物業管理機構包括三部分：物業管理企業、業主自治管理組織和行政管理部門和相關部門 。
基本介紹
- 中文名：物業管理機構
- 類別：按投資主體
- 屬於：勞動民眾集體
- 按股東出資：有限責任公司、
物業管理企業,類別,組建,權利和義務,業主自治管理組治,業主大會或業主代表大會,業主委員會,行政管理部門和相關部門,行政管理的涵義和工作內容,行政管理部門的機構設定,
物業管理企業
類別
(一)按投資主體物業管理企業可分為全民、集體、聯營、三資、私營等企業。
(1)全民物業管理企業即國有物業管理企業，資產屬於全民所有，國家依照所有權和經 營權分離的原則授予企業經營管理權；
(2)集體所有制物業管理企業資產屬於勞動民眾集體所有；
(3)私營物業管理企業資產屬於私人所有。
(4)聯營指企業之間或企業、事業單位之間聯營，或組成新的經營實體，取得法人資格 ；或共同經營，不具備法人條件，按契約約定各自獨立經營，並承擔相應的權利和義務；
(5)三資物業管理企業是指依照中國有關法律在中國境內設定的全部資本由外國投資者 投資的企業；外國公司、企業和其他經濟組織或個人經中國政府批准在中國境內，同中國的公司企業或其他經濟組織共同舉辦合資經營企業，或舉辦中外合作經營企業。
(二)按股東出資形式
(1)物業管理有限責任公司是由2個以上50個以下股東共同出資，並以其出資額為限對公 司承擔責任，公司以其全部資產對公司的債務承擔責任的企業法人；
(2)物業管理股份有限公司是一般由5個以上發起人成立，全部資本為等額股份，每個股東以其所持股份為限對公司承擔責任，公司是以其全部資產對公司的債務承擔責任的企業法人。股份有限公司，其註冊資本必須在1000萬元人民幣以上。商業、貿易、工業、房地產等行業中有一批股份有限公司。隨著物業管理市場發展，集團化的物業管理股份有限公司將逐步出現；
(3)股份合作型物業管理企業，其原則是自願組合、自願合作、自願參股、民主管理、 自負盈虧、按勞分配、入股分紅。這種企業股東一般就為職工，股東訂立合作經營章程，按其股份或勞動享有權利和義務，企業以其全部資產對其債務承擔責任。
隨著物業管理的發展，全國各地物業管理企業如雨後春筍大量湧現，如上海市 到1997年為止，共有物業管理企業1540家，其中內資企業為856家，三資企業為108家，有限公司和股份公司為537家。內資企業中，由原房管所轉制為物業管理企業的為157家。上述15 40家物業管理企業對全市範圍內近9600萬平方米的各類物業進行著管理服務職能。
(三)按經營服務方式
分為代理租賃服務型、委託管理服務型兩種。
(四)按是否具有法人資格
一種是具有企業法人資格的物業管理的專營公司或子公司；另一種是以其他經營項目為 主如房地產開發、商業、貿易等而兼營物業管理的不具備企業法人資格的物業管理部。
組建
(一)組建條件 1.企業名稱預先審核
企業有名稱，猶如自然人有姓名一樣。企業的名稱一般由四部分組成：企業所在地、具 體名稱、經營類別、企業種類等。其具體名稱可考慮原行業的特點、所管物業名稱特點、地理位置、企業發起人名字等，如“東湖”、“萬科”“XX別墅”等。除叫物業管理公司外也有稱物業管理有限公司、物業發展公司、物業公司等。根據國家工商行政管理局制定的《企 業名稱登記管理規定》的有關精神，企業名稱中不得含有下列內容和文字：
(1)有損於國家社會公共利益的；
(2)可能對公眾造成欺騙或誤解的；
(3)外國國家地區名稱、國際組織名稱；
(4)黨政名稱、黨政軍機關名稱、民眾組織名稱、社會團體名稱及部隊番號；
(5)漢語拼音字母(外文名稱中使用的除外)、數字；
(6)其他法律、行政法規規定禁止的。
對於企業中使用中國、中華或者冠以國際字詞的企業名稱只限於全國性的大公司、國務 院或者授權機關批准的大型進出口企業和大型企業集團，國家工商行政管理局規定的其他企業。在企業名稱中用“總”字的必須設三個以上分支機構等。
根據公司登記管理有關規定，設立公司應當申請名稱預先核准。法律、行政法規規定必 須報經審批後成立的公司，例如三資公司或者公司經營範圍中有法律、行政法規規定必須審批的項目的，應當在報送審批前辦理公司名稱預先核准，然後以核准的名稱報送審批。例如設立外商投資的物業管理企業，在報經有關外經貿行政管理機關審批前必須將申請名稱報工商行政管理部門預先核准。
設立有限責任公司，應當由全體股東指定的代表或共同委託的代理人申請名稱預先核准 ；設立股份有限公司，由全體發起人指定的代表或共同委託的代理人申請名稱預先核准。申請時，必須提交：
(1)全體股東或發起人簽署的申請書；
(2)股東或發起人的法人資格證明或者自然人的身份證明等。
工商行政管理機關應當自收到申請檔案之日起10日內作出核准或駁回的決定。決定批准的，應當發給《企業名稱預先核准通知書》。
公司名稱是企業的品牌中一部分，從開始起名的時候就要注意其合法性和效應性，一般 要求簡明、響亮、有寓意、有創意。
2.公司住所
《民法通則》規定，法人以它的主要辦事機構所在地為住所。物業管理公司的主要辦事 機構所在地為物業管理公司的住所。物業管理公司設立條件中的住所用房可以是自有產權房或租賃用房。在租賃用房作為住所時，必須辦理合法的租賃憑證，房屋租賃的期限一般必須在1年以上。有了確定的住所，就可以確定所屬工商行政管轄的行政機關。
3.法定代表人
物業管理公司作為企業法人，經國家授權審批機關或主管部門審批和登記主管機關核准 登記註冊後，其代表企業法人行使職權的主要負責人是企業法人的法定代表人。全民和集體企業的主要負責人是經有關主管機關審查同意，當企業申請登記經核准後，主要負責人取得了法定代表人資格。法定代表人必須符合下列條件：
(1)有完全民事行為能力；
(2)有所在地正式戶口或臨時戶口；
(3)具有管理企業的能力和有關的專業知識；
