基本介紹
- 中文名：業務助理
- 工作職責：為銷售部提供後勤服務等
- 實例分析：經理助理
- 能力：良好心態等
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重要性
業務助理對上是業務經理，是業務經理信息來源和整理的重要幫手。是幫業務經理處理業務瑣事的人物，而讓業務經理進行更重要戰略戰術。
工作內容
工作職責
一、接待客戶日常來訪、來電、來函等諮詢服務，為銷售部提供後勤服務。
二、協助業務人員進行訂單製作、跟單、樣品寄送，並跟進，為銷售部提供幫助。
三、處理製作業務員交給的報表，單據，檔案，資料等。
四、受理客戶的投訴電話，做好相關記錄，及時聯繫相關業務人員處理。
五、定期對重點客戶進行電話回訪，幫助業務人員做好客情，主動和客戶增進了解，介紹公司的企業文化，讓客戶更加信賴公司的產品。
六、每月總結整理客戶的投訴資料，分析出客戶最不滿意的情況並總結出來，為公司後期改進和制定方案作參考。
七、協助業務員回收貨款，並及時提醒業務員相關貨款的回收情況。
八、及時提出合理化建議，幫助業務員成長，針對在外出差的業務員，每天電話跟蹤一次，諮詢是否有需要提供幫助。
九、配合公司其它部門積極開展工作，如：配合倉庫的開單發貨工作。
十、做好每次部門會議的工作安排，為部門提供方便。
十一、組織蒐集相關能促進業務員成長的資料，分發到個人閱覽，讓業務人員圓滿。
十二、負責制定本部門工作計畫，組織制定本部門工作制度。
十三、組織制定行政管理人員考核實施辦法。
十四、定期進行客戶滿意度調查，並對調查結果進行分析改進。
十五、負責接收訂單，核對產品數量、單價、訂單號等，並和相關部門確定交期回復給客戶。
業務流程
市場開發就是尋找一種需要並且滿足這種需要，一般可以通過大量的市場調查並且分析來尋找這種需要。現在是買方市場，即先有消費者的需求然後再去滿足這種需求。
銷售就是制定準確合適的銷售計畫並且實施的過程。首先確定你的消費群體,其次分析他們的愛好，購買習慣，然後對你的產品的定價定位進行適當的調整，來滿足他們的那些愛好，以方便你的消費群體喜歡並且購買你的產品。再次就是售後調研，來分析你的產品還有什麼缺陷，需要怎么樣的改進，以更好的擴大市場.。
實例分析
例如：經理助理
做好經理助理可不是一件容易的事 表面上看，這是一項簡單的工作。但是，真要做到非常好是要求很高，同時做的事情也相當多。絕不僅僅是為經理泡泡咖啡、接接電話那么簡單。
1 儘可能熟悉經理的工作，熟悉公司的工作。力爭做到能夠心裡有數。
2 最重要的一條，學會換位思考。能夠充分理解、領會經理的工作意圖，隨時做好輔助工作。
3 也是很重要的一條，要細心踏實。能夠為經理處理好一些細節（檔案的存放等等），幫經理料理好一些小事。
4 幫助處理好經理的一些對外聯繫的工作。如：擋住一些煩人的廣告推銷。還不能都擋，得學會區分那些是應該讓經理親自接待或過目的。
5 最難得一條，如能起到一定的出謀劃策的作用，那你就大有前途了。
6 記好工作日誌。
7 還有一條很重要，經理助理一定要注意自己的工作情緒。一定要樂觀向上，必要的時候要用這樣的情緒去看然經理。
8 最後，一定做好經理與員工橋樑作用。及時反映自己看到的問題
再例如：外貿業務助理
1. 與客戶保持聯繫。
2. 按客戶要求，安排樣品打樣。如果有專門的打樣部門，你要做的是轉達客戶的要求並監督樣品是否準時做好，是否符合客戶的要求等等。有些公司產品簡單，可能要自己做樣品。
3. 確認報價與交期。
4.採購。一般來說採購是另外的人負責，但你要提供採購什麼物品，採購多少，什麼時候到倉等資料，並且要跟蹤採購進度，以保證準時到倉不會延誤生產，還要監督品質。
5. 大貨生產。生產大貨是車間的事，但這個時期最容易出問題，出了問題就找你。
6. 全程跟蹤大貨生產的各個過程，有任何問題都要出面處理。一般來說，出了問題都會到你這裡，然後你根據問題大小選擇自己解決，匯報上級解決或者別的處理方式。
7. 出貨。有些公司有單證部，船務等，要看情況而定，如果有這些部門，那么出貨部分租船訂艙等基本上不需要你要來做，如果沒有，說不定也會分配到你頭上。
8. 催貨款。
9. 客戶來參觀或查貨負責接待。
業務助理和銷售助理是完全一樣的
能力
良好心態
