職務說明書

職務說明書

職務說明書(job description),亦稱“工作說明書”。是指根據工作分析,對某項工作有關的任務、內容、性質、程式、責任、環境、僱工條件,以及必備的個人資格條件的規定和描述。內容包括:(1)工作名稱。必須有一個特定的名稱或標題,以區別於其他工作。(2)工作內容。具體說明該項工作的功能,所應達到的目標和必須執行的任務與職責。(3)工作的活動和程式。說明工作的步驟和操作程式,使用什麼材料和設備,與什麼人進行配合,如何進行指導和監督檢查等。(4)工作環境。從事該項工作的物理環境和社會環境。(5)僱傭條件。包括工資結構和等級、工作天數及每日工作時間、付薪方式、獎懲條件、僱傭形式、福利待遇、升遷或調職的機會等。(6)資格條件。指出哪類人最能符合工作所要求的條件。包括擔任此項工作所需的教育程度,工作經驗,必備的知識、技能和專長等。

基本介紹

  • 中文名:職務說明書
  • 屬性:書面檔案
  • 性質:常用的套用文體
  • 特徵套用寫作學科研究的文種之一
簡介,綜述,職務描述,職務規範,內容,綜述,職務識別,功能部分,職務說明,舉例,作用,寫作要點,編寫要求,

簡介

綜述

職務說明書由職務描述與職務規範兩部分組成,這類似蘇聯勞動心理學家編制出的職業圖譜和心理圖譜,職業圖譜是描述職業的社會經濟的、製造技術的、衛生保健等特徵;心理圖譜分析了職業對於人的心理要求。職務說明書的精確與否將直接影響到職務分析的有效性。
職務說明書職務說明書

職務描述

職務描述是經過職務分析收集資料後產生的。職務描述是說明某一職務的職務性質、責任權利關係、主體資格條件等內容的書面檔案。

職務規範

職務規範是任職者任用條件的具體說明,二者結合起來構成了針對某一職務的完整、全面、詳細的職務說明。
編寫職務說明書就是編制職務描述和職務規範兩個書面檔案。職務規範集中於對任職人員的分析,職務描述側重於反映工作定向分析的結果,職務描述可用於設計業績評價形式,職務評價和建立報酬系統,能確定需要完成工作的教育和訓練,為設計適當的招聘、選擇、訓練和開發計畫提供依據。

內容

綜述

職務說明書不存在標準格式,所以每個組織的職務說明和內容都不相同,但是作為一般規律都應說明所執行的工作、職務的目的和範圍、員工為什麼做工作、做什麼工作及如何工作,參見表1:
職務說明書的崗位工作分析職務說明書的崗位工作分析
多數職務描述有三個主要部分:職務頭銜、職務確定和職務責任。職務說明書應具備以下各項內容:

職務識別

這部分位於職務說明書的首部,有識別和確定某項職務的作用。主要內容有職務頭銜、職務所在的部門、職務分析者及其向誰報告、最近修改職務說明書的時間和編號等等。其中職務名稱頭銜是其主要內容。
職務頭銜是指對一組職位的稱呼,如軟體技術員、助理會計師等等。設定頭銜有幾個作用,第一頭銜名稱歸納職務活動的特點,對職務提示出一個整體概念以及職務的責任,如銷售員名稱會暗示該職務有銷售特徵和責任;第二它對員工有心理上的作用,如將垃圾清掃工作稱為“清潔工程師”能提高這一職務在人們心中的地位;第三頭銜也可反映出該職務與其他職務的關係、處於何種級別水平等,如助理工程師、初級工程師、高級工程師的頭銜可說明職務的不同等級。

功能部分

功能部分是描述職務應完成的工作、任務和責任,說明工作活動本身的特性和進行工作的環境特性等等。這部分首先是確定組成職務的責任和任務。任務是指員工要完成的工作,或是製造產品或提供服務的行為。責任則是一系列主要任務的集合,職務的責任依據完成任務的花費的時間和重要性依優先次序排列。因此,有關職務責任說明通常按其重要的程度編寫。
職務說明書職務說明書
此外這部分說明勞動手段和工作環境。勞動手段即工人用來執行職務的具體活動的機器、工具、設備和輔助裝置。工作環境是說明工作是處在何種環境狀態完成的,如在室內外、溫度、濕度,或是需站立、久坐、受電磁、噪音、有害氣體、傳染病及焦慮完成工作。它是提供員工的工作環境方面的信息。

