基本介紹
- 中文名：OA辦公平台
- 別稱：OA辦公系統
- 協同管理系統：HR、CRM、SAP等
- 特點：功能可以完成自己配製
定義,選型,選擇誤區,
定義
現在OA辦公平台做得比較先進的，功能可以完成自己配製，同時可以把HR、CRM等系統集合在起，功能非常的強大。所以可以說之前的OA只是一個通道，而現在的OA才真正的是一個大系統。
選型
調研
在調研階段，比產品調研更重要的是對本企業各部門重要工作流程和數據共享需求的調研。在網路高度普及的今天，企業職員往往通過註冊會員、收發郵件、網路論壇等都多少對信息系統有所了解，並且很有可能產生過通過使用一種信息化工具來擺脫手工處理那些繁瑣而重複的工作的想法。其實這就是對OA系統功能的一種最基本的需求，仔細了解他們對將來自動化辦公的期望和要求，也就達到了前期功能調研的目的，並且對之後的產品選型及試用也大有裨益。
在產品調研方面要"廣泛撒網，重點撈魚"。首先，要儘可能了解目前市面上的所有產品，其產品資料也是越多越好，最好有演示盤，甚至試用版。這樣，收集的產品資料才能更直觀，也更方便我們了解其功能。其次，應帶有一定標準、問題去了解各產品，這個標準應從前期對本企業的調研中總結出來，也就是你們想通過OA解決些什麼問題，試用前心中要有一個標準，不一定要形成書面材料，但在產品調研過程中要心中有數。市面上的產品形形色色，數量不菲，只有這樣才能省時省力地找出幾個符合本企業需求的重點產品，以備詳細了解和比較，為下面的選型工作打好基礎。
記住最能滿足你的需求、適合你的就是最好的。
選型
有了前面的工作，這一步只需在上面選定的幾個重點產品中選擇就可以了，但並不比之前的工作輕鬆，因為這些產品在主要功能實現上差別很小，就好比到了企業招聘的最後一關面試，取捨更難。以本人尚不算豐富的經驗認為，應從以下幾方面多加考慮：
①從軟體結構方面考慮，應選擇與單位條件相適應的，這樣對軟體進行修改、擴充和維護時將容易實現。雖然現在的OA系統都是通用軟體，可以隨時根據用戶的需要對軟體模組進行增刪修改，但選擇不同的系統，對軟體進行修改的幅度肯定是不同的，從而增加的軟體成本也就高低不一了。從這一點上說，要選擇產品系統組成與企業需要比較起來最接近的。如中小企業選擇中小型的、易擴展、易維護、易用的OA系統就非常好。
②從售後服務方面考慮，應選擇能及時提供服務支持的開發代理商。要從根本上解決服務的保證問題，應儘可能使服務本地化，這樣有利於得到及時服務，而且服務費相對來說也較低，否則越來越高的服務費將成為單位的一個沉重負擔。OA系統在企業的覆蓋面比較廣，其涵蓋的業務可多可少，沒有一家企業的OA系統在正式上線後就不再進行功能添加和功能完善的；而且OA系統一旦上線，就會成為企業各部門的日常必需工具，因此，在隨後的時間裡，只會越來越凸顯出售後服務的重要性。
③從價格方面考慮，多了解，多比較，儘量選出最高的性價比。
試用
做出選擇後，就該進入試用階段了。試用並不是信息部門自己的事情，尤其是關係到工作流的部分，這也是OA系統的核心套用部分，由於信息部門的職員在日常工作中對企業的工作流程接觸很少，光在調研中得到的那些資料對系統中的工作流部分進行簡單的流轉測試，是很難發現細節上的問題的。而經常接觸企業工作流程的職員由於對流轉中曾經出現的偶然事件有較切身的體會，則往往能發現在該部分存在的缺漏。以本公司的實施過程為例，雖然我們在開始公司範圍內的試運行之前對系統進行了全面細緻的測試，但在隨後的一個月試運行中還是出現了很多預料不到的問題。
溝通和實施
運行中出現了問題要解決，就涉及到了與開發商方面的溝通問題。這就需要注意兩點：一是內部問題，如果不是小型企業的話，一般實施項目的基層負責人員至少有兩個，這裡所說的內部問題，就是與對方實施人員溝通最頻繁的幾個人一定要針對目前系統存在問題達成一致意見，然後再去與對方進行溝通。否則，就可能在一些關於對按鈕的使用習慣、頁面的勻稱美觀等非重要問題上出現分歧，有的主張改進，有的說不改也行。這樣對方肯定不會主動改進。這些問題改不改似乎無關緊要，但卻無疑會對以後的溝通造成消極影響，使己方處於被動。二是對對方實施人員要有要求，對能夠解決的問題，應提醒其在計畫時間內實現，對軟體不能解決的問題，要拿出相關理由，以方便我們對照查找資料，共同找出其他解決方法。所以一定要選擇服務好，有實力的OA廠商，別因為便宜選擇那些沒有實力的廠商。