(4)具有從事企業的生產經營管理能力；
(5)產生的程式符合國家法律和企業章程的規定；
(6)符合其他有關規定的條件。
物業管理公司選好法定代表人對企業的經營管理有著至關重要的作用。“千軍易得，一將難求”就是說決策人物的重要性。物業管理公司法定代表人應在合法前提下，在企業章程規定的職責內行使職權履行義務，代表企業法人參加民事活動，對物業管理全面負責，並接受本公司全體成員監督，接受政府部門、主管物業管理的行政機關的監督。
4.註冊資本
公司法定的人員、住所和註冊資本是公司設立的三要素，其中註冊資本是公司從事經營 活動，享受和承擔債權債務的物質基礎。一般來說，註冊資本的大小直接決定公司的債務能力和經營能力。世界各國對公司的最低的資本額都有具體嚴格的規定。我國有關法律也對各類公司註冊資本有規定。
企業法人登記管理有關規章對申請企業法人登記規定了各類公司的註冊資金：生產性公 司註冊資金不得少於30萬元人民幣，諮詢服務性公司的註冊資金不得少於10萬元人民幣。物業管理公司，作為服務性企業，其註冊資本不得少於10萬元人民幣。
《中華人民共和國公司法》對有限責任公司和股份有限公司的註冊資本分別作出最低限 額規定。有限責任公司的註冊資本，生產經營為主的、以商業為主的公司為人民幣50萬元，以商業零售為主的公司為人民幣30萬元，技術開發、諮詢、服務性公司為人民幣10萬元。股 份有限公司註冊資本最低限額為人民幣1000萬元人民幣。
股東或發起人可以用貨幣出資，也可以用實物、工業產權、非專利技術、土地使用權作 出資。股東或發起人用非貨幣出資時，要對非資貨幣作價評估，評估時要核實財產，不得高估或低估作價。對於土地使用權的評估作價，要按照有關房地產法法規、行政規章的規定辦理。還應當指出：股東以工業產權、非專利技術作價出資的金額不得超過有限責任公司註冊資本的20%，國家對採用高新技術成果有特別規定的除外；同樣，發起人以工業產權、非專利技術作價出資的金額不得超過股份有限公司註冊資本的20%。這些規定在組建物業管理股份有限公司都必須遵守。
5.公司章程
公司章程是明確企業宗旨、性質、資金狀況、業務範圍、經營規模、經營方向和組織形 式、組織機構，以及利益分配原則、債權債務處理方式、內部管理制度等規範性的書面檔案。其內容一般應包括：
(1)公司的宗旨；
(2)名稱和住所；
(3)經濟性質；
(4)註冊資金數額以及來源；(5)經營範圍和經營方式；(6)公司組織機構及職權；
(7)法定代表人產生程式及職權範圍；
(8)財務管理制度和利潤分配方式；
(9)其他勞動用工制度；
(10)章程修改程式；
(11)終止程式；
(12)其他事項。
聯營企業章程還應載明：
(1)聯營各方出資方式、數額和投資期限；
(2)聯合各方成員的權利和義務；
(3)參加和退出的條件、程式；
(4)組織管理機構的產生、形式、職權及其決策程式；
(5)主要負責人任期。
有限責任公司的章程應載明下列事項：
(1)公司名稱和住所；
(2)公司經營範圍；
(3)公司註冊資本；
(4)股東的姓名或名稱；
(5)股東的權利和義務；
(6)股東的出資方式和出資額；
(7)股東轉讓出資的條件；
(8)公司的機構及產生辦法、職權、議事規則；
(9)公司法定代表人；
(10)公司解散事由與清算辦法；
(11)股東認為需要規定的其他事項。股東應當在公司章程上籤名、蓋章。
股份公司章程應當載明下列事項：
(1)公司名稱和住所；
(2)公司經營範圍；
(3)公司設立方式；
(4)公司股份總數每股金額和註冊資本；
(5)發起人的姓名或者名稱，認購的股份數；
(6)股東的權利和義務；
(7)董事會的組成、職權、任期和議事規則；
(8)公司法定代表人；
(9)監事會的組成、職權、任期和議事規則；
(10)公司利潤分配辦法；
(11)公司的解散事由與清算辦法；
(12)公司的通知和公告辦法；
(13)股東大會認為需要規定的其他事項。
6.公司人員
企業法人登記管理有關規章規定，申請成立全民、集體、聯營、私營、三資等企業，必 須有與生產經營規模和業務相適應的從業人員，其中專職人員不得少於8人。物業管理公司一般應具有8名以上的專業技術管理人員，其中中級職稱以上的須達3人以上。
根據《公司法》設立物業管理有限責任公司，應當由2人以上50以下股東共同出資；設 立股份有限公司，除國有企業改建為股份有限公司的外，應當有5個以上發起人，且其中須有過半數的發起人在中國境內有住所。國家授權投資的機構或部門可以單獨設立國有獨資的有限責任公司。外國投資者包括外國的企業和其他經濟組織或個人，可以獨資設立外資性質的物業管理有限責任公司。
(二)設立登記
1.三資物業管理企業的設立登記
三資物業管理企業在向工商行政管理機關申請登記之前，如前所述，首先要進行向工商 行政部門申請名稱登記，然後進行審查批准即經過對外經濟貿易主管部門審查批准。對外經貿行政主管部門主要審查外資企業、中外合資企業、中外合作企業的經營目的、範圍、資金和章程，合資企業合營各方簽訂的合營協定、契約、章程，合作企業中外合作者簽訂的協定、契約、章程等檔案。審查機關一般在三個月內作出批准或不批准的決定。
當三資物業管理企業接到對外經濟貿易主管部門的批准書之後30日內，向工商行政管理機關申請營業登記。營業登記主要看是否具備了開業的條件：是否有符合規定的名稱，是否有審批機關批准的契約章程，是否有固定的經營場所、必要的設施，是否有規定的從業人員，是否有符合國家規定的註冊資金，經營範圍是否符合國家法律、法規和政策規定，是否有健全的財會制度等。
營業登記的主要事項有：名稱、住所、經營範圍、投資總額、註冊資本、企業類別、董 事長、副董事長、總經理、副總經理、經營期限、分支機構等。在登記時應向工商行政管理部門提交下列檔案、證件：
(1)由董事長、副董事長簽署的外商投資企業登記申請書；
