書面溝通是公共關係的工作途徑之一，用書面媒介的形式與公眾交流信息，溝通情況，主要用於內部公眾之間的溝通，其形式有內部報刊、信件、公告板、標語和各種輔助出版物。內部報刊的形式有普通報紙式、雜誌式和檔案式，發行方式有贈閱和銷售兩種。信件也是書面溝通的一種方式。信件有組織信件和私人信件兩種。此外還有輔助出版物，如時事通訊、各種手冊說明和有關的書籍等。
基本介紹
- 中文名：書面溝通
- 外文名：Written Communication
- 對應：以文字為媒體
- 對象：信息傳遞
- 形式：檔案、報告、信件、書面契約等
概念,優點,障礙,適用情形,基本準則,寫作的技巧,
概念
書面溝通是以文字為媒體的信息傳遞，形式主要包括檔案、報告、信件、書面契約等(口頭溝通是以口語為媒體的信息傳遞，形式主要包括面對面交談、電話、開會、講座、討論等)。書面溝通是一種比較經濟的溝通方式，溝通的時間一般不長，溝通成本也比較低。這種溝通方式一般不受場地的限制，因此被我們廣泛採用。這種方式一般在解決較簡單的問題或發布信息時採用。在計算機信息系統普及套用的今天，我們很少採用紙質的方式進行溝通。
優點
書面溝通本質上講是間接的，這使得其有許多優點：
可以正式的或非正式的，可長可短。 可以使寫作人能夠從容地表達自己的意思。 詞語可以經過仔細推敲，而且還可以不斷修改，直到滿意表達出個人風格。 書面材料是準確而可信的證據。所謂“白紙黑字”。 書面文本可以複製，同時傳送給許多人，傳達相同的信息。 在群體內部經常受限於約定俗成的規則。 書面材料傳達信息的準確性高。
障礙
間接性也給書面溝通造成了一些特殊障礙。
發文者的語氣、強調重點、表達特色，以及發文的目的經常被忽略而使理解有誤。 信息及含意會隨著信息內容所描述的情況，以及發文和收文時的部門而有所變更。這包括： 個人觀點——收文者很容易忽略與他自己的看法有衝突的信息。 發文者的地位——發文者是上司、部屬或同一階層的同事，會影響信息的意義。外界的影響——收文者能否專心閱讀收到的信息？收文者的心情如何？你寫這封函或備忘錄的時候心情如何？這封函送達的時間是大清早或是午餐的時候？等等。 發文者選擇的格式或時機不當。收文者很可能因為你一開始採用的格式不當，而不太注意你的信息內容。
適用情形
（1）簡單問題小範圍溝通時（如3~5個人溝通一下產出物最終的評審結論等）；
（2）需要大家先思考、斟酌，短時間不需要或很難有結果時（如項目組團隊活動的討論、複雜技術問題提前知會大家思考等）；
（3）傳達非重要信息時（如分發周項目狀態報告等）；
（4）澄清一些謠傳信息，而這些謠傳信息可能會對團隊帶來影響時。
基本準則
職場文書溝通，很多人推崇國際流行的“7C”準則，即：
1、完整（complete）
2、準確（correctness）
3、清晰（clearness）
4、簡潔（conciseness）
5、具體（concretenness）
6、禮貌（courtesy）
7、體諒（consideration）
寫作的技巧
職業文書能否達到上述一些標準，取決於以下幾點：
1、換位思考
2、強調積極面，合理處置負面信息
3、要在書面溝通中注意書寫語氣
4、突出重點內容
5、注重文章格式排版
6、學會插入圖表
