協同OA突破了原有OA僅僅是企業辦公的一種工具的約束，隨著計算機技術、通信技術和網路技術的突飛猛進協同OA越來越表現為是一種有思想、有模式的懂管理的軟體。處在知識經濟時代的我們通過觀察不難發現目前市場上主流的協同OA變革的不僅僅是技術，更多的是將最新的管理思想、管理理念植入其中，使企業在面對外部環境的易變性與複雜性時，突破以往傳統的嚴格的部門分工，打破企業在高速發展過程中呈現出的多項目、跨區域、集團化的發展趨勢受時間、地域、部門之間的限制所帶來的信息孤島，從而提升企業的整體競爭力和前進速度。
基本介紹
- 中文名：協同OA
- 外文名：無
- 特點：突破了原有OA僅是企業辦公的約束
- 定義：有思想、有模式的懂管理的軟體
發展歷程,核心技術,基礎架構,技術平台,分析報告,設計九大要點,發展,第一代OA,第二代OA,第三代OA,第四代OA,選型關注點,OA廠商氣質,OA產品配置,OA廉價陷阱,實施方法,團隊建設,完善工具,標準化,設計理念,歷史演變,起步階段,套用階段,發展階段,基礎功能,OA關係,造型誤區,發展趨勢,總體架構,
發展歷程
OA是將現代化辦公和計算機網路功能結合起來的一種新型的辦公方式。辦公自動化沒有統一的定義，最後實現提高決策效能的目的。
第1代OA：硬體配置階段
第2代OA：數據處理自動化階段
第3代OA：C/S架構下的工作流自動化階段
第4代OA：無障礙工作流自動化階段
第5代OA：協同工作型辦公自動化（KM1代）
第6代OA：協同發展型辦公自動化（KM2代）
第1代OA：硬體配置階段
第2代OA：數據處理自動化階段
第3代OA：C/S架構下的工作流自動化階段
第4代OA：無障礙工作流自動化階段
第5代OA：協同工作型辦公自動化（KM1代）
第6代OA：協同發展型辦公自動化（KM2代）
核心技術
OA軟體的三大核心技術，並稱之為引領協同軟體發展的三駕馬車，它們自下而上依次為：協同平台、工作流、智慧型報表。
協同平台是協同OA系統的根基，它將實現不同系統和套用間的數據整合、流程整合、信息整合以及管理整合，它具有柔性、彈性、活性的特點，能夠快速回響用戶的個性化需求和業務發展需求，實現免代碼級的快速開發。
工作流是由表單和流程構成的，優秀的工作流系統應該允許用戶方便的自定義業務流程和表單，包括嚴密的許可權保護、靈活的條件跳轉以及各種複雜的流程流轉等。
智慧型報表的作用是將協同OA系統和其他業務系統中的數據進行提煉、整理和分析，生成各種統計報表和視圖，如成本分析、業務分析、人員分析等，為領導者的管理和決策提供精準的數據支持。
OA簡介
協同辦公(OA)軟體就是採用Internet/Intranet技術，以“工作流”為引擎、以“知識文檔”為容器、以“信息門戶 ”為視窗，使企事業單位內部人員方便快捷地共享信息，高效地協同工作；改變過去複雜、低效的手工辦公方式，實現迅速、全方位的信息採集、信息處理，為企業的管理和決策提供科學的依據。
基礎架構
OA平台基於分層、標準和構件等進行架構，OA平台以領先的四層技術架構，遵循J2EE標準、SOA標準、WFMC標準、W3C xForm標準、JSR168、WSRP等標準，OA平台部署了大量構件、採用JAVA語言編寫、以多維門戶形式展現，OA平台支持各種部署模式、各種作業系統、各種資料庫和中間件，並具備完備的配置體系、接口體系和外掛程式體系，從而支持未來的擴展空間。
OA基礎架構
OA基礎架構因J2EE的開放性，OA平台支持各種伺服器、作業系統、資料庫、中間件和套用軟體。
OA平台採用標準J2EE結構，由Java語言開發，系統配置由XML技術完成；資料庫採用關係型資料庫和非關係型資料庫分離的技術，同時OA平台支持多種關係資料庫，系統通過JDBC服務連線資料庫，並使用連線池提高系統性能；通信協定採用HTTP、TCP/IP。
OA平台整個套用劃分為三個相對分離的邏輯層，每一層都有一套定義好的接口。第一層為表示層，是展現給工作人員和相關使用者的圖形界面，它包含HTML表單、Java Applet、JSP等能夠顯示數據的任何系統。該界面通過規定的工作流程和接口來完成日常的事務處理和業務流程。
OA平台的中間層（套用邏輯層）是使用者為了獲取數據需要（通過表示層）調用的代碼。表示層接收到數據後把它格式化並顯示出來。OA平台的這種套用邏輯與用戶界面的分離極大的提高了套用設計的靈活性。OA平台的可以在不改變套用邏輯的情況下採用不同的圖形用戶界面，只要套用邏輯層給表示層提供明確定義的接口即可。
OA平台的中間層利用Java語言，以Servlet和Beans等技術實現，其表現形式為組件包，即類庫形式。將用戶管理、低層數據訪問、數據傳輸以及數據分析等具有抽象適應性的功能等進行封裝，按照功能、邏輯和使用等不同方面定義若干個組件包，將其統一規範為核心API（Core API），為上層透明訪問提供清晰明確的接口。
技術平台
OA系統的英文全稱是：Office Automation System ，意為辦公自動化系統。
隨著OA套用內容的不斷擴展，OA技術也在不斷發展，從過去的BASIC+檔案系統到VB+ACCESS、DELPHI+ORACLE等等，到基本形成了三大主流技術：
1. .net+關係型資料庫（RDB）技術
基於.net+RDB的辦公平台則以簡單、靈活、易用的特點獲得了廣泛的市場。.net是微軟的企業級套用開發平台，優勢是組件眾多，可以搭建個性化的套用。但是由於需要比較專業的開發技術，並且系統的開放性較差，對微軟以外的平台兼容性不好，以及著作權的原因，所以在絕大多數企業看來並不適用，只有少數外企願意使用這個技術。
2. SUN的JAVA+RDB技術
