總經理助理處於“總管家”與“部管部長”的雙重位置，圍繞著中心工作，上協調領導，下聯繫民眾，事務、政務都要過問。與總經理、副總經理等一起並稱公司高層人員。
基本介紹
- 中文名：總經理助理
- 外文名：general manager assistant
- 類別：職業
- 職責：協調領導，聯繫民眾
- 級別：高層領導
工作內容,崗位職責,注意事項,秘書職責,管理原則,工作職責,助理職責,主任職責,辦公室,助理,任職要求,幾個誤區,e時代,
工作內容
2、在總經理領導下負責企業具體管理工作的布置、實施、檢查、督促、落實執行情況。
3、協助總經理作好經營服務各項管理並督促、檢查落實貫徹執行情況。
4、負責各類檔案的分類呈送，請集團領導閱批並轉有關部門處理。
5、協助總經理調查研究、了解公司經營管理情況並提出處理意見或建議，供總經理決策。
6、做好總經理辦公會議和其他會議的組織工作和會議記錄。做好決議、決定等檔案的起草、發布。
7、做好企業內外檔案的發放、登記、傳遞、催辦、立卷、歸檔工作。
8、負責保管使用企業圖章和介紹信。
9、負責企業內外的公文辦理，解決來信、來訪事宜，及時處理、匯報
10、負責上級領導機關或兄弟單位領導的接待、參觀工作。
崗位職責
一.要認清自己，處事有原則。找不準位置，也就找不準工作的立足點、切入點、著力點，工作起來也就找不著“感覺”。
總經理助理要把握所應扮演的角色，把握好工作分寸，管理不巨細，參謀不決斷，還要不攬權，不越權，不越位，不缺位，工作要到位。
二.要耳聰目明，做好參謀工作。
從大的方面說，當助手重要的在於搞好信息、決策、督查服務。及時地捕捉信息，準確地搞好反饋，積極地當好決策參謀。不僅要善於發現問題，還要認真分析問題，給領導解決問題提供決策參考。領導一旦採納決策意見，還要制訂決策備選方案。備選方案不能只是一種，要有多種方案，以便優中選優，“拍板定案”。決策制定後要採取得力措施抓落實，並及時搞好督促檢查，搞好落實情況反饋。
三.要長袖善舞，作好各部門之間的“潤滑油”。
首先要協調好上下的關係。對上：要尊重而不盲從，服務而不奴婢，更不能違背原則盲從領導。陳雲同志說，要“不唯書，不唯上，要唯實。”在實際工作中，不看領導眼色是不可能的，但要有分寸，要堅持原則，按章辦事，不能惟命是從。待下：以禮，以誠，以情。不要盛氣凌人，不搞瞎指揮、亂指揮，不欺下瞞上。再是協調好內外關係，外求支持協作，內求團結向上。
四.要高效快捷處理有關事務。總經理助理必須要有強烈的時效觀念、意識，求真務實、雷厲風行的工作作風，運籌帷幄的領導藝術，在有限的時間裡辦好應辦之事。
要善於“分身”，明確該乾什麼，不該乾什麼，先乾什麼，後乾什麼。要有所為，有所不為。為好應為之事。該別人“代勞”之事，要分解任務到人，並明責授權，責權相等。一旦分工、明責、授權，要少插手，多支持下級大膽工作。不要事無巨細，事必躬親。不該為之事，“親自”未必就好，還往往會挫傷員工的積極性。工作有成績，也會有不足，要客觀地分析是非功過，更不要跟下邊搶功爭好。尤其是出現過錯不要推諉，對自己的過錯更不要上推下卸。工作要紮實，力求實績、實效。總辦工作不能擺花架子，更不能弄虛作假。要真實地反映情況，紮實地開展工作。
五.要不斷提升個人素質，增加人文魅力。自身素質強，就會產生人文 “魅力”和影響力。要當好總經理助理，要*權力的影響力，但更重要的是*非權力的影響力。
只有二者有機結合，才能更好地開展工作。要注重發揮自身非權力因素的影響力，*德、識、才、學，*高尚的人格、豐富的知識、高超的才幹、卓有成效的方法藝術來開展工作。在提高自身素質的同時，還要學會尊重，學會理解，學會“給予”，尊重上級，理解同級，善於“給予”下級。培養人才，幫助人展現才能，實現價值。
