科技公文是指在科研、生產、基建等活動中使用的專門文書，包括文字材料、計算材料、圖示、圖表等。
基本介紹
- 中文名：科技公文
- 外文名：Technology Documents
- 釋義：科研、生產、基建等使用專門文書
- 包括：文字材料、計算材料、圖示等
科技公文的文種分類,科技公文的特點,科技公文的一般體式,科技公文的行文規則,科技公文的寫作要則,科技公文的起草和審鑒,
科技公文的文種分類
1．科技報告。
(1)科技開題報告；
(2)研製進展報告；
(3)科技考察報告；
(4)測試報告；
(5)技術總結報告；
(6)申請鑑定報告；
(7)實驗報告；
(8)生產使用報告。
2．技術鑑定證書。
3．發明申請書。
4．科技發明專利申請檔案。
5．專利文獻。
6．技術任務書。
科技公文的特點
1．科學性
科技文書要求寫作具有科學性。首先，體現在指導思想和方法具有科學性；其二，體現在實事求是的工作態度上，要深入調查，從客觀實際出發，做到材料真實、數據可靠確鑿。
對科學性的理解，不能理解為“沒有任何錯誤”。因為科學問題，不允許有任何錯誤，不但是不可能的，也是違背認識規律的。如撰寫科學論文，並不是說論文的每一點都必須是正確的，因為科學理論的發展多是從假說開始的，有假說，也就必然會出現與客觀規律不盡一致的地方，出現認識方面的錯誤，這需要在實踐中加以驗證、修正。假說的驗證有時要經過相當長的歷史過程，其間允許對同一問題產生不同的看法，產生不同的學術流派。因此撰寫論文，應本著謙虛謹慎、實事求是的態度，這也是論文科學性的體現之一。對於報告類和說明類科技文書來說，也不可能沒有一點缺陷。有的產品設計就是在原有基礎上改進的，使所設計的產品更符合消費者的實際需要。
所以，科技文書的科學性，是指導思想、工作方法和工作態度在文章文風上的體現，要求樸實、嚴謹、不賣弄。
2．實用性
科技文書與現實發展有緊密聯繫，是記載和描述科學技術發展、產品更新換代、交流科技信息的重要工具，具有實用性的特點。將一項發明轉化為產品，其發明的專業論文和專利申請書就具有鮮明的實用性；一篇經濟論文，研究探討了經濟形勢的發展，無疑對現實經濟工作就會產生影響，因而不僅具有實用性而且具有現實性。
3．嚴謹性
科技文書具有嚴謹性。嚴謹性反映在表述上，就是用語準確，結構合理。在陳述概念時，經常採用定義的方式，嚴格界定概念的內涵，用劃分的方式界定其外延。其結構具有邏輯性、系統性。嚴謹性反映在方法上，就是觀點用事實說話，論證講究方法。科技文書所使用的材料，多是通過調研、統計、實驗等方式獲得的，具有一定程度上的再現性，即可以用同樣方式使過程重複出現，其材料具有真實性的特點。論證講究方法，即材料必須能夠支持觀點，特別要注意運用反例驗證，防止“以偏概全”。
科技公文的一般體式
公文的體式也稱公文的格式。體式是公文的形體規範化、標準化的標誌，也是公文語言的視覺表現，更是公文與其他文體(如科技論文、科技報告等)的根本區別之一。
科技公文格式是指公文的組成項目、標識位置以及書寫、字型、用紙的規格和樣式等。公文的格式要求，是為了保證檔案結構的完善、識別標記的準確和檔案的有效性以及便於處理工作和提高工作效率。
科技公文的組成項目主要包括：發文機關標識、發文字號、公文份號、秘級、簽發、公文標題、主送單位、正文、無正文說明、附屬檔案、署名、印章、成文日期、發文說明、主題詞、抄送機關、印發說明域等項目。
1．發文機關標識
發文機關標識有兩種：一種是“固定格式公文”，即“機關名稱+檔案”形式，另一種稱為“標明文種的公文”，由“發文機關名稱+圓括弧”組成，圓括弧內為文種標稱，如(報告)、(請示)等。其形式如：“中國人民解放軍駐×××廠軍事代表室()”，套紅印製，中國人民解放軍七個字為上四下三雙行字。
按寫公文的要求，使用這種標識時有兩種規格。一種是向上級請示、報告工作，作上行文使用的格式，其特點是天頭大，標題下方有一橫線，橫線右上方有簽發、已閱位置，發文字號位於橫線上、發文機關標識之下的左方；另一種是用於向下級和同級行文、作下行和平行文使用的格式，其特點是沒有橫線，天頭較小，發文字號位於發文機關標識之左上方。
