中華人民共和國國家標準《電子檔案歸檔與管理規範》GB/T18894-2002。規定了在公務活動中產生的，具有保存價值的電子檔案的形成、積累、歸檔、保管、利用、統計的一般方法。
基本介紹
- 中文名：電子檔案歸檔與管理規範
- 標準適用：黨政機關產生的電子檔案
- 術語定義：archival electronic records
- 保障措施：規範的制度和工作程式
電子檔案,標準適用,規範引用,術語定義,總則,保障措施,收集積累,歸檔方法,歸檔整理,交接保管,
電子檔案
新近頒布的國家標準《電子檔案歸檔與管理規範》中，電子檔案的定義為“電子檔案是指在數字設備及環境中形成，以數碼形式存儲於磁帶、磁碟、光碟等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，並可在通信網路上傳送的檔案。” 電子檔案的兩個基本特徵： 第一，電子檔案是由電子計算機生成和處理，其信息以二進制數字代碼記錄和表示，因此亦可稱為“數字檔案”。這是電子檔案與以往所有其他形式檔案的基本區別，也是電子檔案信息與其他數字信息的共同點。數字信息使用0和1兩種兩種數碼的組合來記錄信息，每一個0或1叫做1個比特，需要記錄的信息用一串比特存儲於計算機存儲器（包括記憶體儲器和各種外存儲器）中，並可通過通信網路進行傳輸。 第二，電子檔案是檔案的一種類型，應該具有檔案的各種屬性，特別是要有特定的用途和效力。這是電子檔案與其他數字信息的基本區別，也是電子檔案與其他形式檔案的共同點。 從邏輯上說，電子檔案是“數字信息”和“檔案”兩個概念的交集，它是具有檔案特徵的數字信息，又是以數字信息為特徵的檔案。
標準適用
本標準規定了在公務活動中產生的，具有保存價值的電子檔案的形成、積累、歸檔、保管、利用、統計的一般方法。
本標準適用於黨政機關產生的電子檔案的歸檔與管理，其他社會組織的電子檔案管理可參照本標準。
規範引用
下列檔案中的條款通過本標準的引用而成為本標準的條款。凡是注日期的引用檔案，其隨後所有的修改單(不包括勘誤的內容)或修訂版均不適用於本標準，然而，鼓勵根據本標準達成協定的各方研究是否可使用這些檔案的最新版本。凡是不注日期的引用檔案，其最新版本適用於本標準。
DA/T 18檔案著錄規則
DA/T 22歸檔檔案整理規則
術語定義
下列術語和定義適用於本標準。
3.1電子檔案 electronic records
指在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲在磁帶、磁碟、光碟等載體，依靠計算機等數字設備閱讀、處理，並可在通信網路上傳送的檔案。
3.2 歸檔電子檔案archival electronic records 指具有參考和利用價值並作為檔案保存的電子檔案(3.1)。
3.3 背景信息 context
指描述生成電子檔案(3.1)的職能活動、電子檔案的作用、辦理過程、結果、上下文關係以及對其產生影響的歷史環境等信息。
3.4 元數據 metadata
3.5 邏輯歸檔 logical filing
指在計算機網路上進行，不改變原存儲方式和位置而實現的將電子檔案(3.1)的管理許可權向檔案部門移交的過程。
3.6物理歸檔 physical filing
指把電子檔案(3.1)集中下載到可脫機保存的載體上，向檔案部門移交的過程。
3.7 真實性 authenticity
指對電子檔案(3.1)的內容、結構和背景信息(3.3)進行鑑定後，確認其與形成時的原始狀況一致。
3.8 完整性 integrity
指電子檔案(3.1)的內容、結構、背景信息(3.3)和元數據(3.4)等無缺損。
3.9 有效性 utility
