序言
檔案材料歸檔，既是文書處理工作的最後環節，也是檔案工作的起始點。長期以來，我國的檔案材料歸檔方法。基本上是沿用傳統的“六個特徵”結合運用的立卷歸檔方法。這種方法在我國文書工作及檔案工作歷史過程中曾起過積極的作用。但是，隨著社會的進步和科學技術的發展，特別是電子計算機等現代辦公設備在檔案管理中的普遍套用以及辦公自動化進程的加快，傳統的立卷方法越來越顯示出它的局限性。為此，有必要對傳統的立卷歸檔方法進行改革。
基本介紹
- 中文名：廣東省檔案材料歸檔方法改革方案
依據和目的,適用範圍,歸檔原則,歸檔要求,歸檔方法,檔案編號,檔案裝盒,檢索工具,
依據和目的
2 依據和目的
2.1 依據：《中華人民共和國檔案法》，《廣東省檔案管理規定》，國家檔案局《關於機關檔案保管期限的規定》，《廣東省國家行政機關文書立卷歸檔工作實施辦法》；
主要參考文獻：《文書檔案案卷格式》（GB9705-88）。
2.2 目的：通過對傳統的文書立卷歸檔方法的繼承和改革，建立一種操作簡易、格式規範、便於保管和利用，同時又能充分發揮現代科學技術在檔案管理中的作用的歸檔方法，使檔案工作更適應現代化的要求，更好地為社會各方面服務。
適用範圍
3 適用範圍
本方案適用於各級機關、團體、企業事業單位和其它組織的文書材料的整理歸檔。實施本方案的前提是使用了電子計算機和國家檔案局推薦的優秀檔案管理軟體。
歸檔原則
4 歸檔原則
遵循檔案的自然形成規律，保持檔案的原貌和完整，準確判定檔案的保管期限，適合新技術套用的需要，便於保管和利用。
歸檔要求
5 歸檔要求
5.1 按照歸檔範圍的規定，凡應歸檔的檔案都必須齊全完整。
5.2 凡是原來檔案上有會生鏽的金屬物，歸檔時都必須去掉，並用細線或其它對紙張無損害的粘合劑重新將檔案縫（粘）合。
5.3 凡檔案尺寸大於A4紙規格的，要按A4規格進行摺疊或裁剪，小於16開規格及破損的要進行托裱。
歸檔方法
6 歸檔方法
6.1 總的方法：順其自然，單件歸檔。即順應檔案形成時的本來狀況，以自然件為歸檔單位，逐件整理歸檔。
6.2 “件”的含義：
6.2.1 單份檔案，一份檔案為一件。
6.2.2 各種報表、名冊、圖冊、書刊等，一冊（本）為一件。
6.2.3 正本與定稿、正件與附屬檔案，兩件作為一件。
6.2.4 檔案處理單(表)與被處理文本合為一件。
6.3 分類
6.3.1 由全宗單位檔案室集中整理歸檔的，按年度——機構——保管期限逐級進行分類。
6.3.2 由全宗單位內各部門分別整理歸檔的，按年度—保管期限逐級進行分類。
6.3.3 在分“年度”時，應遵循以下方法：一般的檔案材料，放在其形成年度歸檔；計畫、預決算、總結、報告、統計報表等，應放在檔案內容針對的年度；長遠規劃應放在檔案內容針對的頭一年；多年的總結、報告，應放在檔案針對的最後一年；跨年度的案件，應放在結案的一年。不同年度的檔案一般應分開排放。
6.4 檔案排列
6.4.1 由全宗單位檔案室集中整理歸檔的，先將歸檔檔案材料按三個保管期限分開，同一個保管期限的檔案材料，按照機構——時間先後排列，並且儘可能將關係密切的(如同一次活動、同一項工作、同一個會議形成的)檔案材料排列在一起。
6.4.2 由全宗單位內各部門分別整理歸檔的，先將歸檔檔案按三個保管期限分開，同一個保管期限的檔案材料，按照時間先後排列，並且儘可能將關係密切(如同一次活動、同一項工作、同一個會議形成的)檔案材料排列在一起。
6.4.3 同一檔案的不同稿本，正本在前，定稿在後；不同文字的文本，原文本在前，譯文本在後。
檔案編號
7 檔案編號