培訓
培訓有兩個方面。一是系統管理員的培訓；二是普通用戶的培訓。系統管理員的培訓非常重要，因為系統管理員對系統各個模組的熟悉程度、對軟體所使用工具的熟練程度將對系統實施效果產生很大影響。只有掌握了這些知識，管理員才能在系統出現問題時具備分析與處理的能力，以保證系統正常運行。另外，培訓最好採用講解培訓與解決運行中出現的問題交替進行的方式。這樣，有助於用戶更快地熟悉系統。
後期維護
日常運行維護中只要做到一點：用戶有問題時系統管理員要及時解決，解決不了的及時與開發商的實施人員聯繫。系統管理員要在不斷出現問題解決問題的循環中，逐步提高解決問題的能力，以保證OA系統的實施效果。
選擇誤區
1、認為OA就是行政辦公，就是收發文。
在OA剛剛出現的時候，政府和事業單位的確是OA的主要用戶，OA還沒有進入企業。所以人們認為OA並不能解決企業管理層關心和控制企業運營過程中關鍵業務過程的作用，也沒有幫助員工有效的輔助到他們的日常辦公。但是伴隨著OA 的逐步發展，企業成為OA套用的廣泛對象，OA也不再停留在傳統的收發文系統或行政辦公系統，OA發生了質的變化。OA作為辦公系統，它需要結合不同的部門和崗位、人員，成為他們的個性化的辦公系統才有生命力。OA軟體，其實是為企業提供一個有形的“工作過程”管理平台，同時為員工提供一個無形的工作秘書。涵蓋協同辦公管理、行政公文管理、人事管理(HR)、費用報銷管理、固定資產管理、為中小企業提供完整的管理解決方案，並為高層領導提供手機移動OA功能，拓展工作空間。所以不能片面的認為OA就是行政辦公，就是收發公文。現代的OA是一個工作平台來的，非常多的事都可以在這個OA平台上完成，能加強企業管理、提升企業工作效率！
2、認為OA的終極目標就是手工轉為電子化。
OA系統作為一個管理平台，一定要把一些先進的管理和設計理念通過軟體進行固化來為企業管理提升價值，否則為了電子化而電子化對企業沒有太大的管理價值。手工轉為電子化只是OA的第一步，對管理層來說，企業實施OA是需要花費很大的人力，物力，財力去實現，關鍵是引入軟體這一工具來對管理進行變革以適應外部的競爭和企業發展。所以OA平台對中小企業管理最起碼有下面幾個作用：
? 提升企業辦公效率同時，重在執行力的提升
? OA的終極目的最終是為企業戰略發展和管理服務
? 規範公司的管理，避免人為的因素
? 溝通和共享 ，通來OA平台實現信息共享與傳遞
? 知識的沉澱和痕跡的保留
通過OA系統把相同崗位的員工所從事的工作的痕跡和經驗共享給新員工，這會大大縮短新員工的培訓時間，並節省公司的培訓費用。
? 加強對員工日常行為的考核
通過OA系統，可以把員工日常工作情況所產生的成績作為考核的部分依據來對員工進行動態的績效考核。來充分調動員工積極性，使企業在快速發展中快速積累所需要的人才。
所以OA不是一個無紙化的軟體，而是一個管理工具，通過它來貫徹企業管理制度的執行，傳播企業文化，通過流程的規範、知識的沉澱、員工的配合和協作來促進企業中人與組織的和諧發展。
3、認為OA是ERP的一部分，認為OA很簡單，是從屬於其它系統
OA的管理思想與ERP完全不一樣，ERP主要注重在物料，物流，資金的管理，是以結果為導向。OA與ERP的發展思路和管理思想完全不一樣，OA注重對人和過程的管理，通過管人來管理具體的事務，這些事務每天都可能在變化，所以OA強調靈活性和協同性。
4、認為OA馬上就可以見到效果，認為OA可以一蹴而就。
OA是一個系統工程，需要整體規劃，分步來實施，關鍵是企業需要把目前最迫切，最關鍵，見效最快的需求先提煉出來，在此基礎上逐漸加深套用，然後在擴展新的需求。目前很多企業對OA的選型有很大的局限在於認為滿足現在的需求就可以，其實OA的深度和廣度可以很深很廣，很多企業因為對OA的規劃不了解，所以導致 OA在套用過一段時間以後遇到瓶頸。建議企業前期需要規劃好，然後按照企業實際需要在今後幾年在加深套用深度的基礎上，分步實施需要的功能。
