物業管理投標是指物業管理企業為開拓業務，依據物業管理招標檔案的要求組織編寫標書，並向招標單位遞交投標書和投標檔案，參加物業管理競標，以求通過市場競爭獲得物業管理項目的過程。
基本介紹
- 中文名：物業管理投標
- 外文名：Property management tender
- 對象：物業管理
- 對應：開拓業務
- 本質：市場競爭
條件,原則,程式,策略及技巧,
條件
1.法律法規規定的要求
根據相關法律、法規的要求。參與物業管理投標應當是具有相應物業管理企業資質和承擔招標項目能力的法人企業。物業管理企業在國內參與投標業務的，必須取得《企業法人營業執照》和政府行政主管部門頒發的《物業管理企業資質證書》。具體可參照建設部2004年3月頒布的中華人民共和國建設部令第125號《物業管理企業資質管理辦法》的相關規定。
2.招標方規定的要求
在物業管理招標投標中，招標方在招標條件中除要求投標人具備相應的物業管理企業資質，一般還會要求投標方具有管理與投標物業類似項目的經驗與業績，並對投標人在資金、管理和技術實力，投標人的商業信譽，派駐項目的負責人、管理團隊的條件，物業管理服務內容和服務標準，投標書的製作、技術規範和契約條款等方面作出明確具體的要求。
原則
物業管理投標應遵守真實性原則與正當競爭原則。
所謂真實性，即投標書內容要真實，不能弄虛作假。所謂正當競爭，一是參加投標的物業管理企業要反對其他參與競投的物業管理企業進行不正當競爭行為，倡導物業管理投標企業遵守商業道德；二是參加競投的物業管理企業要約束自己不作不正當競爭。
程式
1.獲取招標信息
根據招標方式的特點，投標人獲取招標信息一般來自兩個渠道：一是從公共媒介上採集公開招標信息，二是來自招標方的邀請。
2.項目評估與風險防範
在獲取招標信息後，投標人應首先組織經營管理、專業技術和財務等方面的人員對招標物業進行項目評估，預測中標成功的可能性和存在的風險，對投標活動進行策劃，制訂相應的投標策略和風險控制措施，確保投標的成功或避免企業遭受損失。
(1)項目評估
項目評估一般分為兩個階段，即初選階段，準備和實施階段。初選階段的評估主要是在調查、研究資料的基礎上對項目進行分析、預測和評定，目的是確定是否參與投標；準備和實施階段的評估主要是對投標物業進行深入的調查和進行技術、經濟論證，並在此基礎上確定最佳投標策略和管理方案。
項目評估主要包括以下幾個方面的內容：
①投標物業的基本情況
投標人在分析招標物業項目的基本情況時，主要是從物業的性質、類型人手，著重了解物業的建築面積和投資規模、使用周期、建築設計規劃、配套設施設備等具體情況。屬於新建物業的，就要了解物業的建設周期和進度，分析物業現有條件對實施物業管理服務的利弊，如在早期介入和前期物業管理的項目中，要關注現有規劃設計及建築施工中是否存在不符合物業管理要求的問題，以便在方案中提出相應的解決或建議方案；屬於已投入使用的物業的，則應收集物業使用過程中的具體資料，如歷年大中修計畫實施情況、配套設施功能改造方案等；
屬於商業類型物業的，則應了解商業物業的使用功能和規模；對公用事業類型物業，除了解物業的基本情況外，還應該關注現有規劃或已配置的設施中是否具備預防及應對緊急事件的條件等。
物業管理企業可以通過招標檔案、現場踏勘、標前會議等渠道獲取招標物業項目的基本資料，為項目的組織架構設計、人員及崗位的設定、費用測算等提供準確的依據。
②招標物業項目的定位
