採購管理制度是指以文字的形式對採購組織工作與採購具體活動的行為準則、業務規範等做出的具體規定。
為了規範採購工作，提高採購工作的效率，我們必須建立健全多種採購管理制度，以此作為採購人員與採購部門的工作準則與行為規範，以保證採購工作健康、有序、高效地運行，從而圓滿地完成採購任務，滿足企業其他部門對採購業務的要求。
採購管理制度居於上層建築的範圍，體現一定的生產力與生產關係的發展要求，企業採購管理制度的建立不是一蹴而就的．而是一個長期的過程，應由企業管理層所倡導，能被廣大的採購員工所認可，在實際工作中，它往往是集體智慧的結晶。
基本介紹
- 中文名：採購管理制度
- 外文名：無
- 目的：各崗位、各環節的責、權及關係
- 目標：明確採購人員的業務操作要求
特點,內容,差異,
特點
建立企業採購管理制度，可以明確各崗位、各環節的責、權及相互關係；明確採購人員的業務操作要求，從而有利於加強考核；有利於在採購部門貫徹按勞分配製度，有利於激發職工的責任感與事業心。值得提出的是，採購管理制度作用的發揮是建立在採購制度本身科學性的基礎上的，為此，企業採購管理制度應體現以下幾個方面的特點：
1、文字化
任何制度都是以文字的形式表示出來的，採購制度也不例外。制度不是上級的口頭命令或要求，口說無憑，應以文字的形式固定下來，作為大家共同的行動綱領，對任何人、任何採購活動均起規範作用。文字化的採購制度可以張貼起來，也可以列印成冊，分發給每一個採購人員，要求大家領會其內容，自覺地按採購制度要求自己。
2、可行性
任何企業的採購制度都應在充分考慮企業內外部條件、企業發展目標、行業特點以及採購人員本身實際情況的基礎上制定，應切實可行。不同類型企業的採購制度可以有差異，即使是同一個企業在不同時期也應有不同的採購制度，我們反對照搬照抄和一成不變的採購制度，強調採購制度在實施貫徹中的切實可行性，而不是僵化的教條與清規戒律。
3、嚴肅性
採購管理制度一旦確定，採購人員應不折不扣地執行，只制定製度而不加強執行與實施的監督，這樣的規定、制度是毫無價值的。在實際運作中，對違反制度的採購人員應有相應的制裁措施，應提倡採購制度的嚴肅性。
4、協調性
採購管理制度要注重各部門、各崗位之間的協調，把上下級工作、前後環節工作有機地協調與聯繫起來，以體現集體利益。
5、相對穩定性
採購制度已確定，一般地，短期內不要變動，通常一兩年、甚至更長時間應保持穩定，便於大家執行。如果經常變動，採購人員剛剛領會了老制度，又出現了新制度，這樣就會難以適應，容易造成採購工作的混亂。當然，採購制度並不是長期固定不變的，隨著外部環境的變化，企業內部條件的改進，採購制度也可以適當進行調整。
內容
採購管理的主要制度有採購領導制度、經濟責任制度、監督制度和民主管理制度。
1、採購領導制度
採購領導制度，即採購決策制度，按採購什麼、採購多少，什麼時候採購等決策權屬於哪一級來劃分領導制度。具體有三種：
（1）集中制
採購的決策權集中於總公司，其他分公司或分廠無權採購，適用於小企業或分公司（分廠）較集中的企業採用，集中制的特點是：① 採購數量大，能享受數量折扣，降低進價；② 集中採購，統籌安排，可節約大量人力、物力、財力；③ 目前一些連鎖店大都採用這種決策制度，例如日本的八佰伴集團就曾採用這種決策制度。
（2）分散制
將採購的決策權分散於各個分公司或分廠。一般大規模企業，且分公司（分廠）分散在各地，企業的各分公司（分廠）所需的物資差異較大時，企業常採用這種領導制度，採用這種領導制度能充分調動分公司（分廠）的積極性，減少了內部物資的調撥手續，但不利於採購資金的統一管理，浪費人力、物力、財力，無法享受價格優惠，使進價較高。