(2)契約章程以及審批機關的批准檔案和批准證書；
(3)項目建議書、可行性研究報告及其批准檔案；
(4)投資者合法的開業證明；
(5)投資者的資信證明；
(6)董事會名單以及董事會成員、總經理、副總經理的委派(任職)檔案和上述中方人員 的身份證明；
(7)其他有關檔案證件。
當三資物業管理取得營業執照後，將取得進入資質登記和資質備案階段。
2.內資物業管理企業的設立登記
內資全民所有制、集體所有制、聯營、私營、股份制、股份合作制等物業管理企業，當 具備前文所述的設立條件時，這些條件概括起來包括：名稱、組織機構和章程；固定的經營場所和必要的設施；符合規定的並與其經營規模相適應的資金數額和從業人員；能夠獨立承擔民事責任；符合規定的經營範圍等時，即可進行營業登記。登記的主要事項有：名稱、地址、負責人、經營範圍、經營方式、經濟性質、隸屬關係、資金數額等。
當登記核准取得營業執照後，進入資質登記和資質備案階段。
應當指出的是，原區縣房管行政部門組建的物業管理集團公司，一般領導著由原房管所 轉製成立的物業管理公司，當前要根據政、企、事分開的原則，實行企業化管理，與原房屋行政管理部門從經濟、人員、產業上分開。
(三)資質等級管理
1.資質等級管理的目的
物業管理企業的資質管理是行業歸口管理，是對企業經營規模、能力和規模的管理。為 了加強對不同規模、不同經營能力、不同性質、不同隸屬關係、不同所有制形式的物業管理企業的管理，促進物業管理有序發展，提高物業管理的整體水平，必須對物業管理企業進行資質等級管理。物業管理企業必須接受並按照資質管理的規定從事物業管理服務。
市、區、縣房地產行政管理部門是物業管理的行政主管部門，按照有關職責分工，審批 各類物業管理企業資質，接受資質備案和核發資質等級證書，並進行對物業管理企業資質等級管理的日常工作。
2.資質等級
部分省和城市根據當地實際情況制定了物業管理公司資質審批規定，但尚無全國 性的規定。根據上海市房地局制定的《上海市物業管理企業資質等級管理暫行辦法》的規定，物業管理企業按資質條件分為一、二、三級和無級。
一級物業管理企業需具備的條件是：管理物業規模50萬平方米以上，或管理涉外物業20 萬平方米以上；管理物業類型3種以上，或涉外物業2種以上；必須有2個以上優秀小區或大廈，所管物業達標面積50%以上；企業經理或常務副經理須從事專業物業管理工作3年以上 ；有經濟類、工程類中級職稱管理人員10人以上；經營年限須在3年以上；註冊資本在100萬元人民幣以上。
二級物業管理企業需具備的條件：管理規模20-50萬平方米，或管理涉外物業5-20萬平 方米；管理物業類型2種以上，或管理涉外物業；須有1個以上優秀小區或大廈，所管物業達標30%以上；有經濟類、工程類中級職稱管理人員6人以上；經營年限須在2年以上；註冊資 本在50萬元人民幣以上。
三級物業管理企業須具備的條件：管理物業規模3-20萬平方米，或涉外物業1-5萬平方 米；有中級專業技術職稱3人以上；企業註冊資本10萬元人民幣以上。
暫不定級的物業管理企業：管理物業規模在3萬平方米以下或涉外物業1萬平方米以下的 。
3.資質等級審批
根據上海市規定，資質備案與核發資質等級證書同步進行。
物業管理企業，一般要在取得營業執照30日內按規定申辦資質備案。
外商獨資、中外合資、中外合作的物業管理企業的資質備案和資質等級向市房地局申報 ，由市房地局審批。
內資物業管理企業資質備案和資質等級向註冊地的區縣房管部門申報，其中符合一級資 質條件的由區縣房管部門初審後報市房地局審批，二級以下資質等級由區縣房管部門審批。申辦物業資質備案和資質證書，必須提交下列檔案和資料：
(1)企業法人營業執照；
(2)公司經理出任聘任書；
(3)中級以上職稱人員的證書或證明材料；
(4)資質等級申報表；
(5)公司的管理章程、管理契約；
(6)其他所需材料。
市房地局和區縣房地產管理部門應當自受理物業管理企業申請之日起20日內，核發物業管理資質證書。
4.日常資質管理
資質證書有效期2年；無正當理由不申請的企業要責令其限期申請；企業開業兩年內不實施物業管理的，複評不再核發證書；企業如註銷或破產，資質證書交回主管部門。
對物業管理企業違反以下規定的行為，區縣房管部門有許可權期整改，並可降低資質，直 至建議工商行政管理部門取消其經營資質：
(1)不履行物業管理契約及管理辦法規定的；
(2)管理制度不健全，管理混亂，業主住戶投訴較多的；
(3)被物價部門認定亂收費或收費不規範，又不認真整改的；
(4)利用管理職權擅自搭建，占用綠地、改變公共設施用途的；
(5)對於業主、住戶投訴置之不理，又不服從行政主管部門監督的；
(6)因管理失職，造成重大事故的。
權利和義務
(一)物業管理企業權利以及權利來源 建設部第33號令《城市新建住宅小區管理辦法》指出，物業管理公司的權利是：
(1)物業管理企業應當根據有關法規，結合實際情況，制定小區管理辦法；
(2)依照物業管理契約和管理辦法對住宅小區實施管理；
(3)依照物業管理契約和有關規定收取管理費用；
(4)有權制止違反規章制度的行為；
(5)有權要求管委會協助管理；
(6)有權選聘專營公司(如清潔公司、保全公司等)承擔專項管理業務；
(7)可以實行多種經營，以其收益補充小區管理經費。
這些權利的得到首先必須貫徹合法的原則，要依法取得，即權利主體、權利內容要符合 法律和行政法規的規定。只有符合法律和行政法規的規定，物業管理企業的權利才能受到法律的保護。如果不符合法律和行政法規的規定，物業管理企業不僅不能達到預想的管理效果，反而可能造成其管理行為產生的後果無效。
