物業服務行業信息管理系統

實現對物業企業的信息進行全面的管理，包括物業企業基礎信息、管業範圍、資質申報審批、物業企業招投標管理等業務，以及業主大會（業委會）的申報審批管理（區、市主管部門指導並接受備案）。

基本介紹

• 軟體名稱：蘇州市物業行業監管信息系統 
• 軟體語言：中文

系統建設目標

1、建立全面的涵蓋大市範圍的物業服務行業信息基礎資料庫，以能構建和提供物業前、中、後期的所有管理各類詳實、準確的數據，形成多元數據關聯並與多個政府部門實現數據交換集成管理。

2、對物業服務企業建立有效的信息化監管平台，提升蘇州市物業服務水平。

3、建立物業服務企業誠信體系，定期（或實時）向社會公布發布企業誠信情況，強化物業服務行業自律機制和競爭機制，並互聯全市誠信體系。

4、建立物業服務考核評估體系，將多種模式的滿意度測評與項目經理考核、項目評優、物業招投標等掛鈎，促進企業規範經營，提升社會、業主滿意度，提升行業的社會聲譽。

5、實現與住建局房地產登記、銷售，維修資金管理，房地產企業管理和數字建設信息等相關係統的對接，實現信息共享，聯動管理。

6、實現與上級管理部門業務系統對接。

7、充分發揮系統優勢，為物業行政監管機構提供網上辦公平台；強化政務公開，規範行政行為，實現資質申請、契約備案、項目評優等實行網上運行和數位化管理需求。

8、降低行政成本，提高工作效率。

系統總體需求

1、物業基礎數據的整合

數據的準確性、完整性和全面性是信息化系統的基礎，也是業務過程操作的基礎。目前各類基礎數據分散在多個業務部門和不同的業務系統中，而且，部分項目屬性數據、各種統計口徑的數據、設施設備等數據還存在缺失和不準確等現象，因此，需要對物業管理中的各種數據進行有效的、全面的整合和補充，建立一個物業基礎數據的核心資料庫，真正實現一次輸入，實時共享，保證基礎數據的唯一性、準備性和及時性。為各種相關業務、為各級管理部門提供最準確、最全面的物業信息查詢服務和統計報表。

2、從業機構日常管理

實現對物業企業的信息進行全面的管理，包括物業企業基礎信息、管業範圍、資質申報審批、物業企業招投標管理等業務，以及業主大會（業委會）的申報審批管理（區、市主管部門指導並接受備案）。對物業公司的基礎信息管理實現有據可依、變化可查、異常可管、差錯可罰，綜合業務管理過程中對物業資產、人員、軌跡、經營範圍等多方面進行複合分析和定位管理，全數位化和流程化的資質申報審批系統為多級管理部門的日常管理提供最大的便捷。

3、物業服務監管

為物業服務設計並建立一套標準的指標體系，規範物業企業的日常服務行為和工作標準，為管理部門的監管提供有力的信息化手段。同時，為物業企業、項目經理建立誠信檔案，匯總多方位、多層次的數據為企業、項目經理進行考核記分，並把該誠信檔案作為管理部門對物業企業各類業務申請進行審批的重要參考數據。

4、實現信息公開，與業主之間的有效互動

建立一個集信息發布、業務指導、公眾意見反饋、網上業務辦理為一體的物業專欄。樹立政府形象，改善服務，提高服務質量。

通過物業專欄，及時了解業主的意見，掌握業主的需求，進一步加強信息化管理，確保物業管理系統暢通，更好地為業主服務。

5、數據綜合查詢及決策分析

為各級管理部門、物業企業等用戶提供全面的數據信息查詢，提供及時準確的數據統計報表。另一方面，根據各級管理部門的要求，通過計算機系統的自動化統計分析，為管理人員提供決策支持服務。

將物業行業信息管理系統與住建局房地產登記、銷售，維修資金管理，房地產企業管理和住建局數字建設信息系統(GIS)等相關係統的對接，在地圖上標註物業相關信息，實現信息共享，聯動管理。

6、實現與上級管理部門業務系統對接。

系統業務需求

根據對蘇州物業管理的分析以及信息化管理的要求，本次物業管理系統應建立四大基礎資料庫：物業項目資料庫、物業誠信檔案資料庫、物業服務企業資料庫、業主委員會資料庫。其中部分數據可以從原系統中導入。實現一次輸入、全局共享，保證了基礎數據的正確性、及時性、唯一性。

