檔案歸檔是指立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質檔案材料。 遵循檔案的形成規律，保持檔案之間的有機聯繫，區分不同價值，便於保管和利用。
基本介紹
- 中文名：檔案歸檔
- 是指：立檔單位在其職能活動中形成的
- 保持：檔案之間的有機聯繫
- 區分：不同價值
中國整理規則,範圍,定義,整理原則,質量要求,整理方法,保管期限規定,第一條,第二條,第三條,第四條,第五條,第六條,第七條,第八條,第九條,第十條,第十一條,第十二條,第十三條,第十四條,第十五條,
中國整理規則
範圍
本標準規定了歸檔檔案整理的原則和方法。
本標準適用於各級機關、團體和其他社會組織。
定義
本標準採用下列定義。
2.1 歸檔檔案
DA/T22-2000 中華人民共和國國家檔案局2000-12-06批准 2001-01-01實施
2.2 歸檔檔案整理
將歸檔檔案以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。
2.3 件
歸檔檔案的整理單位。一般以每份檔案為一件，檔案正本與定稿為一件，正文與附屬檔案為一件 ，原件與複製件為一件，轉發文與被轉發文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復文可為一件。
整理原則
一般以每份檔案為一件，檔案正本與定稿為一件.
質量要求
4.1 歸檔檔案應齊全完整。已破損的檔案應予修整，字跡模糊或易退變的檔案應予複製。
4.2 整理歸檔檔案所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求。
整理方法
5.1 裝訂
歸檔檔案應按件裝訂。裝訂時，正本在前，定稿在後；正文在前，附屬檔案在後；原件在前，複製件在後；轉發文在前，被轉發文在後；來文與復文作為一件時，復文在前，來文在後。
5.2 分類
歸檔檔案可以採用年度－機構（問題）－保管期限或保管期限－年度－機構（問題）等方法進行分類。同一全宗應保持分類方案的穩定。
5.2.1 按年度分類
將檔案按其形成年度分類。
5.2.2 按保管期限分類
將檔案按劃定的保管期限分類。
5.2.3 按機構(問題)分類
將檔案按其形成或承辦機構(問題)分類（本項可以視情況予以取捨）。
5.3 排列
歸檔檔案應在分類方案的最低一級類目內，按事由結合時間、重要程度等排列。會議檔案、統計報表等成套性檔案可集中排列。
5.4 編號
歸檔檔案應依分類方案和排列順序逐件編號，在檔案首頁上端的空白位置加蓋歸檔章並填寫相關內容。歸檔章設定全宗號、年度、保管期限、件號等必備項，並可設定機構（問題）等選擇項。（見圖A1。圖示中“*”號欄為選擇項，不選用時無須設定。以下同）。
5.4.1 全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。
5.4.2 年度：檔案形成年度，以四位阿拉伯數字標註公元紀年，如1978。
5.4.3 保管期限：歸檔檔案保管期限的簡稱或代碼。
5.4.4 件號：檔案的排列順序號。
件號包括室編件號和館編件號，分別在歸檔檔案整理和檔案移交進館時編制。室編件號的編制方法為：在分類方案的最低一級類目內，按檔案排列順序從"1"開始標註。館編件號按進館要求標註。
5.4.5 機構（問題）：作為分類方案類目的機構（問題）名稱或規範化簡稱。
5.5 編目
歸檔檔案應依據分類方案和室編件號順序編制歸檔檔案目錄。
5.5.1 歸檔檔案應逐件編目。來文與復文作為一件時，只對復文進行編目。歸檔檔案目錄設定件號、責任者、文號、題名、日期、頁數、備註等項目。
5.5.1.1 件號：填寫室編件號。