2．發文字號
發文字號由發文單位代號和發文順序號組成。發文年度要寫全稱，並用方括弧。發文代號沒有具體規定，例如：用“廠軍字第×號”代表，發文順序數字前不再加0，用自然數排序，如[1993]廠軍字第7號。若兩個單位，如駐廠軍事代表室與工廠聯合行文時，發文字號有兩種辦法表示，一是用聯字標一個號，如[1993]廠軍聯字第5號；另一種是分別標兩個號，上下對齊排在規定位置，如[1993]廠質字第15號，[1993]廠軍字第8號。
3．公文份號
公文份號是印刷份數的順序編號，位於公文首頁左上角，可用號碼機列印。
4．秘級
按檔案內容與保密法規分為“絕密”、“機密”、“秘密”，標註於公文首頁右上角。
5．簽發
上行文應在發文字號右側(即橫線右上方)標註“簽發”公文者姓名，若需要，也可標註“已閱”者的姓名。
6．公文標題
標題應能準確、簡要地概括主要內容，需要時還應標明發文單位和文種。標題在發文機關標識下方居中位置。
7．主送單位(台頭)
主送單位是指收受、辦理或執行公文的單位，位於公文標題左下方。
8．正文
正文是公文的主體，在主送機關下方另提行書寫。
9．無正文說明
當公文正文結束語與公文署名、印章不在同一頁時，在署名頁左下方標註：“(此頁無正文)”。
1O．附屬檔案
附屬檔案是指隨文轉發的檔案、附表、圖表等，如工作計畫、提綱、報表等說明材料。附屬檔案是公文的組成部分，和公文本身有同樣重要的作用。缺少了附屬檔案，會使公文缺少內容和說服力。在有些情況下(如轉發性報告)，附屬檔案實際上成了公文的核心。附屬檔案可以是單位署名，也可以是個人署名，如某人受委託處理某個問題或考察結束寫給單位的匯報，單位可以作為附屬檔案向上級機關報送。
公文如有附屬檔案，應在正文結束語之後、署名之前寫明所附材料的順序和名稱，並將附屬檔案依次附在後面。如遇(此頁無正文)標註時，附屬檔案列在(此頁無正文)的下一行。有幾件附屬檔案時，每個附屬檔案題目各列一行。
11．署名
署名即註明發文單位，一般是該單位全稱。聯合行文時，各有關單位聯合署名。署名位於正文或附屬檔案的右下方。
12．印章
正式傳送的檔案都應當蓋印。印章必須與署名、公文套紅標識名稱相一致。如果是代替用印，應在署名下方印一“代”字，用圓括弧括住。
蓋印應端正、清晰，蓋於署名正中央，上不壓正文，下不壓成文日期。
13．成文日期
成文日期以領導批准時間為準，會議紀要以通過該檔案的會議日期為準，有時也可以用列印日期。成文日期應完整寫出年、月、日，標註在署名下方。成文日期用漢字寫出。
14．主題詞
公文應按有關規定標引主題詞，其位置在成文日期下方，印發說明域橫線的左上方。主題詞使用黑體字。
在標引主題詞時，應先進行主題分析，即通過閱審公文的標題、摘要或全文內容，分析出公文具有檢索意義的主題概念(或稱中心意思)，以及與這一主題概念密切相關的其他因素，在此基礎上再查主題詞表選詞，將主題概念轉換為表中的主題詞，再將主題詞印在公文印發說明域前的適當位置。
有幾個主題詞時，要考慮其概念組配，即組配的幾個主題詞之間，存在著概念相交或概念限定的關係，選用與主題關係最密切或最鄰近的主題詞進行組配，使組配的結果達到概念清楚、確切。選定的主題詞應依公文所表達的主題內容依次標註。
15．公文印發說明域
這是公文的最後一個部分，包括抄送單位、印發說明、聯繫人等。通常在主題詞下方的橫線以下。通常這一部分最主要的是抄送單位，聯繫人及電話。印刷份數、印發說明、承辦單位等可以不寫。
除主送單位已有標註外，其他需要了解公文內容的上級、同級或不相隸屬單位，均附於抄送單位之列。
以上是公文格式中各組成項目的說明。此外，公文用紙、字型規格也要按規定要求和國家有關規定辦理。正文字型沒有專門要求，但字號應依公文單位標識、標題、正文的順序由大到小用字，或用字型區別。標點等應符合規定。
科技公文的行文規則
科技公文行文時。必須掌握以下原則。
