商務會議是指帶有商業性質的會議形式。一般包括：新產品宣傳推廣會、大型的培訓溝通會議、上市公司年會、招股說明會、項目競標會、跨國公司年會、集團公司年會、行業峰會、企業慶典、 新聞發布會、巡迴展示會、答謝宴會、商業論壇、項目說明會、項目發布會等。
基本介紹
- 中文名：商務會議
- 外文名：Business meeting
- 策劃企業：善達公關策劃品牌
必備口語,會議模式,商務會議接待服務,
必備口語
會議是做生意的重要一部分。 如果你是在一家國際企業工作的話，大多數的會議將會用英語(論壇)進行。無論你是召開會議還是出席的人，用以下的這些短語為商務會議的各個階段做好準備。 問候/開場白不管使用何種語言，會議的基本機構通常是一致的。 並且會議通常多會以問候開始！在英語中，你將使用更正式的"Good morning"或"Good afternoon"而不是"hello."接著，如果你是召開會議的人，你將需要宣布會議正式開始。例如i>"Good morning. It looks like everyone's here, so let's getstarted."陳述會議目的接著，你必須提醒每個人此次會議的目的是將談論那些商務內容。 如果你是負責人的話，就說："Our goal today is..."你還可能聽到的短語有"Our goal today is..."或是i>"I've called this meeting to..."然後以簡短的解釋結束。例如"We're here todayto discuss last quarter's sales figures. 你必須在提出新的內容前回顧一下以前的一些信息。 這就是為什麼某人將會朗讀minutes from the previous meeting。Minutes是會議的一份正式記錄。在朗讀記錄前要說"To begin, let's quickly go over the minutes from our lastmeeting.""Go over"的意思是回顧某事並常使用在商務語言中。介紹日程表和需要討論的內容是談論新的商務內容的時間了，一份談論內容清單稱做"agenda."會議的召開者將大家的注意集中到agenda. 上。 他們會說"Please look at your copy of the agenda. There are xx items onthe list today. Let's start with number xx."然後，成功的會議關鍵是使之按項目一一進行。該移向下一項內容時，就說"Now that we've discussed..., let's move onto...""Move on"通常用在商務場合中意思是開始新的議題。
會議模式
互動式電話會議
互動式電話會議非常經濟，他可以經常召開；這種會議方式實現起來非常簡便。與視頻會議不同，互動式電話會議只提供多方語音的交流，不需要看見每個人的面容。
互動式電話會議的特點：經濟實惠、使用方便、管理簡易、容量龐大、功能強大。
實現方式（1）用戶向通信公司提出會議要求，由通信公司為用戶分配會議接入號碼。
（2）系統可通過密碼鑒權方式對所有與會者進行身份鑑別。
（3）會議主持人既可通過話機終端,按相應功能鍵完成會議主持功能,也可以通過電腦連線到會議平台，通過WEB界面完成主持人操作；與會者可利用話機終端申請發言和討論。
網際網路視頻會議
網際網路視頻會議系統是基於網際網路的數據會議形式它最大的特點就是可以實現音頻、視頻、數據、圖像、程式的遠程同步共享，因此常常用於特定的匯報或研討性會議，完全可以達到現場演示的效果；此外，在以下這些領域，網際網路視頻會議也得到了廣泛的套用：
● 遠程政務：政府機關的遠程會議、遠程報稅、遠程報關、遠程審案等；
● 遠程商務：遠程會議、員工培訓、遠程洽談、遠程股評、產品發布、遠程會展、遠程拍賣等；
● 遠程教育：遠程教學、遠程培訓、遠程研討；
● 遠程醫療：遠程會診、遠程手術觀摩；
● 其它套用：遠程監控、遠程調度、遠程採訪、可視聊天......等等。
“非典”期間，網際網路視頻會議逐漸成為中小企業客戶解決溝通問題的主要選擇。
網際網路視頻會議實現的功能
網際網路視頻會議不僅可以滿足用戶音頻、視頻、數據、圖像、程式遠程共享的需求，系統同時具有強大的會議管理、會議輔助功能,用戶可以展開豐富多樣的會議討論,就某項具體的方案或計畫進行演示、匯報，最大限度地實現對會議的自助管理。
實現方式
終端設備條件：用戶可根據會議需要和自身條件，選用“專用會議室終端”、“桌面型終端”以及 “基於PC機的固定及可移動式會議終端”。