一、物業項目資料庫

套用對象：本系統的所有使用人員、外部查詢人員

主要功能：物業項目資料庫，主要是用來記錄蘇州所有物業項目的相關信息。包括以下幾類信息：

1、物業項目基本信息：

1）物業項目方位、占地面積、建築面積、門牌信息、建成年代、物業項目物業管理方式（委託物業服務企業管理、業主委員會自管）等

2）物業項目技術信息：停車位（總數量、地面數量、地下數量）、物業項目出入口（24小時常開出入口、定時看房出入口）

3）消防設施：消防栓數量、滅火器數量、煙感、溫感、噴淋泵、噴淋頭、消防報警系統

4）技防設施：周界報警系統（入侵探測、顯示裝置、監控中心、控制、記錄、顯示裝置）視頻安防系統（攝像機、監控中心）出入口控制系統（對講機、門禁控制）室內報警系統（入侵探測器、緊急報警裝置）實體防護裝置等設定情況。

2、物業項目信息：

1）性質：居住（高層、多層、獨幢別墅、聯排別墅）、非居住（商業辦公、公共事業）

2）房屋具體參數描述：幢數、層數、樓梯、戶數、電梯數

3）房屋所有權信息：所有人姓名、地址、電話、身份證信息等

4）房屋維修資金信息等

3、物業項目其他信息

二、物業誠信檔案資料庫

套用對象：本系統的所有使用人員、外部查詢人員

主要功能：記錄物業企業誠信數據、考核培訓數據，主要包括：

1）物業企業誠信數據：投訴數據、信訪數據、日常服務情況、獎懲業績等

2）培訓考核數據：物業項目經理在日常工作中的記分及參與的培訓，考核結果、考核時間等

三、物業服務企業資料庫

套用對象：物業服務企業管理人員、外部查詢人員

主要功能：物業服務企業資料庫主要用以描述蘇州市物業服務企業的基本信息、經營信息。包括以下幾部分：

1）基本信息：公司名稱、地址、資質等級、資質有效期、物業契約期限、管轄的物業項目名稱、地址等

2）物業服務企業物業項目經理人信息：經理人姓名、電話、資質、職業信用等

3）物業項目專業管理人員信息：24小時維修服務人員姓名、聯繫電話、持證上崗人員姓名、聯繫電話等

4）物業服務企業屬下專業公司信息：建築維修公司、電梯維修公司、保全、保潔、保綠等專業公司的名稱、資質等級、技術人員編號、姓名、聯繫電話、人員特殊上崗證等

5）主要人員管理

對物業企業的各類從業人員的情況進行管理，並自動檢測人員重複掛職等異常狀況。包括法定代表人、企業負責人、物業管理專業人員、管理和技術人員等各類人員的基本信息、聯繫方式、各類相關證書、技術等級/職稱等信息。

6）物業服務企業其他信息。

四、業主委員會資料庫

套用對象：業主委員會管理人員、外部查詢人員

主要功能：業主委員會資料庫，主要是描述業主委員會的基礎信息包括：

1、業主委員會名稱、辦公地點、主要人員設定、24小時聯繫電話

2、主管人員信息：姓名、職位、聯繫電話、主管業務

3、發包物業維修服務信息：保全、保潔、保綠、物業服務企業、專業維修公司名稱、資質、負責人、聯繫電話等信息

4、業主委員會其他信息。

主要功能需求

1、物業服務督察管理

由管理部門定義全市統一的物業服務標準，並進行條目化記分，用於指導物業企業的日常工作，並依次為依據，對物業企業進行專項檢查和整改整治。

1）物業服務指標體系

指標體系提供給市局、區局、物業公司、街道社區對物業管理評價指標體系的管理，包括制訂指標分類、制訂指標、制訂指標屬性。本業務允許市局/區局/物業公司/街道或社區等各類角色操作，各角色制訂的指標彼此不能互相修改。

由管理部門定義各項物業服務評價記分標準

針對每項指標，細化其工作標準，包括：檢查頻率（日查、周查、月查、定期查等）、檢查結果評分（優良中差記分標準）、檢查報送時間、指標使用範圍（商品房、公房、定銷房等）：