1．要根據公文內容確定行文關係
公文分主送和抄送兩種行文關係(在以前的規定中，還有抄報一類)。公文主送單位是行文的主要對象，也就是要求主辦和答覆該公文的承辦單位，準確地確定主送單位是公文發出後能否得到及時辦理的一個關鍵問題，主送單位應根據本單位的隸屬關係和職權範圍來確定，公文的主送單位一般只應是一個，主送單位過多會造成責任不明，本該甲單位處理的事情卻把檔案發到乙單位，那甲單位就無法辦理，使辦理的事情落空。
抄送單位是指和公文有關的單位，也就是協助承辦或者需要知道了解公文內容的單位。確定抄送單位要考慮確有需要，否則不但不解決問題，還會影響別人的工作，抄送的目的不是要求這些單位辦，而是告知這些單位，這是和主送單位的區別所在。
常用公文中。“請示”只送與內容有關的單位，一般不抄送，“報告”、“會議紀要”除主送外，還可報抄有關單位，特別是總結經驗一類的報告，可以讓更多單位了解推廣，“函”一般抄送上級機關。
2．聯合行文
聯合行文是有工作關係但互不隸屬的同級單位(或相當同級的單位)共同承辦對雙方都有關係的事情時使用，對駐廠軍事代表室，如共同報價，聯合反映同一問題，或上報對某一問題的協商結果等，一般和工廠聯合行文。
聯合行文多用於“請示”和“報告”，其主送單位可能是一個(多用於“請示”)，也可能是雙方各自的上級(多用於“報告”)，有的聯合行文是上級指定的，有的是雙方自願寫的，聯合行文可以寫雙方的共同認識，也可以寫雙方的不同認識或者分歧點。
聯合行文的公文標識是雙方名稱的並列，分別蓋印，可共同編號，也可分別編號，聯合行文的抄送單位由行文雙方各自確定，其原則與上述相同。
3．公文一般不得越級行文
“請示”的公文也應逐級上報。因特殊情況必須越級行文時。應說明理由並抄報被越過的單位。
“請示”只報上級主管單位。不得多頭上報。必須報兩個以上單位的應同時分送。
公文是機關的行文，一般不直接上報領導個人。
4．稱謂
行文時。對主送、報送的單位的稱謂必須正式規範。具體明了。
科技公文的寫作要則
科技公文寫作時一般要經過寫作前的準備、精心擬題、嚴密安排正文三個過程。
(一)寫作前的準備
科技公文寫作前的準備是寫好科技公文的重要工作。它一般包括：
(1)了解將要敘述內容的全過程。了解全過程，就是通過對全過程的了解，進行全面考慮，以便正確、準確地起草檔案。
(2)掌握有關政策。起草檔案必須在國家或軍隊有關方針、政策指導下，為實現既定目標起草行文。如：要起草某新產品申請設計定型的請示報告，就要先學習《軍工產品定型工作條例》。與條例的各項規定進行對照，該向哪級定委申請就向哪級定委申請。
(3)業務技術知識的準備。在起草檔案時，一定要了解有關業務知識，以免出現業務、技術內容方面的錯誤。
(4)選好檔案種類和名稱。對檔案的種類、名稱要選擇適當，否則會影響到收文機關對檔案意圖的準確理解。例如向上級機關請示工作，只使用“報告”這一名稱，就會使收文機關誤認為不需答覆，以致延誤時機，影響對檔案的及時處理。因此，必須要用“請示”或“請示報告”，又如，同不相隸屬的機關聯繫工作，不能使用“指示”、“批覆”、“批轉”一類名稱。一般來說，檔案名稱稱的選擇要考慮本單位的職權範圍和所處的位置，又要考慮發文與收文機關的關係，還要考慮發文的具體目的和要求，使檔案名稱稱能概括表明檔案的性質、發文意圖，並符合發文機關的地位。
(二)精心擬題
標題的作用在於使收文機關能儘快地了解檔案的主要內容，而不需要讀完全文才清楚其內容。同時，好的標題還便於文書人員登記、分送、閱讀、批辦、整理立卷和查找。
1．標題的組成
標題組成有四種形式：
(1)發文單位+事由+檔案名稱稱。如：總參兵種部關於組織整理歷史資料的通知；中國人民解放軍駐XXX廠軍事代表室關於購置計算機的請示報告等。
(2)發文單位+檔案名稱稱。如：中國人民解放軍空軍裝備部XXX軍事代表局通知等。
(3)事由+檔案名稱稱。如：關於XXXX發射制導裝置設計定型申請報告；關於XXX炮彈出現近彈問題的聯合請示報告。
(4)檔案名稱稱。如：《布告》、《報告》。