（3）混合制
若企業的分公司（分廠）的所需的物品相同，且採購金額較大時，由總公司統一採購，對於各分公司間有差異的、金額較小的、臨時性採購的物品由分公司自行採購。這樣，一方面能使採購資金較合理地統一管理，又能調動各分公司的積極性，及時滿足經營的需要。
2、經濟責任制度
經濟責任制是按照客觀經濟規律的要求，以提高經濟效益及服務質量為目標，科學地確定相關部門、人員經濟職責、利益權力的一項管理制度。明確經濟責任制，有利於維護採購隊伍的良好的工作秩序，提高工作效率，講究經濟核算，從而提高經濟效益。採購部門的經濟責任制度通常有以下幾方面：
（1）崗位責任制
崗位責任制是採購制度的中心環節。建立與健全採購崗位責任制，能做到採購部門人人有職責，事事有人管，目標清楚，責任明確，工作有條不紊，加強職工責任感，調動工作積極性，發揮其聰明才智；可以堵塞工作漏洞，保證採購工作的良好秩序。
雖然不同類型的企業採購，崗位責任制不盡相同，但一般採購部門內設有不同的崗位，不同崗位確定有不同的職責。結合採購工作的實際，我們認為採購部門的人員應承擔的職責有：
採購主管和計畫人員的職責是：① 制定採購計畫；② 制定和修訂採購制度；③ 統籌安排採購資金；④ 監督和考評採購人員，並指導其工作；⑤ 契約的審議和管理；⑥ 決策購進業務活動，以提高經濟效益；⑦ 組織領導採購人員蒐集市場信息，預測可供貨源及其趨勢，為企業主管領導當好參謀；⑧ 指導採購人員與供應商搞好關係。 一般採購人員的職責是：① 貨源、價格、服務等市場調查；② 與供應商談判，確定有關事項，如價格、質量、交貨期及結算條件等；③ 催貨；④ 處理退貨、索賠；⑤ 發票的核對與付款；⑥ 辦理物品入庫手續；⑦ 與供應商建立良好關係；⑧ 蒐集調撥信息，預測可供資源及其趨勢，供領導決策參考；⑨ 節省購進費用支出，提高企業經濟效益。
（2）採購費用承包制
這是採購部門加強經濟核算的一種形式，在實際工作中，許多企業的採購費用大大超過正常的費用水平，造成採購環節經濟效益低下，從而也影響了整個企業經濟效益的提高。因此，用制度的形式來控制採購費用的開支水平顯得尤為重要。
採購費用承包制是將採購費用指標落實到每一個崗位、每一個採購人員身上，只允許其在規定的費用標準內開支費用，從而控制採購費用支出。 實際操作過程中，可以用相對數來控制，如規定採購每噸商品的費用額或每百元商品的費用額等。也可以用絕對數來控制，如規定採購部門在按要求完成採購任務的前提下，每月的採購總費用水平，對於超支的部門由採購部門、採購員自己承擔；對於節支的部分可由採購部門、採購人員自行分配，以激發其工作責任感。
3、獎懲制度
為了調動廣大採購人員的工作積極性，充分發揮他們的聰明才智、努力乾好本職工作，企業應該建立與健全各種形式的獎懲制度以真正體現“乾多乾少不一樣，乾好乾壞不一樣，乾與不乾不一樣，乾輕乾重不一樣”的分配精神。對於一些成績突出、工作勤奮踏實的採購人員應給予適當的獎勵；對於那些工作散漫、績效較差，甚至給企業帶來經濟損失的採購人員應進行必要的懲罰，甚至清除出採購隊伍。
在建立獎懲制度時應注意兩點：一是把握好“刺激度”，即拉開檔次，不搞平均主義，要獎得高，罰得重，使獎懲措施真正起到激勵的作用。另一方面要注意多種獎懲方法相結合，根據心理學理論，人的需求是多方面的，物質獎勵只能滿足職工物質方面的需要，過分強調物質刺激，會產生“一切向錢看”的錯誤觀念，其作用必然有限。我們提倡物質獎勵與其他獎勵形式的配合，如精神鼓勵（評先進、表揚、提乾等）。對於懲罰來講也是如此，可以罰款，亦可行政處分，甚至開除公職，這樣獎懲制度才真正有效。