1）物業項目經理日常檢查

由物業公司或物業項目經理，登錄系統，在管理部門制定的指標體系上，系統自動為其分配每天的工作內容，並把工作結果錄入系統。

a) 工作日曆：

b) 錄入日常服務情況：

2） 管理部門專項檢查

管理部門可根據不同時期的管理要求，藉助指標體系，建立不同的專項檢查工作流程，如防火安全檢查。並通過系統把專項檢查布置給各相關物業企業，由物業企業根據質量要求、時間要求填報結果，提交管理部門審查。（設定專項檢查內容的許可權為市、區（市）住建局）

a) 管理建立專項檢查任務：

b) 物業小區整改情況採集：

3） 整改管理

管理部門根據檢查結果，列印整改通知單，並通過系統全程跟蹤記錄整改過程。

4）契約管理

本功能完成對物業服務契約的備案審核、臨時管理規約的備案審核等功能。（物業公司契約掃描、填寫相關信息網上備案——區局核對契約原件、完成備案、列印備案表。要求系統對契約備案的主要信息、數據與系統資料庫比對，資料庫無此數據的，此數據可自動存入資料庫；此數據與資料庫不一致的，由區局核實後進行更正。）

2、物業誠信管理

本模組完成對物業企業的考核記分，根據綜合評定結果對各物業企業進行排名，並向社會公布。

本模組完成對項目經理的日常工作考核，為企業和業主委員會選聘物業管理人才提供依據，同時通過考核淘汰不合格的項目經理。

物業企業誠信檔案數據包括三類數據：物業服務情況、日常服務行為信息、企業經營性信息。

1）物業項目自查情況：

（1）物業企業及物業項目經理日常工作自查情況

u 未及時錄入自查工作結果的信息數據

u 物業企業及物業項目經理檢查整改信息

u 同時比對歷次自查結果記錄，對於某項整改要求在多次自查中都無法發現問題的情況，予以加權記分

（2）物業企業及物業項目經理的逾期整改信息

2）日常服務行為信息：

（1）物業項目投訴信息

（2）物業項目報修信息、逾期處理信息

（3）物業項目有效信訪信息

（4）物業項目的媒體輿情信息

（5）來自維修資金系統的信息：

a違規使用維修資金的信息（可通過審計結果進行分析）

b對一個使用工程進行分析，規避審價的信息

c不能及時進行賬目公布、維修工程公示的信息

d對收益資金操作不合規的信息

（6）物業企業對企業基本信息準確性更新的及時性

（7）物業項目經理其管理的物業小區中各項基本信息準確性更新的及時性

3）企業經營性信息：

（1）物業或其管轄物業項目獲得的有效榮譽（如國家級、市級、區級評比）

（2）物業或其管轄物業項目獲得的管理部門或管理部門認定的表揚數量

4）誠信評估處理流程：

（1）誠信數據匯總

本功能提供與管理部門各業務的統一接口，如信訪管理系統等，對已有數據進行匯總採集，作為物業誠信記分的數據依據。

（2）業績信息採集

完成對物業企業各種工作業績進行分類及信息錄入，包括投訴信息、各類獲獎信息、行政處罰信息等，作為物業誠信記分的數據依據

（3）誠信預記分

本功能完成對各種收集的數據類別定義記分標準，並且由各級管理部門對物業企業的誠信數據進行預扣分，並把記分結果傳送相關物業企業。

系統在記分時，根據物業企業管理的面積、物業項目類型、物業企業資質等多種信息設定不同權重，通過數據模型計算，進行綜合評分。

（4）誠信申訴及核正

物業企業如果對記分結果產生異議，通過本功能發起申訴，並且提交相關的證明材料，管理部門進行審核確認後，形成最終的記分結果。

3、培訓考核管理：

由管理部門根據不同情況，對各種類型的物業企業或物業項目經理定義扣分上限，一旦物業企業或物業項目經理超過標準，則需要重新考核上崗，系統記錄培訓情況、考核結果等各種信息，作為日後的管理依據。