從實踐經驗來看。以採用第一和第三種形式擬寫標題為好，事由清楚，便於使用。若科技檔案都採用第二、第四種方式，不僅事由不清，而且在歸檔後的目錄上，全是“報告”、“通知”，就無法區別不同的檔案了。
2．擬寫標題的要求
(1)簡煉。標題不得過於冗長，使用語言不得過於繁瑣。如：《關於XXX廠使用XX銅廠生產的銅材生產的XXX殺爆彈出現非金屬夾雜的嚴重疵病處理的聯合請示報告》。這個標題雖然事由清楚。但過於冗長(達50餘字)。
語言也很繁瑣。可改為：關於XXX廠生產的XXX殺爆彈彈帶出現嚴重非金屬夾雜問題的請示報告就比較好。
(2)明白。標題事由一定要寫清楚，使收文機關一看就明白，便於處理，如：《關於申請解決計算機的請示》這個標題就不十分明白，因為“解決”這個詞的含義不明確，是怎么個解決法?是讓收文機關(主報機關)購置配發計算機，還是自購需要機關批准呢?從標題上就無法分清。因此，標題可改為：《關於申請購置計算機的請示》或《關於申請配發計算機的請示》。
(3)準確。準確包含兩層含義：一是檔案名稱稱要準確，是“請示”就不能寫成“報告”；二是事由的內容要準確，如《XXX航空火箭彈出現嚴重質量問題的請示》，因為質量問題的範圍廣，不指出是什麼質量問題，讀者全然不知，所以，標題必需準確，一目了然。
(4)注意標點符號的使用。標題一般不用標點符號，但有些檔案標題不用標點符號，就會造成歧義和難讀。
(三)嚴密安排正文
正文就是敘述檔案的具體內容。是檔案的主體和最重要的部分，正文寫作有如下要求：
(1)政治上要合格。要求檔案內容準確地體現黨和國家的各項方針政策。
(2)業務上要科學。科技公文處處都涉及到科技知識，技術性、專業性很強，在寫作中不能有錯誤。
(3)事實上要求實。檔案內容一定要切合實際，實事求是地說明問題，以達到批准的目的。例如，軍事代表在上報請示處理產品質量問題時，若將質量問題的嚴重程度誇大，不該牽連的批次也牽連進去，易使上級產生誤解，一旦批覆就將給國家財產造成不必要的損失。相反，若縮小質量問題的嚴重程度，避重就輕，該涉及的批次不涉及，一旦投入使用，將會貽誤戰機，造成嚴重的後果。
(4)文字要簡明通順。文字表達要求簡單、明了、通順，條理清楚，合乎語法和邏輯，用詞準確，標點符號使用恰當。
科技公文的起草和審鑒
科技公文具體寫作過程包括：擬稿、定稿、打樣、校對、簽發、傳閱、列印裝訂、分發八個階段。
(1)擬稿。即公文起草，擬稿的文種和內容要求由單位主管決定。起草之前，要認真領會發文的目的、對象、具體內容和要求、依據。同時，還要對有關政策、指示和所反映的問題深入細緻地了解，全面客觀地反映實際情況，實事求是地提出解決問題的措施和建議。
(2)定稿。擬稿人在充分領會發文意圖之後。經過認真起草和修改，達到：重點突出，觀點鮮明；結構嚴謹，層次清楚；文字精練、通暢，用詞準確、規範；篇幅力求簡短的要求後，按規定格式打出初稿，交單位主管審核。經簽字後送交列印，發文號要記入序號登記本、防止重號。
(3)批樣。檔案打出清樣的目的是供校對，清樣應按正式檔案形式套用單位的標識，符合上行文、平行文格式。
(4)校對。校對的目的是消除差錯，保證檔案原稿的質量，清樣校改後打出印樣，印樣校對是最後一次校對，儘量達到不刪句、加句。如遇有加、刪句時，改樣後應再校一次。校對時，校樣上需要改正的部分要用紅筆牽出版心，不要在原文處添加更正符號。要用統一標準的校正符號，不要自造。
校對完畢付印前應做一次全面複查，從頭至尾檢查有無錯漏，再簽字付印。
(5)列印裝訂。列印應按規定份數列印，裝訂時，應在公文左側裝訂，不得超越裝訂線。
(6)分發。對列印好的公文蓋上公章，做好登記，按需要發往各有關單位，留原稿及1份～2份正式公文存檔。
(7)公文中層次序數的編寫。第一層為“一”，第二層為“(一)”，第三層為“1”，第四層為“(1)”。
(8)公文中的數字寫法。成文日期、專用稱謂、結構層次序數和詞、詞組、慣用語、修飾語，以及不確切代表數量含義的數字必須用漢字，其餘均套用阿拉伯數字。
