議付單證是指生成所有收款時所需的單據，並可同時記錄佣金的支付情況與各項費用，方便成本核算。
基本介紹
- 中文名：議付單證
- 實質：單據
- 用處：記錄支付情況與各項費用
- 好處：方便成本核算
分類,常見單證,工作要求,信用審核,
分類
議付單證大致可分為以下七類：
第一，用以結匯的金融單證，主要指商業匯票；
第二，表明貨已按契約或信用證要求售予買方的單證，如商業發票；
第三，表明貨己發運的單證，如提單、裝船通知等；
第四，表明貨物已保險的單證，如保險單、憑證等；
第五，商檢單證。如質量、重量、數量證明書，衛生檢驗證書，價值證明書，產地證，消毒證書，熏蒸證明等；
第六，受益人證明、申明等；
第七，表明貨物品質的單證，如由中華人民共和國國家質量監督檢驗檢疫部門簽發的品質檢驗證書。
常見單證
貨物裝運之後，出口商即應該按照信用證的規定，準備各項議付所需單證，常見的議付單證有：
(1)匯票(bill of exchange；draft)。
(2)商業發票(commercial invoice)。
(3)裝箱單(packing list)。
以上(1)～(3)由受益人自行製作。
(4)提單：在CIF條件之下，出口商應該在支付運費之後，向船公司領取提單。
(5)保險單：在CIF條件下，出口商應負責投保，並提供保險單(insurance policy)或保險憑證(insurance certificate)。
(6)原產地證明書(certificate of origin)：若信用證規定應提供原產地證明書的，則出口商應向簽發機構申請。目前國核心發原產地證明書的單位是中國國際貿易促進委員會。
(7)領事發票(consular invoice)：若進口國規定貨物輸入必須附有領事發票的，則出口商應向進口國駐出口國領事申請特定格式的領事發票，或要求在有關貨運單據上籤證。
(8)海關發票(customs invoice)：若進口國規定貨物輸入必須附有該國特定格式的海關發票，則出口商應購買空白格式的該國海關發票，自行填制。
除以上各項單證外，信用證也可能要求提供重量尺碼證明(weight/measurement certificate)、公證報告或檢驗證明(certificate of inspection)等其他單據。
工作要求
議付單證是外貿出口的一項重要工作。出口商品轉化為外匯是通過議付單證收匯付諸實現。買方是憑賣方發貨後提交的議付單證付款，賣方則必須完全按買方開來信用證或契約等的條款要求提交議付單證。一字之差即可遭致國外銀行和買方拒絕收單付款，造成賣方經濟損失。要搞好這一工作，必須抓住以下幾個主要環節：
一、嚴格審核信用證，及時修改不能接受或模稜兩可、含混不清的條款為搞好議付單證實現安全迅速收匯掃除障礙。
二、嚴格按信用證條款要求，準確及時制單是搞好議付單證實現安全迅速收匯的基礎。
三、嚴格按信用證條款要求，全面審核單證是搞好議付單證安全迅速收匯的重要保證。
信用審核
單證的審核是對已經繕制，備妥的單據對照信用證(在信用證付款情況下)或契約(非信用證付款方式)的有關內容進行單單，單證的及時地檢查和核對，發現問題，及時更正，達到安全收匯的目的。
一、單證審核的基本方法：
1．縱向審核法
是指以信用證或契約（在非信用證付款條件下）為基礎對規定的各項單據進行一一審核，要求有關單據的內容嚴格符合信用證的規定，做到“單，證相符”。
2．橫向審核法
在縱向審核的基礎上，以商業發票為中心審核其他規定的單據，使有關的內容相互一致，做到“單，單相符”。
二、單證審核的重點
(一)綜合審核的要點:
檢查規定的單證是否齊全包括所需單證的份數.
檢查所提供的檔案名稱稱和類型是否符合要求.
有些單證是否按規定進行了認證.
單證之間的貨物描述，數量，金額，重量，體積，運輸標誌等是否一致.
單證出具或提交的日期是否符合要求.