5.5.1.2 責任者：制發檔案的組織或個人，即檔案的發文機關或署名者。
5.5.1.3 文號：檔案的發文字號。
5.5.1.4 題名：檔案標題。沒有標題或標題不規範的，可自擬標題，外加"〔 〕"號。
5.5.1.5 日期：檔案的形成時間，以8位阿拉伯數字標註年月日，如19990909。
5.5.1.6 頁數：每一件歸檔檔案的頁數。檔案中有圖文的頁面為一頁。
5.5.1.7 備註：注釋檔案需說明的情況。
5.5.2 歸檔檔案目錄用紙幅面尺寸採用國際標準A4型（長×寬為297mm×210mm）。
5.5.3 歸檔檔案目錄應裝訂成冊並編制封面。歸檔檔案目錄封面可以視需要設定全宗名稱、年度、保管期限、機構（問題）等項目（見圖A3）。其中全宗名稱即立檔單位的名稱，填寫時應使用全稱或規範化簡稱。
5.6 裝盒
將歸檔檔案按室編件號順序裝入檔案盒，並填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項目。
5.6.1 檔案盒
5.6.1.1 檔案盒封面應標明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm（長×寬），盒脊厚度可以根據需要設定為20mm、30mm、40mm等。（見圖A4(a)）。
5.6.1.2 檔案盒應根據擺放方式的不同，在盒脊或底邊設定全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項，並可設定機構（問題）等選擇項。其中，起止件號填寫盒內第一件檔案和最後一件檔案的件號，中間用“－”號連線；盒號即檔案盒的排列順序號，在檔案移交進館時按進館要求編制。
5.6.1.3 檔案盒應採用無酸紙製作。
5.6.2 備考表
備考表置於盒內檔案之後，項目包括盒內檔案情況說明、整理人、檢查人和日期（見圖A5）。
5.6.2.1 盒內檔案情況說明：填寫盒內檔案缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。
5.6.2.2 整理人：負責整理歸檔檔案的人員姓名。
5.6.2.3 檢查人：負責檢查歸檔檔案整理質量的人員姓名。
5.6.2.4 日期：歸檔檔案整理完畢的日期。
保管期限規定
（2006年12月18日）
第一條
為便於各級黨政機關和人民團體（以下統稱機關）正確界定檔案材料歸檔範圍，準確劃分檔案保管期限，使所保存的檔案既能反映機關主要職能活動情況，維護其歷史面貌，又便於保管和利用，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》，制定本規定。
第二條
本規定中的機關檔案材料是指機關在其工作活動過程中形成的各種門類和載體的歷史記錄。
第三條
機關檔案材料歸檔範圍是：
（一）反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關工作、國家建設和歷史研究具有利用價值的檔案材料；
（二）機關工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權益等方面具有憑證價值的檔案材料；
（三）本機關需要貫徹執行的上級機關、同級機關的檔案材料；下級機關報送的重要檔案材料；
（四）其他對本機關工作具有查考價值的檔案材料。
第四條
機關檔案材料不歸檔範圍是：
（一）上級機關的檔案材料中，普發性不需本機關辦理的檔案材料，任免、獎懲非本機關工作人員的檔案材料，供工作參考的抄件等；
（二）本機關檔案材料中的重份檔案，無查考利用價值的事務性、臨時性檔案，一般性檔案的歷次修改稿、各次校對稿；無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄，機關內部互相抄送的檔案材料，本機關負責人兼任外單位職務形成的與本機關無關的檔案材料，有關工作參考的檔案材料；