分析招標物業項目的定位要從投標物業項目的內部條件和外部環境人手，了解物業的功能定位、形象定位和市場定位，調查物業所在地域的人文環境、經濟環境、政治及法律環境，具體包括物業所在地域的法規政策，政府管理，社會文化傳統與風俗習慣，居民收人與消費水平，物業所在區域的位置、交通條件、商業狀況、人口流動狀況，同類物業的服務費用標準等。
③業主的需求
招標物業項目的業主對物業管理服務的需求包括業主需求的內容、物業管理消費的承受能力等。目前設計得較為規範的物業管理招標檔案中對物業管理服務需求都有明確具體的規定，物業管理企業應認真分析招標檔案的相關內容。對於非單一業主性質的招標項目，物業管理企業還應通過市場調研的方式了解招標物業業主(包括預售或現售性質物業的潛在客戶)的文化層次、生活需求、對物業管理服務的期望與要求，從而為制訂物業管理方案中的服務重點和管理措施提供決策依據。
④建設單位、物業產權人(含業主)、物業使用人的基本情況
建設單位、物業產權人(含業主)、物業使用人的基本情況包括其背景資料以及是否具有誠意合作並具備履行契約的實力。屬於新建物業的，要詳細調查了解建沒單位的資金實力、技術力量和商業信譽等，並通過對建設單位以往所承建的物業質量，以及有關物業管理公司與之合作情況的調查，分析判斷招標物業建設單位的可靠性；屬於重新選聘物業管理企業的招標項目，應調查解聘原管理方的原因、物業產權人是否與原建設單位或管理方存在法律糾紛；對於已投入使用一定年限的招標物業，需詳細了解物業的使用情況、產權人的背景、資金實力和信譽，物業是否存在重大隱患；屬於要求投標人參與物業合作經營的招標項目，應另作具體的投資可行性分析論證。
⑤招標條件和招標過程
對招標方要求的條件要進行深入分析，預測中標的可能性。對在招標檔案和招標過程中出現的異常要求和情況要進行分析判斷，調整招標策略，避免因招標方或競爭對手使用違規手段操縱招標活動，使企業蒙受不必要的損失。如有的招標檔案會由於招標者的利益趨向而呈現出某種明顯偏向。在閱讀標書時，物業管理公司應特別注意招標公告中的特殊要求，以便作出正確判斷，還應對招標方增加的契約特殊條款作出其是否符合《物業管理條例》規定的判斷，從而評估企業若承擔特殊條款可能存在的風險。
⑥競爭對手
對競爭對手的分析評估包括了解競爭對手的規模、數量和企業綜合實力；競爭對手現接管物業的社會影響程度；競爭對手與招標方是否存在背景聯繫，在物業招標前雙方是否存在關聯交易；競爭對手對招標項目是否具有絕對優勢；競爭對手可能採取的投標策略等。
⑦企業自身條件的分析
對企業自身條件的分析內容包括：招標項目的性質，所在區域、規模是否符合企業發展規劃；項目類型是否符合企業確定的目標客戶；常規預測的盈利；巧目風險控制是否在企業可以承受的範圍內；投標企業現有的人、財、物等資源條件滿足項目需求的能力。
物業管理企業只有通過對項目進行合理的分析和正確的評估，並結合物業管理企業自身的優勢條件，才能確定招標項目的選擇和招標活動的具體實施。
(2)投標風險的防範與控制
物業管理投標的主要風險來自於招標人和招標物業、投標人、競爭對手等三個方面。
①來自於招標人和招標物業的風險有：招標方提出顯失公平的特殊條件，
招標方未告知可能會直接影響投標結果的信息，建設單位可能出現資金等方面的困難而造成項目無法正常進行，因物業延遲交付使用而造成早期介入期限延長，招標方與其他投標人存在關聯交易等。
②來自於投標人的風險主要有：未對項目實施必要的可行性分析、評估、論證，從而造成投標決策和投標策略的失誤；盲目作出服務承諾；價格測算失誤造成未中標或中標後虧損經營；項目負責人現場答辯出現失誤；接受資格審查時出現不可預見或可預見但未作相應防範補救措施的失誤；投標資料(如物業管理方案、報價等)泄露；投標人採取不正當的手段參與競爭，被招標方或評標委員會取消投標資格；未按要求製作投標檔案或送達投標檔案造成廢標等。
