船舶備件管理是機務管理的一個重要組成部分，是船舶安全營運的關鍵環節之一。船舶有效儲備一定數量的備件，保證機、電、動力設備的正常運轉，是營運生產的需要，也是安全的重要保證。
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1備件的管理
船舶備件管理是機務管理的一個重要組成部分，是船舶安全營運的關鍵環節之一。船舶有效儲備一定數量的備件，保證機、電、動力設備的正常運轉，是營運生產的需要，也是安全的重要保證。
1.1備件管理原則
1.1.1由輪機部、甲板部船員主管的機、電、動力設備和其他設備備用的成品零部件等都屬於備件範圍之列。
1.1.2輪機備件由輪機長直接管理，具體負責備件庫的整理，出入庫登記。各輪機員在詳細掌握自己所屬設備備件的庫存情況的基礎上，做出備件補充申請單，但備件的出入庫必須由輪機長親自辦理。輪機長對備件申請單把關，簽署後報公司技術部，並經常對備件的管理進行檢查和指導。
1.2.備件的申請
1.2.1各主要設備的備件存量應保持船級社的最低要求。
1.2.2船舶易損易耗常用備件，由公司技術部根據船存數量及船舶實際情況實行計畫訂購。
1.2.3備件年度申購計畫應根據備件定額、船存數量、設備實際情況、維護保養計畫和消耗規律由主管輪機員提出，經輪機長審核匯總，船長簽署後於上年十一月底，上報公司技術部審訂。原則上一年中備件計畫申購次數不應超過兩次。
1.2.4備件申請必須使用公司的標準格式。
1.2.5申請備件時，應詳實、清楚地填寫所申購備件所屬設備的船名、機型、機號、製造廠家、備件名稱、備件號或規格、申請數量、船存數量。
另外申請單必須有輪機長及船長簽字及該船章。如有特殊要求則填報在備註欄內。
申請單一式二份，一份留船，一份交公司技術部。
申請不同機型的備件分別填寫申請單，不要一單多用。
1.2.6申購一些無法辨別的部件，要儘可能的附帶樣本繪圖或其他有用的資料。部分備件屬通用件，如各類閥門、溫度表、液壓軟管、膨脹接頭、泵的軸封、壓力表、真空表、艙門膠條、液壓無縫鋼管、各種濾器等，請儘可能提供實際尺寸，以便市場採購或按樣加工。
1.3訂購送船
1.3.1一切備件必須經公司技術部批准，並由公司物資庫訂購送船。在正常情況下，備件由訂購到交貨約須1~3個月的時間。
1.3.2除緊急需用可在外港自行購買適量備件外（事先必須填寫“物料、備件外購申請單”且獲得公司技術部批准並通過所在港口代理或指定供應商購買），一律禁止在外自行購買或訂購。
1.3.3每次收到備件時，輪機長應立即按簽收單或裝箱單核對來貨。如發現與所訂備件數量或規格不符，應儘快通知公司技術部，並保存好不適用的項目待公司指示。原則上切勿嘗試自行加工改裝。
1.3.4當接公司通知將有備件安排在外港交船時，船長及輪機長到港後要主動聯繫有關代理，避免漏交。船上收到備件後應及時電告公司，如果沒有收到，離港後應立即電告公司，以便及時處理。
1.4備件保管
1.4.1各種備件應有專人保管並按所屬設備分類整齊地存放在固定處所，不同設備的備件不要混放在一起，應方便取用。
1.4.2各種備件，尤其是大型、重型、精密的重要備件應妥善放置，做好襯墊、綁紮工作，防止翻倒、振動、碰撞。
1.4.3庫存備件應設進出庫登記本並詳實記錄。各種備件應有名細卡片，以便準確地判明其名稱、規格和所屬設備。
1.4.4更換備件時，要填寫備件消耗報表，並簡要說明更換或損壞的原因。
1.4.5換下的舊件可繼續使用的應儘可能修復留作備用。船員無能力修理的則應保存好並做好標註，報請技術部安排交廠修理。
1.4.6非正常損壞的零部件，應儘可能原樣保存好，以便日後分析研究其損壞原因，避免重複損壞。
1.4.7根據備件保存的要求，定期進行清潔保養，防止鏽蝕變質、變形，使各種備件隨時處於可用狀態。
1.4.8備件的報廢，要由輪機長鑑定並每半年書面申報技術部欲報廢備件明細表。待批准後，由物資庫安排集中按規定處理。
1.4.9對於有特殊保管條件的備件，要按要求放置在適當的地方。
1.5船存備件增耗記錄
1.5.1備件清冊
-備件清冊一式兩份。一份存船有輪機長保管，一份存公司技術部。船存備件增耗數量每季度報送技術部。
- 按要求認真詳實填寫備件清冊，做到帳物相符。
-尚可使用的舊件也應登記如冊，並註明質量、規格和成色，若經加工，則應填注加工後的尺寸。
- 新造船和新購船在接收之後，輪機長應督促並組織各主管輪機員在一個月內清點完船存備件並建立備件清冊。
