基本介紹
- 中文名：電子文檔管理系統
- 用途：管理常用的電子文檔、數碼照片等
- 地位：企業重要的智力資產
- 存在形式：電子文檔
產品介紹,類型特點,
產品介紹
文檔是企業重要的智力資產。在企業中，文檔一般都以電子文檔的形式存在，比如微軟.doc格式，xls格式，ppt格式，pdf格式等；從內容上，可能是商務契約、會議記錄、產品手冊、客戶資料、設計文檔、推廣文案、競爭對手資料等。這些電子文檔，可能是過程性質的，也可能是公司正式發布的文檔，可能處在編寫階段，也可能是已經歸檔不能再修改的。企業在進行電子文檔管理過程中經常會碰到以下的問題：海量文檔存儲，管理困難；查找緩慢，效率低下；文檔版本管理混亂；文檔安全缺乏保障；文檔無法有效協作共享；知識管理舉步維艱等。電子文檔管理系統就在這樣的背景下應運而生。
隨著信息化進程，文檔管理越來越受到企業的重視，但是企業在進行文檔管理的過程中，經常會碰到以下的問題：海量文檔存儲，管理困難；查找緩慢，效率低下；文檔版本管理混亂；文檔安全缺乏保障；文檔無法有效協作共享；知識管理舉步維艱等。所以文檔管理逐漸成為國內外業界研究的熱點。
市面上最著名的電子文檔管理系統是易度文檔管理系統、致得E6協同文檔管理系統、德雅文檔管理系統。
類型特點
電子文檔管理系統按使用方式，可以分為線上、線下兩種類型。有些公司會選擇線上使用，而易度文檔管理系統，直接通過瀏覽器訪問，很方便，而且隨時隨地可以使用。當然，也有選擇線下購買使用的，這部分的公司就比較注重安全性，他們更相信自己的設備，如用自己伺服器等。
電子文檔管理系統的基本功能特點：
存儲加密；
規則套用（系統支持為目錄設定規則，指定動作、條件和操作，當動作觸發符合設定的條件，系統則自動執行規則的操作）；
許可權管理（管理、瀏覽、創建、閱讀、刪除、列印、下載、訂閱等）；
文檔使用痕跡安全檢視；
檔案搜尋（全文搜尋、高級搜尋等）；
文檔屬性（方便文檔查找和分類）；
自動編號；
常用文檔功能（方便文檔收藏和查找）；
文檔審計（新建、複製、移動、修改、刪除等操作）；
文檔線上查看；
基於瀏覽器的線上Office編輯；
文檔排它性修改(鎖定與解鎖) ；
圖紙線上預覽；
主流媒體播放技術（支持對音頻、視頻檔案的播放）；
文檔批量上傳下載；
文檔多版本管理；
訊息訂閱、訊息郵件；
文檔共享；
文檔借閱（可以自定義借閱時間、許可權）；
文檔線上複製；
文檔模版；
統計報表；
文檔審批流程；
自動備份。
