四川省國家行政機關公文處理實施細則（試行）

《四川省國家行政機關公文處理實施細則（試行）》在1993.03.27由四川省人民政府辦公廳頒布。

基本介紹

• 中文名：四川省國家行政機關公文處理實施細則（試行）
• 頒布單位：四川省人民政府辦公廳
• 頒布時間：1993.03.27
• 實施時間：1993.03.27

第一章　總則

第一條　為做好我省各級國家行政機關的公文處理工作，使之制度化、規範化，根據《國家行政機關公文處理辦法》，結合我省實際，制定本細則。

第二條　國家行政機關的公文 （包括電報，下同），是傳達貫徹黨和國家的方針、政策，發布行政規章和行政措施，請示和答覆問題，指導和商洽工作，報告情況，交流經驗的重要工具。全省各級國家行政機關應該重視公文自理工作，克服官僚主義、形式主義和文牘主義，提高公文處理的效率和質量，為經濟建設和社會發展服務。

第三條　本細則適用於全省各級人民政府及其部門和所屬單位的公文處理工作。

第四條　全省行政機關的文書處理工作，必須做到準確、及時、安全。公文由各級國家行政機關辦公廳 （室）的文書處理部門或文書工作人員統一收發、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀。嚴格執行《中華人民共和國保守國家秘密法》和其他保密規定，確保國家秘密。

第五條　上級國家行政機關的文書處理部門，對下級國家行政機關的文書處理工作負有業務指導責任。

第二章　公文主要種類

第六條　我省國家行政機關的公文種類主要有：

（一）命令 （令）　省和成都、重慶市人民政府發布行政規章，縣級以上人民政府採取重大強制性行政措施，任免、獎懲有關人員，撤銷下級機關不適當的決定等，用“命令 （令）”。

（二）決定、決議　對重要事項或重大行動做出安排，用“決定”。　經會議討論通過並要求貫徹執行的重要事項，用“決議”。

（三）指示　對下級機關布置工作，闡明工作活動的原則，用“指示”。

（四）公告、布告、通告　宣布重要事項，用“公告”。　公布應當普遍遵守或周知的事項，用“布告”。在一定範圍內公布應當遵守或周知的事項，用“通告”。

（五）通知　發布行政措施，轉發上級機關、同級機關和不相隸屬機關的公文，批轉下級機關的公文，要求下級機關辦理和需要周知或共同執行的事項，用“通知”。

（六）通報　表彰先進，批評錯誤，傳達重要指示精神或情況，用“通報”。

（七）報告　向上級機關匯報工作、反映情況、提出建議、答覆上級機關的詢問，用“報告”。

（八）請示　向上級機關請求指示、批准，用“請示”。

（九）批覆　答覆下級機關請示事項，用“批覆”。

（十）函　平行機關、不個隸屬機關之間商洽工作，詢問和答覆問題，向有關主管部門請求批准事項，用“函”。

（十一）會議紀要　記載、傳達會議情況和議定事項，要求與會單位共同遵守、執行，用“會議紀要”。

第三章　公文格式

第七條　公文一般由文頭、正文、文尾三部分組成。

第八條　國家行政機關正式公文的文頭一般由檔案名稱稱、發文字號、簽發人、緊急程式、秘密等級、份號等組成。占檔案首頁的三分之一到五分之二，用橫線與正文分開。

（一）檔案名稱稱由發文機關名稱加上“檔案”二字組成 （函只署發文機關名稱），置於首頁的頂端、發文字號之上，用莊重、醒目的字型套紅印刷。兩個以上機關聯合行文，主辦機關排列在前，也可只用主辦機關的名稱。

（二）發文字號由發文機關代字、標於括弧內的年號、順序號組成，位於檔案名稱稱之下、橫隔線之上正中，函的發文字號標註在標題的右上方。兩個以上機關聯合行文，只標明主辦機關的發文字號。

（三）上報的檔案，在發文字號的同一行右端標明簽發人姓名。

（四）檔案份號、秘密等級、緊急程式，應視檔案內容需要從上至下依次標註在檔案名稱稱的左上角。秘密等級分為“秘密”、“機密”、“絕密”三種，緊急程度分為“急件”、“特急件”。機密、絕密檔案標註份號。