（三）同級機關的檔案材料中，不需貫徹執行的檔案材料，不需辦理的抄送檔案材料；
（四）下級機關的檔案材料中，供參閱的簡報、情況反映，抄報或越級抄報的檔案材料。
第五條
凡屬機關歸檔範圍的檔案材料，必須按有關規定向本機關負責檔案工作的部門移交，實行集中統一管理，任何個人不得據為己有或拒絕歸檔。
第六條
機關文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。
第七條
永久保管的文書檔案主要包括：
（一）本機關制定的法規政策性檔案材料；
（二）本機關召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要檔案材料；
（三）本機關職能活動中形成的重要業務檔案材料；
（四）本機關關於重要問題的請示與上級機關的批覆、批示，重要的報告、總結、綜合統計報表等；
（五）本機關機構演變、人事任免等檔案材料；
（六）本機關房屋買賣、土地徵用，重要的契約協定、資產登記等憑證性檔案材料；
（七）上級機關制發的屬於本機關主管業務的重要檔案材料；
（八）同級機關、下級機關關於重要業務問題的來函、請示與本機關的復函、批覆等檔案材料。
第八條
定期保管的文書檔案主要包括：
（一）本機關職能活動中形成的一般性業務檔案材料；
（二）本機關召開會議、舉辦活動等形成的一般性檔案材料；
（三）本機關人事管理工作形成的一般性檔案材料；
（四）本機關一般性事務管理檔案材料；
（五）本機關關於一般性問題的請示與上級機關的批覆、批示，一般性工作報告、總結、統計報表等；
（六）上級機關制發的屬於本機關主管業務的一般性檔案材料；
（七）上級機關和同級機關制發的非本機關主管業務但要貫徹執行的檔案材料；
（八）同級機關、下級機關關於一般性業務問題的來函、請示與本機關的復函、批覆等檔案材料；
（九）下級機關報送的年度或年度以上計畫、總結、統計、重要專題報告等檔案材料。
第九條
機關形成的人事、基建、會計及其他專門檔案材料的歸檔範圍和檔案保管期限，按國家有關規定執行。
第十條
機關對應歸檔電子檔案的元數據、背景信息等要進行相應歸檔。
機關應歸檔紙質檔案材料中，有檔案發文稿紙、檔案處理單的，應與檔案正本、定稿一併歸檔。
第十一條
機關聯合召開會議、聯合行文所形成的檔案材料原件由主辦機關歸檔，其他機關將相應的複製件或其他形式的副本歸檔。
第十二條
各機關應根據本規定，結合本機關職能和各部門工作實際；編制本機關的檔案材料歸檔範圍和文書檔案保管期限表，經同級檔案行政管理部門審查同意後執行。
有垂直領導關係的中央、國家機關應依據本規定，結合本系統工作實際，編制本系統的檔案材料歸檔範圍和文書檔案保管期限表，並經國家檔案局審查同意後執行。
第十三條
在編制本機關或本系統檔案材料歸檔範圍和文書檔案保管期限表時，應全面分析和鑑別本機關或本系統檔案材料的現實作用和歷史作用，準確界定檔案材料的歸檔範圍和劃分檔案保管期限。
第十四條
本規定適用於各級黨政機關和人民團體。軍隊系統、民主黨派、企業事業單位可參照執行。
第十五條
本規定自頒布之日起施行；1987年頒發的《國家檔案局關於機關檔案保管期限的規定》和《機關檔案材料歸檔和不歸檔的範圍》同時廢止。
附屬檔案：文書檔案保管期限表
1 本級黨的代表大會、人民代表大會、政治協商會議，工會、共青團、婦聯代表大會的檔案材料
1.1 請示、批覆、通知、名單、議程、報告、領導人講話、選舉結果、討論通過的檔案、決議、紀要、公報、主席團會議記錄等檔案材料（永久）
1.2 大會發言，人大代表建議和意見、人大議案及答覆，政協委員提案及辦理結果，簡報，快報（永久）