六.要注意自身形象，起好表率作用。總辦處在公司的第一線，一舉一動都代表著公司形象。
總經理助理務必要加強自身修養，注重自我形象塑造。同時，要引導公司全體員工強化形象意識，形成塑造形象的共識。工作中，要重視外在形象的“包裝”，全心全意地、熱情細緻地待人接物，為人處事。要經常並善於“換位思考”，想一想假如自己是領導或是員工怎么辦，設身處地地搞服務、辦實事、辦好事。
七.要制訂並完善遊戲規則。
一方面要根據工作需求，建立一套切實可行的工作規章制度，並不折不扣地去執行。另一方面要在工作實踐中不斷地加以完善。比如，要建立值班制度、會務制度、文秘制度、以及廉政制度等，用制度管人、管事。根據遊戲規則，獎優罰劣。表揚、獎勵好的，批評、懲罰壞的。不能好壞不分，是非不明，不能讓“會叫喚的孩子多吃糖”，更不能形成或陷入“乾的不如不乾的，不乾的不如搗蛋的”怪圈，建立並逐步完善好人能夠積極辦好事，壞人不敢辦壞事的良好機制，確保公司工作正常、有序、高效運轉。
八.要努力營造溫馨快樂的工作環境。
要著力創造總辦工作的良好環境，用良好的環境去影響人、改造人、約束人。積極倡導、努力創造勤奮學習、積極向上、努力開拓、團結協作、樂於奉獻的良好環境，增強總辦整體效能。總經理助理要把創造溫馨快樂的工作環境視為重要的工作內容，思想上重視，工作上要研究、策劃，採取切實有效的舉措，搞好宣傳，形成輿論氛圍。搞些健康有益的文娛活動，活躍員工的文化生活，努力創造一種用事業留人、用待遇留人、用情感留人的良好工作環境。
注意事項
但是因為是總經理助理，所以首先該知道不該你做和過問的事,絕對不要去做.
其次不要打別人小報告.
第三要按時完成工作.要注意細節.比如安排同事吃飯吧,你要知道坐哪路車去,收費多少,吃飯地方衛生\味道\價錢\能坐多少人,還有留守人員安全.
第四就是對老闆態度要不亢不卑
首先要把老闆交待的事情做好，該做的做好，不該做不該問的千萬不要去問，就算你很好奇，也不要去打聽，還有最重要的一點要與下屬搞好關係，就算是最低層的也是一樣，因為人家的經驗比你多.
秘書職責
負責各類辦公用品、器具與設備、勞衛用品、車用材料和節日禮品及實物福利品的採購工作。
· 根據批准的採購計畫，按時按量購進貨品，要求貨比三家、降低成本、秉公辦事、不謀私利。
· 負責公司信紙、信封、名片、業務禮品和企業形象所需印刷的定製工作，確保質量和時間要求。
· 對購進物品保存質保書、保修單，對使用中的問題負責，並及時與廠商聯繫解決。
· 對購進物品做好移交驗收工作，提供合法齊全的原始發票及附有的技術說明書。
· 主辦或協辦向有關政府部門的項目申報、年檢、申領各類證照，完成批文手續及出境手續等事宜。
· 具體辦理來賓食宿安排、購票和迎送事宜，以及公司重大活動和聯誼活動的後勤總務保障。
· 必要時充任臨時駕駛員完成緊急用車任務。
· 完成行政部部長臨時交辦的其他任務。
如何做好總經理助理？開宗明義，總經理助理即古代之幕僚，當今則稱之為智囊。對內，他們憑藉豐富的經驗和超常的智慧獨當一面；對外，則以自己的機敏與魅力贏得普遍信賴和讚譽。總經理助理一方面要為公司發展運籌擘畫，另一方面更要分擔繁重的行政事務，讓總經理得以集中精力思考事關全局的、具有戰略意義的大事。因此，總經理助理須有廣博的知識，豐富的管理經驗，智慧的頭腦和幹練、穩健的辦事作風。故西方一位管理學家說:“……往往，總經理助理是不可替代的。”誠則斯言。
管理原則
處於創業階段的公司，總經理助理如何管理人力資源，特別是高素質人才？僅以一己之見，聊備一說。
1. 當好教練，做好示範，凡要求別人做的，自己首先做好。以收無為而治之效。
2. 三管三不管。事關大局的事，管；影響公司形象的事，管；有損公司利益的事，管。管則管嚴，不留餘地。個人私生活不管；個人習慣不管；與公司無關的事不管。不求全責備，不管小節。