指電子檔案(3.1)應具備的可理解性和可被利用性，包括信息的可識別性、存儲系統的可靠性、載體的完好性和兼容性等。
3.10捕獲 capture
指對電子檔案(3.1)進行實時收集和存儲的方法與過程。
3.11遷移 migration
指將源系統中的電子檔案(3.1)向目的系統進行轉移存儲的方法與過程。
總則
4.1
電子檔案自形成時應有嚴格的管理制度和技術措施，確保其真實性、完整性和有效性。
4.2
應對電子檔案的形成、收集、積累、鑑定、歸檔等實行全過程管理與監控，保證管理工作的連續性。
4.3
應明確規定電子檔案歸檔的時間、範圍、技術環境、相關軟體、版本、數據類型、格式、被運算元據、檢測數據等要求，保證歸檔電子檔案的質量。
4.4
歸檔電子檔案同時存在相應的紙質或其他載體形式的檔案時，應在內容、相關說明及描述上保持一致。
4.5
4.6
應保證電子檔案的憑證作用，對只有電子簽章的電子檔案，歸檔時應附加有法律效力的非電子簽章。
保障措施
5.1
應建立規範的制度和工作程式並結合相應的技術措施，從電子檔案形成開始不間斷地對有關處理操作進行管理登記，保證電子檔案的產生、處理過程符合規範。
5.1.1 登記處理過程中相互銜接的各類責任者(如起草者、修改者、審核者、簽發者等)。
5.1.2 登記處理過程中的各類操作者(打字者、發文者、收文者、存儲管理者等)。
5.1.3 登記處理過程中產生的責任憑證信息(批示、簽名、印章、代碼等)。
5.1.4 登記電子檔案傳遞、交接過程中的其他標識。
5.2
應採取可靠的安全防護技術措施，保證電子檔案的真實性。
5.2.1 建立對電子檔案的操作者可靠的身份識別與許可權控制。
5.2.2 設定符合安全要求的操作日誌，隨時自動記錄實施操作的人員、時間、設備、項目、內容等。
5.2.3 對電子檔案採用防錯漏和防調換的標記。
5.2.4 對電子印章、數字簽署等採取防止非法使用的措施。
5.3
應建立電子檔案完整性管理制度並採取相應的技術措施採集背景信息和元數據。
5.4
應建立電子檔案有效性管理制度並採取相應的技術保證措施。
5.5
電子檔案的處理和保存應符合國家的安全保密規定，針對自然災害、非法訪問、非法操作、病毒侵害等採取與系統安全和保密等級要求相符的防範對策，主要有：網路設備安全保證；數據安全保證；操作安全保證；身份識別方法等。
收集積累
6.1收集積累要求
6.1.1 記錄了重要檔案的主要修改過程和辦理情況，有查考價值的電子檔案及其電子版本的定稿均應被保留。正式檔案是紙質的，如果保管部門已開始進行向計算機全文的轉換工作，則與正式檔案定稿內容相同的電子檔案應當保留，否則可根據實際條件或需要，確定是否保留。
6.1.2 當公務或其他事務處理過程只產生電子檔案時，應採取嚴格的安全措施，保證電子檔案不被非正常改動。同時應隨時對電子檔案進行備份，存儲於能夠脫機保存的載體上。
6.1.5對用掃瞄器等設備獲得的採用非通用檔案格式的圖像電子檔案，收集時應將其轉換成通用格式，如無法轉換，則應將相關軟體一併收集。掃描型電子檔案以JPEG、TIFF為通用格式。
6.1.6 對用計算機輔助設計或繪圖等設備獲得的圖形電子檔案，收集時應註明其軟硬體環境和相關數據。
6.1.8 對用音頻設備獲得的聲音檔案，應同時收集其屬性標識、參數和非通用格式的相關軟體。音頻電子檔案以WAV、MP3為通用格式。
6.1.9 對通用軟體產生的電子檔案，應同時收集其軟體型號、名稱、版本號和相關參數手冊、說明資料等。專用軟體產生的電子檔案原則上應轉換成通用型電子檔案，如不能轉換，收集時則應連同專用軟體一併收集。
6.1.10計算機系統運行和信息處理等過程中涉及的與電子檔案處理有關的參數、管理數據等應與電子檔案一同收集。