（五）政府令的文頭由套戲印刷的“×××政府令”和編號組成。政府令文的編號為“第×號”，標註在文頭之下、正文之上的正中位置。

第九條　公文的正文部分一般包括標題、主送機關、正文、附屬檔案、落款、附註等。

（一）公文標題應當準確、簡要地概括公文的主要內容，一般由發文機關名稱、內容提要和文種名稱組成，位於主送機關之上、橫隔線之下居中位置。不能以引用檔案字號代替內容提要。公文標題中一般不加標點。

（二）除“公告”、“布告”、“通告”以外，正式公文一般都要標明主送機關。主送機關一般在標題之下、正文之上左端頂格位置書寫。“決定”、“決議”、“命令（令）”、“會議紀要”等文種，主送機關可置於文尾主題詞之下，抄送欄內抄送機關的上方，標為“主送：……”或“分送：……”。向上級機關的請示，只寫一個主送機關，如需同時送其他機關，用抄送形式。

（三）正文部分是對公文內容的表述。　需要使用序數符號標明層次時，一般排列順序是：第一層用“一”，第二層用“ （一）”，第三層用“1”，第四層用“ （1）”。行政規章視需要按章、節、條、款、項、目標明層次。

（四）公文如有附屬檔案，附屬檔案名稱注在正文之後，檔案落款之前，如有兩個以上附屬檔案應註明附屬檔案的順序。附屬檔案與主件訂在一起傳送，如不能訂在一起，應在附屬檔案首頁左上角註明主件的發文字號和附屬檔案的順序號。

（五）檔案落款是指正文之後、附屬檔案之下所署發文機關名稱、印章和成文時間。成文時間以領導人簽發的日期為準。幾個機關聯合發文，以最後一個機關簽發的日期為準。經會議批准的檔案，以通過的日期為準。

（六）加蓋發文機關印章的檔案，可不另署發文機關名稱。印章蓋在成文日期處，上不壓正文，下要騎年蓋月。會議通過的“決議”、“決定”，其通過的日期注於標題之下，印章可蓋在正文末尾中間偏右空間處。

（七）公文如需註明發至範圍、可否登報等，應加括弧注在落款的左下側、主題詞之上位置。

第十條　文尾部分包括主題詞、抄送欄、印發機關與印發日期欄、共印份數等項。政府令、函、會議紀要等可以不標明印發機關與印發日期。

（一）主題詞標於文尾部分抄送欄之上。上報的檔案從上級機關制發的主題詞表中行選詞標註，其他檔案可從本機關制定的主題詞表中選詞標註。標註主題詞一般不超過五個單一詞組。

（二）抄送欄位於主題詞之下、印發機關與印發日期欄之上。抄送範圍如涉及各方面機關，一般按黨委、人大、政協、法院、檢察院、軍隊、政府部門的順序排列。抄送機關的名稱用全稱或規範化簡稱。

（三）印發機關與印發日期欄放在抄送欄之下，左端標註公文印發機關名稱，右端標註印發日期。翻印檔案，此欄標註翻印機關名稱和翻印日期。

（四）檔案印製份數標註在印發機關與印發日期欄之下右側，標註為“ （共印×）份”。

主題詞、抄送欄、印發機關與印發日期欄、共印份數之間分別加橫線分開。

第十一條　公文從左至右橫寫橫排。少數民族文字按其習慣書寫、排版。公文紙一般用十六開型 （長二百六十毫米，寬一百八十五毫米），左側裝訂。“布告”、“公告”、“通告”用紙大小，視實際需要確定。

第四章　行文規則

第十二條　全省各級國家行政機關的行文關係，根據各自的隸屬關係和職權範圍確定。

第十三條　各級政府、政府各部門報送上一級、本級政府的請示，可由上一級、本級政府批覆，也可根據上一級、本級政府的授權由其辦公廳 （室）或主管部門答覆。政府各部門報請本級政府批轉各地、各部門執行的報告，由本級政府批轉，也可根據本級政府授權由其辦公廳 （室）轉發或冠以“經××政府同意”以部門名義下達。

第十四條　凡屬政府各部門職權範圍內的事項，需要行文的，一律以部門名義直接行文。下級政府需要解決的問題，屬上一級政府職能部門許可權範圍內的，直接向上一級政府職能部門行文。各地區之間、同級政府各職能部門之間需要商洽解決的問題，可以互相行文。政府各部門可以向上一級或下一級政府有關業務部門行文，也可根據本級政府的授權向下一級人民政府直接行文。

