圖文檔管理系統

圖文檔管理系統（document management system，簡稱DMS），又稱數字資產管理系統（digital asset management system，簡稱DAM），主要是用來管理我們常用的一些文檔、圖紙、視頻和音頻等信息內容。

基本介紹

• 中文名：圖文檔管理系統
• 外文名：document management system
• 別稱：數字資產管理系統
• 功能：管理文檔、圖紙、視頻和音頻等
• 系統出現：20世紀80年代
• 套用領域：教育行業、工程建築行業等

簡介

對於企業而言，圖文檔資料是重要的智力資產。在企業中，文檔一般都以電子文檔的形式存在，比如微軟doc格式，jpg格式，xls格式，ppt格式，pdf格式，純文本txt格式等；從內容上，可能是商務契約、圖紙資料、會議記錄、產品手冊、客戶資料、設計文檔、推廣文案、競爭對手資料、項目文檔、心得等。這些文檔，可能是過程性質的，也可能是公司正式發布的文檔，可能處在編寫階段，也可能是已經歸檔不能再修改的。

隨著信息化進程的推進，文檔與圖紙管理越來越受到企業的重視，但是企業在進行文檔管理的過程中，經常會碰到以下的問題：海量文檔存儲，管理困難；查找緩慢，效率低下；文檔版本管理混亂；文檔安全缺乏保障；文檔無法有效協作共享；紙質文檔難以管理；知識管理舉步維艱等。所以文檔管理逐漸成為國內外業界研究的熱點。

圖文檔管理系統歷史

在20世紀80年代開始，許多廠商開始開發的文檔管理系統，以管理紙質檔案為主要功能。這些系統管理記錄紙張檔案，其中包括印刷、出版的檔案、照片和版畫等。

後來開發商研發第二類文檔管理系統，即電子檔案管理，這些檔案存儲在用戶的本地計算機中。最早的電子文檔管理系統的管理，由於技術限制，對檔案類型和檔案數量都做了限制。主要功能集中捕獲、存儲、索引和檢索的檔案格式。

發展到現在，基於B/S架構的文檔管理系統出現，通過上傳到伺服器中進行集中存儲，管理起來更加方便，查找更快，而且只要有網際網路的地方，就可以通過瀏覽器直接訪問系統。也增加了更多功能，包括文檔的許可權管理、全文搜尋、存儲加密、審批流程、文檔審計、版本管理、規則套用、線上編輯和統計報表等。

圖文檔管理系統可實現功能

集中存儲：為企事業單位搭建海量文檔集中存儲的平台，實現圖紙文檔的統一存儲與共享。

顯示模式：支持目錄以列表模式或縮略圖模式顯示，圖片格式檔案可以以縮略圖形式預覽。

全文搜尋：全文搜尋及高級搜尋引擎幫您快速從海量資料中精準查找所需圖紙檔案。

版本管理：強大的版本管理功能，文檔關聯多版本，避免錯誤圖紙版本的使用，同時支持歷史版本的查看、回退與下載。

自動編號：系統提供25種變數，可自由組合設計編號規則。配合規則進行條件匹配可實現靈活的編號效果，上傳至系統中的大量圖紙可以自動生成編號，減少了手動編號的時間，提高工作效率。

文檔審計：文檔審計信息描述了圖紙文檔生命周期全過程中的每一個動作，包括操作人、動作、日期時間等信息，通過審計跟蹤您可以全局掌握系統內部所有圖紙檔案的操作情況。

摘要及縮略圖：系統會自動為上傳的Office文檔、txt、pdf等類型檔案生成摘要；系統支持為圖片、音頻、視頻類檔案增加摘要及縮略圖，便於預覽查看。摘要及縮略圖功能簡化了操作，用戶無需逐個打開大型的圖紙文檔即可快速預覽圖紙內容。

修訂版管理：系統的“修訂版管理”功能，對圖紙檔案的每次修改保存後，系統會自動生成一個新的版本，一個檔案可以存在多個版本，並且保證用戶每次打開的為最新版圖紙。同時支持歷史版本的查看與回退，從而保證流通中圖紙版本的一致性，大大改善了圖紙版本多樣錯綜複雜的局面。

文檔連結：支持將圖紙文檔傳送至常用文檔，用戶無需每次在打開各個目錄中查找； 支持將圖紙文檔傳送至目錄，方便其他部門查閱，支持將文檔傳送至指定用戶從而協同完成工作； 與電子郵件集成，支持直接將大型圖紙傳送至Email，無需登錄信箱及手動上傳附屬檔案，操作簡便、節約了很多時間，非常方便易用。

關聯文檔：文檔新建或上傳後，系統會自動或手動為檔案生成唯一編號，支持文檔的批量關聯。E6支持通過檔案唯一編號，實現文檔與相關文檔、圖紙、圖片及其它格式附屬檔案進行關聯，點擊連結即可一鍵快速查看，可通過一個圖紙檔案快速找到服務於同一項目的其他圖紙檔案，十分方便快捷。

文檔屬性：可以對圖紙檔案增加屬性與屬性值，方便圖紙文檔的分類管理，並且便於在海量資料中搜尋。用戶可根據對屬性設定直接標誌圖紙內容與性質，節約了大量逐一查看的時間。

規則套用：系統支持為目錄設定規則，指定動作、條件和操作，當動作觸發符合設定的條件，系統則自動執行規則的操作。規則的設定可以使大量的圖紙檔案智慧型化編錄至目錄，並且還能自動發起審批進入流程，實現圖紙檔案的審批自動化。

