會計核算電算化是指用計算機代替手工記賬、算賬、報賬這一過程。它是會計電算化最重要的組成部分。
基本介紹
- 中文名：會計核算電算化
- 外文名：Computerized Accounting
- 性質：經濟學名詞
- 工具：計算機
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電算化的內容
會計核算電算化是會計電算化的第一個層次，主要內容包括：設定會計科目、填制會計憑證、登記會計帳簿、進行成本計算、編制會計報表等。會計核算電算化主要是指這幾個方面運用會計核算軟體，實現會計數據處理電算化。
（一）設定會計科目電算化
設定會計科目電算化是通過會計核算軟體的初始化功能實現的。初始化功能是供軟體開始正式投入使用時運用的功能，除了輸入一級會計科目和明細會計科目名稱及編碼外，還要輸入：會計核算所必需的期初數字及有關資料，包括年初數、累計發生額，往來款項、工資、固定資產、存貨、成本費用、營業收入核算必需的期初數字；計算有關指標需要的各種公式；選擇會計核算方法，包括固定資產折舊方法、存貨計價方法、成本核算方法等；定義自動轉帳憑證；輸入操作人員崗位分工情況，包括操作人員姓名、操作許可權、操作密碼等。
（二）填制會計憑證電算化
會計憑證包括原始憑證和記帳憑證，對這兩類憑證的處理方法，在各個會計核算軟體中有所不同。記帳憑證是根據審核無誤的原始憑證登記的，有的會計核算軟體是要求財會人員手工填制好記帳憑證，再由操作人員輸入電子計算機；有的會計核算軟體是要求財會人員根據原始憑證，直接在計算機螢幕上填制記帳憑證；有的會計軟體是要求財會人員直接將原始憑證輸入電子計算機，由計算機根據輸入的原始憑證數據自動編制記帳憑證。前兩種方法比較接近，區別只在一個是輸入已經手工寫好的記帳憑證，一個是邊輸入邊做記帳憑證，但都是把所有的記帳憑證輸入電子計算機。而最後一種方法與前兩種有很大的差別，是由計算機來做記帳憑證。
（三）登記會計帳簿電算化
會計電算化後，登記會計帳簿一般分兩個步驟進行，首先是由計算機根據會計憑證自動登記機內帳簿，其次是把機內會計帳簿列印輸出。
（四）成本費用計算電算化
根據帳簿記錄，對經營過程中發生的採購費用、生產費用、銷售費用和管理費用，進行成本費用核算，是會計核算的一項重要任務。在會計軟體中，成本計算是由計算機根據機內上述費用，按照會計制度規定的方法自動進行的。許多通用會計軟體提供了多種成本計算的方法，供用戶選用。
（五）編制會計報表電算化
編制會計報表工作，在通用會計軟體中都是由計算機自動進行的，一般都有一個可由用戶自定義報表的報表生成功能模組，它可以定義報表的格式和數據來源等內容，這樣無論報表如何變化也都可以適應。
電算化的特點
使用計算機進行會計數據處理與傳統手工方式相比有以下特點:
(1)數據處理一體化。
在手工方式下，從編制原始憑證、記賬憑證到登賬、結賬、編制會計報表，要經過很多人的手工才能完成，增加了數據處理差錯的可能性;而計算機則不同，數據一旦迸入系統，記賬、對賬、匯總編制會計報表等，都是在一個一體化處理過程中。
(2)信息存放磁碟化。
在手工方式下，一切信息都記錄在會計憑證、賬薄、報表等媒介上;而計算機方式下，除原始憑證，其他所有信息都能存放在計算機的磁性介質(硬碟、軟碟)中，同時，隨時可以根據需要，將信息列印到紙介質上。磁碟可以進行拷貝，使會計數據的保存更加安全。
(3)查詢高速自動化。
在手工方式下，要查詢一個數據，特別是收集某一匯總或加總數據時速度很慢，而用計算機查詢，可以設定查詢的條件，很快地查到所需要的數據;另外，在查詢時，還可以歸類列印查詢結果。
電算化的意義
會計核算使用電子計算機，使其在經濟管理中發揮重要作用。主要表現在以下四個方面：
1，保證了會計核算的及時性。
電子計算機以極高速度處理會計數據，手工方式幾個人幾天的核算工作，採用電子計算機用很短時間就可以完成，大大地減輕了財務人員的工作量，提高工作效率。因而可以確保會計核算的及時性。
2.保證了會計核算的正確性。
採用電子計算機進行會計核算，計算精度高，只要按程式正確輸入數據，很少引起錯誤.而在手工方式下，由於重複登記工作較多，難免發生各種差錯。使用電子計算機可以確保會計信息的正確性。
3.充分發揮會計的職能作用。
會計職能，主要包括對經濟活動的反映和監督。由於電子計算機能以極密集的方式存儲會計信息，使反映過去和保持記憶的這種記錄功能大大提高，可以隨時向管理部門和其他部門提供豐富的會計信息。並使財務人員從傳統的事前記帳、算帳、報帳轉變為有效的事前預測、事中控制、事後分析等管理活動，全面發揮會計在經濟管理中的作用。
4.會計電算化能有效地防止造假作弊現象的發生。
符合國家規定的會計軟體，都具有可靠性、安全性、保密性。在使用過程中，根據工作性質設定相應許可權，增設密碼，相互牽制。財務人員只能使用，不能篡改其程式，確保會計信息系統真實、準確、安全、可靠。
綜上所述，會計電算化不僅使財務人員從繁重的手工操作中解脫出來，更重要的是它提高了會計工作水平，促進了會計工作職能的轉變，滿足了管理的需要，在我國的經濟建設中必將發揮愈來愈大的作用。