各級國家行政機關收到上述公文後，應認真負責地辦理，在收到檔案之日起十五日內辦結，並向報文機關作出明確答覆，因情況特殊，十五日內難於辦結的，亦應向報文機關說明情況，不得推諉或壓誤。

第十五條　同級政府之間、同級政府的部門之間、各級政府與上一級政府有關部門之間可以聯合行文。聯合行文由主辦機關與協辦機關共同簽發，由主辦機關編號印發。

第十六條　地方各級國家行政機關公文中涉及其他機關、部門職權範圍的問題，未經協商一致或未經上級機關批准、裁決的，不得各自向下行文。

第十七條　向上級機關的請示要一文一事。不得在報告中夾帶請示事項。

第十八條　地方各級國家行政機關不得越級請示。因特殊情況，必須越級請示的，應抄送越過的直接上級機關。

第十九條　請示一律送交報送機關的辦公廳 （室）統一辦理，不得直接送領導人，也不得抄送下級機關。

第二十條　受雙重領導的機關上報公文，根據公文內容寫明主送機關和抄送機關，由主送機關負責辦理、答覆。上級機關向受雙重領導的下級機關行文。同時抄送該下級機關的另一上級機關。

第二十一條　國家行政機關的公文，不得向黨委作指示、交任務，如內容涉及黨的工作，與同級黨委聯合行文。

第二十二條　對上級行政機關的來文，如無具體貫徹意見，可原文翻印下發，不另重複行文。

已在各類會議上印發的領導人的講話、會議紀要，不再另行發文。經批准在報刊發表的檔案，視為正式檔案依照執行。如不另行文，在報刊發表時註明。

第五章　公文辦理

二十三條　公文辦理一般包括登記、分辦、擬辦、批辦、承辦、催辦、擬稿、核稿、簽發、印製、用印、傳遞、歸檔和銷毀等程式。

第二十四條　凡需辦理的公文，由文書處理部門根據檔案內容和緊急程式，及時提出注批、注辦意見，呈送機關領導人批辦或交有關職能部門辦理。緊急公文應按要求時限辦理完畢；一般公文應在文到之日起三日內交到承辦部門或送至有關領導人。

除特殊情況外，領導同志不受理和審批未經文書處理部門登記、注批的公文。

二十五條　各級政府交有關部門或下級政府辦理的公文，主辦機關應及時辦理。涉及其他部門或地區的問題，主辦機關應主動與有關地區和部門協商、會簽，若有關方面意見不一致的，要如實向交辦機關反映。

由幾個單位共同辦理的公文，主辦單位要主動與協辦單位研究辦理。需要交辦機關審批的問題，主辦單位應在時限內綜合辦理情況並提出處理意見，報交辦機關審批。

第二十六條　下級機關向上級主管部門請求批准事項、商洽工作的公文，主管部門要及時辦理、答覆，涉及幾個部門的事項，應主動與有關部門協商辦理。

第二十七條　各級國家行政機關文書處理部門必須建立健全催辦制度。凡屬請示性的公文，無論是交職能部門辦理的還是呈送領導人批辦的，都應及時催辦。緊急的跟蹤催辦，限時辦復；一般五到七天催辦一次，十五日內辦結和答覆。

承辦單位直接答覆報文機關的公文，應抄送交辦機關的文書處理部門。以電話或其他方式答覆的，亦應告知交辦機關的文書處理部門。

第二十八條　各級國家行政機關的發文稿，由機關文書處理部門統一負責核稿、送簽。政府職能部門需以政府或政府辦公廳 （室）名義發文，應代擬文稿，並在代擬稿前面以本部門名義對擬稿、會簽等有關情況作文字說明，列印、加蓋本部門印章，再送政府辦公廳 （室）文書處理部門按規定程式辦理。

第二十九條　草擬文稿要注意以下事項：

（一）符合法律、法規、規章和政策。如變更現行政策規定或提出新的政策規定，應與有關部門協商並就其必要性、可行性作出文字說明。

（二）情況確實，觀點明確，條理清楚，層次分明，文字精煉，書定工整，標點準確。涉及秘密事項的檔案應準確標定密級。

（三）人名、地名、數字、引文應準確無誤。時間應寫具體年月日。

（四）發文字號、統計表、計畫表、序號、百分比、專用術語和其他必須用阿拉伯數字的外，其他數字用漢字數字書寫。除有特殊規定外，漢字數字與阿拉伯數字不得混用。計量單位一律用法定計量單位。

