信息化工程組織協調

信息化工程組織協調是指聯結、聯合、調和所有的活動及力量，以保證建設單位信息化項目成功實施為目標，是實現信息化項目目標控制不可缺少的方法和手段，是重要的監理措施之一。組織協調涉及與建設單位、承建單位等多方關係，它貫穿於信息化工程建設的全過程，貫穿於監理活動的全過程。

基本介紹

• 中文名：信息化工程組織協調
• 內容：系統內、外部的協調
• 原則：統攬全局、公平公正、靈活性等
• 方法：會議協調法、交談協調法等

信息化工程組織協調的內容

1)系統內部的協調

所謂系統內部的協調是指信息化項目內部各種關係的協調，如內部的人際關係、內部的組織關係、內部的需求關係及其他關係的協調等。系統內部關係協調主要包括以下幾個方面。

(1)系統內部人際關係的協調。如何提高每個人的工作效率，這在很大程度上取決於人際關係的協調程度，所以監理工程師首先應做好人際關係的協調工作，充分調動系統內部各個成員的積極性，這樣才能保證信息化項目的順利實施。良好的人際關係可以使雙方相互信賴，相互支持，容易溝通，同時人際關係的滲透和擴散性反過來能夠進一步提高監理工作的效率。和諧的人際關係是做好監理工作的基礎。

(2)系統內部組織關係的協調。這裡說的組織是指信息化工程項目中若干個子項目組(子項目組負責對應的子系統)。組織關係的協調是指要使這些信息化項目組都能從整個項目的質量、進度和成本監理的目標出發，並積極主動地完成本組的工作，使整個項目處於有序狀態。可以經常開一些工作例會、業務碰頭會，會議後應有會議紀要，並採用信息傳遞卡的方式來溝通信息，這樣可使各個單位、各個部門了解全局，消除誤會，服從並適應全局的需要。通過及時有效地對組織關係進行協調，可以避免資源的浪費，節省人力、物力和財力。

(3)系統內部需求關係的協調。系統內部需求關係的協調是指在項目實施中，對人員需求、材料需求、硬體設備和軟體需求、其他資源需求進行的協調，達到內部需求的平衡，實現內部資源的合理配置。

2)系統外部的協調

所謂系統外部的協調是指信息化項目建設活動以外的關係協調，其中又以是否具有契約關係為界限，而劃分為具有契約因素的協調和不具有契約因素(即非契約因素)的協調。具有契約因素的協調主要是指建設單位與承建單位、建設單位與相關產品的供貨商等關係協調，它們之間的關係可能是與契約直接相關，也可能是不與契約直接相關。

(1)對於系統外部關係中契約因素的協調，主要是協調建設單位與承建單位的關係。由於雙方簽訂契約後，在整個實施與開發過程中有可能產生各種矛盾，監理工程師作為信息化工程建設的第三方，應該本著公正原則進行調解，正確協調好各種矛盾。在不同的階段，需要協調的內容也不盡相同。如招標階段的協調、實施和開發準備階段的協調、實施和開發階段的協調、交工驗收階段的協調、總包與分包商之間關係的協調。此外，還有建設單位與供應商關係的協調，以及建設單位與設計單位關係的協調。

(2)非契約因素的協調。在信息化項目建設過程中，建設單位與承建單位簽訂契約或修改契約期間，所進行的大量磋商只是組織協調工作的一部分。但是，要做好全面的信息化項目建設組織協調工作，除了契約方面的組織協調外，還有許多被稱為非契約因素或非契約活動的組織協調工作。非契約因素協調與契約因素協調相比，涉及的範圍更廣，可能遇到的問題更多，監理單位的協調工作量更大、更複雜，而這些關係又不受契約的約束。非契約因素協調工作涉及社會團體、新聞媒體、服務單位、金融機構、社會團體等組織機構。雖然在信息化建設項目中，與建設單位和承建單位無契約關係，但它們的作用不可低估，對項目建設的某些方面、某些場合起著一定的控制、監督和支持作用，甚至起著很大的決定性作用。例如，信息化建設項目的資金運轉離不開銀行，建設單位和承建單位均須通過開戶銀行結算各種款項，正常的手續是將項目的契約副本報送開戶銀行備案，經開戶行審查同意後作為撥付工程款的依據。若開戶銀行不配合，就將耽誤工程款的撥付。因此，如果這方面的關係協調得不好，就會影響信息化項目建設的進度。而這方面的協調工作僅靠監理單位是難以有效進行的，需要各有關管理部門和建設單位的大力配合。