JAVA（J2EE標準）以其開放性、與平台無關性引領著技術發展方向，並迅速在各類套用系統中得到廣泛套用與推廣，在OA領域市場領域不斷擴大。
JAVA技術的優勢是跨平台、安全穩定、開放性好，尤其是開放性這個特點，使得JAVA順應時代發展需求，成為OA軟體開發商的寵兒，市場上主流的OA軟體中，90%以上採用JAVA技術。華天動力OA軟體是業內第一個向用戶提出需要關注開發技術的廠商，但在2014年以前，這個觀點並不為廣大用戶甚至個別廠商所認同。市場是客觀的，它會根據實際需要做出正確的選擇，隨著用戶意識到軟體開放性、拓展性、兼容性的重要性，JAVA很快成為企業級管理軟體開發的最主要工具。
3.IBM Lotus Domino技術
Lotus自1989年推出，以電子郵件、協同、非結構文檔處理、安全機制見長。然而隨著OA套用的內涵不斷豐富，Domino也暴露出一些明顯的弱點，不妨將技術原理相同的.net/JAVA與Domino作一簡單的比較(以OA套用為前提)：
.net/JAVA更類似3GL工具，套用功能的實現需要更多的開發或集成，套用的成熟需要不斷的進行功能沉澱與積累；而Domino更像4GL工具，提供了業界領先的協同工具、企業級文檔處理、文檔級安全控制機制、大量的套用模板，使其更擅長辦公套用支撐，但面對大量結構化業務信息處理時則顯得明顯不足。
IBM是OA軟體的鼻祖，因此它的Domino技術也在十幾年前被視為是OA軟體的正統平台，其優勢是安全性和穩定性極佳，底層架構很健壯。
但它有兩個致命的缺陷，一是開放性很差，很難和其他管理系統進行數據整合;二是技術太複雜，實施、維護、二次開發都需要專業的技術人員來做，導致相關的成本非常高。這兩個缺陷導致Domino技術很難適應中國企業的需求。
4.Suo 基於saas的j2ee服務
Suo自2006年在上海成立，以真正的軟體即是服務的技術理念，將業務流程與審批流程真正的做到了根據需求而變化的流程自動化平台。擅長業務流程及審批流程，最注重與第三方ERP的集成工作，實現目標是將企業的審批流與業務流全部打通，最終形成報表體系，服務於決策。
分析報告
1．OA品牌的領軍能力依然脆弱
主流廠商，在經歷了著慘烈搏殺的同時，更多的新生公司如雨後春筍，加入到這片紅海中，更多的ERP廠商因前幾年的誘惑，產品也陸續上市，但依然缺少一枝獨秀的、絕對的領軍品牌。
2. OA市場紅海化促成市場定位的差異化
為了讓客戶更好的識別，構建各自的核心競爭能力，各OA公司普遍在調整自己的定位，利基市場的開拓成為2012年的重要市場特徵。從經濟學理論來看，創新是擺脫紅海困境的唯一法寶。
3、JAVA平台成為高端OA首選技術路線
JAVA因其跨平台、高性能、安全性、擴展性等優勢，已經毫無疑問的成為高端用戶的首選技術路線。原來基於.NET、PHP、Domino開發的OA公司，都紛紛開始重新架構JAVA產品。
4、OA市場的區域戰爭陷入攻堅戰和拉鋸戰中
近幾年隨著人工成本的大幅攀升，為了控制企業風險，降低運營成本，很多主流OA公司都在轉移或者增加新的研發基地。整體來看，各領軍廠商的根據地建設、研發中心建設和核心區域布局都已相當完善，預計接下來，二、三線市場可能成為競爭新重點。
5、OA的剛性需求受到危機壓制
當今，協同的理念已經深入人心，尤其是很多高端用戶在OA信息化方面嘗到了甜頭，起到了很好的示範作用，加上國家政策的扶持和用戶信息化水平的提升，OA軟體已經成為組織管理的剛性需求，這是在危機中，OA市場依然可以保持一定的成長速度的原因，但同時，因為此次危機對各行各業的效益都是沉重打擊，很多客戶，尤其是中小企業，在成本控制方面，首先刪掉了信息化預算，這使得OA的剛性需求受到壓制。
設計九大要點
一套好OA系統遠非增加幾個特色功能這么簡單，套用孔子“君子有九思”的話，好的OA系統設計也有九個要點！
1. “可行性和適應性”
所謂可行性，是指需求提煉時，應該吻合適合核心需要，滿足主要功能，而不是超越當前技術水平放衛星！
所謂適應性，是指產品的實施條件和套用條件，要吻合企業當前的環境，超越環境搞畝產萬斤糧的大躍進是注定要失敗的。
核心需求的吻合度，是OA價值兌現的保障，用戶在工作流程、公文管理等方面的核心需求的滿足度是項目成功的基礎。
2. “前瞻性和實用性”
OA系統的開發設計，即要考慮到最大限度的增加系統的價值，最大限度的吻合各套用者的需求，充分考慮系統今後功能擴展、套用擴展、集成擴展多層面的延伸，實施過程應始終貫徹面向套用，圍繞套用，依靠套用部門，注重實效的方針。同時又要兼顧到成本控制、項目周期控制等因素，因此在功能的部署上也需要遵循實用主義。
3. “先進性和成熟性”
先進的管理理念、技術和方法，可以提升企業的競爭力，延長系統的生命周期，但同時，任何創新都意味著小白兔實驗，風險較大，因此又要注意軟體系統、硬體設備、開發工具、軟體產品的是否成熟，在先進性和成熟性之間找到平衡點，成為價值最大化的關鍵。
4. “開放性和標準性”
數據孤島、信息孤島、套用孤島，已經成為多年信息化建設後的後遺症，而解決這些孤島的關鍵因素在於開放，解決這些孤島的效率取決於標準化。
如同我們的插座和插頭的關係、如同我們的外設和usb口的關係，OA系統是否足夠開放和標準化，成為架構設計時首要考慮的問題。
在當前和未來，OA系統需要輕鬆與各種作業系統、中間件、資料庫、業務系統及工具軟體進行平滑對接，當前主流的廠商都在這方面做了充分的考量。
5. “可靠性和穩定性”
OA系統里流轉了大量的管理數據，因此必須是可靠的，一般的人為和外部的異常事件不應該引起系統的崩潰；當系統出現問題後能在較短的時間內恢復，而且系統的數據是完整的，不會引起數據的不一致。
