基本介紹
- 中文名：質量記錄
- 意思：已經進入過的質量活動所留下記錄
- 定義：提供所完成活動證據的檔案
- 作用：6個
特點,作用,類型,質量記錄,運行記錄,填寫要求,貯存要求,歸檔要求,銷毀,存在問題,注意事項,
特點
1、可操作性
指導操作性使用的一種檔案，因而明確、具體、實用。
2、可檢查性
質量記錄反映操作者的實際操作活動，具有數量化和特徵化，因而可以檢查和評價。
3、可追溯性
要需要追蹤了解查明原因時對通過質量記錄查明情況，從而可以有針對性地採取預防和糾正措施。
4、可見證性
為企業進行內部或外部質量體系審核提供證據，它可以證實是否已實施了規定的質量體系要求及實施的程度。另外質量記錄也可以反映對不合格採取了哪些糾正措施。
5、系統性
記錄了整個質量活動的完整過程，因而具有連續性，也為管理者分析質量問題、質量發趨勢提供依據，同時也為質量成本分析、統計技術的運用提供了依據。
作用
（1）為質量活動及達到的結果提供客觀證據；
（2）為正確有效地控制和評價產品質量提供客觀證據；
（3）為評價質量體系的有效性提供客觀證據；
（4）為採取預防和糾正措施提供重要依據；
（5）為評價和驗證質量活動提供信息；
（6）質量手冊及質量體系程式檔案的支持性檔案。
控制內容：標識、儲存、保護、檢索、保存期限和處置。
類型
質量記錄
也叫管理記錄，是記錄工作的一部分。記錄控制包括技術記錄，質量記錄；
這些記錄包括下列類型的檔案：
產品規範。主要設備的圖紙，原材料構成說明書。
怎樣做好質量記錄
怎樣做好質量記錄原材料實驗報告。
產品製造各階段的檢驗和實驗報告。
產品允許偏差和獲得認可的詳細記錄。
不合格材料及其處理的記錄。
委託安裝和保修期內服務的記錄。
產品質量投訴和採取糾正措施的記錄。
來自內部審核和管理評審的報告及糾正措施的記錄；
運行記錄
這些記錄將證實質量體系的正常運作，包括標準操作程式的有效運行。
質量審核報告和管理評審記錄。
對供方及其定額的認可記錄。
過程控制和糾正措施記錄。
試驗設備和儀器的標識記錄。
人員資格和培訓方面的記錄。
填寫要求
1、質量記錄填寫要清楚，字跡要清晰，不得使用鉛筆填寫，不得隨意更改，如質量記錄因筆誤需更改，當事人應在更改處字上劃一橫線並更正及簽名認可或備註欄中簽名認可。
質量記錄樣本
質量記錄樣本2、填寫質量記錄內容要求真實、完整。
3、記錄完畢後，責任人應簽名，簽名時須填寫全名。
4、質量記錄的表格上所有須填的欄目，均應進行相應填寫，若有不適用的欄目應加劃斜線。
貯存要求
1、質量記錄的貯存條件應可靠、安全、防止損壞、變質或丟失。
2、質量記錄未經批准不得複印、銷毀。有關產品檢驗、實驗的質量記錄複印須蓋受控檔案專用章，並由文控中心登記；其它部門質量記錄複印由本部門在質量記錄原件上註明分發份數和抄送部門。
質量記錄儀器
質量記錄儀器3、各部門歸檔管理的質量記錄應按月或在質量活動結束後收集分類、按編號順序裝訂成冊。
4、借閱質量記錄須相關部門負責人同意後方可借閱，並按期歸還。
歸檔要求
1、由品管部保管的質量記錄，在各質量活動結束之前交到品管部時按受控檔案進行控制，在質量活動結束後交品管部存檔。
2、由各部門歸檔管理的質量記錄，由各部門收集保管。
銷毀
1、質量記錄超過保存期時，由各科室填寫《記錄銷毀申請》，經管理者代表審核、中心領導批准後，由各科室在質管科監督下進行銷毀。
2、如有某種原因需保留超過保存期的質量記錄，應整理成為質量檔案保存。
存在問題
大多數企業都通過了質量認證，雖然說體系運行已很成熟，但存在的問題仍然不容忽視。不重視科學程式的作用，憑經驗辦事，產生逆反心理，認為記錄是束縛自己的繩索，關注度下降，思想鬆懈，這些都是企業通過認證後的通病。主要表現為：
1.對質量記錄認識不到位
目酌，仍有部分企業對於為什麼要做記錄、做什麼樣的記錄和怎樣做記錄認識不足，這直接導致在體系的建立過程中對記錄的要求不明確、在具體操作中對過程尤其是重要過程沒有記錄或記錄不全、過程結束後缺乏對記錄的有效整理和監督。
2.記錄的填寫方式不規範
具體表現在記錄表格的設計上存在缺漏項，如實驗參數、實驗項目不全；填寫方法上數值類項目如重量、尺寸．參數等按符合性項目處理，在記錄表格上甚至打√或打×，這種做法使得在實際操作時，項目之間容易混淆，也不利於後續開展統計分析，同時，過程的可追溯性變差；有的記錄對事件過程表述含混不清，甚至自相矛盾．讓人看後一頭露水。
3.缺乏對記錄的整理和加工
各種記錄表格存檔混亂，沒有制定歸檔要求或是沒有按要求整理，造成查找使用不方便。沒有根據記錄中的數據開展統計分析，從中吸取有價值的信息，從而喪失改進的機會。
注意事項
質量記錄填寫有以下事項需要注意：
1．報表填寫必須完整，儘可能詳細（可按照“6W2H”的表述方式進行描述），對所列示的所有內容均要填寫清楚，如不能填寫的內容要用斜線（/）劃掉，特別是簽名欄的填寫，要寫全名；
2．記錄要求準確清晰，不得潦草，更不得隨便在記錄上亂塗亂畫，記錄背面也一樣，特別注意的是要檢查最後填寫的清晰度，不清晰者要進行重填；
3．記錄不得隨便進行更改，需要更改時正確的做法是先將錯誤的地方用一條橫線劃掉，然後在旁邊寫上正確的內容，同時在旁邊進行簽名，並寫上日期。值得注意的是：
（1） 如是數字錯誤，應將整個數字劃掉，不能僅將數字中寫錯的位數劃掉，如：將9002該為9001時，應為9002而不是9002。
（2） 簽名時要注意寫全名，不能僅寫一個字或寫某主任、某經理、某先生、某小姐等。
（3） 填寫日期時要寫全年月日，例如檔案的起草日期為2004年2月1日可寫為1/2.04或2004/2/1、2004.2.1等。
4．不準使用塗改液，也不能使用修正紙等，不準用鉛筆填寫，一般不準用紅色筆跡填寫，尤其是簽名；
5．記錄報表的日期和流水號要寫全，便於追溯和管理。日期填制要寫全年月日，如2004年2月1日；流水號的填制必須按固定的編號規則進行，流水號的填寫位置在報表的右上角。品證部推薦的編號格式為：年份/月份/流水號，如2004年2月的第15份報表的流水號為04/02/015。