6.1.11對套用統一模板的電子檔案，在保證能恢復原形態的情況下，其內容信息可脫離套用模板進行存儲，被套用模板作為電子檔案的元數據保存。
6.1.12 定期製作電子檔案的備份。
6.2 電子檔案的登記
6.2.1每份電子檔案均應在《電子檔案登記表》中登記(見附錄A的表A．1和表A．2)。
6.2.2電子檔案登記表應與電子檔案同時保存。
6.2.3電子檔案登記表如果製成電子表格，應與電子檔案一同保存，永久保存的電子表格應附有紙質等拷貝件並與相應的電子檔案拷貝一起保存。
6.2.4電子檔案稿本代碼：M-草稿性電子檔案；U-非正式電子檔案；F-正式電子檔案。
歸檔方法
7.1 歸檔要求
檔案形成部門或信息管理部門應定期把經過鑑定符合歸檔條件的電子檔案向檔案部門移交，並按檔案管理要求的格式將其存儲到符合保管期限要求的脫機載體上。
7.2鑑定
7.2.1電子檔案的鑑定工作，應包括對電子檔案的真實性、完整性、有效性的鑑定及確定密級、歸檔範圍和劃定保管期限。
7.2.2歸檔前應由檔案形成單位按照規定的項目對電子檔案的真實性、完整性和有效性進行檢驗，並由負責人簽署審核意見，檢驗和審核結果填入《歸檔電子檔案移交、接收檢驗登記表》(見附錄A的表A．3)。如果檔案形成單位採用了某些技術方法保證電子檔案的真實性、完整性和有效性，則應把其技術方法和相關軟體一同移交給接收單位。
7.2.3電子檔案的歸檔範圍參照國家關於紙質檔案材料歸檔的有關規定執行，並應包括相應的背景信息和元數據。
7.2.4電子檔案保管期限和密級的劃分工作，參照國家關於紙質檔案材料密級和保管期限的有關規定執行。電子檔案的背景信息和元數據的保管期限應當與內容信息的保管期限一致。應在電子檔案的機讀目錄上逐件標註保管期限的標識。
7.3歸檔時間
邏輯歸檔可實時進行，物理歸檔應按照紙質檔案的規定定期完成。
7.4檢測
7.5 歸檔
7.5.1電子檔案的歸檔，按照鑑定標識進行。電子檔案的歸檔可分兩步進行，對實時進行的歸檔先做邏輯歸檔，然後定期完成物理歸檔。歸檔時，應充分考慮電子檔案的技術環境、相關軟體、版本、數據類型、格式、被運算元據、檢測數據等技術因素。
將電子檔案的管理權從網路上轉移至檔案部門，在歸檔工作中，存儲格式和位置暫時保持不變。
7.5.2物理歸檔
7.5.2.1 凡在網路中予以邏輯歸檔的電子檔案，均應定期完成物理歸檔。
7.5.2.2把帶有歸檔標識的電子檔案集中，拷貝至耐久性好的載體上，一式3套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。對於加密電子檔案，則應在解密後再製作拷貝。
7.5.2.3本標準推薦採用的載體，按優先順序依次為：唯讀光碟、一次寫光碟、磁帶、可擦寫光碟、硬磁碟等。不允許用軟磁碟作為歸檔電子檔案長期保存的載體。
7.5.2.5特殊格式的電子檔案，應在存儲載體中同時存有相應的查看軟體。
7.5.2.6將相應的電子檔案機讀目錄、相關軟體、其他說明等一同歸檔，並附《歸檔電子檔案徑記表》(見附錄A的表A．4和表
A．5)。
歸檔電子檔案應以盤為單位填寫《歸檔電子檔案登記表》首頁(見附錄A的表A．4)，以件為單位填寫續頁(見附錄A的表A．5)。
7.5.2.7對需要長期保存的電子檔案，應在每一個電子檔案的載體中同時存有相應的機讀目錄。
7.5.2.8歸檔完畢，電子檔案形成部門應將存有歸檔前電子檔案的載體保存至少1年。
歸檔整理
8.1歸檔電子檔案的整理按DA/T 22規定的要求進行
8.2歸檔電子檔案以件為單位整理
8.3同一全宗內的電子檔案按照年度-保管期限-機構(問題)或保管期限-年度-機構(問題)等分類方案進行分類。
8.4按電子檔案類別代碼相對集中組織存儲載體