信息化工程組織協調的原則與方法

1)組織協調的原則

(1)統攬全局原則。監理單位要明了項目的全部工作量和所有承建單位的職責範圍，要了解項目韻總任務和分任務，做到分任務之間的無縫銜接，消除責任真空和監理盲點。要了解和熟悉與監理有關各主要管理人員的性格、愛好、工作方式、方法等。要了解和掌握有關各方當事人之間利益關係，做到心中有數，頭腦清醒。要藉助信息的發布、信息接收，及時掌握和跟蹤各方信息，套用正確的信息，在有限的時間內，有的放矢地協調好內外關係。監理人員對重大項目建設活動情況，進行嚴格監督和科學控制，認真分折各家的情況，摸清來龍去脈，不馬虎從事；對出現的問題，要分析原因，對症下藥，恰當地協調好各方關係。

(2)公平公正原則。公平、公正是指協調過程中要堅持中立，中立能增加協調工作的成功率。要做到中立，監理人員就必須嚴格遵守監理的職業道德，克制自身行為；在行為舉止上要保持中立和公正，與建設單位、承建單位的相關管理人員之間，既要形成良好的工作關係，又要保持一定距離。監理人員都應站在公正、客觀的立場上，依據有關的法律、法規、規範和承發包契約，以科學分析的方法，正確的調解參建各方的矛盾；不看後台，不講情面，不論親疏，公正無私地處理項目過程中的人和事，維護參建各方合理、合法的利益，使當事各方心服口服。

(3)靈活性原則。協調工作應有原則，這是一切活動的準則。靈活性是指在不違背原則的前提下，為了實現總體目標而作出的一些讓步、犧牲、妥協、折中與變通。實際情況複雜多變，如果_味地強調原則，往往難以達到較好的協調效果。在必要情況下使用一些靈活的手段，可以提高工作的效率，使問題迎刃而解。

(4)及時性原則。矛盾和問題，一旦出現，若不及時協調，會積少成多、積小變大，甚至無法正常解決，積重難反。有些問題當初只要稍加注意，用很少的時間和精力就可以解決的。這就要求監理人員善於發現問題，在矛盾形成初期就及時解決。

2)組織協調的方法

監理工程師組織協調可採用如下方法。

(1)會議協調法。會議協調法是工程監理中最常用的一種協調方法，實踐中常用的會議協調法包括監理例會、專業性協調會議等。

監理例會是由總監理工程師主持，按一定程式召開的，研究項目過程中出現的計畫、進度、質量及工程款支付等問題的會議。監理例會應當定期召開，宜每周召開一次。參加人員包括：總監理工程師(也可為總監理工程師代表)、其他有關監理人員、建設單位項目經理、承建單位其他有關人員。需要時，還可邀請其他有關單位代表參加。會議的主要議題和會議紀要由項目監理單位起草，經與會各方代表會簽，然後分發給有關單位。

除定期召開監理例會以外，還應根據需要組織召開一些專業性協調會議，並由監理工程師主持會議。

(2)交談協調法。交談包括面對面交談和電話交談兩種形式。無論是內部協調還是外部協調，這種方法使用頻率都相當高。其作用如下。①保持信息暢通。交談具有方便性和及時性，所以建設工程參與各方之間及監理機構內部都願意採用。②尋求協作和幫助。採用交談方式請求協作和幫助比採用書面方式實現的可能性要大。監理工程師一般都採用交談方式先發布口頭指令，這樣，一方面可以使對方及時執行指令，另一方面可以和對方進行交流，了解對方是否正確理解了指令。隨後再以書面形式加以確認。

(3)書面協調法。當會議或者交談不方便或不需要時，或者需要精確地表述自己的意見時，就會用到書面協調的方法。書面協調方法的特點是具有契約效力，一般常用予以下幾種情況：書面報告、報表、指令和通知等；需要以書面形式向各方提供詳細信息和情況通報的報告、信函和備忘錄等；事後對會議記錄、交談內容或口頭指令的書面確認。

(4)訪問協調法。訪問法主要用於外部協調中，有走訪和邀訪兩種形式。走訪是指監理工程師在項目建設前或建設過程中，對與項目有關的各政府部門、公共事業機構、新聞媒介或工程毗鄰單位等進行訪問，向它們解釋項目的情況，了解它們的意見。邀訪是指監理工程師邀請上述各單位(包括建設單位)代表到項目現場對工程進行指導性巡視，了解現場工作。多數情況下有關各方不了解項目的情況，一些不恰當的干預會對項目產生不利影響，此時，該法可能相當有效。