我們曾對OA系統組織過壓力測試，在負載均衡的情況下，3000人同時線上時，系統登入（包括整個主界面載入）不大於8秒。數據瀏覽不大於8秒；數據查詢不大於8秒；數據統計不大於15秒。
我們還對OA產品，運行在IBM伺服器上的穩定性做過測試，基本上可以做到以下幾點：平均無故障運行時間：大於10000小時；可用率：系統總體平均可用率在99.99%以上；穩定性：主機系統能夠保持7*24穩定的不間斷運行
6. “安全性和保密性”
OA系統的開發設計既考慮信息資源的充分共享，更要注意信息的保護和隔離，因此系統應分別針對不同的套用、不同的網路通信環境和不同的存儲設備，採取不同的措施，包括系統安全機制、數據存取的許可權控制等以確保系統的安全性。
其中，採取的措施包括但不限於以下
平台安全：架構設計考慮安全性要求，平台軟體達到安全設計標準。
套用安全：許可權控制、支持身份認證接口、防篡改、防暴力破解等措施完善，並且可以跟USBkey、CA、IP位址限制等各種安全措施進行方案組合。
數據安全：支持文檔安全軟體整合技術，從而做到數據傳輸加密、遠程安全訪問、數據存儲加密，並且可以VPN等各種安全方式進行綁定，支持入侵檢測與防禦系統、防火牆的套用。
容災備份：支持各種容災的軟硬體設備的使用等。
管理安全：提供完善的日誌功能，能夠記錄系統使用人員的關鍵操作，保證系統套用的安全
密碼策略：初始密碼強制更改、啟用圖形驗證碼、支持USBkey接口、密碼過期控制、密碼錯誤次數控制、密碼強度設定等，從而防止暴力破解和惡意攻擊。
系統網卡MAC和IP的綁定；支持CA認證、數字簽名加密技術；支持電子鑰匙（Ukey）技術和指紋Ukey技術；支持安全套接（SSL）技術；軟體系統嚴密、靈活的訪問安全控制，功能授權與數據範圍授權結合；
系統有整體的用戶/許可權管理體系，可統一進行用戶/許可權的管理，實現到欄位級的查詢、修改、管理許可權控制；系統提供用戶認證、數據傳輸、數據存儲、數字簽名等安全手段接口，可在各個環節提供對第三方安全認證系統的支持。
7.“可擴展性和易維護性”
為了適應未來的業務拓展和項目的功能擴展，必須充分考慮以最簡便的方法、最低的投資，實現軟體系統的擴展和維護擴展。
因此，在OA軟體系統的開發設計中，需要考慮到套用及系統不斷擴展的要求，以形成一個易於管理、可持續發展的體系結構。未來業務的擴展只須在現有機制的基礎上，增加新的套用與服務模組。一方面當套用量增加，用戶數增加時系統可以平滑增加伺服器的方式來支撐新的壓力要求發；一方面，當新的技術和產品出現進行升級時，系統能夠平滑過渡而不影響用戶的使用；另一方面，產品有新的功能增加時，可以通過外掛程式和模組定製平台的方式，輕鬆實現業務的擴展。
在設備選擇及網路方案上堅持開放性原則，使系統對各種硬體設備的互連互通；在軟體上支持跨平台和開放數據接口，便於與其它系統軟體互相集成，未來支持與業務系統、門戶等系統的單點登錄集成，在可獲得相應系統的數據結構情況下，實現與這些系統的套用、門戶、數據等各層面上無縫連線。
系統的管理和維護，應該採用集權和分權相平衡的思想，如OA產品設定了系統管理、套用管理和個人管理對系統進行分層授權和分層維護。
利用系統提供的工具，無須編寫代碼，方便用戶自行進行客戶化功能改造，方便用戶自行定製界面數據項的顯示；同時在網路或系統出現問題時能及時、快速地恢復系統的正常運行，保證系統的可恢復性，具有較高網路系統的抗干擾能力。
8. “美觀性和易用性”
系統用戶界面的設計採用Web2.0用戶界面設計技術，界面根據用戶需求靈活更改（增強標籤分類特性），注重用戶體驗，使系統各項功能易見、易學、易用、易維護、易管理。
作為全員套用系統，易用性和用戶體驗是項目成敗的關鍵要素。所提供的產品採用B/S的登錄方式、可以採用電腦、手機等各種方式下登錄，採用了AJAX、圖形化編輯器等各種新技術，並且易讀、易理解、易操作，用戶界面簡潔、美觀、友好，易於用戶掌握、操作和使用；系統管理的使用及管理也以簡便、易於操作、方便實用為準則。
嚴格遵循易用性六原則，實現從產品的部署、登錄、使用、維護、升級、擴展的全方位易用，從而提升系統的黏著度； 提供統一的訪問地址，便於用戶使用。在登錄頁為用戶提供加入收藏、設為首頁等操作，方便用戶以後快速訪問系統；具備風格一致的友好的用戶界面，圖形顯示直觀，工作流程從設計到使用全程圖形化；
美觀性，相比易用性來講並不是很重要，這如同一個美麗的姑娘，第一眼打動你的可能是表象，然後持續感動你的往往是她的內在。
9. “大並發能力支撐”
作為集團化、多組織、大用戶的單位，OA軟體系統的開發設計，應該支持套用和資料庫等多重負載均衡能力，支持附屬檔案伺服器和資料庫伺服器分離技術，從而支持數萬用戶同時線上和同時操作的能力，不會因為用戶數的增長或者信息量的增長，而導致系統回響能力下降。
系統並發能力：通過集群方式，在技術上沒有並發上限，因此能完全保障用戶未來的人員擴張需要。
協同管理軟體在中國的發展已經走上了規模化的道路。大工程也好，小套用也罷，國內企業對於協同OA的依賴越發強烈。雖然市場與產品已經成熟度較高，但隨著行業競爭的加劇以及企業用戶個性化需求的不斷衍生，協同軟體廠商需要面對的道路並不平坦。可以說，國內協同OA的實施成功率仍然有限。那么，作為現代企業管理運營中的“必需品”，本土協同OA產品究竟應該走向何方呢？
協同OA套用趨勢一：與時具進的功能匹配
協同OA功能的匹配度一直是企業用戶關注和選型考量的重點。由於各行業的業務涉及範圍不同，在內部組織結構和管理流程上也會有所差異。有些OA以自主開發的套用服務控制中心，替代了原Apache自帶的監視器，形成了全新的控制中心，可以全面管理相關軟體的後台服務。