許可權管理：提供許可權控制機制，可針對用戶、部門及崗位進行細粒度的許可權控制，控制用戶的管理、瀏覽、閱讀、編輯、下載、刪除、列印、訂閱等操作，保障機密圖紙只有相關人員可以查看，不會造成外泄，實現圖紙檔案安全共享。

存儲加密：檔案採用加密存儲，防止機密圖紙檔案非法擴散，全面保證企業級數據的安全性和可靠性。

安全備份：支持自動備份資料庫和完整數據備份兩種方式，當文檔或硬碟因人員誤操作或病毒感染等原因導致破壞時，可以利用完整備份的數據在第一時間進行恢復，充分保證內部核心圖紙資料的完整和安全。

文檔審批：自定義檔案審核流程以適應企業內部對圖紙檔案管理的需求，流程人員中可在審批過程進行加簽、收回、修訂等操作，流程每次處理，節點相關人員都會收到即時訊息、郵件、簡訊提示，真正實現圖紙檔案的自動化流轉，節約了大量的圖紙檔案傳輸費用，加快圖紙審核，真正提高辦公效率。

多媒體查看器：除了管理文檔外，還支持多媒體數字資產的存儲及管理。您可以直接在系統中預覽圖片、播放視頻、音頻。支持的格式包含：gif、jpg、png、 bmp、psd 、ai 、tif 、mp3、wav、wma、flv、mpg、 avi 、wmv、mp4等。

CAD圖紙管理：為了滿足工程建築、房地產等行業的需求，系統支持AutoCAD、SolidWorks、Pro/E、STL等300多種檔案格式的線上預覽及管理，減少等待預覽及審核圖紙的時間。

紙質文檔電子化管理：除了可以管理電子文檔、多媒體檔案、CAD圖紙外，還支持紙質文檔電子化管理。通過掃瞄器將紙質文檔轉化為jpg或者PDF存儲至系統。

電子郵件集成：與電子郵件集成，可直接在系統內部傳送文檔至指定電子信箱，大型的圖紙檔案不用再以添加附屬檔案的方式，就可以直接傳送郵件至指定信箱，節約了大量管理成本。

掃瞄器集成：與掃瞄器緊密集成，通過掃瞄器將紙質資料轉化為電子的圖片或PDF檔案存儲。減少通過檔案櫃或抽屜查找圖紙文檔所花費的時間，降低圖紙文檔可能被損壞、丟失的風險或正在被另一用戶使用而重複複印造成大量紙質成本的浪費。

同步助手：當企業內部有大量圖紙需要統一集中管理時，可以通過同步助手，無需登錄系統進行繁瑣的手動操作，自行設定同步時間間隔，隨時拉取系統內部檔案資源至本地計算機。大大節約了逐一上傳的時間。

高級文檔操作：所有可以在本機打開的圖紙文檔如：CAD檔案，支持線上閱讀及線上編輯，系統會與本地的軟體進行關聯，可以在系統中直接編輯圖紙，方便了圖紙檔案的操作與管理。

圖文檔系統可套用領域

1、教育行業：對於教育行業現狀，系統針對於現有問題，可以推動教育行業的信息化建設水平，有效解決遠程教育、數字圖書館開設、教育資料的安全的問題，實現各個培訓機構的互聯互通，建立校園交流中心，促進教師相互學習交流等，為教育行業提供了一套使用的解決方案。

2、工程建築行業：對於工程建築行業的特點，解決了協同辦公問題，可以節約大量的紙質成本與傳輸成本，針對於建築行業施工人數眾多、工序繁複、分散性、移動性和一次性等特點，提供了可跨區域協同辦公的捷徑。

3、IT行業：各個IT企業已經開始陸續引進並開始實施了“項目經理制”的管理模式，各個事業部只負責其所屬行業內的項目和工程。提供了高端的文檔管理手段，解決各個部門之間的溝通協調問題，打破行業內部各個分支機構獨立的“部門牆”，各項目經理可以通過許可權對項目進行嚴格控制，並能夠實現流程自動化管理。

4、貨運物流行業：貨運物流行業每天都會長生大量的單據，需要紙質檔案的電子化管理，貨單查詢整理的難題一直是該行業的軟肋，能夠解決物流行業存在的現有問題，提高行業的運營效率。

5、金融行業：金融與服務行業往往每天都會有很多新的項目需要產生，每個項目都會產生許多文檔，致得E6可以幫助企業高效管理海量文檔，提高文檔查找速度，支持公告發布，並且促進企業內部互聯互通。

6、政府行業：政府行業現有的“電子政務”管理模式更是離不開圖文檔管理平台的建設，系統基於流程的建設可以使政務流程實現自動化，可大大提高政務流程的時效性。

7、製造行業：製造型企業由於自身業務包括研發、生產、銷售、物流等多個環節，對於文檔的管理有著全方位嚴格的管理要求，對生產資料進行安全統一管理。可實現流程自動化管理，合理編排生產批號，設立數據中心，保留歷史操作，實現訊息網路全方位覆蓋。

8、製藥與生命科學行業：醫藥行業是一個多學科先進技術和手段高度融合的高科技產業群體，大規模生產期間會有大量的生物數據分析報告，需要嚴格控制生產工藝，生產流程複雜，製藥行業必須要嚴格控制產品質量。提供強大的流程管理機制，以推行GMP制度。能夠建立統一資料庫，快速檢索所需資料，並實現信息資源共享。

9、廣告媒體行業：廣告與媒體是維持與促進現代社會生存與發展的一種大眾性的信息傳播工具和手段，可建立統一的文檔管理平台，充分保障文檔以及各種重要數字資產的安全，並且能夠通過文檔、門戶與流程的結合，幫助企業最快速的回響客戶需求，如客戶投訴處理、項目任務管理等，以最大程度提高客戶滿意度。