③來自競爭對手的風險主要有：採取低於成本競爭、欺詐、行賄等不正當的競爭手段；具備相關背景或綜合競爭的絕對優勢；竊取他人的投標資料和商業秘密等。
對上述風險的防範與控制的具體措施有：嚴格按照相關法律法規的要求參與投標活動；對項目進行科學合理的分析、評估，周密策劃、組織、實施投標活動；完善企業自身的管理；選擇信譽良好的招標方和手續完備盈利優勢明顯的物業；充分考慮企業的承受能力，制訂可行的物業管理方案，選擇經驗豐富的項目負責人；慎重對待契約的附加條款和招標方的特殊要求等。
策略及技巧
1.投標的組織策劃
物業管理企業在獲取招標信息後應組織相關人員組成投標小組，對投標活動進行策劃實施，其主要任務是項目分析評估、標書編制、投標策略的制訂、參與現場踏勘、開標、評標、現場答辯、簽約談判等。
(1)根據招標物業項目的情況選擇企業骨幹力量組成投標小組，投標小組成員的選擇、配備，尤其是項目負責人的選擇是確保投標活動的質量和效率的基礎。
(2)對招標方、招標物業基本情況和競爭對手要進行深入細緻的調查，正確評估，預測並降低投標的風險。
(3)正確編制標書。編制標書要根據招標檔案的要求進行，在透徹掌握招標檔案內容和進行細緻深入的市場調查基礎上，確定管理項目的整體思路(包括物業管理工作重點、服務特色、管理目標、管理方式及實施措施等)，制訂物業管理方案。
(4)在科學分析和準確計算的前提下測算管理服務成本並制訂合理報價。
(5)靈活運用公共關係，多渠道獲取相關信息，確保報價的合理性。
(6)選擇最能體現企業優勢的物業作為招標方考察的對象。
(7)加強與招標方的溝通，了解招標方的需求，及時掌握投標過程中出現的變化情況並採取相應的應對措施。
(8)周密安排招標方的資格預選和評標過程中的現場答辯活動。
2.項目的現場踏勘
在踏勘現場過程中，招標人還會就投標公司代表提出的問題作出口頭回答，但這種口頭答覆並不具備法律效力，只有在投標者以書面形式提出問題並由招標人作出書面答覆時，才能產生法律約束力。投標人應對現場物業進行詳細的踏勘，查勘現場物業與投標報價是否存在外在風險條件。具體包括以下方面：
(1)物業建築及安裝施工進度(新建物業)，物業當前使用情況及陳舊老化程度(舊有物業)；物業配套設施設備及其分布情況；周邊道路交通及停車場情況；園林綠化及環境標識情況；內部公共使用區域及通道分布情況；物業管理用房等。
(2)主要業主情況，包括客戶定位、主要服務要求與所需特殊服務、物業服務費的承受能力等。這些情況可由投標人自行安排人員與時間進行調查。
(3)物業所在地的氣候條件、經濟環境、人文環境、消費需求和市場變化情況以及與物業管理相關的政策法規等。
3.投標檔案的編寫
物業管理投標檔案除了按規定格式要求回響招標檔案外，最主要的內容是介紹物業管理要點和物業管理服務內容、服務形式和費用。
(1)投標檔案編寫的基本要求。
作為評標的基本依據，投標檔案必須具備統一的編寫基礎，以便於評標工作的順利進行。
①使用國家統一的行業標準計量單位，避免在定標和履約中出現混亂。
②使用統一的貨幣。國內物業管理投標書規定使用的貨幣應為“人民幣”，而國際投標中所使用貨幣則應按招標檔案的規定執行。
③使用國家統一頒布的行業標準與規範。如果某些業主由於特定需要要求提供特殊服務，也應按照國家正式批准的統一的服務行業標準規範。若招標檔案要求採用國外的服務標準與規範，應將所使用的標準規範譯成中文，並在投標檔案中說明。
