協同辦公

協同辦公，又稱：OA。隨著企業對協同辦公要求的提高，協同辦公的定義隨之擴展，將其提升到了智慧型化辦公的範疇。大多企業不僅需要解決日常辦公、資產管理、業務管理、信息交流等常規協同的功能，並且在即時溝通、數據共享、移動辦公等方面提出了更進一步的需求，不僅如此，很多企業也在尋求低成本、高性能、高整合、智慧型化管理企業的綜合性管理套用平台，因此形成了一系列的協同辦公系統。

基本介紹

• 中文名：協同辦公
• 概述 ：協同辦公，又稱：OA
• 傳統定義：協同辦公是利用網路、計算機
• 管理範疇：業務管理、行為管理

傳統定義

協同辦公是利用網路、計算機、信息化，而提供給多人溝通、共享、協同一起辦公的一塊軟體，給辦公人員提供方便、快捷、降低成本，提高效率的一款線上軟體。隨著我國3G、4G、WIFI網路的不斷普及，以及移動智慧型終端用戶量的不斷攀升，人們的要求，已經從傳統的OA辦公，走向更高要求的移動辦公。協同辦公平台實際上是協同套用軟體的開發平台和運行支撐平台，同時為協同套用提供協同工具和協同引擎服務。

基礎功能：

首先，協同辦公平台首先是一個溝通平台。這裡的溝通並不限於團隊的信息傳達或者通訊，協同全面實現溝通過程的時效性、完整性和有效性。

其次，協同辦公平台是管理和協作的平台。協同辦公平台必須能夠實現團隊協作，比如，項目管理、流程管理、事務管理等等。這樣才能做到隨需應變，動態適應，實現柔性管理。

再者，協同辦公平台是知識中心和套用運行支持平台。人和行為的協同就要以人為中心重新組織套用、數據、信息和知識。

從某種程度上說，協同辦公平台就是每個團隊成員的隨身的辦公室。同時，在此平台之上還要能夠部署一些套用，如人事管理、ERP系統等，開發各種協同化的套用——也就是具備協同特徵的各類套用軟體。

要實現前述協同辦公平台必備的功能，就必需滿足以下幾個要求，也就是協同的基本特徵：協同辦公平台要支持完全的移動性，實現相互獨立的不同套用系統可以自然融合；必須具備動態適應能力，一種柔性管理能力，並且能夠實現與剛性管理相結合。

OA如果在協同平台上開發，並且在協同運行平台上運行或者嵌入了協同引擎，當然可以成為協同化套用——協同OA，但它和作為協同套用開發和運行平台的協同辦公平台卻是明顯地處在不同的層次。

協同辦公是網上辦公的高級階段。在電子政務為公眾服務的業務中，各部門將自己的業務通過網際網路來向公眾服務，這被稱為網上辦公。

將各部門的公眾服務業務簡單地匯集在政府統一的網站並不困難，雖然公眾可以利用這一網站來遞交服務請求，前提是用戶必須要清楚什麼事情由哪一部門辦理。這個階段只能稱作網上辦公的初級階段。

效果非常好。想一個企業還是擁有了高端的協同辦公軟體，肯定能提高很大的效率的。

歷史演變

起步階段

（1985年―1993年）：是以結構化數據處理為中心，基於檔案系統或關係型資料庫系統，使日常辦公也開始運用IT技術，提高了檔案等資料管理水平。這一階段實現了基本的辦公數據管理（如檔案管理、檔案管理等），但普遍缺乏辦公過程中最需要的溝通協作支持、文檔資料的綜合處理等，導致套用效果不佳。

套用階段

（1993年－2002年）：隨著組織規模的不斷擴大，組織越來越希望能夠打破時間、地域的限制，提高整個組織的運營效率，同時網路技術的迅速發展也促進了軟體技術發生巨大變化，為OA的套用提供了基礎保證，這個階段OA的主要特點是以網路為基礎、以工作流為中心，提供了文檔管理、電子郵件、目錄服務、群組協同等基礎支持，實現了公文流轉、流程審批、會議管理、制度管理等眾多實用的功能，極大地方便了員工工作，規範了組織管理、提高了運營效率。