對於套用廣泛的B/S架構，其優越性自不用說，但也有其不足之處。正是看到了自身的問題，在有些OA中，特別增設了任務調度後台服務，由此實現了自動化任務調度與管理功能,可隨用戶需求自行定義定時任務，例如工作流自動催辦，傳真自動收取等,極大程度的彌補了B/S架構的不足之處。
在用戶的易用方面，企業的需求也是與日俱增——“沒有最易，只有更易”。基於此，有些OA採用加密鎖進行軟體保護，以此方便用戶獲得授權，實現即便更換伺服器也不需要重新授權；並且，全新設計的內部簡訊系統，更便於批量查閱，批量執行關聯操作，避免更多打擾。與即時通訊系統配合使用時，還可實現內部簡訊無延遲提醒；工作流中加強的表單設計器，提供嚮導功能，控制項唯一編號，防止數據錯位；多達200餘項的人性化設計改進，滿足了各類用戶的不同使用習慣。不僅如此，有些OA還與3G手機套用整合，通過手機便可訪問OA系統。
通過這些新功能的推出，也將國內協同管理軟體易用性的標準提到了新的高度。正所謂，跑贏用戶需求，才可跑贏市場。
通過這些新功能的推出，也將國內協同管理軟體易用性的標準提到了新的高度。正所謂，跑贏用戶需求，才可跑贏市場。
協同OA套用趨勢二：駕馭無限業務的超高性能
高級跑車必定擁有高性能，協同OA也不例外。面對時下企業高強度競爭態勢以及高負荷的工作量，協同管理軟體的高性能保障已經成為博得企業用戶信賴的關鍵因素之一。
OA系統可實現大用戶量時性能提升30%或更高，節省數千乃至數萬硬體升級費用，這對處在金融危機下急需“開源節流”的企業而言是再好不過的訊息了。
而對於企業越來越龐大的團隊帶來的訪問量，以及不斷激增的數據和各種並發效應，OA系統在新版中，特別為此進行了針對性的設計。首先，以線上人員列表智慧型快取，採用後台定時任務，自動快取線上人員列表，由此提高超大用戶量時的性能；其次，配套數據壓縮功能，可大幅度降低資料庫占用的磁碟空間（減少至1/8），達到提高磁碟讀寫速度的效力，從而提高數據查詢性能，並針對郵件、日誌等大量文本信息的數據表，建議定期壓縮；再次，OA系統最佳化了簡訊群發性能，實現大量群發時分批傳送，避免了集中操作對伺服器造成的瞬時壓力。
在此基礎上，OA系統還在諸多環節進行了性能強化，譬如：最佳化定時任務、工作流預解析、快取高頻度訪問頁面等。
可以看到，在現代企業高強度的業務壓力下，對協同OA的性能要求也在變得越發嚴峻。
協同OA套用趨勢三：堅不可摧的穩定性保障
穩定性，無論對於個人或是企業來說都是至關重要的。個人生活如果失去穩定性，那將是沒有結果的未來。企業如果失去穩定性，後果不堪構想。協同OA作為支撐企業辦公管理全過程的套用軟體，穩定性的重要程度不言而喻。
OA系統將MYSQL資料庫升級至5.0 資料庫版本升級，除提高穩定性外，通過資料庫新特性（視圖等）的套用，還可帶來性能提升；另外，Apache版本也升級至了2.2.11 ，由此提高web伺服器的穩定性；隨之又添加了後台服務自修復機制，使後台服務可以互相監測，遭遇異常後可自行恢復，無需人工干預。
協同OA套用趨勢四：資訊時代的絕對安全係數
安全、安全、還是安全！在現今的中國，一切都是以安全為準則。尤其對於資訊時代，網際網路的普及至使大量私人信息公諸於世，究竟怎樣才是真正的安全呢？誰都沒有答案。
這也直接導致，企業在套用管理軟體產品時，將安全保障能力作為了考量的重要標準。對此，OA系統在客戶端利用非對稱加密算法對用戶密碼進行加密後傳輸到服務端，防止黑客截獲網路數據獲取用戶密碼；並在改進考勤、公告、工作流等的管理許可權檢查等方面進行了全面最佳化，更加嚴密了管理許可權的檢查，令產品套用方便且安全。
協同OA套用趨勢五：環環緊扣的貼心服務
軟體即服務，這已經成為業界公認的準則，協同OA的發展趨勢也正在證明該觀點的正確性。隨著協同OA在國內的普及套用，產品同質化的現象不可避免，這便凸顯出了領導廠商的貼心服務能力。
OA系統提供了即時通訊，以超高性價比的企業內部即時通訊系統，與OA系統完美整合，實現無延遲任務推送與便捷溝通，提高工作效率20%或更高，並可替代QQ或MSN，避免影響員工工作效率。
OA系統還率先推出了終身免費升級的服務模式，即標準版、企業版OA，用戶可通過補版本之間差價，獲得終身免費服務與升級，實現真正的零風險套用。此外，OA系統良好的開發平台可提供70%源碼，支持企業用戶進行深度的二次開發。
結束語：可以看到，OA系統在創新套用的基礎上，抓住了企業管理成敗的關鍵要素。這也是國內諸多協同管理軟體廠商共同努力的方向——全維度提升OA價值，實現企業管理升級。
發展
第一代OA
以email、個人office辦公軟體處理為核心，個人來處理日常工作，在組織內缺乏很好的溝通渠道。
第二代OA
第三代OA
在第二代OA的基礎上加入了文檔管理、人事的管理、資產的管理，特別是在流程方面逐步得到了加強。功能還是相對對立，尤其是與企業的業務還是沒有掛接上來，也是停留在將工作電子化的程度。
第四代OA
和其他套用系統緊密集成的，完全採用Web技術的，流程最佳化以及基於知識的管理的辦公管理系統。第四代OA的特徵：
1、集成。
由於大量的信息孤島式的建設，他們之間很少能夠緊密協調起來。就前端來說，我們經常需要進行退出一個系統然後再進入另一個系統，並且發現數據常常不一致，他們往往具有多個供應商提供的多個系統，需要系統實現的信息的無障礙傳遞。
2、完全基於web。
從用戶的使用技能和接受程度以及系統的維護成本考慮，WEB界面最容易接受。另外從集成方面來講，必須採用人人支持的web標準如HTML，JavaScript，Activex，IIOP，DHTML，XML,JAVA等才能在一個界面下容納，否則的化，技術難度就會導致集成不可能實現。
