職位說明書

職位說明書

職位說明書(也稱職務說明書崗位說明書)是通過職位描述的工作把直接的實踐經驗歸納總結上升為理論形式,使之成為指導性的管理檔案。一般職位說明書是由一線經理來制定的,人力資源經理起到輔助的作用,主要是提供制定職位說明書的框架格式,並提供參考性建設建議。職位說明書是獵頭公司開展業務過程中必不可少的工具之一。通常職位說明書為一式三份,一份為用人部門負責人保管,一份為員工自己保管,一份由人力資源部備份保管。

基本介紹

  • 中文名:職位說明書
  • 外文名:JOB DESCRIPTION BOOKLET
  • 別稱職務說明書
  • 拼音:zhi wei shuo ming shu
  • 解釋:對企業崗位的定義性說明
  • 組成職位描述,任職資格要求
簡介,分類,構成,作用,編制流程,崗位分析,崗位職責,工作許可權,審批實施,適時調整,編制要點,其它相關,

簡介

職位說明書(JOB DESCRIPTION BOOKLET)zhi wei shuo ming shu
職位說明書職位說明書
職位說明書是對企業崗位的任職條件、崗位目的、指揮關係、溝通關係、職責範圍、負責程度和考核評價內容給予的定義性說明。

分類

職位說明書主要包括兩個部分:一是職位描述,主要對職位的工作內容進行概括,包括職位設定的目的、基本職責、組織圖業績標準、工作許可權等內容;二是職位的任職資格要求,主要對任職人員的標準和規範進行概括,包括該職位的行為標準,勝任職位所需的知識、技能、能力、個性特徵以及對人員的培訓需求等內容。職位說明書的這兩個部分並非簡單的羅列,而是通過客觀的內在邏輯形成一個完整的系統。
職位說明書職位說明書

構成

職位說明書根據用途不同有各種不同的標準,通常使用的是內部管理用途的職位說明書,根據招聘市場的特點,提出了招聘用職位說明書的提法。內部管理用途的職位說明書的一般是下面的有機組成部分構成的:
一、 職位名稱。例如,拿人力資源部門的經理來說,以下簡稱HRM。職位名稱應該寫為經理。
二、 部門名稱。HRM的部門名稱應該寫為人力資源部
三、 任職人。要寫上任職人的名字。並要有任職人簽字的地方,以示有效性。
四、 直接主管。HRM的直接主管應該寫為分管副總經理。要提供直接主管簽字的地方,以示有效性。
五、 任職時間。任職時間也就是生效時間,一般也就是與勞動契約的時間一致。
六、 任職條件。包括學歷要求,工作經驗要求,特殊技能等等。如HRM的特殊技能是指掌握現代人力資源管理運作模式,熟悉國內人力資源管理政策法規及人才市場動態等等。
七、 下屬人數。指的是部門內所管轄的人數。
八、 溝通關係。一般分為外部與內部兩個層面。如HRM的內部溝通有分管副總經理,部門經理與員工。外部溝通有上級主管部門,所在城市人事勞動部門,各主要媒體或招聘網站,各主要培訓機構,應聘人員或同行,相關行業協會。
九、 職位設定的目的。如HRM的職位目的為:根據公司戰略發展需求,設計運用人力資源管理模式和相關激勵政策,激發員工潛力,開發人才,實現人力資源開發在行業內具有市場領先者的目標。
十、 行政許可權。指的是在公司所擁有的財務許可權和行政審批許可權等。
十一、 工作內容和職責。這是職位說明書重之又重的地方,所耗費的筆墨也最多。包括了職責範圍與負責程度,衡量標準等。如HRM的職責包括這幾方面:組織體系與制度;培訓;人事考核績效評估;招聘;薪酬激勵政策;職位管理,部門管理與建設等等。
十二、 能力要求與個性傾向與特徵等。屬於個性化的東西,應該算是職位的修正要求吧。
十三、 職業生涯發展規劃。包括職位關係與理論支持。職位關係又分為直接晉升的職位,相關轉換的職位,升遷至此的職位。理論支持是指學習和培訓所達到的相關要求。