物業管理企業在實施管理時，必須制定小區或大廈等管理辦法，這些辦法不能與法律法 規和行政規章相悖，而是要在法律的範疇之內制定。如：哪些是物業使用的禁止行為，對限制性行為產生後果怎樣處理；業主或使用人如果要改變住宅使用性質，如何對待；業主要進行裝修有哪些注意事項；對消防設備的管理平時如何保持良好狀態；各小區內各種公共設施和管線怎樣管理，小區車輛停放、綠化管理等，都要依照相關法規制定管理條文。小區的治安管理也一定要納入社會治安總的範疇，要執行行政部門頒布的治安管理條例和規章。
其次，物業管理公企業管理權利來之於契約。這裡有三個方面：
(1)物業管理服務契約。契約簽訂雙方業主委員會和物業管理企業是平等的民事主體， 是委託和被委託的關係。契約明確了物業管理服務的事項、許可權、標準費用、期限和違約責任等，在管理服務的許可權之內就是物業管理企業的服務範圍。即委託後，才進行管理；不委託，不能超越許可權。如果超越管理許可權，事後要得到業主委員會的追認。物業管理公司行使委託之外的職權，業主委員會如不予認可，則由物業管理公司自己承擔責任。例如，如果沒有委託代辦產權證、代辦裝煤氣和電話等契約，物業管理公司自行其是，業主們可以予以否決，不支付費用；
(2)對物業使用中的各種禁止行為，物業管理企業要與業主有書面約定，或用“公約” 、“契約”、“辦法”等這些約定、協定來得到業主的認可，並在協定中雙方約定違約的責任。這樣物業管理公司才能有效進行制止違章行為，使得行使制止違章的行為有效，並具有追究對方違章的許可權；
(3)關於聘請專業公司如保全公司、綠化公司，情況也是這樣，一定要通過簽訂轉委託 契約，把業主委託的許可權轉委託給這些專業公司，並且事先要得到業主委員會的同意。
(二)物業管理企業的主要義務
《城市新建住宅小區管理辦法》指出，物業管理企業的義務是：
(1)履行物業管理契約，依法經營；
(2)接受管委會和住宅小區內居民的監督；
(3)重大的管理措施應當交管委會審議，並經管委會認可；
(4)接受房地產行政主管部門、有關行政主管部門及住宅小區所在地人民政府的監督指 導。
物業管理企業的義務，首先是履行契約，對契約規定的事項要全面履行：
(1)管理服務契約一經簽訂，受國家法律保護，契約義務受國家法律監督。如果物業管 理企業不全面履行契約，要承擔相應的違約責任。
(2)不得擅自變更和解除管理服務契約，雙方必須信守契約。如果發生新的情況，要經 雙方協定重新達成新的契約。任何一方當時人都不得擅自變更或解除契約，也不允許單方拒絕履行或者變更已經訂立的管理服務契約；
(3)依法解決管理服務契約中的糾紛。一種是通過協定解決糾紛，一種是通過有關主管 部門的調解解決，也可以向人民法院起訴。
其次，服從政府部門房地產等有關行政主管部門的監督，接受物業管理相關部門的指導 和監督，這又是物業管理企業的另一條重要義務：
(1)首先要接受工商管理。工商行政機關依法確定各類企業和個體工商業的合法地位， 監督管理或參與管理市場上的各種經濟活動，檢查處理經濟違法違章行為，保護合法經營，取締非法經營，維護正常的市場秩序，保證社會主義市場經濟的健康發展。物業管理公司要依法登記成立，經營範圍要明確，以營業執照為準。與業主委員會訂立管理服務契約要對照經濟契約訂立的條件：雙方當事人是否具有主體資格；契約內容是否合法；是否損害國家利益、社會公共利益或第三者利益；是否超越企業經營範圍；雙方當事人意思是否表示真實；訂立契約是否符合法定程式。根據規定，物業管理服務契約應到房地產主管部門備案。另外，物業管理公司在經營活動中使用商標、廣告等，也要服從行政部門的管理；
(2)接受行業行政主管部門和政府有關行政主管理部門的行政管理。這主要是要接受資 質核准登記管理，對物業管理行為的管理，對違反物業管理有關規定進行行政處罰，社區管理規定等；
(3)接受物業管理的價格管理。物業管理關係到千家萬戶的安居樂業，其收費既要考慮 公平合理，還必須實行公開，還要考慮與物業所有權人、使用人經濟承受能力相適應。物業管理企業要在物業管理價格政策範圍之內經營。
業主自治管理組治
業主大會或業主代表大會
業主自治管理組織機構各地有不同的規定和做法。上海、深圳等地規定了召開業主大會 (業主代表大會)的一些做法。有的地方只成立業主委員會，本節重點講述上海市的規定。 (一)物業管理區域
1.物業管理區域劃定的條件
物業管理區域是一個由業主委員會管理的物業的範圍。它的劃定有如下幾個條件：(1 )原設計構成自然街坊和封閉小區。自然街坊是城市建設中自然形成的相對獨立的居住區。近年來房地產開發中形成的居住小區，一般由4-5個住宅組群組成，用地一般為15-20公頃， 建築面積15-20萬平方米。按照政府有關建設小區規劃的規定，小區要配置居委、學校、託兒所、幼稚園、文化活動室、綜合商店、腳踏車棚等公共設施項目。小區水、電、煤等公共設施相關程度高，在開發時一起建成，一起交付，再讓居民入住。這種小區，大都實行封閉管理，稱為封閉小區。一個封閉小區劃為一個物業管理區域，有利於對房屋及相關設施的管理。
(2)物業管理區域的範圍，由區、縣房地產行政管理部門按照樓宇與附屬設施的相關情 況，可以是一棟或幾棟大樓，也可以是一個樓宇群體進行適當的調整劃定。劃定後應通知有關街道和已進行管理的物業管理公司。區、縣房地產行政管理部門應在轄區地圖上予以註記。一經劃定，如無特殊情況，不作任意改動。這樣，物業管理區域範圍相對固定，有利於業主委員會和物業管理公司管理上的穩定性和延續性。
2.非物業管理區域的物業
對於公共設施與房屋相關聯繫不很緊密的房屋，或只有一個或少數幾個業主的單幢房屋 ，或沒有劃入物業管理區域之內的房屋，業主可以自行負責房屋管理，或委託物業管理企業實施專業化的物業管理。
對於一些單位如機關、企業、學校等籌建在單位內部或外部的職工住宅，形成不了住宅 小區，也沒有委託房管部門管理的，也可以成立由業主或使用人組成的管理房屋小組，與原單位的總務後勤部門配合，實施物業的管理，或委託物業管理企業實施專業化的物業管理。
(二)業主房管小組
