網上協同審批是指通過現代網路技術實現無紙化的審批工作，目前主要套用於企業契約的審批。
基本介紹
- 中文名：網上協同審批
- 套用 ：目前主要套用於企業契約的審批
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- 目的：增強顧客滿意度已成為現實
- 途徑：現代網路技術
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定義
契約管理和審批是每個企事業單位的重要工作之一，每個契約的簽訂都需要經過相關職能部門的審核，這個過程往往要花費較長的時間，但隨著計算機網路、通信、 網路、軟體、 技術的不斷發展和進步，通過網上協同審批和管理來提高工作效率、節約成本、增強顧客滿意度已成為現實。
背景
在當今法制越來越健全的社會，契約的簽約雙方對契約的簽署、跟蹤執行及其管理都十分重視。從起草契約，到最終簽署，中間需要經過多個部門的負責人審核。若按傳統紙質流轉方式，除了契約檔案（包含正文、附屬檔案等）供閱讀、修改，需要流轉外；還有一份《契約審批單》，用於記錄各個流程中審核簽署的意見記錄，同樣需要呈傳。簽署一份契約往往得經過幾天的時間，特別對有些辦公地點比較分散的單位來說，在路途上必須花費大量時間。
網上協同審批就是在這樣的背景下應運而生。由於契約形式的多樣性，簽署和履行過程的多變性，契約管理系統根據需要提供不同類別的契約模板，及時有效地實施契約的起草、審核、會簽、審批（簽訂）跟蹤執行等一系列管理工作，並提供查詢、統計、分析等功能，根據需要設定預警信息，以加強對契約的有效管理與監控，降低溝通成本、提高資金的使用效益和增強顧客的滿意度。
流程
1、工作流的設定
根據實際業務可能有兩種工作流模式：自由工作流，基於崗位的固定工作流。
1）自由流程
審批與會簽流程的流程控制由發起人自行控制，這種模式適合管理制度尚處於不斷變化中，或者難以固定工作流的情況，業務審批和業務會簽。
在使用自由流程的時候，當數據處於瀏覽狀態就可以對其提交審批，然後選擇自由流程，發起人決定提交給哪個人進行審批，審批後會出現選擇繼續審批和返回發起人的提示，選擇繼續審批，則要自主選擇下一個審批人；選擇返回發起人則審批流程終結。
2）固定流程
契約管理系統採用基於崗位的工作流，發起人在選擇特定的流程後，流程控制是由事先配置好的流程來驅動，流程的流向是按照崗位來流動。凡是審批人都必須屬於某個崗位，在為員工設定崗位時必須保證崗位的準確性和有效性。發起人不能控制流程的走向，這就保證了流程的準確性。
當使用固定流程時，先由工作流程製作工具設定流程，流程使用可以加上欄位的限制，例如契約金額大於50萬等，當契約金額小於50萬時，系統會提示不能選擇這個流程，這樣就可以避免越權審批的情況。
2、審批流程記錄
所有的評審記錄都會自動保存在系統中，不能隨意刪除或修改，選中對應信息後，對應的審批記錄就可以直接看到，幫助評審人員參考已有的審批記錄。
否決後的記錄也要求一直保存，用於追溯和查詢。如果領導習慣看紙質評審結果或紙質材料需要存檔，可以將審批記錄列印出會簽單，格式可以自定義。
3、審批提醒
當契約審批流程到下一個位員工時，當其登錄系統時會收到審批的提醒信息時。除了在審批過程系統可進行提醒外，在契約跟蹤執行和管理時，如契約結算安排和預計進展，只要設定時間，系統都會進行提醒。
帶來效益
1、網上協同審批徹底打破時間和地點的限制，改變時空觀念，提高工作效率。
2、網上協同審批在網路上實現跨時空的資源共享與數據交換，實現無紙化審批和管理節約了資源。
3、網上協同審批為處理與契約相關的事務提供了統一的平台，方便管理。
主要廠家
北京東山瑞企軟體有限公司
北京東山富達科技發展有限公司
