銷售發票檔案

銷售發票檔案是存放企業銷售部門開出的所有發貨票。

基本介紹

• 中文名：銷售發票檔案
• 釋義：是存放銷售部門開出的所有發貨票
• 內容：開票日期、銷售類型、發票編號等
• 作用：是銷售管理的重要環節

內容

銷售發票檔案包括開票日期、銷售類型、發票編號、客戶名稱、客戶地址、開戶銀行、銀行賬號、稅號、銷售部門、業務員、付款條件、稅率、產品編碼、產品名稱、數量、單價、金額、稅額等數據項目。

結構

銷售發票固定信息檔案結構如表1所示。

序號	項目	說明
1	銷售類型	根據某些特徵對銷售業務進行分類，以便按照銷售類型進行統計分析。如普通銷售、可選普通銷售、委託代銷、直運銷售、分期收款
2	發票號	由手工錄入，或系統根據企業所設定編號規則自動生成
3	訂單號	與銷售發票所對應的銷售訂單的編號
4	出庫單號	銷售活動中貨物出庫環節的單據編號
5	單據日期	簽署銷售訂單日期，由企業手工錄入或參照日曆表生成
6	客戶編碼	銷售報價對象(即客戶)編碼，客戶編碼必須存在於客戶檔案中
7	客戶付款條件	針對當前銷售業務，客戶在不同期間付款可以獲取的現金折扣比率及最長信用期間。系統將根據所選客戶自動輸出其對應付款條件
8	部門編碼	處理當前銷售業務的部門編碼，部門編碼必須存在於部門檔案中
9	職員編碼	處理當前銷售業務的業務員編碼，職員編碼必須存在於職員檔案中
10	倉庫編碼	發出貨物的倉庫對應編碼，倉庫編碼必須存在於倉庫檔案中
11	發貨地址	系統將根據銷售發票對應客戶自動從客戶檔案中讀取發貨地址
12	開戶銀行	系統將根據銷售發票對應客戶自動從客戶檔案中讀取開戶銀行
13	銀行賬號	系統將根據銷售發票對應客戶自動從客戶檔案中讀取銀行賬號
14	納稅人登記號	系統將根據銷售發票對應客戶自動從客戶檔案中讀取納稅人登記號
15	審核標誌	審核確認銷售發票生效標誌，未審核之前的銷售發票可以任意修改和刪除，審核後的銷售發票不能再做任何修改
16	轉賬標誌	銷售發票是否已經生成記賬憑證並傳遞給賬務處理子系統

銷售發票變動信息檔案結構如表2所示。

序號	項目	說明
17	存貨編碼	存貨編碼必須存在於存貨檔案中
18	增值稅稅率	系統根據檔案中的存貨編碼從存貨檔案中讀取增值稅稅率
19	銷售單價	對於有銷售訂貨環節的銷售業務，從訂單獲取銷售單價；對於沒有銷售訂貨環節的銷售業務，系統自動根據價格政策計算銷售單價
20	銷售數量	成交銷售數量
2l	銷售金額	系統根據銷售單價和數量自動計算銷售金額
22	銷售稅金	系統根據增值稅稅率及銷售金額自動計算銷售稅金

企業根據核算和管理需要可以增加或減少相應的項目。

作用

銷售發票是在銷售開票過程中用戶所開具的原始銷售單據，包括增值稅專用發票、普通發票等。銷售發票是確認和計量銷售收入、應交銷售稅金、應收賬款的依據，是銷售管理的重要環節。

針對同一客戶開具的一張銷售發票可以包含多種存貨的銷售信息。因此，與銷售報價單和銷售訂單相似，銷售發票檔案可以拆分成兩個檔案。