業主房管小組簡稱房管小組或業主小組，由本幢房屋內業主協商選舉產生，其成員應具 有完全民事行為能力，一般由3人或3人以上組成。
在一個物業管理區域內，應按建築面積來確定和分攤房管小組成員。建築面積一樣的幢 (或大廈中一個層面)，推選的業主房管小組成員數應相同；建築面積不相同的幢(或大廈中一個層面)，按分攤到的成員數推選。一般每500-1000平方米建築面積產生一名小組成員。要推選好業主小組成員，這是業主自治管理的基礎工作。要讓本幢業主和有關使用人都參與和了解業主小組成員的推選過程，使業主小組具有一定的民眾基礎。住宅出售單位要請街道、居委會配合做好首次業主小組的組織成立工作。業主小組成立後，其成員要儘快進入角色。
業主小組具有以下職能：
(1)代表和維護業主的權益，負責本幢房屋的管理。要了解掌握本幢房屋的建築情況， 建築結構、面積，共用設備如電梯、水泵等情況；
(2)聽取和反映業主對房屋修繕等有關方面的建議和意見。要經常和業主、使用人溝通 和聯繫；
(3)決定本幢房屋內修繕基金的使用和支付，當住宅修繕基金不足時，負責籌集；
(4)決定本幢房屋共用部位和共用設備的修繕；
(5)協助調解房屋使用、修繕糾紛；
(6)執行業主代表大會和業主委員會作出的決定；
(7)督促業主遵守業主公約和房屋使用公約等。
成立業主委員會的業主小組的一切決定都不得違反業委會的決定。
(三)第一次業主大會或業主代表大會
1.第一次業主大會或業主代表大會召開的條件
一個物業管理區域內，當業主人數較少時，應當召開業主大會；當業主人數較多時，應 當召開業主代表大會，代表成員由業主小組成員組成。如上海市房地局有關檔案指出，業主超過100人的，應當召開業主代表大會，其代表成員一般不超過100人。
第一次業主大會或業主代表大會，由物業所在地的區、縣房地產管理部門會同房屋出售 單位組織召開。當具備下列條件之一時，就應當召開第一次業主大會或業主代表大會。
(1)公有住宅出售建築面積達30%以上；
(2)新建商品住宅出售建築面積達50%上；
(3)在這個物業管理區域內第一套房屋實際交付業主使用之日起已滿兩年的。
2.第一次業主大會或業主代表大會的籌備工作
當滿足召開第一次業主大會或業主代表大會的條件時，房屋出售單位應將出售的房屋建 築面積、房屋出售時間、業主清單等材料報區、縣房管局，區、縣房管局在接到材料後45天內會同房屋出售單位組織業主做好以下籌備工作：
(1)組織成立第一次業主大會或業主代表大會籌備組，其成員由所在地區、縣房管局、 房屋出售單位、業主代表組成，可以邀請居委會人員參加。籌備組一經協商成立，即進行籌備工作；
(2)按幢協商產生業主小組成員，業主小組成員一般為業主代表；
(3)協商推薦業主委員會候選人，按建築面積的比例，業主包括公房業主和擁有物業的 開發商等推薦候選人；
(4)起草業主委員會章程和業主公約草案，可參照市有關示範文本，並聽取業主和相關 人員意見，結合本區域情況進行修改；
(5)確定會議的時間、地點，做好會議的各項會務準備工作。
整個籌備工作可以在物業所在地房地產行政管理部門主持下進行，開發建設單位和前期 物業管理單位要密切配合。在籌備期間，籌備組的推選產生，每次會議討論的決定和意見都要作必要記錄。
3.第一次業主大會或業主代表大會的程式
業主大會或業主代表大會是行使業主自治管理職權、決定管理事項的重要組織形式。為 了體現廣大業主的共同意志，使決策更具有廣泛的民主性，業主大會應當有半數以上業主參加，作出的決定要全體業主過半數通過；業主代表大會應當有半數以上業主代表參加，作出的決定要全體業主代表過半數通過。
審議通過業主委員會章程，審議通過業主公約，選舉產生業主委員會是第一次業主大會 或業主代表大會的三方面重要任務。要參照有關行政部門的示範文本制定好業主委員會章程，對業主委員會組織、職責、會議、經費與辦公用品等作出規定。業主公約也要參照示範文本來明確業主和物業使用人的合法權益，約定業主與物業使用人安全、合理使用物業的有關義務，如不得有損壞房屋承重結構和破壞房屋外貌等各種禁止行為。推選業主委員會成員的選舉方式，按業主委員會章程進行，如召開的是業主大會，要有全體業主半數以上通過；如召開的是業主代表大會，要有全體業主代表半數以上通過，而不能以與會代表過半數通過這種簡單多數為準。
第一次業主大會或業主代表大會的程式一般如下：
(1)由大會籌備組介紹大會籌備情況；
(2)由大會籌備組介紹業主委員會候選人情況，候選人也可作自我介紹；
(3)審議通過業主委員會章程和業主公約；
(4)由業主大會成員或業主代表大會代表投票選舉產生業主委員會成員；
(5)審議決定其他物業管理重大事項。
(四)業主大會或業主代表大會的職權
1.業主大會或業主代表大會參加成員和例會、臨時會議
業主大會由物業管理區域內全體居住和非居住房屋業主組成，包括已售及未售公房、已 售及未售商品房、舊私房的產權人即業主等。召開業主大會時，全體業主應當參加，因故不能參加，可以依法委託代理人參加。
業主代表大會的業主代表應按物業管理區域內各種物業包括公房、商品房、舊私房等占 有建築面積比例分攤產生。召開業主代表大會時，自然人業主代表應當參加，一般不委託代理人；法人或其他組織業主代表可以書面委託代理人參加。例如，公房業主代表，公房產權人即區、縣房地產行政部門可以委託區、縣公房資產經營公司有關人員作為代理人參加業主代表大會。書面委託代理書，可由業主大會或業主代表大會召集人業主委員會或房地產行政管理部門印製。不論是業主大會或業主代表大會，應按幢或按一定比例邀請非業主的房屋使用人如租賃人列席會議，還應當邀請居民委員會代表列席。列席代表沒有表決權。當召開涉及改選或罷免業主委員會成員的業主大會或業主代表大會時，業主委員會應通知區、縣房管局派員參加會議。業主委員會每年至少召開一次業主大會或業主代表大會，總結本年度區域內的各項物業管理工作，決定物業管理的重大事項。15%以上業主或業主代表提議，業主委員會要在接到提議30日內召開業主大會或業主代表大會。如業主委員會不召開，業主和業主 代表可向區、縣房管局反映，區、縣房管局應督促業主委員會召開，經督促業主委員會仍不召開會議的，區、縣房管局可以組織業主召開業主大會或業主代表大會。經15%以上業主或 業主代表提議召開業主大會或業主代表大會對提出的議案已作出決定，一般在半年內不再以同一提案再召開業主大會或業主代表大會。