4、監督制度
貫徹採購制度必須堅持嚴格監督與考核，沒有嚴格的監督，採購制度就會流於形式，嚴格的監督是以科學考核依據為基礎的。在實際工作中監督的方法包括三種：一是由採購負責人對各部門組織和職工個人執行情況進行縱向檢查；二是組織有關部門的負責人進行橫向聯合檢查；三是個人自查。
在制定監督制度時，要注意把握兩個方面：一是對權力的使用和監督，檢查是否有濫用職權、借採購之機以權謀私的現象；二是對應負責任的監督與檢查，檢查責任是否落實到每個單位、每個人，或是否有職責不清、相互推諉的現象。
5、民主管理制度
實現民主管理制度是現代企業的重要趨勢，國有企業的性質決定了民主管理是一項基本制度。採購部門同樣應強調民主管理。實行民主管理，可以較好地把民主與集中結合起來，調動職工的積極性；可以集中廣大採購人員的智慧，集思廣益，共商大計；可以密切幹群關係，克服官僚主義、瞎指揮；也可以有利於解決採購部門內部的矛盾與爭端，促進採購部門的安定團結。
實施民主管理制度，要求企業一方面在採購部門內部提倡民主的作風，一些重大的採購決策不能只是採購負責人一人說了算，要動員大家討論，每個採購員天天與供應商打交道，熟悉市場行情，充分利用他們的智慧，能提高採購決策的準確性；另一方面，也應廣泛徵求企業其他部門的意見，採納他的合理化建議，特別是銷售部門、市場開發部門意見，因為他們每天與客戶打交道，了解消費者的需要，了解市場變化趨勢，聽取他們的合理化建議，往往能確保採購的商品適銷對路，滿足消費者需求，從而提高企業的經濟效益和社會效益。 建立和健全採購管理制度是搞好採購工作、保證採購部門良性運轉的基礎性工作，是一個長期的過程，各種制度 需要不斷地完善，以體現其科學性。我們同樣強調各種採購制度之間的協調、各種制度互相配合，共同構建成企業採購制度體系。這樣的規章制度才能真正發揮其效用。
差異
一、物資採購計畫的確認階段
生產部門對物資的需求，是採購計畫制定的根本依據。物資採購計畫要從生產需求開始，這一點國內外企業沒有什麼不同，但其後的審核批准程式，二者卻存在很大差異，因此產生了不同的控制效果。
國外企業物資採購管理制度規定：首先由生產部門根據生產計畫或即將簽發的生產通知提出請購單；第二步，將請購單交由倉儲部門保管人員審核，保管人員根據庫存情況核定採購數量，並經倉儲部門主管簽字後，傳遞到採購部門；第三步，採購部門接到請購單後，審查是否重複採購，以及是否存在其他不合理請購品種或數量等，審核同意後，根據已掌握的市場價格，對採購所需資金做出估算，並將請購單交資金預算管理部門；第四步，資金預算管理人員根據企業經營目標和資金預算審核請購物資是否在預算之內，審核後再交還採購部門，採購部門方可根據各部門審核過的請購單編制正式採購計畫。
相對而言，我們企業這方面的制度比較簡單：首先，也是由生產部門根據生產計畫編制用料申請表，報送採購部門；其次，採購部門審查是否有超範圍、超限額的品種和數量，並根據庫存情況審定採購數量；最後，編制正式採購計畫報主管領導審批。