（五）引用公文先引標題，後引發文字號。

（六）用詞用字要準確、規範。不得使用異體字和不規範簡化字。凡有規範簡化字的不得使用繁體字。使用簡稱應先使用全稱，同時註明簡稱。

第三十條　各級國家行政機關的文書處理部門審核發文稿，應當審核是否需要行文，應由何種機關行文，是否符合本細則第二十九條的規定，以及會簽情況、送審程式、行文格式、文字表述等是否符合規範及擬定密級是否準確，並提出審核意見或寫明審核情況再呈領導人審簽。

第三十一條　政府、政府辦公廳 （室）檔案的文稿，經政府辦公廳 （室）文書處理部門按本細則第三十條的要求核稿後，再按以下原則呈送政府領導人簽發。

（一）政府檔案 （包括函）：　屬於綜合性、全局性工作的檔案，由正職或主持日常工作的副職領導人簽發；屬於涉及兩位或兩位以上副職領導人工作的檔案，應經有關副職領導人審查，由主管副職領導人或主持日常工作的副職領導人簽發；經政府常務會議或辦公會議研究決定事項的檔案，可由主持政府日常工作的副職領導人或秘書長 （辦公室主任）簽發。

（二）辦公廳 （室）檔案 （包括函）：　屬於政府授權以辦公廳 （室）名義對下級政府、政府部門安排布置工作、轉發本級政府職能部門公文的檔案，由政府分管副職領導人或秘書長 （辦公室主作）簽發；屬於辦公廳 （室）職權範圍內的檔案，由分管秘書長或辦公廳 （室）主任簽發。

政府各部門及其所屬單位的檔案比照上述原則簽發。

第三十二條　各級國家行政機關領導人審批、簽發公文，應明確簽署自己的意見、姓名和時間。

第三十三條　草擬、修改和審簽公文，須按檔案管理的要求，使用蘭黑墨水鋼筆、毛筆或專用簽字筆，不得使用鉛筆、原子筆。公文稿紙要符合本細則第十一條的規定，不能用便箋或任意大小的紙條處理、批發公文。不要在文稿裝訂線左側簽批或修改公文。

第三十四條　下級機關上報的公文，如不符合本細則第十四條的有關要求和第十六條、第十七條、第十八條、第十九的規定，上級機關的文書處理部門原則上不予受理，可退回原呈報單位。

第三十五條　政府部門代本級政府或政府辦公廳 （室）草擬的文稿，如不符合本細則第二十八條和第二十九條的規定，政府辦公廳 （室）的文書處理部門可提出處理意見，由代擬文稿單位修改、補辦手續或重新擬稿。

第三十六條　上級機關下發的公文，除絕密或註明不準翻印的以外，下一級機關經分管文書處理工作的秘書長或辦公廳 （室）主作批准，可以翻印、複印。翻印、複印上級機關的公文，應註明翻印、複印機關、時間和份數。

第三十七條　傳遞、管理秘密公文，必須採取相應的保密措施，確保全全。

第六章　公文產卷、歸檔和銷毀

第三十八條　公文辦結後，根據《中華人民共和國檔案法》及有關規定，及時將公文定稿、正本和有關材料整理立卷。電報隨同檔案一起立卷。

第三十九條　公文立卷以本機關形成的公文為重點，根據公文形成的特徵、相互聯繫和保存價值進行分類、整理、立卷，應完整地反映本機關的主要工作情況，便於保管、查找和利用。

第四十條　整理完備的案卷，應按有關規定，定期向檔案部門移交，個人不得保存應歸檔公文、文稿等材料。

第四十一條　沒有存檔價值的公文和其他材料，經過鑑別和文書處理部門領導人批准，可定期銷毀。銷毀秘密公文，要進行登記，有專人監督，保證不丟失，不泄密、不漏銷。

第七章　附則

第四十二條　本細則自發布之日起施行。過去省政府、省政府辦公廳下發的有關公文處理的規定，凡與本細則不一致的，以本細則為準。

第四十三條　本細則由各級政府辦公廳 （室）組織施行。全省各級行政機關的負責人要帶頭執行本細則。對執行本細則成績顯著的工作人員，由政府或其辦公廳（室）給予表彰、獎勵。

第四十四條　本細則施行中的具體問題由四川省人民政府辦公廳負責解釋。