3. 遠大的目標。公司小志向應該遠大；基礎薄弱，目標必須宏偉，惟其如此，才能把人才聚集帳下。如美國的微軟。
5. 高薪酬、高福利。一流人才給一流待遇。惟有高薪才是能把高素質人才長期吸引住的東西，因它能避免社會風險帶來的不安全感。
6. 容人、愛才，公心為上。
工作職責
1、起草公司工作計畫總結，並作好公司重要會議記錄；
2、起草、存檔整理總經理簽發檔案；
3、公司管理制度、規章制度，網頁設計方案書、契約書，公司總體運行配合;
4、接聽電話、妥當應答，並做好電話記錄；
5、掌握總經理的日程安排做好預約工作，安排商務旅行；
6、完成總經理或綜合管理部經理交辦的其他工作；
助理職責
1、在總經理領導下進行工作。
2、協助總經理處理好日常事務。
3、協助總經理協調下屬部門之間的關係。
4、協助總經理做好與外單位聯繫的具體工作。
5、負責分管範圍內的各項工作。
6、完成領導交給的其他工作；
主任職責
1、在總經理領導下負責辦公室的全面工作，努力作好總經理的參謀助手，起到承上啟下的作用，認真做到全方位服務。
2、協助總經理調查研究、了解情況並提出處理意見或建議，供集團領導決策。
3、協助總經理作好經營服務各項管理並督促、檢查落實貫徹執行情況。
4、負責各類檔案的分類呈送，請集團領導閱批並轉有關部門處理。
5、負責校內外上下互通信息、左右協調。作好接待工作、來信來訪，及時處理反饋師生反映的後勤保障方面的意見、建議。
6、記好企業大事記，及時收發、採訪企業在經營決策及深化改革中的經驗、好人好事、先進事跡，認真辦好後勤通訊，樹立後勤服務新氣象。
7、協助企業領導及黨委做好各部門的考核、評優、檢查等工作。
8、負責處理辦公室職責範圍內的其他事宜，完成領導交辦的其他工作任務。
辦公室
1、在總經理領導下負責企業具體管理工作的布置、實施、檢查、督促、落實執行情況。
2、做好總經理辦公會議和其他會議的組織工作和會議紀錄。做好決議、決定等檔案的起草、發布。
3、做好企業內外檔案的發放、登記、傳遞、催辦、立卷、歸檔工作。
4、負責保管使用企業圖章和介紹信。
5、負責企業內外的公文辦理，解決來信、來訪事宜，及時處理、匯報。
6、負責上級領導機關或兄弟單位領導的接待、參觀工作。
助理
1、明白職位是做什麼的：
協助總經理制定、貫徹、落實各項經營發展戰略、計畫，實現企業經營管理目標。
2、清楚職位有哪些工作內容：
協助總經理制定戰略計畫、年度經營計畫及各階段工作目標分解；
起草公司各階段工作總結和其他正式檔案；
協助總經理對公司運作與各職能部門進行管理、協調內部各部門關係，尤其是業務部門間的日常工作關係以及事務處理，必要時可單獨召集業務溝通會議或工作會議；
配合總經理處理外部公共關係（政府、重要客戶等）；
跟蹤公司經營目標達成情況，提供分析意見及改進建議；
在公司經營計畫、銷售策略、資本運作等方面向總經理提供相關解決方案；
撰寫和跟進落實公司總經理會議、專題研討會議等公司會議紀要；
協助總經理進行公司企業文化、企業戰略發展的規劃，配合管理辦開展企業文化工作；
完成其他臨時交辦的任務。
3、站準正確的隊伍
總助，就是總經理或者總監助理，協助他們開展工作，所以你必須站好隊伍。對他們的工作積極支持，同時又防止走進他們的死路。因為，一旦他失去，你就可能被扶正，讓別人來幫助你。
4、少提理論和巨觀，多做具體實際和補充。在工作中，總經理可以務虛。但你必須務實。
任職要求
1、本科以上學歷、 MBA，碩士，博士優先；
2、工商管理、金融經濟、市場行銷等相關等專業畢業，5年以上工作經驗；
3、有較強的組織、協調、溝通、領導能力及人際交往能力以及敏銳的洞察力，具有很強的判斷與決策能力，計畫和執行能力；
4、良好的團隊協作精神，為人誠實可靠、品行端正；