作用

1.為招聘、錄用員工提供依據;
2.對員工進行目標管理;
3.是績效考核的基本依據;
4.為企業制定薪酬政策提供依據;
5.員工教育與培訓的依據;
6.為員工晉升與開發提供依據。
同時,人力資源從業人員在編寫職位說明書至少有以下五項好處:

第一,它有助於實現組織最佳化。在編寫職位說明書之前,有一個職位分析的過程,即對部門職責進行列舉和歸類,對工作流程、各職位間的職責分配進行分析和規劃,從而最大限度地發揮組織效力。在此過程中,重點思考的是:人員配置是否冗餘?職責是否相互重疊?部門職能是否細化到每個崗位上?是否忙閒不均?職責接口是否得當?工作流程是否順暢而且簡易?這就像我們實施ISO9000質量認證一樣,拿到證書不是目的,目的是通過認證過程促使企業建立起完善的質量保證體系,把內部的運作流程理順。

第二,它使員工各司其責,上下目標一致。一份好的職位說明書可以使員工了解組織的目標、自己在組織中的作用、相應的責任和職權。特別是對於新員工,如果在他上崗之際就能拿到一份詳盡的職位說明書,不僅能給他留下公司管理規範的印象,而且有助於他儘快了解工作的全貌,順利進入角色,同時便於主管和下屬共同擬定試用期的考核目標與考核方式。有了員工和主管共同簽字的職位說明書,意味著雙方對工作內容達成了共同的理解,意味著一種對工作目標和規範的承諾。

第三,職位說明書是各部門制訂績效管理標準的依據之一。好的職位說明書,既要按照重要性的先後順序,列明每項職責的主要內容,又要說明該職責是全責,還是部分責任,抑或是輔助支持性的工作;同時,也要列明相應的考核方法。考核指標可以是反映質量的,也可以是反映數量的。例如,在成本方面,可以用預算與實際之比、人工成本與銷售額之比、單位成本等指標;在時限方面,可以用交貨時間、投放市場時間、客戶回響時間等指標;在數量方面,可以用利潤率、產量、增長率、市場占有率、顧客保有率、新顧客數、新產品比例、投資回報率、每股收益等指標;在質量方面,可以用準確率(錯誤率,次品率)、預算差異、可靠性、客戶滿意度、員工滿意度、員工流失率等指標。如果難以用上述標準,可以用概括性的詞語,比如“遵照公司ISO9001的要求”。

第四,職位說明書是進行職位評估從而確定職位級別的前提條件。職位評估的內容通常包括職責範圍大小、工作複雜難易程度、勞動強度、勞動條件等要素。有了職位等級和薪酬調查結果,才便於確定每個職位的薪酬水平。

第五,它是進行人員招聘、制定培訓計畫和個人發展計畫的一種依據。一線經理提出用人申請,人事部門在發布招聘啟事、甄選面試、確定培訓內容、設計員工的職位升遷路線時,都離不開它。

編制流程

崗位分析

根據組織架構,進行崗位梳理和工作分析。組織架構是崗位設定的基礎,制定招聘職位說明書,需要根據組織架構,對崗位進行梳理和分析;新增崗位需要確定其在組織架構中的位置和崗位設定的目的。可以採用問卷調查、崗位總結分析、員工記錄、直接面談等方法,明確招聘崗位目標;

崗位職責

崗位職責就是工作說明,即該崗位應該做什麼、怎樣做、需要達到什麼樣工作標準。我們一般採取先由各部門負責人將崗位職責進行梳理後,填報在統一的模版中上報的方法,再經過組織相關部門進行反覆考慮和論證後,確定最終的崗位職責描述;

工作許可權

根據組織架構、工作分析和崗位職責,確定該崗位的所屬部門、具體工作許可權和管轄許可權,直接負責的上下級關係和管轄人數等內容;確定崗位任職資格。根據該崗位勝任能力確定崗位任職資格,具體內容含:年齡工齡、資格證書、工作經驗、技術技能、管理能力、學歷學位、工作業績等等必備的入職條件;

