基本介紹
- 中文名：涉密檔案
- 釋義：文字等記載商業秘密內容的資料
- 包括：公文、檔案、書刊、函件
- 管理：收文、發文和日常管理
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主要環節
涉密檔案的管理包括收文、發文和日常管理三個主要環節。
管理方法
收文環節
收文管理包括檢查、登記、批辦、傳遞等步驟。收到密件後，首先要檢查來文封皮的狀態，看是否有損壞或被竊的痕跡，在回執單或送文簿上籤署姓名、時間。其次，在專門的密件登記簿上登記收到的全部密件，除了常規的登記項目外，還應註明密級、編號、份數、製作日期。第三，將密件交由辦公室主任處理。與本企業有關的商業秘密檔案，辦公室主任應當認真進行擬辦，提出合理的利於保密的意見，再由分管領導根據擬辦意見對密件處理作出決定。由於擬辦意見關係到商業秘密的生死存亡，應當極為慎重，選擇的承辦部門、人員都要儘量認定為可靠的，而且知密的範圍要儘量小。辦理中由於需要其他部門及人員的協助而必須提供信息時，要先向他們聲明保密原則，並儘可能地以最小的商業秘密信息量得到他們最大的協助。第四，密件必須由專人傳遞並負責跟蹤密件的整個辦理過程，密件在同一個人手中停留的時間不能太長，傳遞檔案的文書人員應該做到及時送達，及時傳閱，並監督辦理過程。
發文環節
發文環節包括草擬、審核、簽發、覆核、繕印、用印、登記、分發等程式。草擬檔案時，有保密事項後應當馬上做標記，並劃定密級，限制秘密檔案的範圍。審核、簽發與覆核，是對檔案內容的把關，層層監控為的是使企業的商業秘密在產生階段就得到很好的保護，以減少後患。密件繕印要在專門的機要檔案繕印部門進行，商業秘密檔案的原稿與繕印稿都要注意保密，同時還要注意在繕印過程中留下來的一些印壞了的廢棄檔案，這些廢棄檔案要用碎紙機處理，不能隨意堆放或賣給廢品收購站。需要用印的檔案要加蓋發文機關或企業領導人的印章，一般應由負責人親自加蓋，企業有特殊規定的除外。要限制檔案的發放範圍和數量，待發的公文要進行封裝，負責密件工作的文書人員應當認真清點密件的印數，核對要發往的機關部門，裝封后加蓋密級章，貼上密封條加蓋密封章，通過機要交通或專人傳送。
日常管理
首先，應根據信息的敏感性和重要性將企業信息劃分為不同等級，設定不同的知密範圍，限制信息的傳播途徑，積極主動的防止競爭對手竊取或通過合法途徑獲取本企業的信息。其次，企業應明確涉密人員的範圍、許可權和責任，嚴格控制商業秘密在本企業之中的傳播範圍，明確規定作為一項商業秘密，哪些人需要知道，哪些人不需要知道。否則人多口雜，一不留神就泄密，而且不利於責任的有效追究。第三，在庫房管理中，可確立多人負責和有限職責的原則，採用分割組合方法保管存儲商業秘密檔案。例如，可將商業秘密的關鍵部分分解，限定員工只接觸一部分，使每一涉密者不能擁有完整的商業秘密。庫房設施要可靠，有條件的企業可以設密碼門，只有檔案管理人員才有密碼通行證、定期更換密碼；密件平時應鎖入保險柜。第四，在用戶利用管理中，要規定借閱範圍、時間和簽閱手續，管理者要跟蹤密件的流動，最好借閱者就在機要室或閱文室查閱該檔案，有特殊情況的也要當天借當天還。檔案的複製要有規定和限制，原則上不應允許複製。商業秘密檔案辦完要及時歸檔，妥善保管，以免發生商業秘密糾紛時無法舉證。
為確保敏感的公司檔案的安全，對於廢棄的檔案，不要將它們往廢物簍一扔完事，而應廣泛使用檔案粉碎機，將企業廢棄檔案徹底銷毀，使檔案無法復原，以免競爭對手從中分析出本企業的競爭動向。