5、思路敏捷，有勇於開拓的精神和強烈的事業責任心。
幾個誤區
忘記自己是管理者
不少總經理助理在工作中身先士卒，沖在前面，卻往往忘記了自己的最大職責在於引導下屬去完成工作。這樣的總經理助理通常很忙碌。
把自己當成領主
有的總經理助理把歸他領導的部門看成是自己的“獨立王國”，忘記了自己不光是上司，而且還是下屬，還是同事。一味強化自己作為上司的角色。
官氣十足
有的總經理助理在企業里是“一人之下，萬人之上”。他們想的不是如何主動幫助解決問題，而是四平八穩的就事論事。
沒有團隊精神
有的總經理助理喜歡搞“一言堂”，什麼都是自己說了算，不懂得也不重視發揮團隊的智慧。
不能兼任管理者和領導者
總經理助理既是管理者又是領導者，但很多總經理助理並不能兼任管理者和領導者，往往做好了這個忽略了那個。
e時代
e時代下做好總經理助理必需的3個觀念
既然企業單位是以盈利為目的，那高質量的訂單就是保證一個企業能盈利的根本之一，經理助理作為經理的左膀右臂，在履行自己的職責時，也就應該明白自己所做的一切，其最終目的之一就是為了企業能獲得高質量的訂單。即以訂單為導向來理解經理助理一職。
也許有些人會說，我們企業已經不缺訂單，缺的是企業文化建設、品牌建設、渠道建設、團隊建設，我只要輔助經理把這些做好就行了。事實是這樣的嗎？如果一個企業沒有完善的企業文化建設、品牌建設、渠道建設、團隊建設，那這個企業有可能獲得高質量訂單嗎？就像一棵樹，訂單是果實，樹出了毛病，果實能好嗎？高質量的訂單跟企業文化建設、品牌建設、渠道建設、團隊建設是血肉相連的，即整體的。
那我們再說說e時代下的經理助理。我們知道電子商務是新事物，傳統企業擁抱電子商務更是新事物，可在e時代下的今天，一個以盈利為目的的企業，不去擁抱電子商務，還有其它選擇嗎？經理助理，作為經理的幕僚，如果你不了解電子商務，還能說得過去嗎？
綜上所述，要全面理解經理助理一職，就必須建立這樣的觀念：以電子商務為背景，以訂單為導向，以整體、全局為視角。
透視當今中小企業的總經理助理
國內目前進行這方面課題研究的還不多，尤其是針對總經理助理一職的研究更是鳳毛麟角，“大象接單”是較早並且做得較成功的一家，下面就以“大象接單”為例來詳細展開對總經理助理一職的理解。
大象接單的由來：如果我們把企業比作一頭大象，那么就不要選擇一個盲人去摸，否則那就是盲人摸象的結果。本著這種思路，一種全新的接單視角，接單模式便由此而生了…我們把這種模式定名為大象接單。
摘引他們官網的一段話：“我所在的這家工廠有一百來人，各個部門齊全，可以說是國內中小企業的典型代表。當時，我們的業務經理可以說是我見過的最勤奮的經理，很多時候，他連走路都得小跑。可是心底里，在做網路行銷的實戰中，我越來越感覺到，制約公司電子商務發展的根本瓶頸就在於：部門之間無法整體協作。網上業務員懂SEO、SMO，懂部落格行銷但他們不懂如何把這些跟公司的企業文化、品牌建設、渠道建設、團隊建設結合起來；業務經理在乎品牌建設、渠道建設、團隊建設，但他又不懂最佳化技術，比如搜尋引擎最佳化和社會化媒體最佳化等；總經理呢，忙於在業務部、生產部、品檢部、採購部、財務部之間周旋；總經理助理呢，只滿足於幫經理整理各種資料啊什麼的；人事部只是做些考勤、招聘等，完全做不了團隊建設。也就是說這其中出現一個斷層，業務顯然是公司的龍頭，而電子商務部作為對外的第一戰場應該成為業務部的龍頭，但這個龍頭缺乏一個既懂電子商務又能跟公司的企業文化、品牌建設、渠道建設、團隊建設密切結合起來的人。
在這種情況下，會造成一連串的惡性循環，由於龍頭部門---業務部的低效，成本高導致無法給研發部注入充裕的資金，採購挑選供應商的餘地更窄，對員工的福利會捉襟見肘。研發、品質、員工的因素又導致產品沒有核心賣點、品質難以更上一層樓，最終又導致業務員做得更累。”