審批實施

初步框架出來後,人力資源部、品質部、用人部門就招聘JD進行細則討論和補充,最後由人力資源部進行提煉總結後,填寫進統一模版,報公司總經理進行審批後實施。

適時調整

隨著公司的發展和情況變化,招聘JD使用過一段時間後,可能需要對一些內容進行調整。調整可以由業務部門提出調整申請、人力資源部進行調整或品質部督察過程發現問題發出整改單、人力資源部進行調整均可,調整按規定流程進行。

編制要點

職位說明書編制要點
1、對職位的描述,不是任職者的現 在工作
2、不局限於現狀,著眼於組織設定崗位需要
3、針對對崗位而不是人
4、歸納而非羅列
職位說明書一般用表單形式編制,通常分七大部分設計表單:
1、基本信息:職位名稱,部門,直接上級,所屬下級,職責分析日期,編寫日期等;
2、職位目的:對職位概述;
3、職責和許可權:分主要職責許可權、相關職責許可權和臨時性工作;
4、工作關係:分內部關係和外部關係,包括聯繫部門、人員;
5、任職資格:包括教育水平、工作經驗、技能和水平、個性和品質等;
6、考核指標,權重,薪資等級,職位發展方向;
7、工作環境。

其它相關

撰寫問題及對策
編寫過程中容易出現的五個概念問題:
一是僅重結果,不重過程。編寫職位說明書的過程其實也是一種溝通方式。在編寫職位說明書的過程中,主管和下屬應充分溝通,雙向交流,各自表達對部門職責的理解、對具體職位的看法和期望,以求得上下一致。這個過程本身,就是對業務的深入探討。可惜的是,許多一線經理匆匆忙忙像應付作業似地草草寫就,而未能藉此機會與屬下進行交流,在以後職位說明書的套用過程中,也就容易出現屬下不理解、不利用、不執行的情況,使職位說明書變成了可有可無的擺設。

二是“一個藥方吃到底”。 以IT行業為例。在IT行業,變革是唯一的常數。組織結構的頻繁調整,人事的變化,部門職能的變化,會相應地導致職位的工作內容發生變化。這時候,職位說明書如果不能適應這種變化及時修正,會很快過時。另一種情況是,在變化如此迅速的IT時代,有人疑惑:“我們還需要職位說明書嗎?”在比較穩定的傳統行業里,提這個問題有可能被奚落一番,但在IT行業卻是非常普遍。許多在新興的網路公司從事人力資源管理的同行們,常常發出這樣的抱怨:“我們的組織結構圖三周一變,辦公室幾乎全是新面孔,常常是職位說明書剛寫完,職位就又調整了,整天忙著招人,根本沒有時間也沒有必要去寫什麼職位說明書”。這不禁使人對其中所蘊含的人力資源風險感到憂慮。在這個時候,更需要對職位進行分析、編寫職位說明書,以減少由於人員迅速膨脹、組織經常變動所帶來的風險,努力避免員工進出頻繁、職責不清、角色衝突、無法考核、培訓不力等混亂狀況,降低人力成本。此時,職位說明書的格式應當簡潔實用,突出重點,項目不應貪多;在描述職責時,儘量多用概括性、通用性的語言,以使職位說明書能有相對較長的穩定性。同時應加強上下溝通,避免出現上層人員熱血澎湃、調整方向過快,而基層員工面對變化卻無所適從、仍舊原地踏步的情況。即使在傳統行業里,職位說明書一般地也需要每一到兩年修改一次。

三是人事部門大包大攬。編寫職位說明書不僅僅是人事部門的事。人事部門的責任是提供一種格式和方法,培訓一線經理如何編寫並運用職位說明書,同時要對一線部門所撰寫的職位說明書進行審核。一線經理是具體的編寫者,所以要經常審視下屬的工作內容是否變了,工作要求(衡量標準)、組織關係是否變了,如果有變化,應馬上更新職位說明書。這也是其承擔人事職能的一種體現。有的公司是人事部門代行其事,擔任寫手,這在一定程度上失去了編寫職位說明書的本意。