7.1 歸檔檔案應逐件在首頁上方的空白處加蓋檔號章(格式見附屬檔案1)，並填寫有關欄目的內容。
7.2 檔號章的項目及填寫內容：
7.2.1 全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。
7.2.2 類別號：一個立檔單位不同門類檔案的代號。
7.2.3 期限：即保管期限，標註歸檔檔案保管期限簡稱：永久、長期、短期、30年、10年。
7.2.4 年度：填寫檔案內容針對的年度，以四位阿拉伯數字標註公元紀年。
7.2.5 機構：填寫檔案形成或主辦部門的簡稱或代號，不分機構編檔號的單位此欄可空。
7.2.6 件號：以年度為界線，由全宗單位檔案室集中整理歸檔的，一個保管期限編一個大流水號；由全宗單位內各部門分別整理歸檔的，每個部門內按保管期限分別編三個小流水號。
7.2.7 在每年歸檔工作結束後，如發現有其它應歸檔檔案材料未歸檔，可將該檔案排在已歸檔檔案之後編號歸檔。
檔案裝盒
8 檔案裝盒
8.1 檔案編號後，要按照編號順序裝入檔案盒，並在盒的背脊(格式見附屬檔案2)上填上“檔號”。檔號的填寫方法參見7.2。
8.2 填寫盒內備考表(格式見附屬檔案3)。
8.2.1 盒內檔案情況說明：主要用於填寫本盒內檔案缺損、修改、補充、移出、銷毀等需要說明的情況，如無上述情況，可暫不填寫。
8.2.2 整理人：填寫本盒檔案材料整理歸檔人的姓名。
8.2.3 日期：填寫歸檔的年、月、日。
8.3 由全宗單位內各部門整理歸檔的，不同部門的檔案不應裝入同一盒內。
8.4 檔案盒外形尺寸採用長300mm、寬220 mm的規格，厚度可根據需要設定15mm、20 mm、25 mm、30 mm、40 mm、50 mm等多種規格。
檢索工具
9 編制檔案檢索工具
9.1 編制《檔案目錄》
9.1.1 《檔案目錄》由“目錄夾封面與脊背”、“歸檔說明”、“歸檔檔案目錄”三部分構成。
9.1.2 “目錄夾封面”(格式見附屬檔案4)內容應包括全宗名稱、類別、年度、保管期限四個基本項目，需要時還可增加其它項目；“目錄夾脊背”(格式見附屬檔案5)項目由全宗號、類別、年度、期限組成。
9.1.3 “歸檔說明”的內容包括：本年度立檔單位主要工作概況，本年度內設機構及機關黨、政主要領導人變化情況；本年度文書歸檔情況(含歸檔工作的組織情況、檔案材料完整與否、檔案數量、有何缺陷和問題等)。
9.1.4 “歸檔檔案目錄”(格式見附屬檔案6)應包括以下基本項目：機構、件號、責任者、文號、題名、日期、頁數、備註，需要時還可增加其它項目。
9.1.4.1 機構：參見7.2.5。
9.1.4.2 件號：參見7.2.6。
9.1.4.3 責任者：制發檔案的組織或個人，亦即檔案的署名者或發文機關。
9.1.4.4 文號：檔案的發文字號。
9.1.4.5 題名：即檔案的標題，一般應照實抄錄。原文沒有標題的應當加擬標題，外加“[ ]”號；原文有標題但不能說明檔案內容的，應重擬標題，重擬標題外加“[ ]號附於原標題之後。
9.1.4.6 日期：指檔案形成的日期。填寫時可省略“年”、“月”、“日”字，在表示年、月數字的右下角加“.”號。
9.1.4.7 頁數：指每一份歸檔檔案本身的有效頁面數。
9.1.4.8 備註：用以標註歸檔檔案的變化情況或參見檔號。
9.1.4.9 “歸檔檔案目錄”至少應彙編一式二份，其中一份是作為今後進館的移交目錄。
9.2 編制其它檢索工具。各單位應根據實際需要，選擇編制一些其它的檔案檢索工具，如“文號檔號對照表”、各種常用的專題目錄等，以方便日常手工檢索。