8.5電子檔案的著錄應參照DA/T 18進行著錄，同時按照保證其真實性、完整性和有效性的要求補充電子檔案特有的著錄項目和其他標識(參見本標準第5章中列舉的責任者、操作者、背景信息、元數據等)。
8.6將著錄結果製成機讀目錄和紙質目錄
交接保管
9.1 移交、接收與保管要求
對歸檔電子檔案，應按有關規定進行認真檢驗。在檢驗合格後將起如期移交至檔案保管部門，進行集中保管。在已聯網的情況下，歸檔電子檔案的移交和接收工作可在網路上進行，但仍需履行相應的手續。
9.2 移交、接收檢驗
9.2.1 檔案形成單位在移交電子檔案之前，檔案保管部門在接收電子檔案之前，均應對歸檔的每套載體及其技術環境進行檢驗，合格率達到100%時方可進行交接。
9.2.2 檢驗項目如下：
——載體有無劃痕，是否清潔；
——有無病毒；
——核實歸檔電子檔案的真實性、完整性、有效性檢驗及審核手續；
——核實登記表、軟體、說明資料等是否齊全；
——對特殊格式的電子檔案，應核實其相關的軟體、版本、操作手冊等是否完整。
檢驗結果分別由移交單位、接收單位填入《歸檔電子檔案移交、接收檢驗登記表》(見附錄A的表A．3)的相應欄目。
9.2.3 檔案保管部門應按照要求及檢驗項目對歸檔電子檔案逐一驗收。對檢驗不合格者，應退回形成單位重新製作，並再次對其進行檢驗。
9.3 移交手續
檔案保管部門驗收合格，完成《歸檔電子檔案移交、驗收檢驗登記表》（見附錄A的表A.3）的填寫、簽字、蓋章環節。登記表一式兩份，一份交電子檔案形成單位，一份由檔案部門自存。
9.4保管要求
歸檔電子檔案的保管除應符合紙質檔案的要求外，還應符合下列條件：
a)歸檔載體應作防寫處理。避免擦；劃、觸摸記錄塗層。
b)單片載體應裝盒，豎立存放，且避免擠壓。
c)存放時應遠離強磁場、強熱源，並與有害氣體隔離。
d)環境溫度選定範圍：17℃-20℃；相對濕度選定範圍：35%-45%。
歸檔電子檔案在形成單位的保管，也應參照上述條件。
9.5有效性保證
9.5.1 歸檔電子檔案的形成單位和檔案保管部門每年均應對電子檔案的讀取、處理設備的更新情況進行一次檢查登記。設備環境更新時應確認庫存載體與新設備的兼容性；如不兼容，應進行歸檔電子檔案的載體轉換工作，原載體保留時間不少於3年。保留期滿後對可擦寫載體清除後重複使用，不可清除內容的載體應按保密要求進行處置。
9.5.2對磁性載體每滿2年、光碟每滿4年進行一次抽樣機讀檢驗，抽樣率不低於10%，如發現問題應及時採取恢復措施。
9.5.3對磁性載體上的歸檔電子檔案，應每4年轉存一次。原載體同時保留時間不少於4年。
9.5.4檔案保管部門應定期將檢驗結果填入《歸檔電子檔案管理登記表》(見附錄A的表A.6)。
9.6遷移
隨著系統設備更新或系統擴充，應及時對歸檔電子檔案進行遷移操作，並填寫《歸檔電子檔案遷移登記表》(見附錄A的表A.7)。
9.7利用
9.7.1 歸檔電子檔案的封存載體不應外借。未經批准任何單位或人員不允許擅自複製電子檔案。
9.7.2利用時應使用拷貝件。
9.7.3利用時應遵守保密規定。對具有保密要求的歸檔電子檔案採用聯網的方式利用時，應遵守國家或部門有關保密的規定，有穩妥的安全保密措施。
9.7.4利用者對歸檔電子檔案的使用應在許可權規定範圍之內。
9.8歸檔電子檔案的鑑定銷毀
9.8.1 歸檔電子檔案的鑑定銷毀，參照國家關於檔案鑑定銷毀的有關規定執行，且應在辦理審批手續後實施。
9.8.2屬於保密範圍的歸檔電子檔案，如存儲在不可擦除載體上，應連同存儲載體一起銷毀，並在網路中徹底清除。不屬於保密範圍的歸檔電子檔案可進行邏輯刪除。
9.9統計
檔案保管部門應及時按年度對歸檔電子檔案的接收、保管、利用和鑑定銷毀情況進行統計。