職務說明

這部分反映為取得成功的職務績效所需要的工人特性。通常是描述從事該職務的員工應該具備的經驗、教育和培訓等條件和特殊的知識、能力和技能等。

舉例

表1 招聘助理的職務說明書
職務頭銜:招聘助理
區域:部門:人力資源管理部
職務說明書職務說明書
分析時間:
職務陳述:
在員工招聘、選拔、測量、定向、轉移、員工人力資源檔案的保存領域,完成專業的人力資源工作。在完成指派工作中有義務執行創造性的和獨立判斷。
基本功能
1、制訂招聘計畫,交主管人員審核
2、準備招聘檔案和招聘廣告
3、檢查郵寄的申請書和履歷表初步篩選申請人
4、準備與安排面試
5、對申請人進行背景調查等甄別工作
6、在招聘方面與地區經理日常工作關係
7、評估招聘活動
8、執行由人力資源經理安排的有關責任
職務說明
1、大專或本科,人力資源管理,企業行政或工業心理學;或在經驗、教育、和訓練方面與此相同。
2、具備選拔和人事安排的知識
3、書面和口頭的表達能力
4、獨立計畫和組織自己活動的能力
5、人力資源計算機套用的知識
1、職務識別部分(職位名稱、職位編號、所屬部門、職位定員、職位職層、職位職系、職等職級、晉升方向、崗位分析日期、直接上級、直接下級)
2、職位設立目的
3、職責與工作任務
4、權利
5、內外協調關係
6、任職資格(性別、年齡、學歷、專業、培訓經歷、工作經驗、知識技能、個人素質)
7、工作條件(工作環境、工作時間特徵、工作所使用工具/設備、所需記錄文檔)

作用

1、便於招聘和選擇員工,提供人力資源規劃、識別內部勞動力、提供公平就業機會和真實工作概覽。
2、便於發展和評價員工,明確工作培訓和技能發展,新進員工角色定位,職業生涯規劃甚至業績考核。
3、明確薪酬政策,崗位工資標準,公平報酬。
4、在工作和組織設計方面,明確了權責和工作關係以及工作流程。

寫作要點

職務說明書的寫作應該使用簡結的、直接的方法語言和結構,充分反映出職務的特徵。
職務說明書職務說明書
職務分析寫作過程中、應注意工人做什麼、如何做和為什麼要做三個方面的問題。工人做什麼,是以職務上所完成的體力活動和智力活動的有關說明來表示的;如何執行勞動活動指的是執行職務任務所採取的方法或程式,有體力活動和腦力活動兩種不同的程式;在考慮到職務的如何時,分析員應涉及下列問題:
1、完成這項職務的所有任務,使用了什麼、工具材料和設備?
2、是否還有其他沒有觀察到的工具、設備、材料?如有,他們如何工作?
3、完成這項職務的所有任務,採用了什麼方法或過程?
4、有沒有其他的方法或過程能完成的工作?具體在職務分析寫作中應考慮材料的組織,句子內容和結構以及語言的選擇。
職務說明材料的組織,依賴於採用的職務分析方法和職務性質。在多數職務說明材料的場合里,信息可按有關的主要職務部分來組織,或按職務活動的進行順序來組織。在沒有其它任何合理的組織原則時,或按各種活動判斷出的重要程度,或按消耗於各種活動上的時間多少來排列敘述性信息。在某些構成的職務分析程式中,如包括一系列任務的任務清單,甚至可以按照這些任務所包含的各項“責任”組織。
用於職務說明中的句子的內容,隨著所用方法的改變有著很大的不同。編寫職務的敘述材料時,分析員應該小心地選擇語言,選定的詞應當要達到簡潔的同時,儘量減少用詞含糊。有關單詞使用的確一般原則如下:
1、寧用簡單的而不用牽強的單詞,限制使用不精確的的單詞。
2、寧用具體的而不用抽象的單詞。
3、寧用單純的而不用迂迴的單詞。4、寧用短的而不用長的單詞。
教育訓練系統構架教育訓練系統構架
5、有限制地使用形容詞。
6、只有讀者能了解時才使用有特別重要的技術術語,否則應避免或給以說明。

編寫要求

1、清晰。整個崗位說明書中,對工作的描述清晰透徹,任職人員讀過以後,可以明白其工作內容,無需再詢問他人或查看其他說明材料。避免使用原則性的評價,專業難懂辭彙須解釋清楚。
2、具體。在措詞上,應儘量選用一些具體的動詞,如“安裝”、“加工”、“傳遞”、“分析”、“設計”等。指出工作的種類,複雜程度,需任職者具備的具體技能、技巧,應承擔的具體責任範圍等。一般來說,由於基層工人的工作更為具體,其崗位說明書中的描述也更具體、詳細。
3、內容可根據崗位分析目的進行調整,可簡可繁。
4、為建立企業崗位分析系統,須由企業高層領導、典型職務代表、人力資源管理部門代表、外聘的崗位分析專家與顧問共同組成工作小組或委員會,協同工作,完成此任務。

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