四是過於詳細或過於簡略。有的公司把職位等級、工作的複雜性、管理責任的大小評價也納入其中,使得職位說明書過於複雜。我認為像這些屬於職位評估的內容,是不應該寫入職位說明書中的。職責內容寫得很詳實,別人理解起來會很容易,但會加大編寫者的工作量,而且,一旦職責內容有了細微變化就要調整職位說明書,會加快職位說明書的更新速度。同樣,如果寫得過於簡略,語焉不詳,或者生僻的專業術語過多,會使人閱讀理解困難。還有的公司所寫的職位說明書,內容僅僅局限在工作職責方面,這是不夠的。怎樣才算詳簡得當?一句話,實用就行。

五是對號入座,過分遷就現任職者。職位說明書僅描述職位本身所具有的特性,而與從事或即將從事此工作的具體人員無關。編寫時不應摻雜著現有任職者的身影,儘管這很難做到。過分遷就目 前的任職者,會影響其客觀公正性。當然,也不要矯枉過正,不顧現實條件,按照絕對理想的任職標準和考核標準來寫,那會缺乏實用性。
而在具體操作過程中,還會出現下面的問題,我們要想出解決辦法:
一、部門職責分解不充分、不完全(在下屬職位中沒有得到充分的分解,部分職責沒有相關職位具體承擔)
1、對部門所有職位職責進行匯總合併,與部門職責對比,然後明確責任職位進行填充;
2、對同一部門職責,不同層級的職位可能擔負責任不一樣,必須進行分級詳細的描述;
3、如是部門經理和業務口主管,請添加補充組織建設相關內容。
二、工作領域的劃分不合理、不全面(某些職位從頭到尾只有一個領域,某些職位一條職責對應一個領域)
1、準確理解職位主要職責;
2、可參考部門工作領域對本職位進行劃分;
3、如本職位是負責部門工作領域中的單個領域,請根據具體的職責用合併屬性同類項的方式進行領域劃分。
三、職責描述不符合要求(不規範、不準確、不全面,有重複、交叉現象)
1、請統一按“動詞+內容+目的”的方式進行規範、準確、全面地描述,做到無重複、無交叉,以利於體現職位價值和提取績能衡量指標。
2、 “應負的職責及目的”是指做哪一類的事,這個職位負什麼樣的責任,完成這項職責的目的是什麼。
四、職位概要描述不符合要求(不規範、不準確、不全面)
1、準確理解職位主要職責;
2、按要求描述;
3、從主要工作領域中組合職位概要描述中的主要內容
五、學歷與經驗要求過高或過低(某些職位的學歷與經驗是寫的編寫者個人的學歷與經驗)
1、職位說明是針對職位的,不是針對個人的。
2、學科專業描述要符合規範。
六、基本素質和知識技能混淆/重疊
1、要對基本素質與知識、技能做出明確規定,什麼是基本素質,什麼是知識,什麼是技能;
2、描述完認真檢查、核實無重疊。
醫院各崗位工作標準規範、崗位說明書規定員工應該做些什麼、應該怎么做,什麼崗位需要什麼樣的資歷、職稱等以及在什麼樣的情況下履行職責的總匯。崗位工作說明書最好是根據醫院的具體情況進行制定,而且在編制時,要注重文字簡單明了,並使用淺顯易懂的文字填寫;內容要越具體越好,避免形式化、書面化。另外,在實際工作當中,隨著醫院規模的不斷擴大,崗位說明書在制定之後,還要在一定的時間內,有必要給予一定程度的修正和補充,以便與醫院的實際發展狀況保持同步。而且,崗位工作說明書的基本格式,也要因不同的情況而異。詳見下面《醫院崗位說明書》。
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