為使學院印章、介紹信使用管理規範化、制度化，提高質量和效率，參照中央機關、國家機關和省市教育部門有關規定，特制定本辦法。
一、 印章的刻制與啟用
1.各系（院、部）更換印章(包括業務專用章)，需由所隸屬各系（院、部）提出書面報告，並附上按國家標準繪製的印模圖樣，報黨政辦經審核批准，由黨政辦開具介紹信，到公安機關指定的刻字單位刻制。
2.印章刻就後，要將新印模交黨政辦發文啟用。同時，將報廢印模交黨政辦封存歸檔。行文啟用新印章，要明確啟用時間，說明同時廢止舊印，並在文末附上啟用印模和廢止印模。屬業務專用章，要將行文抄送業務主管部門備案。
二、印章的保管與使用
1.印章要由專人妥善保管，平日隨用隨鎖，假日加封。
2.各系（院）、部、處的印章一般只作業務工作用章，在院內使用；凡以學院名義對上、對外行文，只能加蓋學院印章。
3.用印應按制度辦理，事先須經各分管領導批准，凡不具備批准手續，一律不能用印。
4.重要用印須有登記或存根，以便備查。絕對禁止在空白介紹信或在空白紙上加蓋學院公章。
5.當某部門名稱變更或機構撤銷時，該部門印章即行停用，原部門負責把印章送繳黨政辦封存。停用印章要發文通知有關部門，並在通知中說明原因，標明停用印章的印模和停用時間。
三、印章的存檔和銷毀
作廢舊印章送交黨政辦後要進行登記備查，年終歸檔案室。對於有保存價值的印章要妥善保存，無保存價值的要登記造冊，經批准後銷毀或封存。
四、院印的管理和使用
(一)院印(包括鋼印)的使用
1.學院頒發的各類證件、證書(包括工作證、學生證、各類畢業證書、肄業證書、結業證書、退學證明、畢業證明書、進修證明、招生錄取通知書、聘書等)均需有關主管職能部門審核認可，並附需用印證件的人員名單，由專人到黨政辦用印。零星辦理上述證書、證明的，須經分管院領導同意後到黨政辦辦理用印手續。
2.以學院名義對外印發的通知、各種編號檔案、報告、公函等常規公文，必須經主管部門負責人審核（或有關部門負責人會簽）、分管院領導簽發後用印。
3.以學院名義簽訂的契約、協定書、申報材料、計畫報表、職稱(務)申報表，因公因私出國(境)申請、登記、審查表，境外人員在華各類申請表等重要檔案，必須由主管職能部門審核，經分管院領導同意後，由主管職能部門派專人到黨政辦用印。
4.向外刊登廣告，須經主管部門審核並將原文送分管院領導審批後辦理用印手續。
5.各種固定的年(月、季)度報表加蓋院印，由分管院領導在報表上籤字或主管部門負責人審核後辦理用印手續。
6.其他特殊用印，經有關職能部門負責人、黨政辦主任審核、分管院領導簽字後辦理。
7.鋼印限用於教師工作證、學生證及各類證書。
8.任何印章使用必須填寫用印單，並有登記記錄。
(二)院領導私人公務印章的使用
院領導交黨政辦保管的私人公務印章，除已經其本人授權或會簽的檔案外，臨時用印須徵得本人同意。
(三)各系（院、部）的印章使用
各部門印章的使用必須經部門負責人同意後方能使用。
五、介紹信使用規定
1.各部門及教職工和學生確因工作、生活需要出具介紹信的，由各部門出具加蓋本部門印章的證明，交黨政辦審核後，開具蘇州工業職業技術學院介紹信。
2.學院介紹信由專人管理，專人填寫，不得私自開空白介紹信。開錯、作廢的介紹信要原樣保存。
六、其它
1.本規定由黨政辦負責解釋。
2.本規定自公布之日起執行。
