一次成功的制度審核，從制度策劃到實施，再到效果，通過與受審核方的溝通和探討，達成共識。在幫助受審核方完善制度的同時，也幫助其理清了職責，最佳化了流程，這是確保體系與業務融合的有效途徑，也是審核增值的有效方法。對於審核員和企業雙方來講，都會是一種享受。
基本介紹
- 中文名：有效性審核
- 作用：完善制度
曾幾何時，所謂“符合性”審核，我哂之為“小學生做作業”。檔案咋寫就咋審，只要是不傻不乜，這樣的審核撥拉個腦袋就會。如果企業檔案寫錯了，審核員卻還要依著檔案去審核，就會誤導企業將錯就錯。這不但不會為企業提供什麼增值服務，反而導致企業在錯誤的路上越走越遠，降低管理效率和工作質量，加大管理成本。
從今年啟動的幾個項目來看，在接受我們“以標準化為基礎構築體系”的諮詢思想和技術路線之後，企業開始越來越關注具體制度的合規性和有效性。中石化某企業提出流程最佳化的要求，中石油某企業提出制度體系完善的要求，隨後又有客戶提出以制度審核為重點的體系審核等等。由此，我們的諮詢、審核業務要向精細化方向推進，要以具體制度為切入，開展諮詢和審核工作。
制度審核包括制度質量和制度落實兩個方面的審核。
一、制度質量審核
制度質量包括合規性、有效性。合規性審核是評價制度是否滿足國家、行業相關法律法規及上級要求；有效性審核最低要評價制度是否可操作，而更高的要求是評價流程是否最佳化。主要涉及以下幾項內容：
1. “目的”是否明確
制度管理業務活動，制度中的“目的”是指該制度所轄業務活動要達到的目標，也就是ISO9001所說的“過程目標”。這個“目的”是制度管理的定位，應該表述清晰、準確。不能把它當作“套話”一帶而過。實際上企業對“目的”描述往往比較虛，如“為了進一步提高……”“為了加強……”，起不到制度“定位”的作用，也使得制度質量判定缺乏主要依據。不管制度“目的”表述是否清晰，審核員心裡要清楚“這個制度的落實到底要達到什麼目的”？如《設備管理制度》的“目的”應該是“為確保設備配置適宜，並穩定運行，……特制訂本規定”，在接下來的制度審核中就要評價，一是制度本身能否保證實現目標？二是制度落實是否實現預期效果。
2. 制度是否合規
“依據……，特制定本規定”，制度中的這句話表明了制度的合規性。一是要核查所依據的法律法規、上級要求是否為現行有效？二是追查法律法規、上級要求在制度中是否得到落實？制度合規是企業生產經營合規的基礎，制度不合規是最大的風險。
3. 職責劃分是否清晰
職責劃分包括橫向和縱向。橫向是指主管部門、相關部門職責是否明確？縱向是指機關與所屬二級單位，甚至基層單位管理界面是否清晰？各部門職責由人事主管部門牽頭組織編制，但往往由於沒有及時修訂，可能會與實際不符。審核員應與各部門負責人結合實際管理業務，對照部門職責進行梳理，提出職責修訂意見。
4. 流程是否順暢
這是制度的核心內容，也是審核的關鍵環節。審核員要會熟練繪製流程圖，掌握WBS分析法，明確流程起點和終點，快速判定是否存在“斷頭流程”或重複交叉流程。這裡要求審核員要具有一定的管理思想和經驗。理順流程是基礎，流程最佳化是增值。通過審核能夠幫助企業簡化和最佳化流程，降低管理成本，提高管理效率、效果，這是“有效性”審核的終極目標和落腳點。
5. 附屬檔案是否適宜
這部分內容往往被審核員所忽略。而恰恰是這些附屬檔案，由於設計不適宜而導致制度執行人員重複、形式化地填寫記錄表單。要關註記錄表單是否可以取消、借用或者合併？在滿足有效性和效率前提下，記錄表單是否實現減量化和簡單化。
二、制度實施及效果
ISO9000:2015關於“有效性”的定義是：完成策劃的活動並得到策劃結果的程度。制度的有效性一是要查證各級管理部門、基層單位是否按制度規定執行，二是要評價制度貫徹落實是否取得預期效果。
1. 制度實施
不同於傳統的“按部門審核”方式，制度實施審核首先要對制度進行拆解。按職責劃分，分別編制主管部門、相關部門、基層單位檢查表，並做好具體抽樣計畫。需要注意的是，一定要按統一的抽樣計畫分別在主管部門、相關部門、基層單位進行查證，這樣才能夠發現部門與部門之間、部門與基層單位之間是否存“流程壁壘”，接口環節是否順暢。“流程壁壘”、接口往往是企業管理的薄弱環節。分別對主管部門、相關部門、基層單位取證後，再按制度流程將這些分散的證據進行“編輯”，對照制度規定評價企業制度執行力。這就像拍電影一樣，電影劇本按故事發展情節編寫，但不一定按劇本故事發展順序去拍攝，這要看演員的檔期、拍攝時的季節、地點。往往會在一個拍攝地點把與此有關的鏡頭都拍攝完，或者把與某個大腕有關的鏡頭都拍攝完，然後在後期製作時再按劇本進行剪輯。
2. 制度效果
最近參加某園區的一個“標準化有效性評價標準”的評審會，大有裨益。以往我們往往側重於制度編寫完成後，通過制度評審來確保制度質量，而忽視了制度的有效性評價。制度的有效性最終應該落實在是否實現預期的效果。因此審核不能止步於“制度實施”，這往往是我們習慣性審核思路和方式。要在“制度實施”審核後再進一步，評價制度實施效果，也就是制度的有效性，即評價這個制度的貫徹落實是否能夠確保實現“目的”。
需要提醒審核員注意的是，“管得好”一定首先是策劃得好，然後是實施得好，最後是效果好。不能簡單地被現場“做得好”所蒙蔽，以“做得好”作為“管得好”的證據。現場“做得好”可能是緣於某個部門、單位負責人或員工個人職業素質較高所致，並不能夠證明企業這項業務管理得好。但是現場是否做得好，可以反證制度是否策劃得好、實施得好。
制度審核是一門技術，剛開始需要做一些“小和尚念經”的工作，按部就班畫流程圖，進行WBS分析。經過一段時間或幾個項目的鍛鍊，就會融會貫通，熟練於心。
回顧一下ISO9000：2015標準中“循證決策”質量管理原則，“決策是一個複雜的過程，並且總是包含著某些不確定性。它經常涉及多種類型和來源的輸入及其理解，而這些理解可能是主觀的。重要的是理解因果關係和潛在的非預期後果。對事實、證據和數據的分析可導致決策更加客觀、可信。”制度審核又何嘗不是一個“決策”過程？審核員不斷地識別制度中的“不確定性”，不斷地質疑，然後去查證、分析、釋疑，最終把我們所主觀理解的制度中存在的一個個“不確定性”，通過現場審核把它變成客觀的、“確定”的，由此得出審核發現，要么“符合”，要么“不符合”。
一次成功的制度審核，從制度策劃到實施，再到效果，通過與受審核方的溝通和探討，達成共識。在幫助受審核方完善制度的同時，也幫助其理清了職責，最佳化了流程，這是確保體系與業務融合的有效途徑，也是審核增值的有效方法。對於審核員和企業雙方來講，都會是一種享受。