2.業主大會或業主代表大會的職權
業主大會或業主代表大會行使下列職權：
(1)選舉、罷免業主委員會委員；
(2)審議通過業主委員會章程和業主公約，必要時修改業主公約和業主委員會章程；
(3)聽取和審議物業管理服務的工作報告，包括業主委員會工作特別是業主委員會選聘 物業管理公司等情況報告，物業管理公司的工作報告；
(4)決定物業管理的其他重大事項。如確定業主委員會經費籌集方式、來源和標準；物 業維修基金不足時的籌集辦法和數量；物業管理區域內修建、新建建築物或構築物等。這就是說，物業管理區域內重大管理事項都必須由業主大會或業主代表大會討論決定或審批通過。業主大會或業主代表大會認為業主委員會的決定不當時，可予以撤銷。
(五)業主公約
業主公約是全體業主制定的行為準則。一般可由業主大會或業主代表大會籌備組制定， 並交業主大會或業主代表大會審議通過。
業主公約要遵循有關法律、法規、行政規章和規範性檔案，根據物業管理區域實際情況 制定。制定時可參照房地產行政管理部門制定的示範文本，在文本基礎上修改、補充。一般來說要明確物業使用、經營、轉讓必須遵守法律規範，在物業使用有哪些禁止行為，對違章行為如何管理，小區管理中公共道德和精神文明建設等。
業主委員會
建設部《城市新建住宅小區管理辦法》指出，住宅小區應當成立由住宅小區內房地產產 權人和使用人選舉代表成立的住宅小區管理委員會。北京市規定由住宅小區內房地產產權人、使用人代表和居委會代表組成物業管理委員會。深圳市由住宅區業主選舉產生管委會。 《上海市居住物業管理條例》規定，業主委員會由業主大會或業主代表大會選舉產生， 業主委員會委員應當由業主擔任。
(一)業主委員會成立的步驟
1.選舉
在一個物業管理區域內，第一次業主大會或業主代表大會召開時，即當公有住宅出售建 築面積達30%以上，或新建商品住宅出售建築面積達50%以上，或住宅出售已滿兩年時，就具備選舉產生業主委員會的條件。
業主委員會的委員由業主擔任，非業主的使用人不得擔任業主委員會成員。房地產行政 管理部門和房屋出售單位要協助業主做好首屆業主委員會候選人的醞釀、推選工作，徵求各業主小組意見，把遵紀守法、具有一定的物業管理法律知識、熱心公益事業、能履行職責的業主作為業主委員會的候選人，提請第一次業主大會或業主代表大會選舉。業主委員會人數要根據物業管理區域規模決定，通常由5-15人組成。
業主委員會成員不得兼任本物業管理區域內物業管理企業工作。物業管理企業成員又是 管理區域內業主的，不能擔任業主委員會委員。
2.核准
第一次業主大會或業主代表大會選舉業主委員會之日起15日內，應當到所在地的區、縣房地產管理部門辦理登記。房地產管理部門應當在受理登記申請之日起15日內，對予登記的完成登記工作；對不符合登記的不予登記，予以登記或不予登記都要書面通知申請人。當接到予以核准登記的書面通知時，該業主委員會正式成立，任期正式開始。在向區、縣房地產管理部門辦理登記申請時，必須提交以下檔案：
(1)成立業主委員會的登記申請書，包括以下內容：業主委員會的名稱，所轄物業管理 區域範圍，房屋建築面積，房屋出售面積，時間和所占比例，出售房屋的戶數；
(2)第一次業主大會或業主代表大會的會議記錄，應到人數及名冊，實到人數及名冊， 投票選舉結果，會議所作決定等；
(3)業主委員會辦公場所，如是借用或租用場所，要有協定或契約。
(二)業主委員會的性質和法律地位
《上海市居住物業管理條例》第六條第一款規定：“業主委員會是在物業管理區域內代表全體業主對物業實施自治管理的組織”。在民事活動中，業主委員會可以作為民事訴訟的當事人。業主委員會具有民主性、自治性和公益性的特點。
業主委員會是房屋管理體制改革中新生事物，其法律地位由於各地成立程式規定不同不 甚一致。
1.社會團體
有些城市規定，業主管理委員會經民政部門依法核准後，取得社會團體法人資格。社會 團體法人登記證簽發日期為管委會成立日期。業主委員會作為社會團體獨立行使民事權利，承擔民事責任。
2.其他組織
根據社會團體登記管理有關條文規定，在同一行政區域內，不得重複成立相同或相似的 社會團體。一般來說，一個大中型城市，少則有幾百家多則有幾千家業主委員會。拿上海來說，至1997年底，業主委員會達1600多家。因此，如業主委員會作為社團，將使得一個城市或地區出現許多類似的××業主委員會的社會團體。《民事訴訟法》第49條規定，“公民、 法人和其他組織可以作為民事訴訟的當事人”。業主委員會經過業主大會或業主代表選舉產生，經房地產行政管理部門核准登記成立，是合法成立、有一定的組織機構和財產的，是民訴法所稱的“其他組織”。它雖不具有法人資格，但作為合法組織，完全可以行使民事權利，承擔民事責任。
(三)業主委員會的任期和職權
1.任期
業主委員會的任期每屆為兩年，可以連選連任。在任期期滿三個月前，應選舉新一屆業 主委員會；其選舉工作由原業主委員會主持，房地產行政管理部門派員參加；新一屆業主委員會名單應報所在地區、縣房管局備案。
業主委員會委員因故不能履行職責，如個人物業產權轉讓、因病、長期出國等，須書面 通知業主委員會。在業主委員會章程中，可以規定業主委員會缺額補選辦法，章程沒有約定的，一般可在半年內召開業主大會或業主代表大會予以補選。