發展階段

OA套用軟體經過多年的發展已經趨向成熟，功能也由原先的行政辦公信息服務，逐步擴大延伸到組織內部的各項管理活動環節，成為組織運營信息化的一個重要組織部分。同時市場和競爭環境的快速變化，使得辦公套用軟體應具有更高更多的內涵，客戶將更關注如何方便、快捷地實現內部各級組織、各部門以及人員之間的協同、內外部各種資源的有效組合、為員工提供高效的協作工作平台。

分類

管理範疇

從管理對象來分，可以將管理分成業務管理和行為管理。業務管理更側重於對組織的各種資源的管理，比如財務、材料、產品等相關的管理。而行為管理則更側重於對組織成員行為的管理，以此而產生了組織的設計、機制的變革、激勵、工作計畫、個人與團隊的協作、文化等等的管理。企業的業務管理和行為管理應該是相輔相成的，就像人的兩隻手一樣，要配合起來才能更好的發揮管理的作用。如果其中任何一隻手出了問題，都會對管理的整體帶來損失，甚至讓企業管理停滯不前，受到嚴重的阻力。

定位

相對應的，作為管理的工具，信息化軟體也可以分為兩大類：ERP軟體系與協同軟體系。其中，ERP軟體系包括：財務軟體、物流軟體、CRM、HR、庫存軟體甚至各種行業性業務管理軟體等，其作用主要是幫助企業業務管理推行落地的。協同軟體系包括：協同OA、HR、CRM、績效、網路、門戶、IM、郵件等，其作用主要是幫助企業實現行為管理落地的。

特點

為克服部門導向的網上辦公給用戶帶來的不便，網上辦公需要提升到高級階段，即協同辦公階段。協同辦公的網上公眾服務應有如下特點:

1.目錄採用套用導向而非部門導向。公眾能通過自己的套用政務服務需求經由政府統一網站入口，自動導向政府辦事入口，不再需要事先了解政府各部門的職能;

2.需要多部門共同協辦，用戶申請後系統自動驅動多部門辦理，不需用戶分別對口驅動，各部門協同工作的業務自動完成;

3.為支持目錄套用導向與部門協作業務自動驅動，各相關的業務系統將進行跨部門的整合，進行系統再造，通過減少數據冗餘、流程改進來提高公共服務的效率。

優勢

1.規範管理，提高工作效率

通過工作流系統，員工不用拿著各種檔案、申請、單據（比如：公文會簽、計畫日誌、用款報銷等工作流程審批）在各部門之間跑來跑去，等候審批、簽字、蓋章，這些工作都可在網路上進行。一些處理彈性大而不易規範的工作流程也可變得井然有序。同時由於系統設定的工作流程是可以變更的，可以隨時根據實際情況來調整不合理的環節，為企業流程的重組提供有效的事實依據。

2.節省運營成本

OA平台最主要的特點之一是實現無紙化辦公，無紙化辦公節約了大量的紙張及表格印刷費用；工作審批流程的規範可為員工節省大量工作時間；完善的信息交流渠道甚至可以大幅降低電話費及差旅費用。

3.消除信息孤島、資源孤島

OA協同辦公平台的協同性可以徹底消除由於企業內部各業務系統相互獨立、數據不一致，信息共享程度不高、管理分散，管理維護工作量大等因素形成的一個個“信息孤島”、“資源孤島”。

4.促進知識傳播

實現企業對其最重要資產――知識的高效管理、積累沉澱、傳播、套用。完全擺脫人員流動造成的知識的流失。

5.提高企業競爭力、凝聚力

員工與上級溝通很方便，信息反饋暢通，為發揮員工的智慧和積極性提供了舞台。無疑，企事業的單位的內部凝聚力將大大增強。

其他

協同辦公管理功能包括個人事務、協同辦公、信息中心、流程審批、知識管理、人事管理、行政管理、個性設定等七大功能平台，可實現任務布置、任務催辦、手機簡訊提醒、郵件收發、公告通知、考勤管理、工作日誌、工作計畫、績效考核、會議管理、網路硬碟等。