④使用準確的表述方式。投標書的文字與圖紙是投標者藉以表達其意圖的語言，必須能準確表達投標公司的投標方案。投標檔案要使用簡潔、明確、文法通暢、條理清楚、言簡意賅的表述方式，最大限度地減少招標單位的誤解和可能出現的爭議。圖紙、表格的編寫要做到前後一致、風格統一、符合招標檔案的要求。最好能以索引查閱方式將圖紙表格裝訂成冊，並和投標檔案中的文字表述保持一致。
⑤確保資料的真實性。投標檔案的內容應符合招標檔案的所有條款、條件和規定，且無重大偏離與保留。投標人應按招標檔案的要求提供投標檔案，並保證所提供全部資料的真實性。
(2)投標檔案編寫中應注意的問題。
①確保填寫無遺漏，無空缺。投標檔案中的每一空白都需填寫，如有空缺，則被認為放棄意見；重要數據未填寫，可能被作為廢標處理。
②不可任意修改填寫內容。投標人所遞交的全部檔案均應由投標方法人代表或委託代理人簽字；若填寫中有錯誤而不得不修改，則應由投標方負責人在修改處簽字。
③填寫方式規範。除投標方對錯處作必要修改外，投標檔案中不允許出現加行、塗抹或改寫痕跡。
④不得改變標書格式。若投標人認為原有招標檔案規定的格式不能表達投標意圖，可另附補充說明，但不得任意修改原招標檔案規定的格式。
⑤計算數字必須準確無誤。投標公司必須對單價、合計數、分步合計、總標價及其大寫數字進行仔細核對。
⑥報價合理。投標人應對招標項目提出合理的報價。
⑦包裝整潔美觀。投標檔案應保證字跡清楚，文本整潔，紙張統一，裝幀美觀大方。
⑧做好投標檔案的保密措施。
4.投標報價的策略和技巧
投標報價是技術性、技巧性極強的工作，在投標的過程中，需要不斷調整策略，使報價更接近標底。投標報價的策略主要有：
(1)對項目運作的經營管理成本進行準確測算，確定項目運作的盈虧平衡點和利潤空間，在此基礎上預測標底和競爭對手的報價範圍。
(2)密切關注、正確分析競爭對手的報價。
(3)補充一些投標人有能力承擔的優惠條件作為報價的附加。
在投標過程中，投標人採取的報價技巧主要有：
①多方案報價。在邀請招標或議標的方式中，由於招標檔案不明確或項目本身有多方案存在，投標人對項目原方案提出在經濟上、技術上更合理可行的方案，即準備兩個或兩個以上的報價，最後與招標方進行協商處理。
②保本報價。即按成本報價，適用於規模大、遠景效益好的項目或業主大會委託業主委員會組織的招標項目。
5.現場答辯的技巧
(1)應選擇經驗豐富、性格沉穩、對項目情況熟悉的答辯人。在開標前應對答辯人員進行模擬演練，正確把握招標檔案的要點、投標檔案的重點內容、對項目的熟悉程度等，對重點問題、難點問題、普遍性的問題一一準備答辯要點。
(2)開標前，答辯人員應該保持良好的精神狀態。
(3)在正式開標時，一般要求在規定的時間內完整地將標書主要內容、特點作一概要性介紹，答辯人員應當圍繞招標方和評審普遍關注的問題集中闡述，重點突出，難點講透，特色鮮明，從而體現投標企業的信心和實力，感染並打動招標方和評審。在現場發揮時要果斷、明確，避免匆忙回答或含糊其辭。
6.簽約談判的技巧
(1)在簽約談判時要準確把握對方的真實意圖，準確判斷對方履行契約的誠意和能力，對進駐物業和實施常規物業管理必備的條件應明確約定。
(2)慎重考慮物業管理目標、前期投入費用及獎罰條件等方面的任何承諾。如對管轄區域刑事案件、業主(或物業使用人)人身和財產安全損失等的承諾。
(3)預測承接物業後可能出現的各種風險，將其列入相應的契約條款中加以規避。