4、物業項目設備查勘管理

系統對小區中各種公共設施設備進行統一定義，由物業企業錄入其各種屬性信息，定期報送各設施設備的狀況，並通過多種維度生成統計報表，方便管理部門進行決策。

1）物業項目設施設備定義

由市主管部門統一定義各種設施設備的範圍、屬性、構成等信息，由物業企業根據管理部門要求，以物業項目為單位，報送設施設備的信息。

2）數據統計分析

系統根據管理部門的要求，以不同口徑進行數據統計分析，例如：

l 共用部位檢查項目完損情況

l 設施設備檢查情況表

l 全市完損情況統計—屋面

5、物業項目基礎數據管理

物業項目基礎信息管理是針對物業企業、物業項目信息的管理，參與的角色有：市局、區局、物業企業、物業項目管理處、業委會、業主等。

業主、業委會等人員在查看入口網站提供的物業項目相關信息，可顯示的相關信息有：物業項目代碼、物業項目名稱、物業項目地址、物業管理區域、物業項目性質、建築面積、總戶數、總自然幢數、地上車位數、地下車位數、水箱個數、蓄水池個數；物業用房總面積，其中辦公用房﹑商業用房面積、坐落等；歸屬區縣、歸屬環線、歸屬板塊、歸屬街道、歸屬房管（建管）所、歸屬居委、小區管理處名稱、管理處地址、物業項目經理、物業項目經理手機、物業項目經理座機、物業項目經理上崗證編號、郵編、Email地址、日間報修電話、夜間報修電話等。

6、物業企業資質管理

1）本地企業申報

完成本地物業企業的申報、受理、審批的業務管理，包括企業基本情況、業績情況、註冊資本構成、證照資料、部門設定等情況的管理和審查。

2）資質變更

當物業服務企業的名稱、住所、法定代表人等事項發生變更時進行的業務申報和資料信息審批。

3）異地企業備案

對於外地物業服務企業在蘇州從事物業管理業務，通過本功能向管理機構進行資質備案。該業務的操作類似於資質申報操作。

4）資質審查

由管理部門通過本功能篩選物業企業，並且建立資質審查的工作流程，定期對企業各項資質情況進行審查備案。流程：企業申報（書面材料掃描上傳、網上申報）——區（市）初審——行政中心受理——物業處審核——局領導審批——列印證書——返回行政中心發證

7、物業招投標管理

本系統包括“建設單位（房地產開發企業）”和“業主大會（業委會）”兩類機構發起的物業招投標的全業務處理過程。

1）招標受理

由招標申請人提交招標相關要素資料，管理部門查詢招標申請信息，進行審核、備案，安排會場並錄入進度要求，發布招標公告。

2）投標受理

管理部門通過系統設定投標初始條件，包括資質等級、註冊資金、地理位置、員工人數等條件，投標人按照系統要求提交投標申請資料，系統進行自動比對篩選。

完成現場踏勘、答疑後，進行答疑紀要錄入，並發布到公共媒體，進行信息公開。

3）投標單位資格預審

本功能用於控制投標規模，當投標人為0時設定為流標，達到協定選聘的要求時，轉入協定選聘物業處理，超過一定數量時，可對投標人進行資料預審，選定符合要求數量的投標人。

4）招標受理

由招標申請人提交招標相關要素資料，管理部門查詢招標申請信息，進行審核、備案，安排會場並錄入進度要求，發布招標公告。

5）評標管理

本功能完成專家自動抽取、標書錄入、標書受理編號能業務處理。

6）中標管理

本功能完成中標公告錄入、現場答辯記錄、招標公告信息發布、中標備案，並提供投標保證金退款。最終，通過契約信息錄入在系統中完成契約建檔，並自動答辯記錄比對，檢測違規條款。

7）協定選聘物業

完成協定選聘備案審批、契約信息錄入等處理。

8）保證金管理

對於投標人繳納的保證金，通過本功能，對繳納與退還進行實時記錄，系統為招標人建立保證金虛賬戶，並在保證金賬戶下開立投標人子賬戶，對投標人繳納的保證金分開記賬，保證金虛賬戶獨立於實際的銀行賬戶，使保證金的賬目清晰，以求更有效的監管整個物業招投標過程。

8、業主大會管理

實現業主大會成立申請及審批管理，業主大會換屆及信息變更的申請和審批管理，以及業委會從業人員的信息管理，包括業委會人員的各項信息：姓名、年齡、政治面貌、聯繫方式等。

