為規範公司檔案管理，加強資料的收集和管理工作，有效地保護和利用資料，為公司各項工作服務，增強公司資料的實用性和有效性，結合公司的實際，制定本辦法。
基本介紹
- 中文名：文控中心
- 外文名： document control center
- 目的：有效地保護和利用資料
- 檔案管理體制：負責質量管理體系的管理
- 管理人員職責：負責規劃、協調全公司檔案
資料範圍,員工義務,檔案管理體制,管理人員職責,附則,系統模組組成,
資料範圍
公司資料範圍確定為：
a)公司設立、變更的申請、審批、登記等方面的檔案材料；
b)公司股東會、董事會、監理會形成的檔案材料；
c)財務、會計及其管理方面的檔案材料；
d)勞動工資、人事、法律事務管理方面的檔案材料；
e)經營管理方面的檔案材料；
f)生產技術管理方面的檔案材料；
g)產品生產、能量消耗、安全生產方面的檔案材料；
h)儀器、設備方面的檔案材料；
i)基本建設、工程設計、施工、竣工、維修方面的檔案材料；
j)科研、技術引進、轉讓方面的材料；
k)教育培訓方面的檔案材料；
l)信息、情報方面的檔案材料；
m)其他具有利用和保存價值的檔案材料。
n)決議、決定、條例、規章制度等法規性檔案，各類會議檔案、重要記錄、工作計畫、工作規劃、工作總結、勞動工資、經營情況、人事檔案資料、決定、委託書、協定、契約、項目方案、通知、技術圖紙、方案、廠商資料等具有參考價值的檔案資料，以及公司主要職能活動和員工在從事研發和管理等各項工作活動中形成的，對公司具有保存價值的檔案材料。
公司資料還包括聲像資料：
a)照片檔案資料（含新聞、科技、藝術照片，由原版、翻版底片、照片、文字說明構成）；
b)影片檔案資料（含原版底片、拷貝及文字說明）；
c)錄音檔案資料（含唱片、錄音帶）；
d)錄像檔案資料（含政治、經濟、科技、文娛、廣告活動）。
員工義務
公司內部各中心/部門和個人應當遵守本辦法，並應承擔收集、整理、立卷、歸檔和保護檔案、資料的義務。
檔案管理體制
由文控中心負責質量管理體系的管理，並對其他部門的檔案資料管理工作進行督促和指導。文控中心配備文控專員分管公司質量管理體系檔案資料工作，由管理者代表直接領導。文控專員的職責是保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。
管理人員職責
文控中心既是公司檔案、資料工作的行政職能管理部門，又是永久保存和保護檔案資料的機構，同時又是開發利用檔案資料資源的信息交流中心。
文控中心的主要職責：
1．負責規劃、協調全公司檔案、資料工作，對各部門檔案、資料工作進行監督、指導和檢查。
2．制訂和組織實施公司關於檔案、資料工作的規章制度。
3．負責公司質量管理體系檔案的收集、整理、分類、存檔、保護、統計等工作。
4．嚴格執行保密制度，做好檔案資料密級劃控和守密、解密工作。
5．開展檔案、資料宣傳、諮詢活動，做好檔案、資料的利用工作，主動為公司各項工作和員工服務。
6．開展檔案資料編研工作和信息開發交流工作，發揮檔案資料的信息源作用。
7．做好防火、防盜、防蟲等工作，確保檔案資料安全。
檔案資料材料的收集
1．建立、健全立卷歸檔制度，確立歸檔範圍、歸檔時間、保管期限（保管期限分永久保存、保存10年、3年、1年等）；註明檔案的版本號。
2．對遺缺不全的檔案資料，採取不同措施，積極收集齊全；
3．及時催辦理完畢的檔案上交回收，在檢查齊全後整理立卷歸檔。
檔案資料的歸檔、立卷與管理
1．區分全宗，確定立檔單位。
2．分類：依據檔案資料來源、時間、題目、內容、字母順序分成若干層次和類別。分類除按大類外，同時按部門、是否保密、保密程度來分。
2.1大類分為：質量檔案：A；技術檔案：B；制度/規定：C；參考資料：D；檔案：E；契約：F。
2.2部門拼音縮寫：
採購部：CG；生產技術部：SJ；倉儲部：CC；品管部：PG；研發部：YF；LED事業部：NE；產品部：CP；項目部：XM；客戶服務部：KF；燈桿分廠：DG；表面分廠：BM；庭園燈分廠：TY；裝配分廠：ZP；銷售部：XS；行銷辦：YX；設備維修部：SB；財務：CW；綜合辦：ZH；華體安裝公司：AZ；昆明辦事處：KM；重慶辦事處：CQ；陝西辦事處：SX；廣西辦事處：GX；貴陽辦事處：GY；
2.3保密用Y表示，非密級則用N表示。
2.4密級：絕密：AS；機密：CS；秘密：PS；無：OP
2.5編碼原則：編碼共為十二位數，□（檔案資料大類）□□（部門前兩位拼音縮寫）□（是否保密）□□（密級程度）□□（年份）□□□□（流水號）。如綜合辦2010年某份制度編碼為：SZHNOP100001。
3．歸檔前將資料分類，分組放置在待辦卷宗內。
4．案卷排列：立卷按永久、長期、短期分別組卷，卷內檔案把正文、底稿、附屬檔案請示和批覆放在一起，編制案卷目錄和案內目錄。