通信線路條件
個人用戶需要具備寬頻線路（ADSL或FTTX+LAN）；單位用戶採用專線方式接入（可以是SDH數字電路、ADSL專線、FTTX+LAN專線、DDN專線等）。為保證會議效果，要求接入速率（包括移動終端）不低於384Kbps。
專線電視會議
專線電視會議專門適用於公司年會、展示會等重要的大型會議,由於此類會議規模大、規格高、影響廣，因此對音/視頻的質量要求都是最高的，採用高清晰度、高可靠性的專線電視會議系統與之匹配，能夠確保最佳的會議效果，保持真實的現場感。
實現方式
客戶既可至當地通信公司會議室召開會議，也可採用外延通信線路的模式在客戶端召開會議，如果在客戶端召開會議則需要滿足以下條件
系統設備條件
編解碼器、MCU（多點控制單元）、光端機（以上設備由通信公司配置）；調音台、導演切換台、攝像機（以上設備客戶自備）。
通信線路條件：外延會場可以採用光纖或者SDH的方式接入。
ISDN電視會議
套用範圍
ISDN電視會議一般以點對點形式出現，能夠滿足點對點的會議需求，由於其資費低廉，外資企業的在華公司常通過ISDN電視會議系統與國外分支機構及合作夥伴進行會議交流，國內外機構也頻頻藉助ISDN電視會議系統開展遠程招聘。
實現方式
系統設備條件：ISDN電視會議業務要求對端設備與本端設備協定一致，標準統一，並採用H.263標準作為視頻編碼標準、H.320作為電視會議標準即可點對點傳播。
通信線路條件
如果外延會場採用ISDN方式接入，要求會場具備3條或3條以上的ISDN線路。 會議是做生意的重要一部分。如果你是在一家國際企業工作的話，大多數的會議將會用英語(論壇)進行。無論你是召開會議還是出席的人，用以下的這些短語為商務會議的各個階段做好準備。 問候/開場白不管使用何種語言，會議的基本機構通常是一致的。並且會議通常多會以問候開始！在英語中，你將使用更正式的"Good morning"或"Good afternoon"而不是"hello."接著，如果你是召開會議的人，你將需要宣布會議正式開始。例如i>"Good morning. It looks like everyone's here, so let's getstarted."陳述會議目的接著，你必須提醒每個人此次會議的目的是將談論那些商務內容。如果你是負責人的話，就說："Our goal today is..."你還可能聽到的短語有"Our goal today is..."或是i>"I've called this meeting to..."然後以簡短的解釋結束。例如"We're here todayto discuss last quarter's sales figures."回顧以往的商務情況因為會議常常是用來處理一些正在進行的商務，你必須在提出新的內容前回顧一下以前的一些信息。這就是為什麼某人將會朗讀minutes from the previous meeting。Minutes是會議的一份正式記錄。在朗讀記錄前要說"To begin, let's quickly go over the minutes from our lastmeeting.""Go over"的意思是回顧某事並常使用在商務語言中。介紹日程表和需要討論的內容是談論新的商務內容的時間了，一份談論內容清單稱做"agenda."會議的召開者將大家的注意集中到agenda. 上。他們會說"Please look at your copy of the agenda. There are xx items onthe list today. Let's start with number xx."然後，成功的會議關鍵是使之按項目一一進行。該移向下一項內容時，就說"Now that we've discussed..., let's move onto...""Move on"通常用在商務場合中意思是開始新的議題。結束會議結束會議需要一些短語：總結談論過的議題，感謝各位的出席，並且宣布散會。這並不難！要總結的話，就可以以"To sum up, we've determined the sales figures could be betterand discussed solutions."然後，感謝大家的出席"Thank you all for attending/coming."Let everyone knowit's okay to leave with, "The meeting is finished."最後，如果今後還會有會議的話就可以說，"We'll seeeveryone next..."