3、流程最佳化
對於流程，熟悉辦公自動化系統的人就會想起收發文的流程。那是非常完善的、符合層級結構的、效率低下的流程。對於如何最佳化該流程，如果我們宥於原有的思維模式和知識領域，我們無法獲得更多。必須基於流程管理思想對業務流程進行重組。（辦公自動化系統和管理結合在一起）
4、基於知識的
進入知識經濟時代，我們人人都是知識工作者，要求辦公自動化系統必須具有知識內涵，或者說是基於知識。提供知識管理所需的最基本的IT工具，知識存儲庫和知識交流場所，更高級的意義上提供，基於知識的崗位要求和評估體系。
選型關注點
為了避免正在選型的CIO走彎路，及為後來OA選型迷茫人士一些成功經驗，全力邁入OA信息化建設大路，提煉出了以下幾點，助力CIO走好OA選型這步棋。
OA廠商氣質
OA辦公系統由OA廠商全心打造，考察OA產品，其實是在考察OA廠商的“氣質”。這種“氣質”是由內而外散發出來，能夠讓OA客戶自然的感受到，有“氣質”的OA廠商：以客戶OA項目成功為重，有責任感，將服務做到實處。我們提醒OA選型人士，仔細甄別哪些OA廠商只重市場占有率，哪些OA廠商才真正關注客戶。
OA產品配置
通過OA廠商氣質考察一關的OA廠商，還要看其OA辦公系統的詳細配置。其具體功能配置能夠很好地處理企業日常工作、核心業務，以及與其他系統之間的整合集成，同時滿足企業未來發展對OA開放性、管理性、維護性的要求，自然是CIO的理想之選。
一般來講，OA辦公系統的基本模組包括：協同工作、表單套用、公文管理、電子郵件、文檔管理、計畫管理、公共信息等。如果以給企業帶來價值大小的緯度對所有OA功能模組評估的話，基本上遵循80：20定律，其中工作流程模組、協同工作模組、項目管理模組為企業帶來的了80%的價值，其餘的模組帶來20%的價值。CIO需要重點考察工作流程、協同工作、項目管理的技術水準，成為產品選型的不二選擇。
OA廉價陷阱
往往廉價的OA辦公系統，越經不起企業長期套用的考驗。CIO眼中的廉價的只是對OA廠商報價的判斷，OA辦公系統的全面成功套用，還需要將OA部署的軟硬體環境成本、軟體實施過程中參與人員的時間成本、培訓成本、將來的維護難度和服務成本、數據集成的開發成本、升級成本和數據遷移成本等等統統納入成本控制範圍。
實施方法
結合十幾年的諮詢和實施經驗，提出了“團隊、工具、方法論，一個都不能少的”的實施理念，提煉了基於企業整體信息化規劃，結合客戶個性化需求的個性化成功地圖，在該地圖中，為幫助企業IT戰略通往成功之路，實施階段需要在團隊建設、工具完善和管理方法論上下足功夫。
協同OA實施成功三要素
協同OA實施成功三要素團隊建設
項目經理的人選要求是具備一定軟體技術的、更強調非技術方面的顧問諮詢、項目管理的綜合素質很強的人才。有效控制項目質量、項目進度、帶領團隊成功完成項目實施，是項目經理的職責，而不是契約簽訂下來，派個會用產品的低端技術員去裝好產品就了事了。 以項目經理為中心，搭建領導小組、項目辦公室、套用小組、技術小組、諮詢小組，形成團隊，這將是項目推進和成功的基礎。
項目團隊從軟體套用的角度，幫助客戶的實現管理落地。項目經理總在想方設法使客戶的OA系統發揮效益，而不是只要驗收付款就萬事大吉。同一個軟體交給不同的企業去用，他們的套用效果絕不一樣。項目經理的一個重要任務就是結合客戶的實際業務情況，指導客戶將已有功能用的爐火純青，使普通用戶能得到滿足需求的、美觀的、易用的、有創意的、靈活的、變通的功能套用，從而幫助客戶實現系統套用效果最大化。
完善工具
協同OA系統的實施是一個複雜的系統工程，因為一方面OA系統的實施是全員的，涉及面很廣，一方面OA系統的實施涉及到眾多業務系統的集成，是跨系統的，另一方面OA系統的實施周期較長，不是三五天可以解決問題，因此，若要全面提高項目的實施效率，必須藉助於先進的工具。
在協同OA系統的實施過程中，首先會採用項目管理軟體，對OA系統的整個項目進行階段劃分、人員分工、任務分解、文檔共享、過程協作和資源調度，並且通過OA系統雙系統運作的方式，為客戶提供更快的融入和學習支撐，在實施過程中，還提供了專家支持系統對項目中的問題處理進行專家診斷和問題排除，同時，實施過程中，提供了各種專業的電子工具，幫助對過程進行質量控制，這些都將大大提高實施的效率。
標準化
所謂標準化實施管理方案，是通過項目管理理論的支撐，對項目過程進行標準化的質量控制，一般情況下，都會嚴格都參照成熟的項目管理體系，對項目進程進行全過程管控，將項目劃分成7個關鍵階段，每個階段拆分成5-8條核心任務，每項目任務責任到人、設定完成和交付標準，並且通過過程文檔的交付和檢查，對項目進行多維度質量管控，從而保證最終的上線會是可靠的、可用的、可交付的，從而大大提高了用戶的滿意度。
設計理念
設計理念
協同OA是在研究現代組織實踐案例和管理理論發展方向的基礎上，結合神經網路的研究成果而設計的協同管理系統。它以動態組織為行為主體，以工作流為傳導模型，以任務為處理模型，將組織行為的複雜性通過三者的結合充分表現出來，從而幫助實際組織解決管理過程中的複雜課題。
組織價值在於“使用有限資源創造最大化價值”，現代組織的典型代表是企業，企業創造價值是通過三個層次進行體現的，即戰略、戰術與執行。戰略，是領導意志的體現；戰術，是管理方式的體現；執行，是操作能力的體現。任何戰略和戰術意圖最終都是通過執行來實現的，但在戰略決定戰術、戰術決定執行的同時，執行也反過來影響戰術、進而影響戰略。但遺憾的是，在企業的實際運行中，常常出現的情況是：因為執行環節上出現問題，而最終使戰略意圖變得面目全非。