1.3 重要的賀信、賀電，籌備工作、選舉過程中形成的檔案，小組會議記錄、會議服務機構的計畫、總結等檔案材料（30年）
1.4 討論未通過的檔案 （10年）
2 本級黨委、人民代表大會、政治協商會議、紀律檢查委員會、共青團、工會、婦聯的常委會、執委會、主席團、全體委員會會議，政府常務會、辦公會議的檔案材料
2.1 公報、決議、決定、記錄、紀要；議程、領導人講話、討論通過的檔案，參加人員名冊（永久）
2.2 討論未通過的檔案（10年）
3 本機關黨組（或實行黨委制的黨委）會議和行政辦公會的紀要、會議記錄（永久）
4 本機關召開工作會議、專題會議的檔案材料
4.1 請示、批覆、通知、名單、日程、報告、講話、總結、決議、決定、紀要（永久）
4.2 典型材料、代表發言材料、交流材料、簡報（30年）
5 機關聯合召開會議的檔案材料
5.1 本機關為主辦的
5.1.1 請示、批覆、通知、名單、日程、報告、總結、決議、決定、紀要（永久）
5.2 本機關為協辦的
5.2.1 請示、批覆、通知、名單、日程、報告、講話、總結、決議、決定、紀要的複製件或副本（30年）
5.2.2 典型材料、代表發言材料、交流材料、簡報的複製件或副本（10年）
6 本機關承辦國際性會議、大型展覽會、博覽會的檔案材料
6.1 請示、批覆、申辦和籌辦組委會主要活動安排、議程、名單、主報告（原文及譯文）、輔助報告（原文及譯文），上級領導人賀辭、題詞、講話，會徽設計（永久）
6.2 代表發言材料、交流材料、簡報、新聞報導 （30年）
6.3 委員會、分會會議和學術會的討論記錄，會議代表登記表、接待安排（10年）
7 上級機關、上級領導檢查、視察本地區、本機關工作時形成的檔案
7.1 重要的 （永久）
7.2 一般的（30年）
7.3 本地區、本機關工作匯報材 （30年）
8 本機關業務檔案材料
8.1本機關制定的方針政策性、法規性、普發性業務檔案，中長期規劃、綱要等檔案材料（永久）
8.2本機關的請示與上級機關的批覆、批示
8.2.1 重要業務問題的（永久）
8.2.2 一般業務問題的（30年）
8.3 同級機關、下級機關的來函、請示與本機關的復函、批覆等檔案材料
8.3.1 重要業務問題的（永久）
8.3.2 一般業務問題的（30年）
8.4 本機關代上級機關起草並被採用的重要法規性檔案、專項業務檔案的最後草稿（30年）
8.5.1 本機關為主辦的
8.5.1.1 重要業務問題的（永久）
8.5.1.2 一般業務問題的 （30年）
8.5.2 本機關為協辦的
8.5.2.1 重要業務問題的（30年）
8.5.2.2 一般業務問題的（10年）
8.6 本機關編輯、編寫的檔案材料
8.6.1 大事記、組織沿革等（永久）
8.6.2 簡報、情況反映、工作信息等（10年）
8.7 行政管理、執法活動中形成的檔案材料
8.7.1 行政管理工作制度、程式、規定等檔案材料（永久）
8.7.2 執法檢查情況匯總、通報，整改通知等（永久）
8.7.3 行政管理工作中形成的審批、審查、核准等檔案材料
8.7.3.1 固定資產投資、科技計畫等項目的審批（核准）、管理、驗收（評估）等檔案材料（永久）
8.7.3.2 不動產、自然資源的所有權、使用權確認的檔案材料 （永久）
8.7.3.3 20年（含）以上有效或未註明有效期的許可證；執照、資質證、資格證等的審批、管理檔案材料（永久）
8.7.3.4 20年以下有效的許可證、執照、資質證、資格證等的審批、管理檔案材料（30年）
8.7.4 行政管理工件中形成的備案檔案材料（10年）
8.7.5 行政處罰、處分、複議、國家賠償等工作中形成的檔案材料
8.7.5.1 重要的（永久）
8.7.5.2 一般的（30年）
