廣州市政府電子公文與信息交換系統(以下簡稱交換系統)，是運行在廣州市電子政務區域網路上，供廣州市政府、市政府各職能部門和區、縣級市政府及其他經批准參加交換的單位進行電子公文與信息交換的計算機套用平台。為使電子公文與信息交換做到安全、保密、準確、及時，根據《印發廣州市電子公文和信息交換管理試行規定的通知》(穗府辦[2004]10號)，制定本辦法。
基本介紹
- 中文名：廣州市政府電子公文與信息交換暫行辦法
- 施行時間：二OO五年四月二十二日
- 施行地區：廣州市
- 檔案類型：暫行辦法
正文
第一章 總 則
第一條
第二條 本辦法適用於廣州市政府、市政府各職能部門和區和縣級市政府及其他經批准參加交換的單位(以下簡稱使用單位)，和各使用單位的電子公文與信息交換系統使用人員(以下簡稱使用人員)。
第二章 交換內容
第三條 在交換系統中交換的內容為使用單位的電子公文與信息等。
第四條 下列檔案、信息暫不在交換系統中進行交換：
(一)密級(秘密以上)檔案；
(二)急件，特急件；
(三)私人信件等與工作無關的電子檔案和信息。
第三章 管理機構
第五條 市府辦公廳負責指導、檢查和督促各使用單位的電子公文和信息交換工作。
第六條 市府辦公廳政務信息中心負責電子公文與信息交換管理和維護的具體工作。其職責如下：
(一)受理交換系統中單位註冊、名稱變更、撤銷等相關申請，辦理相應審批手續；
(二)制定電子公文與信息交換的具體工作規範及制度；
(三)徵詢各使用單位的意見和建議，研究、協調解決各使用單位在電子公文與信息交換中出現的問題，並提出處理意見；
(四)組織各使用單位系統管理員和用戶進行系統使用知識的培訓等工作；
(五)組織和提供電子公文與信息交換的軟體和必要的技術支持；
(六)負責交換系統的運行、維護和日常管理工作。
第七條 各使用單位相互之間在電子公文與信息交換過程中出現的問題，由相關單位自行協商解決，協商後仍不能解決的，可轉交市府辦公廳協調解決。
第四章 使用單位
第八條 凡需要使用交換系統的單位，應向市府辦公廳提出書面申請(政務信息中心承辦)。機關、事業單位需提交單位成立的編辦批文；企業及其他單位需經上級土管單位簽署意見。經審核批准後方可辦理註冊手續並取得其系統管理員帳號和密碼。
第九條 因以下情況而需要在交換系統中變更使用單位有關資料的，應向市府辦公廳提出書面申請，並辦理相關手續：
(一)使用單位名稱變更的，在交換系統中應辦理名稱變更手續，並由該單位來函確定新使用單位的系統管理員及用戶名單；
(二)使用單位被撤銷的，在交換系統中應辦理註銷手續。即在交換系統中刪除該單位名稱，註銷該單位電子印章和用戶，並將交換系統中的相關檔案按被撤銷單位提出的處理辦法進行處理；
(三)使用單位合併的，合併後的使用單位名稱如果沿用合併前其中一個使用單位的名稱，則該名稱作為合併後的使用單位名稱在交換系統中保留，被合併的使用單位按本條第二款辦理註銷手續；合併後的使用單位如果使用新的單位名稱，則按本辦法第八條辦理註冊手續，合併前在交換系統中所使用的相關單位名稱按本條第二款辦理註銷手續。
第十條 各使用單位應按照交換系統統一配置的要求，結合本單位實際情況，保證提供交換工作所需的設備和工作環境。
第五章 使用人員
第十一條 交換系統使用人員必須是政治可靠，保密觀念、責任心和組織紀律性強的在編幹部。
第十二條 各使用單位的系統管理員是負責開設本單位用戶帳號和維護交換系統配套工具的使用人員，由具有較高計算機知識水平和操作能力的在編幹部擔任。
第十三條 交換系統中各使用單位的系統管理員負責按規範開設用戶帳號和設定初始密碼，並根據使用人員的工作職責合理分配角色和許可權，報市府辦公廳備案。
第十四條 交換系統中的所有使用人員要自覺遵守交換系統運行中相關的規章制度，按照自己的許可權，認真完成本人在交換系統中所承擔的工作。
第十五條 交換系統中的使用人員帳號應保證一人一號，密碼由本人保管。用戶取得帳號和初始密碼後應立即修改密碼，若忘記密碼應向本單位系統管理員提出申請，恢復初始密碼。
第十六條 為使用系統的簡訊通知功能，用戶應在本人帳號的個人資料上登記自己的手機號碼，供接收交換系統的簡訊提醒之用。如手機換號應及時更換資料。
第十七條 未經本單位負責人同意，無關人員不得使用交換系統用戶的帳號和密碼登錄交換系統。
第六章 電子印章的使用和管理
第十八條 電子印章包括蓋章用的簽名印章和用於列印的驗證印章。簽名印章作為電子印章的主體，蓋章後的電子公文具有法律效力；驗證印章是電子印章的重要組成部分，供列印時驗證電子公文中簽名印章的有效性。通過驗證並按規定方式列印而成的紙制公文具有法律效力。
第十九條 電子印章的製作式樣和標準，按國務院《關於國家行政機關和企業事業單位社會團體印章管理的規定》(國發(1999)25號)執行。
第二十條 交換系統中各使用單位電子印章的製作、變更或銷毀統一由市府辦公廳負責，市府辦公廳政務信息中心負責具體工作。
第二十一條 各使用單位需要製作、變更或銷毀本單位電子印章的，由本單位提出書面申請，經本單位負責人同意並簽字後，送市府辦公廳秘書處辦理報批審核手續。經市府辦公廳領導批准同意後方可辦理。