協同OA將執行中的三個要點：執行者、目標與過程管控，通過動態組織、工作流和任務三者，將執行相關的各種信息和套用緊密集成在一起，並用權變組織、網狀溝通、關聯結構和控制反饋四個管理模型實現各個執行體之間的融會貫通和統一管理，從而為企業提供實現人力資源、資金資源、產品資源、客戶資源、知識資源的高度整合和統一的工具，幫助企業逐步走向虛擬管理、敏捷辦事和互動溝通的高級形態。
管理思想
針對"信息孤島"、"套用孤島"和"資源孤島"，泛微在提出協同管理三大基本思想，即"信息網狀思想"、"業務關聯思想"和"隨需而應思想"。
"信息網狀思想"：
企業中的各種信息都是存在著聯繫的，例如費用報銷，這筆費用是什麼時間花的，為哪個項目花的等等這些都是與報銷單相關的信息。如果這些關聯的信息被封存在不同的資料庫或套用平台中，審批者就只能得到簡單電子化的報銷單而無從獲得更多的信息以支持決策。協同管理則提供了更好的解決方案，它將各種分散的、不規則存在的信息整合成一張"信息網"，每個信息節點之間依靠某種，或某幾種業務邏輯關係進行關聯，訪問者就可以完全突破信息孤島的困擾從而輕鬆自如的穿梭在這張信息網中並獲取自己關心的信息。在協同管理平台中，審批者可以從這張報銷單開始，迅速了解各種關聯信息，包括費用花費的時間、地點、金額，並進而了解這筆費用花費後的項目進展情況，總體預算情況等等。管理的一個重要方面就是對真實的、全局信息的了解，而協同管理無疑提供了這樣的可能性。
"業務關聯思想"：
一個形象的比喻，現代化企業就象一台不停運轉著的精密機器，企業的各個業務環節就象是機器上的各個部件，任何一個部件出了問題就會對整台機器的運轉造成影響。從表面上來看，企業的業務被分為各個業務環節並歸屬於某個部門或某個人員負責，事實上這些業務環節之間有著千絲萬縷的關係，更為重要的是他們都必須為企業的共同目標而運作。例如一個客戶會，會涉及到客戶名單（銷售部業務）、市場宣傳資料和方案（市場部業務）、相關物資領用或採購（行政部業務）、發票和費用（財務部業務）等。關注某個或某些業務環節的傳統軟體由於無法對其它的業務環節進行統籌管理，因而企業就不得不在多個套用軟體之間切換以保證同步運作。而協同管理平台則可以對這些業務環節進行充分的整合併納入統一平台進行管理，任何一個業務環節的動作都可以輕鬆"啟動"其它關聯業務的運作，並對相關信息進行及時更新，從而實現業務與業務之間的平滑連結。
"隨需而應思想"：
企業的各種資源，包括人、財、物、信息和流程組成了企業運作的基本要素。協同管理將這些資源整合在統一的平台上，並通過網狀信息和關聯業務的協同環境將它們緊密的聯繫在一起。然而要進一步實現對這些資源的協調和最佳化，很重要的一點就是這些資源能夠隨著企業的某個目標或者某項事務而被靈活的組織起來並進行協作，為這個目標或事務"各司其能"並發揮最大的價值，換言之，也即各種資源能夠隨企業的需要而及時的回響並突破各種障礙實現一致性協作。例如人與人之間的協作，在企業的每個角落裡每天都在發生著。在協同管理平台中，人與人之間的屏障被打破，並可被隨時調動起來組成跨部門、跨企業、跨地域的"虛擬團隊"。比如說一個項目的進行，隨著項目的建立，各個部門的有關人員都可被加入到項目團隊中，甚至可包括企業外聘的專家、相關客戶、合作夥伴等。為統一目標而設的"虛擬團隊"成員可以共享項目信息、被分配各自的任務、接受項目經理的監督、相互之間就某個問題進行探討、參加網上的項目會議等。當然在這樣的例子中，"虛擬團隊"不光包含了人，還包含了財、物等資源，例如會議室、項目資料等。而在協同管理平台中，這些資源可以突破各種障礙而被迅速找到並集合到一起，並實現它們之間通暢的溝通、協調，從而保證目標的達成。
總結而言，協同管理的本質就是打破資源（人、財、物、信息、流程等）之間的各種壁壘和邊界，使它們為共同的目標而進行協調的運作，通過對各種資源最大的開發、利用和增值以充分達成共同的目標而進行協調的運作，通過對各種資源最大的開發、利用和增值以充分達成共同的目標。
歷史演變
起步階段
（1985年―1993年）：是以結構化數據處理為中心，基於檔案系統或關係型資料庫系統，使日常辦公也開始運用IT技術，提高了檔案等資料管理水平。這一階段實現了基本的辦公數據管理（如檔案管理、檔案管理等），但普遍缺乏辦公過程中最需要的溝通協作支持、文檔資料的綜合處理等，導致套用效果不佳。
套用階段
發展階段
協同OA經過多年的發展已經趨向成熟，功能也由原先的行政辦公信息服務，逐步擴大延伸到組織內部的各項管理活動環節，成為組織運營信息化的一個重要組織部分。同時市場和競爭環境的快速變化，使得辦公套用軟體應具有更高更多的內涵，客戶將更關注如何方便、快捷地實現內部各級組織、各部門以及人員之間的協同、內外部各種資源的有效組合、為員工提供高效的協作工作平台。
基礎功能
首先，協同辦公平台首先是一個溝通平台。這裡的溝通並不限於團隊的信息傳達或者通訊，協同全面實現溝通過程的時效性、完整性和有效性。
其次，協同辦公平台是管理和協作的平台協同辦公平台必須能夠實現團隊協作，比如，項目管理、流程管理、事務管理等等。這樣才能做到隨需應變，動態適應，實現柔性管理。
協同辦公平台是知識中心和套用運行支持平台。人和行為的協同就要以人為中心重新組織套用、數據、信息和知識。
從某種程度上說，協同辦公平台就是每個團隊成員的隨身的辦公室。同時，在此平台之上還要能夠部署一些套用，如人事管理、ERP系統等，開發各種協同化的套用——也就是具備協同特徵的各類套用軟體。
