溝通規劃就是確定利害關係者的信息交流和溝通的要求。簡單的說，就是誰需要何種信息、何時需要及應如何將其交到他們手中。
基本介紹
- 中文名：溝通規劃
- 外文名：Communication plan
- 對象：溝通對象
- 特點：必須將所有下屬進行分類
溝通對象,溝通形式,溝通時間,溝通地點,
溝通對象
在溝通規劃中，必須將所有下屬進行分類，因為工作特點及員工特性不同的下屬有著不同的溝通需求，一般來說，下屬工作時間的長短是分類的主要標準，也可以將下屬分為管理與技術兩種類別或其他分類方式。
為了便於說明，本文以入職時間來對溝通對象進行分類，以入職1年為界限將員工分為新員工和老員工。
溝通形式
根據溝通的人數來說，通常有一對一、一對多、多對一、多對多等四種溝通方式。
一對一，是指與下屬單獨進行溝通面談；一對多，則是與多個下屬同時進行溝通，常指小座談會、溝通會的形式；多對一，由多位相關管理者與特定下屬進行的溝通，這種溝通方式多針對具體的問題解決而進行的；多對多是指由多個相關的管理者與多個下屬進行溝通，以座談會形式多見。
溝通可以很正式的開展，也可以很自然隨意的進行，具體取決於溝通的目的。根據溝通的正式程度來分，通常有正式、半正式、自由式等三種溝通方式。正式溝通，是指選定場地，在場地內進行目標明確的溝通，以工作溝通為主；自由式溝通，是不拘泥場地、形式的溝通方式，多為關心員工、了解情況或與工作主旨沒有直接關聯的溝通。半正式溝通則居於兩者之間。
無論是何種溝通形式，建立雙方公平、親切、輕鬆的溝通環境和氛圍都是必須的。
溝通時間
以新員工與老員工的分類為例。新員工是企業的一個特殊群體，由於對企業及所在團隊並不熟悉，認同度也不高，因此，對新員工的有效溝通直接影響一個新員工融入團隊的程度。
(1)一般來說，與新員工的溝通至少有五個時間點。
第一次，上班的第一二天
原因：員工剛入職對企業會根據所見所聞產生第一印象，第一印象的形成直接影響接下來的員工工作心態，因此，應第一時間了解新員工的想法，及時糾偏，並針對性的解決員工的誤解及困惑。如果感覺員工對企業的不認同度很強烈，也可主動與員工達成相互淘汰的口頭協定。
第二次，上班一月後
原因：相對剛入職，上班一月對工作對團隊都已有了實質的接觸但了解還不夠深入，這個時候員工對公司的認同感並不穩固。因此很有必要及時與員工的溝通，以利於及時調整員工的工作方式方法，給員工更多的鼓勵。一方面讓員工在接下來的工作中少走彎路，另一方面也及時了解員工的心理動態。
第三次，上班三個月後
原因：三個月多是試用期結束要轉正了，這是與員工溝通的關鍵時間點。
第四次，上班一年後
原因：這是一個總結的時間。對於一般性崗位的新員工來說，一年的時間足夠使新員工向老員工開始過渡轉換，這個時候的溝通面談很有必要。
第五次，員工工作重大成績或重大失誤發生的第一時間
原因：重大成績或重大失誤的溝通，是為獎懲提供準確的依據，也了解重大事件對員工的影響，以便為該員工的管理提供依據。對員工重大成績的溝通面談，當然是以激勵為主。
(2)而對老員工的面談時間點的選擇則為靈活，多在一些事件主動或被動發生時的第一時間溝通：
第一，定期與老員工進行溝通，如半年一次；
第二，在員工出現工作上的重大或突出問題時或生活變故時；
第三，在周期性績效評估前；
第四，在員工提出離職時；
第五，在員工異動或晉升的第一時間等等。
溝通時間的選定依據是員工需要及企業利益的需要，確保不疏漏任何一次，確保第一時間介入溝通。
溝通地點
溝通面談地點根據溝通的目的、對象來定，一般分三類
自由場合：即不論場地，以自由、隨性的溝通為目的。比如，新入職第一天的員工，也許在下班的路上就可以聊一聊，或在飯堂裡邊吃飯邊溝通。
非正式場合：對場地限制不嚴格，可以是辦公場所，也可以是生活場所。如果發現下屬最近似乎情緒很不好，需要主動與下屬進行溝通，可以從關心的角度直接到下屬的宿舍里去談。
正式的場合：一般為室內，沒有他人打擾，封閉式進行。一般為目的明確，針對性強的溝通。對周期性績效評估前或具體工作事件的溝通，更適合在比較正式的場合進行。