並且提供標準化的數據接口，實現各項信息與維修資金業務系統進行聯動處理，方便物業企業、業委會、各管理部門的日常工作。

本模組主要向各小區業主委員會開放，要求各業主委員會，及時登錄系統記錄日常業務處理過程，外包的各專業單位服務情況的匯總資料等。其主要內容包括：

1）業主委員會日常工作情況記錄

2）小區保全、保潔、保綠等工作記錄

3）小區物業設施設備保養、維護情況記錄

4）外包專業公司任務派發、執行、督辦、回訪記錄

5）業主委員會其他業務記錄

9、數據綜合查詢及報表

數據綜合查詢及報表是提供給各管理部門、各級領導使用的數據中心，所需要的數據以及預警的措施，就像汽車/飛機的儀錶盤，隨時顯示我們關鍵業務的數據指標以及執行情況。

數據綜合查詢及報表是一個為各級管理層提供的“一站式”決策支持的管理信息中心繫統。通過各種常見的圖表（速度表、音量柱、預警雷達、雷達球）形象標示運行的關鍵指標（KPI）, 直觀的監測運營情況，並可以對異常關鍵指標預警和挖掘分析。

包括全市所有項目的基本信息查詢及多維度數據統計分析、各物業小區經理日常工作情況統計查詢、各種房屋類型在不同業務條線中的數據統計分析、維修和投訴業務在辦情況統計、分析維修事故多發小區/多發類型/多發季節等等。

10、簡訊服務平台

物業管理系統是一個面向多種社會服務機構及廣大業主服務的平台，在相關業務的處理過程中，很多情況需要把信息及時通知給相關業務人員或業主。另一方面，各業務人員及業主在不能上網的情況下也需要及時參與表達意見及個人決定。利用手機簡訊功能可以非常方便的實現很多業務功能。

簡訊服務平台是物業管理系統中的一個服務支持系統，通過與各類業務功能、OA系統的有效銜接，為管理部門、廣大業主提供及時、高效、個性化、多樣化的訊息服務。

簡訊服務平台通過GSM MODEM池實時傳送和接收，為各種系統建立了一個快速的簡訊傳送通道。簡訊服務系統提供完善的短訊息管理功能，可對數據流量、日誌及存儲等工作進行高效處理。簡訊服務平台由七個部分組成：簡訊服務管理、簡訊分發、簡訊收集、簡訊傳送、簡訊接收、簡訊訂閱管理、簡訊日誌管理。

訊息訂閱：

由管理部門設定業務分類、每種類別下可傳送的訊息描述、傳送時機的要求，管理各級用戶、業主選擇自己關心的分類及內容，系統自動到各個業務系統抓取信息，或由管理部門設定訊息內容，系統自動根據訊息的傳送時機，傳送到用戶的手機上。

1）重要事件通知

實現對多個用戶、或者多個用戶組，傳送事件通知，並可以設定為立即傳送或定時傳送：

2）簡訊實時互動

通過簡訊與用戶進行實時互動。

通過簡訊服務平台，建立互動主題，並傳送給用戶，用戶根據簡訊內容設定的選項（例如：回復1－同意，回復2－不同意，回復3－了解更多），回復自己的選擇，與系統進行信息互動。

簡訊服務平台把用戶回復的信息，反饋到各業務系統或統一的信息反饋匯總界面，供各級管理部門進行統計查詢。

11、物業專欄：

建立一個集信息發布、業務指導、公眾意見反饋、網上業務辦理為一體的物業專欄。樹立政府形象，改善服務，提高服務質量。

通過物業專欄，及時了解業主的意見，掌握業主的需求，進一步加強信息化管理，確保物業管理系統暢通，更好地為業主服務。

後續實現：為每個小區建立一個網上社區，共業主進行信息交流，完成小區內一般事務的網上表決，對物業企業日常工作進行評價打分，並為物業企業提供一個網上交流視窗。

12、系統對接：

與房地產登記、維修資金管理和數字建設信息、住建局數字建設信息系統(GIS)等系統進行對接，在地圖上標註物業相關信息。

軟體開發公司負責新老系統數據遷移。

軟體開發公司負責原始數據的採集，包括缺失數據的補充。

項目歷程

2012-10-29 發布項目招標公告、採購檔案下載

2012-12-11 發布中標公告

2014-03-01 系統啟用