無紙化會議系統

無紙化會議系統是使用基於移動網際網路的無紙化會議互動系統、現代通訊技術、音頻技術、視頻技術、軟體技術，通過檔案的電子交換實現會議的無紙化。 其特徵是：檔案傳輸網路化，檔案顯示電子化，檔案編輯智慧型化，檔案輸入輸出可控化。核心功能主要是實現會議簽到、檔案分發、檔案上傳、檔案同步演示、投票表決等功能。比較流行使用安卓系統平台運行的無紙化會議互動系統。平板電腦的無紙化會議系統使用套用場景比較廣闊。場景套用主要是高端、有投資能力的企事業單位，主要使用移動終端在區域網路內建立的會議互動場景套用，實現檔案分發、會議簽到、投票表決、呼叫服務功能。技術性主要利用會議傳輸要求的保密性，檔案需要加密，轉換成為自定義的格式瀏覽，防止檔案泄露。檔案同步技術主要依靠觸屏軌跡跟蹤技術和觸屏軌跡仿真模擬技術實現，達到流量控制的目的。

基本介紹

• 中文名：無紙化會議系統
• 外文名：Paperless conference system
• 套用：通訊技術、雲計算、信息互動等
• 設備組成：會議終端、軟體系統、雲伺服器等
• 屏體尺寸：：寬度390mm*高度240mm

無紙化會議概念

無紙化會議系統是使用現代通訊技術、音頻技術、視頻技術、軟體技術，通過檔案的電子交換實現會議的無紙化。其特徵是：檔案傳輸網路化，檔案顯示電子化，檔案編輯智慧型化，檔案輸入輸出可控化。無紙化會議系統的一個基本特徵是：會議室設有公共視頻顯示的大螢幕和每個席位單獨控制和使用的席位顯示器，選擇席位顯示或稱異步顯示時，由與會者自行操作該智慧型終端，此時，該智慧型終端如同一台獨立使用的標準計算機，每個參會者可以自主地在顯示公共信號的同步顯示或異步顯示之間一鍵切換。

無紙化會議系統涵蓋的設備包括音響系統、視頻系統、雲朵會議系統、提供會議服務和會議輔助工具的軟體系統以及每個席位的螢幕升降或翻轉系統、用於公共顯示的投影系統或拼接屏，此外網路交換機、中控系統、影碟機、視頻矩陣也是會議室中經常需要配置的設備。

如何實現和構建無紙化會議系統，各類系統集成商、軟體開發公司已經做了很多嘗試。無紙化會議系統，首先應該是一套智慧型會議系統。這裡的智慧型不僅僅是對會議室所用設備實現智慧型管控，也不僅僅是對會議流程提供智慧型工具和服務，更重要的是要能夠實現會議過程、使用方式、甚至是資料檢索、會議決策的智慧型化。同時會議系統必須適應、兼容信息技術發展的日新月異、軟體產品的應接不暇，以及由於網際網路、雲計算、大數據的出現，使後台數據、信息資源爆炸性的增長而提出的智慧型決策。

以液晶觸摸顯示終端（液晶觸摸顯示屏、會議平板等）為中心，整合高清視頻及統一通信功能、智慧型多屏互動共享功能、智慧型會議室中控、音視頻採集和擴聲系統等，形成一個“以人為本”的智慧型化會議體驗。其最大程度地在智慧型顯示終端上集成會議多功能（視頻簽到、呼叫服務、投標表決、簡訊收發、文檔異步查看、會議資料同步顯示及手寫批註、視頻點播或直播、上網瀏覽，會議發言等）並以模擬仿真的UI形式提供給用戶最自然的人機互動界面（支持電容屏多點雙指縮放、劃屏翻頁閱讀批註、傳送及保存等操作），同時還實現了手機、平板電腦、筆記本電腦等移動終端與智慧型顯示終端的協同工作、智慧型共享和互動控制。

以下為目前主流的兩種形式，第一種摺疊式，第二種升降式，均支持手動調整仰角，便於觀看角度。

系統特色

1. 超薄弧形雙面液晶屏設計，外殼厚度僅8mm，整體屏體尺寸：寬度434mm*高度271mm
2. 內側15.6寸液晶屏為電容屏多點觸摸式，查看及操作簡單、便捷，系統可支持無線鍵盤滑鼠或手寫板
3. 外殼外側內嵌式7寸液晶電子顯示桌牌，解析度為1366*768dpi,支持遠程人名編輯，背景模板可自定義
4. 液晶屏終端為高解析度（1920x1080dpi）真彩數字液晶屏，顯示效果清晰亮麗.
5. 顯示界面專業時尚的UI設計，最大程度地簡化用戶操作步驟，增強用戶會議新體驗。
6. 全面支持會議表決投票、多媒體播放、Office文稿、上網、短訊息通知等多項常用會議功能
7. 集成同步文稿演示、電子白板、手寫批註、主持功能、中控功能、共享到投影儀等高級無紙化會議功能
8. 支持後台配置共享文檔、共享視頻供終端查閱、播放
9. 文稿演示過程中，可以將演示過程同步到各終端螢幕，也可共享到投影儀或電視機等設備上
10. 各終端可以選擇同步觀看文稿演示，也可以退出同步演示進行自由異步查看文稿
11. 支持與會者間短訊息互發，後台廣播訊息實時推送
12. 視頻點播支持多種音視頻格式，允許在移動存儲設備以及伺服器端之間實現切換
13. 千兆骨幹網可滿足多點流媒體並發需求，全面支持全高清1080p流媒體視頻播放
14. 支持會議內容存檔，可設定會後清空或者留存檔案
15. 支持後台集控，統一強制切換籤到、呼叫、投票、視頻、文稿界面及人名顯示等功能
16. 支持系統實現遠程控制，遠程診斷，自動更新和升級
17. 該系統覆蓋會前、會中、會後全部流程，提供高品質會議服務，助力實現會議無紙化
18. 支持中控實現遠程控制液晶升降，支持手動控制前後仰角調節，最大角度為60度，具有電源保護功能。