5．整理案卷，使之厚度適宜，控制在25px至50px之間，材料過窄應加襯邊；材料過寬應摺疊整齊；字跡難辨認的，應附抄件；以每一案卷端正書寫標題。
6．對所有公司檔案資料系統排列，確定保管期限，編制檔案資料目錄（卡片），按一定次序排列和存放。
7．每年對檔案資料進行一次清理，清除不必要保存的材料；對破損和褪色的材料進行修補和複製。
8．對檔案資料的收進和移出、案卷數量、利用等情況進行統計，並定期上報主管部門。各部門檔案管理員應定期（每月兩次，分別於月初、月中）報送相關資料至文控專員。
9．公司檔案資料保管期限分永久、長期、短期三種。介於兩種保管期限的，保管期限從長。對保管期限已滿的檔案資料依據有關規定進行鑑定銷毀。
10．公司應採取嚴密管理措施，防止檔案資料失密和泄密。
檔案資料的保管
1．防止檔案資料的損壞，延長資料的壽命，維護資料的安全；
2．公司設立專門地點或專用檔案庫保存檔案資料；
3．做好文控中心的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強光等工作，門窗應結實牢固。
檔案資料借閱、利用工作
1．總監級（含）以上人員借閱非密級檔案資料可直接通過文控專員辦理借閱手續。因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案資料時，須填寫《借閱檔案申請表》（附屬檔案1），部門經理簽批方能調閱。
2．公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級檔案資料禁止調閱，機密級檔案資料只能在文控中心閱覽，不準外借；秘密級檔案資料經審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案資料，借閱本部門的由部門負責人審批，跨部門的由管理者代表批准。
3．案卷一般僅供在文控中心閱看，立卷的檔案、資料可外借。外借的須辦理登記手續。
4．借閱期限不得超過一星期，到期歸還；如需再借，應辦理續藉手續。
5．借閱檔案資料者應愛護資料，確保資料的完整性，不得擅自塗改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀；注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。借閱檔案資料交還時，須當面查看清楚，如發現遺失或損壞，應及時報告主管領導。
6．外單位借閱檔案資料，應持有單位介紹信，經總經理批准後方可借閱，且不得帶離文控中心。其抄摘內容也須總經理同意且審核後方能帶出。
7．公司內檔案資料利用的方式有：
1)提供檔案資料原件；
2)提供檔案資料複印件；
3)提供文獻索引資料。
8．出文部門負責人要求或同意時，文控中心應主動向各部門、員工提供公司檔案資料編研信息服務，主要方面為經營戰略信息、管理信息、產品信息、專題技術信息等。
資料的鑑定和銷毀
1．公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司檔案資料。當某些檔案資料到了銷毀期時，由檔案資料管理員填寫《檔案（資料）處置審批表》交部門經理、總經理批准後執行。凡屬於密級的檔案資料必須由總經理批准方可銷毀；一般的檔案資料由部門經理批准後方可銷毀。
2．銷毀時，必須由總經理或部門經理指定專人監督銷毀，並在銷毀清單上籤字。
3．對已失效的、經批准銷毀的公司檔案資料，文控專員須認真核對，編制《銷毀清單》，將批准的《檔案（資料）處置審批表》和銷毀的檔案清單一起歸檔，並永久保存。
附則
1．文控中心積極採用電腦信息系統對檔案資料進行管理，提高管理效率。
2．本辦法由文控中心解釋、補充。自頒布之日起生效。
系統模組組成
1、 文檔組模板子系統
一般文控中心把相關功能或相關作用的多個文檔存放在一種稱為文檔組，在系統里，文檔可以認為是電子文檔倉庫的一個規則，也就是說，它定義了一個關聯文檔組中，所有文檔屬性，存放位置，入庫先後順序。
2、 審批流程子系統
審批流程子系統，用於電子文檔的審批的工作流引擎，審批流程子系統主和常規OA的審批流子系統不一樣，因為系統目標主要是為了文控需要，所以我們的審批流程子系統是文檔驅動而不是表單驅動。
3、 動態流程控制器
動態流程控制器，它以文檔組模板的前置文檔版本更新為觸發器，自動掛起整個文檔組並生成待辦事項，待辦事項支持二次轉發。
4、 電子文檔倉庫子系統
電子文檔倉庫，存放所有版本的電子文檔，電子文檔以文檔組模板定義的關係組合，這個功能和PDM很相似。電子文檔倉庫還有強大的許可權管理功能，用戶可以對檔案做什麼樣的操作由檔案許可權管理來控制。
電子文檔倉庫的文檔瀏覽功能也就是我們軟體的主要目標之一。向相關人員提供統一版本的標準文檔。
5、 系統設定及其它輔助功能
系統設定是系統的前提，它包括使用本軟體的用戶維護，使用日誌，用戶維護，數據伺服器信息管理等等。
