔管理；知識變化快的注重知識管理；流程繁雜的部門領導重視流程梳理和效率；項目經理注重過程和跨部門信息對稱；企業高層領導者注重結果等等。因此，有必要在第二階段進行OA系統二次實施：以部門為中心的管理深化，通過OA系統把部門管理的難點、重點通過深度實施來好好解決。由於入門級套用階段就選擇了平台先進的OA產品，深化套用階段的修改、調整、擴展等OA系統二次開發內容，就會比較順利的完成。