系統功能

會前準備

1. 會議概況 設定會議基本信息
2. 與會者設定 編輯參會人員列表詳細信息
3. 檔案分發 上傳會議檔案，並為檔案和檔案分類定義許可權
4. 投票設定 管理會議投票
5. 首頁編輯 編輯開機歡迎界面
6. 人名屏編輯 編輯外側屏的顯示內容（只適用於雙面屏產品）
7. 視頻管理 配置視頻直播、點播
8. 會議檔案 控制會議過程中的錄製選項

會中功能

1. 會議簽到 參會人員電子簽到管理及狀態查詢
2. 參會人員 顯示參會人員的列表詳細信息
3. 會議檔案 顯示並打開管理員分發的會議檔案
4. 同步現場 支持打開文檔並同步共享演示文檔、批註文檔、觀看同步演示
5. 會議記錄 會議過程隨手筆記
6. 電子白板 可在模擬白板上進行手寫演示，使會議變得形象生動
7. 交流提示 支持與會者之間實時交流
8. 網頁瀏覽 瀏覽internet網
9. 個人資料 可以導入本地私有檔案
10. 會議投票 提供會議現場的投票表決功能
11. 視頻服務 播放視頻檔案、直播源
12. PC模式 把無紙化終端作為普通PC電腦使用，並支持全螢幕共享電腦
13. 主持功能 主席機特有，包括界面強切、投票控制等功能
14. 中控功能 支持統一升降控制、統一關機。也可操作接入中控的設備
15. 檔案推送 可以把檔案推送給任意參會人員

會後歸檔（[span]會議歸檔 會議過程檔案打包備案保存）

附加增強版功能：外接電腦演示支持

1. 支持外接PC電腦
2. 外接PC電腦可以共享桌面到每個無紙化終端
3. 外接PC電腦可以共享桌面到投影儀
4. 只需外接電腦連入無紙化系統的區域網路並運行配套的綠色軟體即可

特殊功能

管理與設定：無紙化會議系統管理端擁有豐富的管理與設定功能，包括設備管理、座位編輯、考勤管理與背景設定等功能。分別對會議室座位、終端設備及會議考勤等進行管理與設定

設備管理：可以添加或刪除參會平板電腦的Mac地址，編輯席位編號、添加或刪除席位等。

座位編輯：用於管理會議室參會者的席位排布，與會者名稱等信息。

考勤管理：可以實時查看全體參會者出席情況，能夠看到具體席位的出勤人姓名與簽到時間。同時可以將此次會議的出勤情況全部導出。

資料管理：會議資料可以進行分級管理，會議助理使用管理端上傳資料時可以設定資料使用許可權。參會者可自由查看、標註有許可權的文檔資料。

背景設定：會議助理可以選擇會議室背景，也可以自定義新的模板，設定後，統一將背景傳送給全體參會者。

資料閱讀：參會者可以對現有文檔進行查閱，查閱過程中可以做同步的手寫批註。
主講人將本地操作同步全體人員時，全體參會者可以選擇同步觀看會議檔案演示，也可以在觀看的同時，自主查看其他會議資料。（主要包括常用的word、PPT等文檔）

會議議程：會議助理可以在管理端編輯會議議程，並發布會議議程，發布會議議程後，全體參會者都可以在本地Pad查看會議議程的具體內容；會議助理也可以將會議議程切換到大螢幕，全體參會者無需自己動手操作，即可看到大螢幕的會議議程全部內容。

會議投票：需要全體參會者參與意見表決時，會議助理在管理端可以直接發起投票，投票內容均為選擇題，由會議助理統一編輯投票內容和選項，參會者選擇具體選項即可，無需輸入漢字。會議助理編輯好後可以傳送至參會者終端，大家各自使用終端投票；也可以將投票內容和選項顯示至大屏，進行現場投票。投票結束後，會議助理可以將投票結果進行保存，也可以將投票結果顯示至大螢幕，讓全體人員查看投票結果。

便捷的信息傳送：會議過程中會議助理可以通過“傳送訊息”功能，向全體人員或者某位參會者傳送訊息，參會者收到訊息後，可以選擇回復訊息。比如開會時，有緊急事件需要領導馬上處理，此時，會議助理可以單獨向領導傳送訊息，既不影響會議正常進行，領導又可以及時處理緊急事件。

會議存檔：支持會議內容存檔，包括會議中使用的會議檔案存檔、會議結論存檔、檔案標註存檔等，同時，會議助理可在會議結束後對保存的存檔內容進行管理。

會議服務：會議服務功能，可以在會議過程中，為參會者提供會議所需的各種服務。例如：參會者需要紙、筆、茶水或者其他的幫助，通過會議服務選項，直接傳送訊息到管理端，會議助理接收到訊息後，可以根據需求為參會者提供幫助。

系統連線圖

連線說明：系統拓撲結構簡單，所有同步數據、文稿、視頻統一走區域網路，實現了純數字純網線的組網連線，極大降低了施工複雜度，提高了系統穩定性和可維護性。控制主機可以輸出一路VGA到大螢幕或投影儀，用於輸出同步文稿、同步電子白板、同步視頻。控制主機還可以輸出一路RS232用於控制所有升降器的統一升降。