(二)分類審核的要點:
1．匯票
匯票的付款人名稱、地址是否正確；
匯票上金額的大、小寫必須一致；
付款期限要符合信用證或契約（非信用證付款條件下）規定；
檢查匯票金額是否超出信用證金額，如有信用證金額前有“大約”一詞可按10%的增減幅度掌握；
出票人、受款人、付款人都必須符合信用證或契約（非信用證付款條件下）的規定；
幣制名稱應信用證和發票上的相一致。
出票條款是否正確如出票所根據的信用證或契約號碼是否正確。
是否按需要進行了背書。
匯票是否由出票人進行了簽字。
匯票份數是否正確如“只此一張”或“匯票一式二份有第一匯票和第二匯票”
2．商業發票
抬頭人必須符合信用證規定；
簽發人必須是受益人；
商品的描述必須完全符合信用證的要求；
商品的數量必須符合信用證的規定；
單價和價格條件必須符合信用證的規定；
提交的正副本份數必須符合信用證的要求；
信用證要求表明和證明的內容不得遺漏。
發票的金額不得超出信用證的金額，如數量、金額均有“大約”，可按10%的增減幅度掌握。
3.保險單據
保險單據必須由保險公司或其代理出具；
投保加成必須符合信用證的規定；
保險險別必須符合信用證的規定並且無遺漏；
保險單據的類型應與信用證的要求相一致，除非信用證另有規定，保險經紀人出具的暫保單銀行不予接受；
保險單據的正副本份數應齊全，如保險單據註明出具一式多份正本，除非信用證另有規定，所有正本都必須提交；
保險單據上的幣制應與信用證上的幣制相一致；
包裝件數、嘜頭等必須與發票和其他單據相一致；
運輸工具、起運地及目的地，都必須與信用證及其他單據相一致；
如轉運，保險期限必須包括全程運輸；
除非信用證另有規定，保險單的簽發日期不得遲於運輸單據的簽發日期；
除信用證另有規定，保險單據一般應作成可轉讓的形式，以受益人為投保人，由投保人背書。
4.運輸單據
運輸單據的類型須符合信用證的規定；
起運地、轉運地、目的地須符合信用證的規定；
裝運日期/出單日期須符合信用證的規定；
收貨人和被通知人須符合信用證的規定；
商品名稱可使用貨物的統稱。但不得與發票上貨物說明的寫法相牴觸；
運費預付或運費到付須正確表明；
正副本份數應符合信用證的要求；
運輸單據上不應有不良批註；
包裝件數須與其他單據相一致；
嘜頭須與其他單據相一致；
全套正本都須蓋妥承運人的印章及簽發日期章；
應加背書的運輸單據，須加背書。
5.其他單據
如裝箱單、重量單、產地證書、商檢證書等，均須先與信用證的條款進行核對，再與其他有關單據核對，求得單、證一致，單、單一致。
三、常見差錯
匯票大、小寫金額打錯；
匯票的付款人名稱、地址打錯；
發票的抬頭人打錯；
有關單據如匯票/發票/保險單等的幣制名稱不一致或不符合信用證的規定；
發票上的貨物描述不符合信用證的規定；
多裝或短裝；
有關單據的類型不符合信用證要求；
單單之間商品名稱/數量/件數/嘜頭/毛淨重等不一致；
應提交的單據提交不全或份數不足；
未按信用證要求對有關單據如發票/產地證等進行認證；
漏簽字或蓋章；
匯票/運輸提單/保險單據上未按要求進行背書；
逾期裝運；
逾期交單。
四、有問題單據的具體處理
對有問題的單據必須進行及時更正和修正。否則，將影響安全收匯。在規定的效期和交單期內，將有問題的單據全部改妥。
有些單據由於種種原因不能按期更改或無法修改，可以向銀行出具一份保函（通常稱為擔保書），保函中交單人要求銀行向開證行寄單並承諾如果買方不接受單據或不付款，銀行有權收回已償付給交單人的款項。對此銀行方面可能會接受。不過最好不要這樣做。因為出具保函後，收不到貨款的風險依然存在。同時要承擔由此產生的其他費用。交單人向銀行出具保函一般應事先與客戶聯繫並取得客人接受不符單據的確認檔案。
請銀行向開證行拍發要求接受不符點並予付款的電傳（俗稱“打不符電”）。有關銀行在收到開證銀行的確認接受不符單據的電傳後再行寄送有關單據，收匯一般有保證，此種方式可以避免未經同意盲目寄單情況的發生。但要求開證行確認需要一定的時間同時要冒開證行不確認的風險並要承擔有關的電傳費用。
改以托收方式。由於單據中存在不符點，原先信用證項下的銀行信用已經變為商業信用，如果客人信用較好且急需有關檔案提取貨物，為減少一些中間環節可採用托收方式。
上述各項措施主要是從有效控制貨物所有權的前提下，以積極，穩妥的方式處理不符合有關規定的單據，避免貨款兩空情況的發生。因為只要掌握了代表物權的運輸單據，買方就不能提取貨物的.如果買方仍然需要這批貨物，那么買方也會接受有不符點的單據的。這裡必須切記的是，不符單據是有很大風險的，對不符單據的接受與否完全取決於買方。