商務會議接待服務
會務組
1、提前確定會務組房間號，並通知參會來賓。
2、會務組門牌明顯標識，便於來賓尋找。
3、建立酒店與會議團隊的溝通橋樑。
4、24小時值班制，解決參會來賓各類疑難問題。
5、開通網線便於與外界聯絡。
6、安排必要辦公設備辦公軟體及辦公用品，方便來賓使用。
1、提前確定會務組房間號，並通知參會來賓。
2、會務組門牌明顯標識，便於來賓尋找。
3、建立酒店與會議團隊的溝通橋樑。
4、24小時值班制，解決參會來賓各類疑難問題。
5、開通網線便於與外界聯絡。
6、安排必要辦公設備辦公軟體及辦公用品，方便來賓使用。
數據統計
1、確定標準服務用語，提供優質服務。
2、根據客戶提供來賓名單，準確了解來賓會務信息。
3、根據臨行更改信息，及時調整相關數據。
4、準確安排接機、接站、住宿、用餐、VIP陪同及參會工作。
1、確定標準服務用語，提供優質服務。
2、根據客戶提供來賓名單，準確了解來賓會務信息。
3、根據臨行更改信息，及時調整相關數據。
4、準確安排接機、接站、住宿、用餐、VIP陪同及參會工作。
交通服務
1、按照數據統計時間，準確接送來賓。
2、根據來賓數量，合理安排車輛。
3、車輛張貼明顯標識，便於來賓尋找。
4、途中安排礦泉水及當天報紙，提供貼心服務。
5、安排值班車輛，處理應急事件。
6、大型客車配備服務人員及各類設施，設施包括：音樂及DVD光碟、垃圾袋等。
住房
1、重要來賓房間提前查房，設施包括：衛生、溫度、氣味、網路、電視、冰櫃、淋浴、馬桶。
2、服務包括：歡迎卡、會議資料、鮮花、水果、報紙及特殊需求。
3、協助酒店辦理來賓入住登記及退房手續。
4、每日根據日程安排，確定標準語言，通知酒店總機叫早。
餐飲
1、根據流程安排之路水牌方便客戶尋找用餐地點。
2、提前檢查各餐及茶歇準備狀況，確保按時開餐。
醫療保障
1、配備醫療人員，解決突發事件。
2、提前購買常備藥品，種類包括：感冒、消炎、暈車、嘔吐、腹瀉、創傷、止痛、解暑、酒精、碘酒、氧氣袋等。
3、基本設備包括：體溫表、聽診器、手電筒、棉簽等。
1、按照數據統計時間，準確接送來賓。
2、根據來賓數量，合理安排車輛。
3、車輛張貼明顯標識，便於來賓尋找。
4、途中安排礦泉水及當天報紙，提供貼心服務。
5、安排值班車輛，處理應急事件。
6、大型客車配備服務人員及各類設施，設施包括：音樂及DVD光碟、垃圾袋等。
住房
1、重要來賓房間提前查房，設施包括：衛生、溫度、氣味、網路、電視、冰櫃、淋浴、馬桶。
2、服務包括：歡迎卡、會議資料、鮮花、水果、報紙及特殊需求。
3、協助酒店辦理來賓入住登記及退房手續。
4、每日根據日程安排，確定標準語言，通知酒店總機叫早。
餐飲
1、根據流程安排之路水牌方便客戶尋找用餐地點。
2、提前檢查各餐及茶歇準備狀況，確保按時開餐。
醫療保障
1、配備醫療人員，解決突發事件。
2、提前購買常備藥品，種類包括：感冒、消炎、暈車、嘔吐、腹瀉、創傷、止痛、解暑、酒精、碘酒、氧氣袋等。
3、基本設備包括：體溫表、聽診器、手電筒、棉簽等。