要實現前述協同辦公平台必備的功能，就必需滿足以下幾個要求，也就是協同的基本特徵：協同辦公平台要支持完全的移動性，實現可以利用可以使用的一切網路資源；系統必須能實現跨地域、跨組織、跨系統、跨網路的互通性，實現相互獨立的不同套用系統可以自然融合；必須具備動態適應能力，一種柔性管理能力，並且能夠實現與剛性管理相結合。
OA關係
傳統的ERP/CRM等管理軟體多側重於管理包括現金流、物流，建立一個剛性的管理系統，並且呈現出流程化、規範化的特徵，而OA軟體則轉向管人、管事，後者稱為“老闆級的信息化”。
企業發展變化快，不光是新產品推出快，整個組織結構也要快速變化適應新形勢。但ERP很難做到這一點。ERP要求企業所有的流程都要為了適應它而重新規劃重組，它要適應後台管理的變化真是無能為力，這卻是OA的強項。
OA使用戶的管理及業務人員不再受辦公室和網路的約束，從而實現一種移動辦公、在家辦公、遠程辦公等多種辦公形式。另外，雖然坐在辦公室內，管理的範圍卻並不局限於辦公室，遠在萬里之外的分公司、辦事處、其他城市的合作夥伴、經銷商等，所有的溝通管理都可以突破辦公室的邊界。
所以，上過ERP的廠家，會需要OA軟體作為補充；一個企業想上信息化系統的時候，也可以選擇先上OA軟體，通過OA軟體建造一個柔性系統，將來再逐步地去擴展剛性系統。
造型誤區
些年來，企業信息化建設迅速發展，OA軟體迅速普及，媒體和廠商都在大力宣傳，各種概念、觀點、產品紛至沓來。國內很多企業實施了OA項目，相關產品也應接不暇，但在選與被選之間總有諸多"不對稱"，以致背道而馳，難於"雙贏"。那么企業如何正確認識OA？在OA選型中存在哪些誤區？
誤區一、認為OA就是行政辦公，就是收發文。
誤區二：認為OA只是檔案的審批和管理。
市面上的很多的OA是採用非關係性型資料庫，主要是基於lotus平台，該平台是封閉式的平台，是文檔型資料庫，在技術上存在很多先天性缺陷，一般套用於早期政府的收發文，政府信息化招投標也基本上是向j2ee平台架構過渡。在國外lotus主要是套用於郵件伺服器。OA不僅僅是檔案的審批和管理，關鍵是作為企業管理軟體進行企業管理最終一定要跟財務發生關聯，才能最大化發生作用。比如：在OA的套用企業中，很少企業拋棄報銷，借款，付款等審批流程。因為報銷與手工實現的方式有根本性的變革。手工審批各審批環節都需要手工簽字才能逐步走到下一個環節。
誤區三：認為OA是ERP的一部分，認為OA很簡單，是從屬於其他系統。
OA的管理思想與ERP完全不一樣，ERP主要注重在物料，物流，資金的管理，是以結果為導向。OA與ERP的發展思路和管理思想完全不一樣，OA注重對人和過程的管理，通過管人來管理具體的事務，這些事務每天都可能在變化，所以OA強調靈活性和協同性。因為企業人與人之間的協同是需要流程來規範。所以OA的核心是以人力資源為核心(人力資源主要是進行許可權和安全體系的控制)，以工作流為血脈的核心平台，在該平台上再搭建其他的套用功能模組，同時OA的牽涉的範圍比ERP要廣得多，涉及到各個部門的套用，所以OA需要門戶，不同用戶，不同許可權的人進入系統看到的都是與他們工作相關的信息，沒有許可權的信息都看不到。
作為管理層門戶是匯總員工平時工作信息生成統計報表為管理提供決策支持，以及所有審批的信息都匯總到管理層門戶。同時管理層也可以通過巨觀數據監控和查詢到微觀數據。所以OA的發展趨勢是成為協同管理平台，作為管控內部資源和外部信息交流的平台與ERP構成了企業信息化的基石。
誤區四、認為OA的終極目標就是手工轉為電子化。
協同OA作為一個管理軟體，一定要把一些先進的管理和設計理念通過軟體進行固化來為企業管理提升價值，否則為了電子化而電子化對企業沒有太大的管理價值。手工轉為電子化只是OA的第一步，對管理層來說，企業實施OA是需要花費很大的人力，物力，財力去實現，關鍵是引入軟體這一工具來對管理進行變革以適應外部的競爭和企業發展。所以OA對企業管理核心有幾方面：
第一：提升企業辦公效率同時，重在執行力的提升
手工的審批在速度和效率上跟不上時代的發展，更重要的是領導者無法有效監控到員工日常的工作。對流程的審批不知道停滯在那個環節、那個部門、原因在那裡。很多管理制度的確立，到底員工是否關心，執行沒有，執行花費多長時間並沒有得到有效反饋，也就沒有辦法改進和提升，所以造成管理層的政令很難有效執行。
第二：OA的終極目的最終是為企業戰略發展和管理服務
OA的整個管理思想是以人為核心，以管控企業運營過程為目的，通過管人來實現整個企業規範運營。所以它區別於以物料為核心的ERP，以資金為核心的財務，以物流為核心的進銷存。這些業務軟體的核心特點都是以結果為導向，精細化管理為主，對過程的管控比較缺乏。而OA，更進一步說協同OA，面對的是組織行為，強調的是企業資源的整體運作。所以OA與這些業務軟體是相得益彰的。那么OA的終極目標是什麼呢？最終把OA作為一個不同部門，不同崗位員工日常業務辦公的平台，員工每天辦公的數據按照許可權自動匯總給相關許可權的管理層生成統計報表從而給公司的管理提供決策支持。如果員工辦公的數據不能沉澱為管理層需要的報表，我們認為OA以人為核心的軟體是無法做到進行有效對管理過程進行控制的。
第三：規範公司的管理，避免人為的因素：
手工審批受人為因素影響較大，所以企業很多的管理制度和法規不能有效執行，中國很多企業初具規模就提出法制。所以軟體是法制最好的執行手段。對於剛剛進行信息化的企業，前期需要一個過渡期進行緩衝，但是最終公司的管理是需要規範的，當然規範需要允許進行適當的調整。所以企業的流程是需要沉澱以後最終會被固化下來。所以企業的流程關鍵是經過梳理、沉澱進行最佳化最終找到管理的規律。
