辦公用品管理制度是針對企事業單位辦公用品的計畫、採購、分發和保管及銷毀的一項制度，目的在於規範辦公用品的管理和流程，減少鋪張浪費，節約成本，提高辦公效率。辦公用品管理制度中的辦公用品通常包括：書寫工具系列、紙本系列、文具系列、名片與圖文系列、辦公生活用品系列、套餐系列、IT耗材系列。制度的實施主體一般是企業的行政部或者是辦公室。
基本介紹
- 中文名：辦公用品管理制度
- 執行部門：行政部和財務部
- 監督部門：總經辦、其他部門負責人
- 目的：規範辦公用品的管理和流程，節約成本，提高辦公效率
制度範文,執行部門,監督部門,第一章,第二章,第三章,第四章,第五章,第六章,管理辦法,目的,適用範圍,分類定義,職責,具體規定,懲罰,相關表格,附則,
制度範文
執行部門
行政部和財政部
監督部門
總經辦、其他部門負責人
第一章
總則
第1條 為加強本公司辦公用品管理，節約成本，提高效率，規範流程，明確責任，倡導健康優質、綠色環保、勤儉節約的現代辦公方式，特制定本制度。
第2條 辦公用品由行政部集中管理，辦公外包服務商XXxxx負責實施，實行統一採購，統一發放，統一回收處理。
第3條 本制度辦公用品包括：書寫工具系列、紙本系列、文具系列、名片與圖文系列、辦公生活用品系列、專項辦公用品系列、套餐系列、IT耗材系列。（詳見附屬檔案“XXXX辦公用品清單”）
第二章
辦公用品計畫
第4條 各部門根據本部門辦公用品使用情況，每月29日前提報下月辦公用品領用計畫，部門負責人審簽後報行政部。
第5條 行政部專員查對辦公用品領用計畫與辦公用品台賬和庫存，提報辦公用品採購計畫，經負責人審簽後傳送至仁通科技。
第6條 採購單位價值500元以上辦公用品時，須報請總經理批准。特殊辦公用品可以經行政部同意授權各部門自行採購。
第三章
辦公用品採購
第7條 辦公用品採購採用即時供應、不間斷配置、7*24小時服務的辦公外包模式。 由行政部直接對口仁通科技進行管理。
第8條 辦公用品採購計畫傳送至仁通科技後，仁通科技給予反饋，按協定要求配置辦公用品並即時配送、應急服務以及市場價格動態等。
第四章
辦公用品領用
第9條 各部門領用辦公用品需填寫《辦公用品領用單》，一式兩份，一份用於分發辦公用品，一份用於台賬登記。
第10條 行政部接到各部門的《辦公用品領用單》後，進行核對並做好登記，填寫一份《辦公用品分發通知書》交給仁通科技，仁通科技將所需用品備齊分發給各部門。
第11條 辦公用品領取後發現不適用或未用完部分，由仁通科技統一調換或回收。
第五章
辦公用品管理
第13條 仁通科技對辦公用品的使用情況作月度報表，會同行政部反饋辦公用品當月開支費用、浪費結餘、辦公效率等情況，參與企業辦公管理。
第14條 使用中的辦公用品出現問題及故障，由仁通科技負責退換、保修、維修、配件等事宜。
第六章
附則
第15條 本制度由行政部會同仁通科技制定，行政部做解釋，報總經理批准後執行，修改時亦同。
管理辦法
目的
為使公司的辦公用品得到合理、有效的利用，避免浪費發生，特制定本制度。
適用範圍
為加強修試所辦公用品管理，控制費用開支，規範修試所辦公用品的採購與使用，本著勤儉節約和有利於工作的原則，根據修試所實際情況，特制定本辦法。
分類定義
3.1固定資產類辦公用品，如：傳真機、複印機、電腦、印表機、碎紙機、汽車等。
3.2非消耗性辦公用品，如：辦公桌、辦公椅、計算器、電話機、打孔機、剪刀、紙刀、白板、資料夾、檔案櫃等。
3.3消耗性辦公用品，如：筆記本、簽字筆、原子筆、鉛筆、橡皮、膠水、複寫紙、釘書釘、回形針、筆芯、公司印刷品、墨盒、複印紙、傳真紙、水性筆、白板筆、回形針、大頭針等。
職責
4.1公司人事行政中心負責辦公用品的全面管理。
4.2公司人事行政部助理具體負責執行。
具體規定
5.1、 辦公用品的發放
5.1.1固定資產類辦公用品的申購，要先計畫並報總經理及人事行政中心、董事長批准。
5.1.2非消耗性辦公用品一般以部門為單位發放，部門內共同使用，個別辦公必需品須經門部主管同意後可以個人為單位發放；消耗性辦公用品根據實際需要以個人為單位發放。發放流程如下：
A、人事行政部制定《辦公用品申請表》，經各部門主管確認後於每月25日前提交人事行政中心。
B、公司人事行政中心主管覆核、人事行政管理總監審核、董事長批准後交人事行政部助理統一購買。
C、下月初由人事行政部一次性統一發放到各使用部門。
D、新員工到職或臨時急用品可根據實際及時購買，人事行政部每月可適時備用部分用品。
5.2 辦公 用品的管理
5.2.1固定資產類辦公用品
A、進行編號管理，由財務部統一登記用品，並計算其剩餘價值。
B、日常的管理由使用部門或使用者進行；公司公用品由人事行政部進行管理。
C、出現損壞或故障根據實際情況由人事行政部統一安排修理。
5.2.2非消耗和消耗性辦公用品。
A、由各使用部門或使用者管理。
B、非消耗性辦公用品如有損壞應以舊品換新品，如有遺失應由部門或個人賠償或自購。
C、設立《辦公用品領用單》，由人事行政部統一保管，以便於掌握辦公用品的領用狀況。
D、員工離職前應如數交回或轉交所領用的非消耗性辦公用品，由人事行政部確認。
備註：
A、 部門一個月的辦公用品量應在月初進行仔細檢查預算，在月中確有特殊原因須要增加或另買時須由部門負責人遞交書面的超支“情況說明”給人事行政部，報人事行政中心核查後再確認處理結果。
B、 若無特殊原因超支，公司不再為其購買，但部門負責人為保證工作的正常進行，自行解決餘下時間的辦公用品費用。
C、 月度辦公用品使用定額由上月25日—下月25日為一個周期。
懲罰
6.1公司辦公用品應做公用，私用或帶出公司者應按辦公用品兩倍的價格從當月工資中扣出。
6.2公司辦公用品應本著節約的原則，如有浪費者一經發現將在當月考核分中扣5分。
6.3員工應自覺愛護各類辦公用品，如有不正當或不合理使用而損壞應照價賠付。
相關表格
《辦公用品申請表》、《辦公用品入庫單》、《辦公用品領用單》
附則
本制度於 年 月 日開始生效執行。