兩種制度的差別在於：首先，業務流程不同。國外企業的制度相對複雜，要經過四個部門審核、批准，有四個控制點；而我們的企業只經過兩個部門，加上主管領導把關，有三個控制點。其次，組織機構設定不同。對生產部門請購單或用料申請計畫的審核，國外企業增加了倉儲部門和資金預算管理部門的參與，而倉儲部門與採購部門是完全獨立的兩個部門；而我們企業的機構設定中，倉儲部門和採購部門同屬物資管理部門，是一個部門內的兩個相對獨立部門，倉儲部門一般不直接參與計畫的審核，明顯處於次要地位。儘管兩種制度的控制目的相同，但這些差異對內控制度的控制效果影響卻很大。其主要原因是，從內部控制理論分析，內部控制實質就是內部牽制，即一項業務由二個或二個以上的人或部門經手，其發生差錯和串謀舞弊的機率就會大大降低。因而，在管理機構設定上要求將不相容職務進行分離，將一項業務分由兩個或兩個以上部門控制。國外企業將請購單的審核分由倉儲部門、採購部門、資金預算部門負責，而我們企業對物資用料申情計畫僅由物資管理一個部門審核，其控制效果必然要弱。從另一個角度分析，雖然我們企業的物資管理部門內部，採購部門和存儲部門也是分開的，具有相對獨立性，但他們同由一個部門管理，接觸機會較多，有共同的部門利益，很難避免人際關係和部門利益等因素的影響。總之，由於機構設定上的差異，國外企業的內部控制效果明顯優於我們企業的內部控制。這一點在實際工作中已經非常明了。
另外，參與部門不同，對控制效果產生的影響也不相同。國外企業規定，生產部門的請購單首先經倉儲部門保管人員審核，相當於我們企業要求採購人員做的“ 庫平”工作。不同的是，國外企業是由倉儲部門保管人員來完成，而我們是由採購人員根據保管人員提供的庫存資料來完成。由倉儲部門保管人員直接負責和由採購人員間接負責，最終效果差別很大。如我們的企業庫存一般都存在令人頭痛積壓問題，對積壓物資的使用、處理，應是採購計畫中必須考慮的重要因素，但因物資積壓與保管人員關係不大，所以保管人員並不會積極主動地去清理，而國外企業要求倉儲部門保管人員參與採購計畫審核，對物資積壓就負有直接責任，因而會積極主動地去處理積壓物資。這種管理方式能夠更好地避免積壓物資的產生，這一點很值得我們借鑑。
二、選擇採購渠道，確定採購價格階段
採購渠道和採購價格的確認，是物資採購控制的重中之重。它直接影響到企業的經濟效益，因而無論中外企業都將其作為關鍵控制環節。
國外企業規定：採購部門應該根據市場情況和以往的業務往來，建立供應商資信情況信息庫，或通過中介機構查詢有關供貨商的資信情況，然後向兩家以上供應商索取採購物資的價格和質量指標，比較不同供應商所提供資料，選擇最有利於企業生產和價格最合理的供應商。對於評選供應商，多數企業還會成立一個專門委員會，集體研究決定。選定供應商和採購價格後，採購部門就可填制正式訂貨單或採購契約，但還須將定貨單副本交由請購部門(生產部門)，證實定單內容符合他們的要求，同時還要將定貨單副本送收貨部門，以便驗收時使用。而我們企業在採購渠道及價格確定方面，雖然一般也要求進行比價或招標，一些單位也設定了專門的崗位或部門負責監督，但實際上還是主要由採購人員和主管領導審定，比價或招標對多數單位來說還只是一種形式。
兩種制度相比，最大的不同之處就在於，國外企業強調集體決策，弱化了管理者的個人作用，也更易避免決策中的個人行為。而我們企業選定採購渠道和價格的決策中，強調主管領導的作用。兩種制度體現了管理理念上的差別，反映出我們企業人治觀念重於法制觀念，而這種觀念更易產生個人行為。當然，這種觀念也有其客觀因素，就是我們的市場不規範，依賴採購人員和領導個人的經驗較多等。
另外，國外企業與我們企業物資採購管理制度還存在其他方面的差別，如對業務記錄資料的要求，國外企業很嚴格很規範，要歸檔備查。而我們企業對這方面很不重視，記錄資料是為應付檢查而準備，雖然規範但不真實。