當然對於不斷規範的企業前期OA系統是需要支持一些人為因素，經過不斷規範，最終找到適合企業的管理規律。所以強調OA流程既需要很強的自主判斷能力，又要非常靈活以適應企業業務流程和組織架構的變更。因為企業員工每天的工作都很忙，不能指望通過員工記住很多的管理制度來進行人為判斷，比較現實的是員工提交流程，系統自動根據員工填入的內容進行自動判斷進行相關領導審批，以此來規範整體的管理過程。
第四：部門與部門，員工與員工之間信息的溝通和共享
在手工時代，部門與部門之間無法進行充分的信息共享與傳遞，所以導致很多重複性的工作。同時企業很多事務是需要跨部門運作，員工與員工之間工作的協同迫切需要一個平台來支撐。而OA是很高的工具，藉助這一平台，將跨地區、組織、部門的員工緊密地聯繫在一起。
第五：知識的沉澱和痕跡的保留
對任何企業來說，都會有員工流失，都會有新的員工進來。流失的員工對於企業來說，等同於資源的流失，特別是對於關鍵業務崗位的員工。企業需要有一個平台來記錄員工日常的核心工作和他掌握的公司的核心資源，以方便後續員工快速交接和跟進，避免企業造成損失。同時對於新員工培養成一個適崗的員工，企業需要花費很大的代價，如果通過OA系統把相同崗位的員工所從事的工作的痕跡和經驗共享給新員工，這會大大縮短新員工的培訓時間，並節省公司的培訓費用。
第六：加強對員工日常行為的考核：
很多企業對員工的考核都停留在印象打分上，這樣不利於留住優秀的人才。通過OA系統，可以把員工日常工作情況所產生的成績作為考核的部分依據來對員工進行動態的績效考核。來充分調動員工積極性，使企業在快速發展中快速積累所需要的人才。
所以OA不是一個無紙化的軟體，而是一個管理工具，通過它來貫徹企業管理制度的執行，傳播企業文化，通過流程的規範、知識的沉澱、員工的配合和協作來促進企業中人與組織的和諧發展。
誤區五：認為OA實施很簡單，是信息部門的事情。
OA作為管理軟體，最終套用到企業，軟體只是一個工具，關鍵靠人去用，企業套用深度與否取決於企業領導層重視程度，以及配套的管理制度保證和供應商的服務能力，兩者缺一不可。僅僅通過信息部門或者某一個部門去推動，最終只會導致在整個公司套用的失敗。同時供應商一定需要有豐富的實施套用經驗來幫助企業推進項目實施進度和規避實施風險。所以對於供應商的選擇不僅僅是產品。當然光有快速反應能力沒有解決問題的能力也是不可以的。所以在選擇供應商時，建議選擇專業定位於OA的有過眾多成功案例的知名廠商。
誤區六：認為OA馬上就可以見到效果，認為OA可以一蹴而就。
OA是一個系統工程，需要整體規劃，分步來實施，關鍵是企業需要把目前最迫切，最關鍵，見效最快的需求先提煉出來，在此基礎上逐漸加深套用，然後在擴展新的需求。很多企業對OA的選型有很大的局限在於認為滿足當前需求就可以，其實OA的深度和廣度可以很深很廣，很多企業因為對OA的規劃不了解，所以導致OA在套用過一段時間以後遇到瓶頸。建議企業前期需要規劃好，然後按照企業實際需要在今後幾年在加深套用深度的基礎上，分步實施需要的功能。
企業信息化是企業發展的必經之路，推廣和實施OA，根本目的不僅是幫助企業建立一套完整的信息化管理系統，更重要的是透過先進的管理思想和方法實現管理的提升、業務的改善，促進企業制度與文化、人與組織的和諧發展。這就決定了企業在OA或OA的選型過程中必須立足企業的實際需求，轉變以往的思維方式和觀點，從OA真正在企業信息化過程中發揮的重要作用出發，從企業戰略出發，選擇企業所需要的OA系統。
發展趨勢
從企業公司、事業單位、政府機構對管理信息化的角度來看，無非會集中在三大方面，即協同OA類、ERP類、BI類，通過這三大類的信息化推廣，可全面部署內部管理信息化的支持體系。
隨著信息化的全面推進，三大類的信息化，會你中有我、我中有你的趨勢，但對於各階層的使用者來看，可集中通過協同OA單一入口，靈活處理協同OA中工作內容、也可以及時處理ERP數據、以及對內部數據的數據報表分析。
三者關係可見右圖：
類型 | 協同OA類 | ERP類 | BI類 |
協同OA類 | 純粹、基礎的協同OA套用，關注規範過程管理的控制，提升管理效率 | 在OA套用之上，能獲取ERP中的業務數據通過多維審批 | 在OA套用之上獲取BI形成的報表數據 |
ERP類 | 在ERP本身數據管理基礎之上，能獲取OA中審批後數據進行業務處理 | 重點關注業務數據邏輯處理 | 在ERP套用之上，獲取分析數據影響業務操作 |
BI類 | 能獲取OA數據來源作為分析渠道之一 | 能獲取ERP底層數據來源作深化分析 | 強有力的後台多維數據抓取、報表製作、分析 |
總體架構
真正的J2EE架構、優異的跨平台特性
ü 採用J2EE多層技術架構，B/S模式；
ü 支持Windows、UNIX、Linux等主流作業系統；
ü 支持ORACLE Weblogic、IBM Websphere等主流套用伺服器；
ü 表現層採用Struts框架結構使得系統結構更清晰化，代碼復用性強，易維護；
ü 業務邏輯處理採用EJB，它封裝了對事務的處理，可以使程式運行更安全，可以方便的分散式部署，使系統能承受很大的壓力；
ü 持久性方面採用Hibernate，使得系統資料庫無關性，可適應主流關係型資料庫，編寫程式時按照面向對象的方式寫程式，可維護性高。支持ORACLE、DB2、SQL Server等大型的主流資料庫；
ü 利用XML作為系統接口的數據交換標準，進行信息資源整合；
ü 採用自主智慧財產權的、高性能中間件技術，如ezFLOW工作流中間件等；
ü 跨平台性，可任意移植到多種平台下，節省用戶的投資；
ü 技術平台具有廣泛的支持力，J2EE技術規範得到了無論是國際性大公司還是自由開發者的廣泛的支持，具有很好的發展前景。