業主委員會是依法成立的業主自治組織，業主委員會成員不得宣布解散業主委員會。如 果出現這種反常情況，房產管理部門應予以阻止。由於物業管理區域的變化引起業主委員會的撤銷、合併，須經原核准登記的區、縣房管局核准。
業主委員會可設主任1名，副主任1-2名。有的地方，業主委員會聘用執行秘書，負責日常事務。
2.職權
業主委員會是業主大會或業主代表大會的常設機構，是業主行使自治管理權利的執行機 構。業主委員會應當維護全體業主的合法權益，執行業主大會或業主代表大會的決定。
《城市新建住宅小區管理辦法》指出，管委會的權利是：
(1)制定管委會章程，代表住宅小區內的產權人、使用人，維護房地產產權人和使用人 的合法權利；
(2)決定選聘或續聘物業管理公司；
(3)審議物業管理公司制定的年度管理計畫和小區管理服務的重大措施；
(4)檢查、監督各項管理工作的實施及規章制度的執行。
該辦法指出，管委會的義務是：
(1)根據房地產權利人和使用人的意見和要求，對物業管理公司的管理工作進行檢查和 監督；
(2)協助物業管理公司落實各項管理工作；
(3)接受住宅小區的房地產權人和使用人的監督；
(4)接受房地產行政主管部門、各有關行政主管部門及住宅小區所在地人民政府的監督 指導。
業主委員會的職權由各地地方性法規、行政規章進行規定。主要職權有以下幾個方面：
(1)向業主大會或業主代表大會報告物業管理工作，召集和主持業主大會或業主代表大 會，提請審議重大管理事項和措施；
(2)選聘或解聘物業管理企業，與物業管理企業訂立、變更或者解除物業管理服務契約 ，督促物業管理企業執行契約進行管理服務；
(3)管好、用好物業維修基金；
(4)檢查、督促業主和使用人合理、安全使用物業，協助物業管理企業對個別業主和使 用人違章裝修和不合理使用物業的行為進行勸阻和監督等；
(5)其他事宜。如提出修改業主公約和業主委員會章程議案，組織換屆工作，建立業主 委員會工作制度等。
業主委員會一般一個季度召開一次例會，會議必須有半數以上委員出席才有效，作出決 定應當經全體委員過半數通過。業主委員會可臨時召集會議。必要時，可邀請政府有關部門、物業管理企業、居委會代表列席。每次業主委員會會議，都應當有會議記錄，記錄應整理歸檔。
(四)業主委員會的章程和日常工作
1.章程
業主委員會籌備組成立起，就要擬訂業主委員會章程。業主委員會章程是業主委員會活 動的規範性檔案。章程必須經業主大會或業主代表大會審議通過後施行。
業主委員會籌備組可以在房地產行政管理部門有關業主委員會章程的示範文本基礎上制定章程，制定時結合本轄區的實際情況，徵求業主小組的意見，其內容不得違反有關法律、法規、行政規章和規範性檔案。
業主委員會章程的內容一般包括：
(1)本會名稱、地址、所轄區域範圍、性質、主管部門及宗旨等；
(2)組織及職責；
(3)會議制度及工作制度；
(4)委員的條件、選舉及權利和義務等；
(5)經費來源、經費賬目管理；
(6)辦公用房；
(7)章程、生效、修改、補充等有關事宜。
2.日常工作
業主委員會的日常工作要根據業主委員會章程來決定，一般說來有如下幾項：
(1)了解掌握物業管理區域、業主和使用人的基本情況，包括轄區物業面積、建築結構 、產權性質，轄區基礎設施、綠化、公建配套情況，轄區周圍環境、交通等情況。業主和使用人按戶登記造冊。對本轄區的物業管理的目標和要求在廣泛徵求業主意見後提出初步方案供討論；
(2)如轄區原已有物業管理公司進行管理，對原來的物業管理工作作出評價，包括取得 的成績、得當的管理措施，存在的問題，收費項目和標準的合理性，對原來的物業管理公司是否續聘或解聘提出意見，向業主大會或業主代表大會報告；
(3)與物業管理公司簽訂物業管理服務契約，可參照房地產行政管理部門制定的示範文 本對契約草案條款逐項進行擬訂，明確雙方權利和義務，轄區物業管理的標準和收費在報送所在地區縣房地產行政管理部門備案前，最好事先徵求意見，然後簽訂契約並辦理備案手續；
(4)管理好物業維修基金，掌握好對物業維修基金的使用權，遵循專款專用的原則，要 求物業管理公司在賬務上按幢立賬、按戶核算，在年終時可委託有資質的審計單位對物業管理維修基金的賬務進行審計，並把結果向業主大會報告；
(5)提出本轄區年度房屋修繕計畫、設備維修更新計畫、公共設施維修養護計畫，並提 出財務預算，提請業主大會或業主代表大會審議。必要時，做好物業維修基金的籌集工作；
(6)督促業主和使用人遵守業主公約、小區管理公約、房屋使用公約等行為準則，協調 好物業使用中業主的相鄰關係，對於違章裝修，協助物業管理公司進行管理，如有違章行為的人不聽勸阻要報告有關行政管理部門依法處理；
(7)做好轄區內道路場地，車輛行駛和停放，以及設定廣告等方面的管理；
(8)做好內部管理工作：起草有關物業管理公約、辦法的草案；做好委員的增補選舉工 作；建立工作制度、會議制度和檔案制度；做好辦公經費的籌集和使用管理工作；做好辦公用房的設定和管理工作；做好換屆選舉工作等。
(五)業主委員會與物業管理企業的關係
1.經濟契約的平等雙方
業主委員會與物業管理企業是一種委託與受委託的關係，簽訂物業管理服務契約前後， 雙方地位都是平等的。簽訂契約前，雙方可以雙向選擇；契約簽訂時，對於管理目標、要求和費用，雙方都要協商，協商取得一致，才簽約。其間雙方沒有隸屬關係。在法律上，業主委員會有委託或不委託某個物業管理企業的自由，物業管理企業也有接受或不接受委託的自由。
2.目標一致的利益雙方
管理服務目標一經確定，雙方簽約後，雙方都是物業管理目標的追求者。這個目標就是 為了保持物業的完好，保障物業使用方便安全，維護環境優美整潔，保證公共秩序的良好。在這個目標下，物業管理企業要以優質服務為物業使用提供管理服務，而這種管理服務根本上是為了物業業主和使用人的利益。雙方聘與被聘的關係，融合在目標一致之中；各方的行為不能影響和損害這種目標的實現，否則將承擔責任。