第二十二條 電子印章的製作、變更或銷毀需在電子印章伺服器上安裝加密器件，該加密器件由市府辦公廳秘書處保密室負責管理。
第二十三條 製作、變更或銷毀電子印章時，市府辦公廳秘書處保密室、市府辦公廳政務信息中心和公章所屬單位相關人員必須同時在場。
第二十四條 各使用單位的簽名印章應等同於實物印章管理，必須由負責保密工作的處室指定專人保管和使用。簽名印章的載體和密碼可由兩人或兩人以上分別保管。
第二十五條 電子印章由於損壞、遺失等原因造成不能使用需要換領或補發時，用章單位須出具書面證明，並按第二十條、二十二條的規定辦理手續。若屬損壞，則需要將舊電子印章交市府辦公廳保密室銷毀。因單位名稱變更、撤銷、合併等原因而需要在交換系統中變更資料的，必須將舊電子印章交回市府辦公廳保密室處理，並按第二十條、二十二條的規定辦理手續。
第二十六條 各使用單位應按照國務院國發[1999)25號檔案規定，參照本辦法制定本單位電子印章的管理使用辦法。
第七章 電子公文的傳送
第二十七條 在交換系統中交換的電子公文，其文種、格式、內容等的審核把關由發文單位負責。所交換的電子公文正文必須是不可更改的CEB格式。
第二十八條 公文若帶有不方便進行電子化處理的附屬檔案(如：書籍、圖紙等)，暫按紙質公文交換的方式進行交換。同時，將公文正文以電子公文形式進行交換。
第二十九條 電子公文的傳送由電子公文製作、電子公文蓋章、電子公文傳送三個必要環節組成，可由一個或多個工作人員負責。
第三十條 各使用單位每日(節假日除外)下午3時前傳送的電子公文視為當日交換公文。若有特殊情況，收文單位需要發文單位在上述時間以外傳送當日電子公文，收文單位應事先通知發文單位，明確傳送時間。
第三十一條 在傳送電子公文時，必須選擇公文的主送、抄送單位，並設定允許接收單位列印的份數。
第三十二條 在交換系統中完成傳送電子公文操作的時間為電子公文的傳送時間。
第八章 電子公文的接收
第三十三條 各使用單位應按時接收電子公文。每日(節假日除外)下午3時以前接收的電子公文視為收文單位當日收文。
若有特殊情況，發文單位需要收文單位在上述時間以外接收當日電子公文，發文單位應事先通知接收單位，明確接收時間。
第三十四條 接收電子公文時，必須認真核對，確認無誤後方可進行列印和脫密下載操作，否則應予以退回。
第三十五條 電子公文列印必須由持有驗證公章的交換人員進行，並按常規收文進行登記。
第三十六條 脫密下載後的電子公文相當於紙質公文複印件，參照紙質公文的管理辦法處理。
第三十七條 首次進行電子公文列印或脫密下載，及通過交換系統接口從交換系統中讀取電子公文進入收文單位辦公系統的時間為電子公文的接收時間。
第三十八條 電子公文接收失敗時(包括列印、脫密下載和通過系統接口直接讀取)，收文單位應及時向發文單位提出申請，說明原因，請求重發或追加列印份數。
第九章 信息交換
第三十九條 交換系統中的信息主要包括工作動態、請求辦理的事項、專題、向市府辦公廳報送的政務信息、刊物等。
第四十條 交換的信息內容遵循“誰交換，誰負責”的原則，要求內容準確、翔實、時效性強。
第四十一條 各使用單位應在每年二月底前或根據工作實際情況安排時間，將上年的工作總結和本年的工作計畫分別上載到交換系統中，在工作動態欄目中發布；每月十日前或根據工作實際情況安排時間，將上月的工作完成情況和本月的工作安排分別上載到交換系統中，在工作動態欄目中發布。
第四十二條 請求辦理事項的請求方是交換系統中具有相關許可權的用戶。請求方在傳送請求前，必須將要求對方辦理的事項內容填寫清楚。如有時限要求，應設定辦理時限。辦理方收到辦理事項請求後，應在辦理期限內及時辦理，並作出相應的回覆，若不能按時完成，應及時向請求方說明原因。
第四十三條 專題報告主要是用於各使用單位向上級領導報送專題信息。專題信息的報送時間、內容和範圍由報送單位自行確定。
第四十四條 各使用單位在交換系統中向市府辦公廳報送政務信息的辦法，參照《印發（廣州市人民政府政務信息工作管理規定)》(穗府[2003]2號)執行。聯合報送的信息，主報單位傳送前要註明聯合報送單位的名稱和作者。報送的信息如屬於修改稿或約稿的，報送單位應在標題欄中特別註明。
第四十五條 各使用單位應在交換系統中編輯和發布本單位所出版的刊物，逐步減少紙質刊物的出版發行。刊物的發行範圍可通過交換系統中設定讀者範圍，由刊物出版發行單位自行設定。
第十章 應急處理
第四十六條 當交換系統出現故障，引起電子公文與信息無法在電子政務區域網路進行正常交換時，應及時通知市府辦公廳(政務信息中心承辦)。由市府辦公廳儘快組織有關單位查明原因，排除故障，並在24小時內作出回響。
第四十七條 若24小時內仍未排除故障，造成交換系統不能正常運行時，由市府辦公廳提出解決辦法，並以紙質書面的方式通知各使用單位，保障公文與信息交換工作的正常進行。
第十一章 附 則
第四十八條 本辦法由市府辦公廳制定並解釋。
第四十九條 本辦法自二OO五年四月二十二日起施行。