-備件清冊作為輪機長交接班手續之一。雙方須交接清楚並在交接記錄上籤字。
1.6質量跟蹤及反饋
1.6.1更換或使用備件需按要求認真填寫《船舶備件使用記錄簿》，以便對供船的備件質量有一個全過程的跟蹤管理。
1.6.2配合公司做好國產備件開發使用工作，並及時反饋使用情況。
1.7控制和節約備件費用
1.7.1按公司的管理規定，要切實做好各設備的定期維修保養工作。
1.7.2各船應加強對備件的管理和合理使用，防止積壓或缺乏保養而報廢。
1.7.3積極做好舊件修復、收集工作，大件及時報技術部，小件每半年做清單報技術部。
1.7.4船存的錯件、長期積壓件，應及時報技術部組織調撥，合理使用，減少浪費。
1.8對每船必須配備的備件（新的和修復的）規定
1.8.1主柴油機備件
註：對於多機動力裝置，至少應配備1台所需的量。
1.8.2獨立驅動的空氣壓縮機備件
註：空氣壓縮機的數量多於規範所規定的數量（兩台）時，可不必配備備件。
1.8.3泵的備件
註：對於多機動力裝置，至少應配備1台所需的量。
1.8.4軸系備件
物料的管理
2.1物料範疇
船舶物料包括工具、電工物料、生產物料、清潔物品及化學藥品等。
2.2物料的訂購
2.2.1物料的供應主要是配供，特殊需要的船舶開計畫申請單。
2.2.2物料訂購的要求：
-配供部分由公司物資庫按公司定額標準安排供船。
-特殊申請部分由船長、輪機長根據庫存情況、實際工作需要按年度制定。申請的物料一定要做到有計畫、提前、集中由船舶統一向公司申請，由公司選定供應商和質優價廉的供應商供應。
2.2.3對申請單的要求：
-物料申請單一年一次集中由船舶統一向公司申請。申請單需由船長、輪機長簽字蓋章。
-申請單中申請的物品一定要寫明型號、規格、尺寸、數量，特殊需要的物品要畫圖及標明材質及用於何處並註明船存量。
-配供物料及船舶特殊申請的物料由物資庫安排供應。
-在外港作業期間，緊急情況下影響船舶安全生產的急需物料，經公司技術部同意後可視情決定購買，但事後應書面向技術部申明理由，由技術部檢查核實。
2.3船存物料的管理
2.3.1船存物料要建立物料帳冊，重點物品、技術性物料要建立檔案，如海事局檢查物品，安全物品，直接影響生產的物品等。
2.3.2供船物料的產品說明書、合格證輪機長要妥善保管，船檢證書要交船長統一管理。
2.3.3物料清冊要做到帳、物相符。
2.3.4物料倉庫要做到標準化管理，物品要堆放整齊並建立物料卡片，做到帳、物、卡相符。
2.3.5輪機部物料由輪機長負責，甲板部物料由大副負責。
2.3.6物料季度消耗報表是考核船舶物料基礎管理的重要標準，船舶每季度向公司技術部呈報，船舶和技術部各持一份。消耗報表必須與船存及實際消耗相符。
2.4物料質量的跟蹤及反饋
2.4.1物料供船時輪機長、大副要組織好有關人員到場嚴格驗收，質量差的、規格不對的、錯供的物品要拒收。因其他原因一時不能發現的，一旦發現馬上報告公司技術部，以便公司安排補供和索賠。
2.4.2重要的物品要與說明書、合格證、證書等核對，嚴防三無產品供船。
2.5物料的控制及節約
2.5.1各種物料的申請要做到有計畫、集中並提前申請以便公司訂購供船。
2.5.2在外港作業期間，一般僅供應生產急需的物料。
2.5.3一般性物品原則上不允許由航修廠、船廠供給。
2.6化學品的管理
2.6.1船用化學品的供應，每年集中供應1~2次。由船上寫申請單，至少申請半年的用量，公司物資庫安排供應。
2.6.2每次申請時要考慮所有品種的需要，嚴禁多次申請。
2.6.3根據公司的規定按期填報存量及消耗量。
2.6.4船上化學品是昂貴的物料，按說明書要求使用，避免浪費，注意存放，妥善保管，嚴防變質。
2.7廢舊物料的管理
2.7.1船舶物料報廢需經公司 技術部批准。
2.7.2船舶廢舊物料的回收，必須經公司技術部審核、批准，未經技術部批准，任何單位、船舶及個人均無權擅自經營回收船舶廢舊物料。
2.7.3船舶廢舊物料的退料，由公司技術部審核、批准，確認後，指令船舶腿腳物資庫。
2.8船舶物料考核
2.8.1年度內，船舶物料費不超計畫指標。
2.8.2船舶物料管理制度健全符合要求標準。
2.8.3不擅自在外港採購物料，不虛報冒領。
2.8.4做好生產性物料的維護保養工作，對主要生產性物料要修舊利廢。
2.8.5船舶廢舊物料的處理符合公司規定，無私自退料、私分退料款的現象。
2.8.6船舶物料要有適當的存量，保證船舶安全生產的正常需要。
2.8.7物料庫存保管好，無霉爛及被盜現象。