3.勞務和經濟交換的雙方
這一關係是在經濟合作關係下產生的，體現有償的等價交換原則。一方要求對方優質廉 價服務，另一方要求對方支付費用，這是一種對立統一。當出現矛盾時，要依照法律來規範，可以協商解決，契約可修改補充，當矛盾不能通過協商解決時，雙方可以依法申訴，直至提起訴訟。
4.職權範圍各不相同的雙方
業主要對物業的自用部位、自用設備進行安全使用和維護，又要遵守業主公約和房屋使 用公約，維護公共部件、公共設備、設施的安全、整潔使用。業主委員會對物業管理企業進行的專業管理要監督、檢查和協助。物業管理企業是具體作業單位，實施日常管理的作業組織，在契約範圍內業主委員會要與之合作和給予幫助，必要時建立協調工作會議制度，定期召開聯席會議，解決管理中遇到的一些問題。物業管理企業和業主委員會要及時向業主大會或業主代表大會報告物業管理工作。
行政管理部門和相關部門
行政管理的涵義和工作內容
(一)行政管理的涵義 物業管理的行政管理是國家或國家行政機關依據有關的法律、法規，對物業管理實施行 業管理。其實質是國家通過法律手段、行政手段，建立物業管理的正常秩序，促使物業管理向有利於城市建設和國民經濟發展、有利於改善人民民眾居住和工作條件。
(二)行政管理工作內容
1.政策指導
物業管理的行政機關要把物業管理的政策交給廣大的人民民眾，包括物業業主、使用人 ，業主委員會和物業管理企業，也包括地區街道、居委和相關部門。要把宣傳政策作為執行政策的基礎條件，加強宣傳力度，通過各種形式普及物業管理的法律知識和相關的法律知識。要培訓業主委員會和物業管理企業的有關人員，使得大家學習物業管理法、懂得物業管理法、用好物業管理法。
2.行政立法
根據國家法律規定的基本原則，根據國家關於房地產和物業管理方面的方針政策，針對 物業管理中出現的新情況和遇到的新問題，擬訂和制定各種物業管理法規、政府規章和規範性檔案、制度等。
3.協調服務
對物業管理中出現的業主之間、業主與業主委員會之間、業主與物業管理企業之間，業 主、業主委員會、物業管理企業與各行政管理部門之間的關係進行協調，對物業管理業與房地產、建築裝修、市政環保、金融等行業組織協調。同時，要提供各種服務，包括政策諮詢，人才交流、培養，信息溝通和有關房地產稅費、登記備案手續等方面。
4.執法監督
行政管理要根據行政法規賦予的行政執法職權進行行政執法，接受業主和有關各方的投 訴，對物業管理中出現的糾紛依法進行行政監督管理和處理。
5.市場調控
通過地價、房價、稅收、信貸、服務費用等經濟手段，來調節物業管理中經濟活動，扶 助和培育物業管理市場，推動其健康規範發展。
行政管理部門的機構設定
(一)全國各地 根據1993年12月經國務院批准的有關建設部職能的檔案明確規定，建設部是國務院綜合管理全國建設事業(工程建設、城市建設、村鎮建設、建築業、房地產業、市政公用事業)的職能部門，因此從全國範圍來講，建設部是物業管理的行政管理部門。
各省、市對物業管理的行政管理部門都有明確規定。北京市人民政府在《北京市居住小 區物業管理辦法》中規定：“市和區、縣房屋土地管理機關主管本行政區域居住小區物業管理工作。”同時還規定：“本市規劃、工商行政管理、物價、環境衛生、綠化、市政、公安等行政管理機關和居住小區所在地的街道辦事處，按照各自的職責，對居住小區的物業管理工作進行指導和監督、檢查。”深圳市人大常委會頒發《深圳經濟特區住宅區物業管理條例》中規定：“市政府住宅行政管理部門是特區住宅物業管理的主管部門。各區人民政府住宅行政管理部門是本轄區內住宅區物業管理的業務管理部門，對本轄區的住宅區物業管理依法進行指導、監督。”
一般來說，城市物業管理中的行政管理從屬和相互關係如下圖所示：
(二)上海情況
1.物業管理的行政主管
《上海市居住物業管理條例》規定，上海市房地局是本市物業管理的行政主管部門，負 責組織實施條例。市房地局對違反條例的行為，依法作出處罰，並接受業主委員會、業主和使用人對違反條例的行為的投訴。對區、縣房地產管理部門違反條例的行為，由市人民政府或市房地局責令改正或撤銷決定。
2.地區行政管理部門
區、縣房地產行政管理部門對本轄區物業管理進行監督，是物業管理的行政管理部門， 主持轄區內具體的直接的管理，接受業主委員會、業主和使用人的投訴；對違章行為依法作出處罰。
3.物業管理的相關行政管理部門
(1)建設、電力、公安、物價、工商等有關部門
建設、市政、規劃、環保、公用、環衛、園林、住宅等有關行政管理部門，按照有關法 律、法規和行政規章的規定，按職責分工，負責主管房地產開發建設、配套交付使用、環境環衛管理等各環節，協助監督物業管理區域的管理。
電力、公安、工商、物價等部門對用電照明、社會治安、道路交通、物業管理企業經營 、收費價格確定等實施行政管理，按分工依法協助和監督。
當物業使用出現損害房屋、設備、設施的禁止行為，業主委員會和物業管理企業勸阻無 效時，相關行政機關應予處理。
(2)街道辦事處、鄉鎮人民政府
物業管理與社區管理緊密聯繫，街道辦事處、鄉鎮人民政府要協助有關行政部門對物業 管理進行監督，對物業管理與社區管理、社區服務的相互關係進行協調。從一個居住地區來說，區、縣房管局有關部門或派出的辦事處負責日常的物業管理的行政管理工作，物業管理公司是作業企業，街道和鄉鎮不能替代物業管理企業的具體管理和為業主及使用人提供的生活服務，但在行政上由街道統籌社區管理，包括宣傳政策、組織協調、提供服務、依法檢查監督。物業管理企業要與物業所在地街道和鄉鎮政府機關保持密切聯繫，接受指導，互相配合、支持，構築高效優質的社區管理服務系統。創建物業管理優秀小區，市、區兩級文明住宅小區，都是在市、區縣兩級政府關心下，由有關街道、鄉鎮政府職能部門配合實施。