8.8 計畫、總結、統計、調研等方面的檔案材料
8.8.1 年度和年度以上的計畫、總結、統計材料（永久）
8.8.2 年度以下的計畫、總結、統計材料（10年）
8.8.3 重要職能活動的總結、重要專題的調研材料（永久）
8.8.4 一般活動的總結、一般問題的調研材料 （10年）
8.9 出國或出境訪問考察、參加國際會議，接待來訪等外事活 動形成的檔案材料
8.9.1 發表的公報，簽訂的協定、協定、備忘錄，重要的會談記錄、紀要等（永久）
8.9.2 出國審批手續、執行日程、考察報告、一般性會談記 （30年）
9 本機關機構編制、幹部人事、黨、團、紀檢、工會、保衛、信訪工作檔案材料
9.1 機構設定、機構撤併、名稱更改、組織簡則、人員編制、印信啟用和作廢等檔案材料 （ 永久）
9.2 人事工作制度、規定、辦法等檔案 （ 30年）
9.3 人事任免檔案（永久）
9.4 先進單位、勞動模範、先進工作者的檔案材料
9.4.1 受縣級（含）以上表彰、獎勵的（ 永久）
9.4.2 受縣級以下表彰、獎勵的 （30年）
9.5、對本機關有關人員的處分材料
9.5.1 受到警告（不含）以上處分的 （永久）
9.5.2 受到警告處分的（30年）
9.6 職工錄用、轉正、聘任、調資、定級、停薪留職、辭職、離退休、死亡、撫恤等檔案材料 （永久）
9.7 人事考核、職稱評審工作檔案材料 （永久）
9.8 職工調動工作的行政、工資、黨團組織關係的介紹信及存根 （ 永久）
9.9 職工名冊 （永久）
9.10 黨、團、工會工作活動中形成的檔案材料
9.10.1 工作報告、總結，換屆選舉結果 （永久）
9.10.2 重要專項活動的報告、總結等 （永久）
9.10.3 黨團員、工會會員名冊，批准加入黨團、工會組織的檔案材料 （永久）
9.10.4 情況反映、工作簡報 （10年）
9.11 紀檢、監察工作中形成的綜合性報告、調查材料
9.11.1 重要的（永久）
9.11.2 一般的 （30年）
9.12 保衛部門的安全檢查、調查記錄（10年）
9.13 本機關處理人民來信來訪的檔案材料
9.13.1 有領導重要批示和處理結果的 （永久）
9.13.2 其他有處理結果的 （30年）
10 本機關事務管理檔案材料
10.1 房產、土地所有權和使用權的檔案材料 （永久）
10.2 與有關單位簽訂的契約、協定、協定、議定書等檔案材料
10.2.1 重要的 （永久）
10.2.2 一般的（10年)
10.3 接待工作的計畫、方案
10.3.1 重要的 （30年）
10.3.2 一般的 （10年）
10.4 機關財務預算 （30年）
10.5 機關物資（辦公設備及用品、機動車等）採購計畫、審批手續、招標投標、購置等檔案材料，機動車調撥、保險、事故、轉讓等檔案材料 （30年）
10.6 國有資產管理（登記、統計、核查清算、交接等）檔案材料
10.6.1 重要的（永久）
10.6.2 一般的 （10年）
10.7 職工承租、購置本單位住房的契約、協定和有關手續（永久）
10.8 職工住房分配、出售的規定、方案、細則，職工住房情況統計、調查表、職工住房申請（30年）
11 上級機關制發的檔案材料
11.1 上級機關制發的屬於本機關主管業務的檔案材料
11.1.1 重要的 （永久）
11.1.2 一般的 （10年）
11.2 上級機關制發的非本機關主管業務但要貫徹執行的檔案材 （10年）
11.3 上級機關制發的關於本機關機構設定、領導人任免、人員編制等檔案材料 （永久）
12 同級機關制發的非本機關主管業務但要貫徹執行的檔案材料 （10年）
13 下級機關報送的檔案材料
13.1 重大問題的專題報告（30年）
13.2 年度和年度以上的計畫、總結、統計材料 （10年）