記住該記住的，忘記該忘記的。改變能改變的，接受不能改變的。從待遇來說，業務助理的工作內容同業務員類似，但是考核機制不同，導致待遇也有相差，一般而言，業務員有提成，而業務助理是沒有提成的。公司有一整套完善的業務薪資體制，不同的考核機制自有其道理。我想主要的原因應該是承擔的責任不同，同樣是維護客戶，如果因維護不當造成公司損失，對業務員而言，直接對公司負責；對業務助理而言，則是對業務經理負責，造成的由業務經理對公司負責。從發展來說，業務助理是一種經歷，是獨立承擔業務的有效過渡。在進入公司時，就必須做好在公司工作3-5年以上的準備。因為從熟悉各業務環節到熟悉產品，再到獨立維護客戶，最少也需要1年以上。也就是說到第2年，才能真正從自己的工作成果中獲利。
責任心強
很多看似可做可不做，可早做可晚做的工作，做和不做，或早做晚做，其後果可能截然不同。
正規、重細節
1）為什麼要正規和注重細節？
對外貿易與其他的貿易不同，因為地理、文化背景等方面的不同，它需要操作人員使用一套已經被廣泛接受並沿用的系統。它就是我們在書本上學習到的那些知識和規範，以及業務前輩積累下來的一些寶貴經驗。從溝通的細節中客戶會看到你的工作態度，工作是否嚴謹以及是否可以信任。細節決定成敗，這句話一點都不誇張。
2）如何正規和注重細節？
所有與客戶有接觸的檔案都必須符合國際慣例。它們都有其固定的格式和規範。 儘量使用正規的商務信函，正規的契約格式，正規的樣品發票等檔案。 在實際操作中從以下幾方面做到：
a.對客戶的回覆使用正規商務信函格式。
b.努力提高英語寫作水平。使用正確、簡潔的商務語言，不使用非正規縮寫。如 you 寫成 U 。規範使用英文大小寫。不使用全部大寫，以方便客戶閱讀 。
c.在日常同客人的交流中有理有節，尊重客戶，使用禮貌用語。
d.對於長期合作的老客戶，他的訂單一般都有一定的規律，如果有異常，及時跟客人確認。
熟悉產品
業務助理同樣需要熟悉產品。連產品都不熟悉，很難贏得客戶的信任和工廠的尊重。可以從以下方面來熟悉產品：
a.做個有心人。將在日常訂單跟進過程中的產品相關知識整理成文檔並默記在心中。
b.有機會多去工廠車間看，一方面可以了解生產工藝，另一方面可以全面了解產品相關知識。
c.不懂一定要問。多跟業務經理或公司同事請教，不懂裝懂是不明智之舉。掌握了產品知識，跟客人和工廠的溝通就會變得輕鬆。
換位守諾
學會換位思考，站在客戶的角度，給出你的建議。 銷售最理想的高度是：顧問式的銷售。站在客戶的角度來考慮問題，提出你自己的建議來幫助客戶。同時也幫助了你自己。你的合理建議讓客戶感覺到你的專業，也感覺到你的盡職。這樣還讓客戶給你多一份信任。這種信任關係在業務開展中是非常重要的。它會讓你的客戶忠誠度提高一個層次。 但合理的建議是建立在對產品的充分了解和豐富的跟單經驗上的。這兩個因素都是在業務開展過程中慢慢積累起來的。它也是一把雙刃劍，用得好事半功倍，用不好會顯得更不專業。
誠信守諾，它是業務開展的基礎，也是為人處事之道。在給客戶承諾之前， 先去確認一個滿足承諾的條件是否可行。而一旦做了承諾，就一定要做到。如果做不到，就要誠心地向客戶道歉，不要去辯解或推卸責任。只需向客戶說：這是我的錯。然後想辦法來彌補。
助理
業務助理，要做的工作，就是在業務經理或業務員需要你的時候你得站出來，搶在第一時間以最有效的方式，將他們提出的要求或者問題加以解決。
例如，出差在外的業務經理，在XX地區拜訪客戶，需要公司儘快寄出一份公司產品資料宣傳冊，然後找到你，你作為該經理的業務助理，你就需要以最快的速度蒐集齊所需要的宣傳冊，然後選擇最快的速遞公司，將冊子寄到業務經理所指定的地址，然後告知業務經理，發的什麼速遞，單號是什麼，多久可以收到。簡單一句話說，業務助理呀，就是給業務經理或者業務員跑腿打雜的工作，大部分時間留在公司或者工廠，一般沒機會出差，出差最常見的可能就是展會等等。
區別
1．所謂的業務員是由股份公司認可的，並有契約編號的業務人員。業務助理由業務員指定，並為其服務的操作人員。
2．根據外貿的實際情況，一個業務員可以有多個業務助理，一個業務助理也可以為多個業務員服務。
3．業務助理可以幫業務員製作外銷契約、收購契約、出口明細單等業務操作。
4．數據共享要求：業務助理可以瀏覽本人為業務員作的契約數據。業務員可以瀏覽業務員本人的所有契約數據（契約可能是業務員本人製作，也可能是多個業務助理製作）。業務經理可以瀏覽本人管轄範圍內的所有業務員的契約數據。
5．業務員可以新增客戶、工廠，可以把自己的客戶或工廠分配給業務助理。業務助理無權進行客戶工廠的增加。業務員具有“客戶所有人”這個角色，業務助理只有客戶使用人這個角色。
6．業務助理幫業務員製作外銷契約時，必須先選擇此票契約的業務員。
7．製作外銷契約，在客戶、工廠信息選擇時，業務助理只能選擇業務員分配給業務助理的客戶、工廠信息。
