近年來，隨著公證業務的發展，公證人員數量不斷增加。然而，一些地方的公證處、公證員違反公證員必須親自辦理公證事務的規定，隨意指派或容許公證員助理獨立辦理公證事務，或由其“借用”公證員簽名章出具公證文書。這些問題擾亂了公證法律服務秩序，影響了公證的權威性、合法性。為了規範公證員助理的管理，嚴格依法辦理公證事務，經部領導同意，現就有關問題通知如下：
一、公證是一種國家授權行為，國家規定了嚴格的公證員準入條件和任免程式，公證員必須親自辦理公證事務。公證處、公證員均無權委託公證員助理履行公證員職責。公證員助理不得獨立開展公證業務、出具公證文書。
二、公證員助理協助公證員辦理公證事務的範圍包括：解答有關公證業務諮詢；指導當事人填寫公證申請有，接受公證當事人委託代書申辦公證的有關材料；審核公證當事人的資格及其提交的證明材料、製作談話筆錄；調查取證；立卷歸檔；其他公證事務輔助工作。
公證員助理協助公證員辦理公證事務，要嚴格遵守國家法律法規和《公證程式規則》等規定，不得泄露知悉的國家秘密、當事人的商業秘密和個人隱私；不得私自收取公證費或索取、收受當事人財物；不得以給付回扣等不正當手段爭攬公證業務；不得有其他違反法律、法規和規章的行為。
三、各級司法行政機關應切實加強對公證員助理的管理。發現公證處、公證員、公證員助理有違夫行為的，應責令公證處限期改正；對違規的公證員應給予相應的處分；對違規的公證員助理，應根據性質、情節，責令公證處給予包括暫停協助辦證或調離工作崗位在內的處理。對公證員助理的管理工作不到位、給公證工作或當事人造成嚴重損失和後果的，還要追究主管司法行政機關有關負責人的責任。
執行過程中有何情況和問題，請及時報部。
