採購與應付系統

採購與應付管理系統，是指能夠實現各種單據的快速傳遞，實現財務與業務的整合以及數據共享，實現資金流與業務流的雙軌並行，能提高工作效率，規範企業管理的一種系統。採購管理系統與應付款管理系統緊密結合，可實現業務財務的一體化，實現對企業物流資金流的全面全過程管理。

基本介紹

• 中文名：採購與應付系統
• 類型：系統

特點

1、數據量大

2、日常數據處理頻繁且實時性要求高

3、業務處理複雜且可靠性要求高

4、與其他子系統的數據交換較多

採購是企業物資供應部門按已確定的物資採購計畫，取得企業生產經營活動所需的各種物資的過程。當企業的購貨活動與貨款的支付在時間上不一致，即購進物資而未付款時，就形成了應付賬款。

目標

採購與應付系統主要目標可以概括如下：

（1）及時準確地完成採購訂貨管理，反映和監督採購申請、採購訂單的制訂、審核和執行情況，

（2）完成採購的日常業務處理，包括採購入庫、採購退貨、發票管理、採購結算等日常處理工作。

（3）完成應付賬款的核算與管理，包括：進行應付賬款業務的日常核算，全面反映企業賒購形成的債務狀況，從而及時還款，降低信用成本；及時反映和監督採購業務中的支出和應付情況，確定合理的中、長期還款計畫；及時記錄並反映供應商的情況，在保證準時、足量得到供貨的同時降低採購成本。

（4）實現其他有關業務的管理。系統還要提供供應商管理、價格及供貨信息管理、物料對應管理、質量檢驗管理等管理功能。

（5）能夠完成採購分析，採購統計工作，列印輸入各種需要的台賬、報表、並通過網路將各種信息按照需求傳遞到其他子系統。

（6）建立數據接口，實現採購管理子系統與應付賬款子系統之間，能及其與庫存子系統、總賬子系統等其他子系統之間的數據傳輸與共享。

業務流程

1.採購訂貨——採購訂單

2.採購入庫——入庫單

3.輸入採購發票，形成對供應商的往來賬——採購發票

4.付款業務的處理，更新與供應商的往來賬——付款單

初始設定

1）採購類型　採購類型是由用戶根據企業需要自行設定的項目，用戶在使用採購管理系統，填制採購入庫單等單據時，會涉及到採購類型欄目。如果企業需要按採購類型進行統計，也需要建立採購類型項目。

採購類型不分級次，企業可以根據實際需要進行設立。例如：從國外購進、國內購進、從省外購進、從本地購進；從生產廠家購進，從批發企業購進；為生產採購、為委託加工採購、為在建工程採購等等。

發運方式

用戶在處理採購業務或銷售業務中的運輸方式時，應先行在本功能中設定這些運輸方式。本功能完成對運輸方式的設定和管理，用戶可以根據業務的需要方便地增加、修改、刪除、查詢、列印運輸方式。

供應商檔案

建立供應商檔案主要是為企業的採購管理、庫存管理、應付賬管理服務的。在填制採購入庫單、採購發票和進行採購結算、應付款結算和有關供貨單位統計時都會用到供貨單位檔案，因此必須應先設立供應商檔案，以便減少工作差錯。在輸入單據時，如果單據上的供貨單位不在供應商檔案中，則必須在此建立該供應商的檔案。

期餘額設定

本設定是第一次啟用該系統時對應付往來台賬的期初數據進行錄入，設定完成後往來台賬的期初數應與往來明細賬的期初數相同，同時也要將期初暫估入庫期初在途等數據記入採購賬中，期初記賬後，期初數據不能輸入。

其他設定

業務控制

該設定是對入庫單編號及發票默認稅率的設定。編號有手動編號和系統自動編號兩種，稅率可根據有關規定設定。

公共參數

是對存貨是否分類、供應商是否分類、是否啟用外幣、輔助計量單位、啟用會計月分等的設定，可根據需要設定。

結算選項

該項是對費用是否分攤到入庫成本進行設定，如果是商業企業則不設定該項。

應付參數

包括應付款核銷方式（單據、產品），預付款核銷方式（餘額，單據），匯兌損益方式（月末處理），應付確認日期依據（業務日期，單據日期），現金折扣是否顯示等。

業務處理

（1）採購訂單　採購訂單是購銷雙方共同簽署的、以此確認採購活動的標誌，相當於採購契約。採購訂單應根據採購申請和供應商檔案檔案進行填寫，當與供貨單位簽定採購意向協定時，可以將採購協定輸入計算機，並列印出來報採購主管審批。它是物資在採購業務中流動的起點，是採購管理系統的核心。包括訂單的新增、修改、刪除、審核等，經審核後的訂單不能修改、刪除。採購訂單的內容可以直接錄入，也可以從購貨契約數據複製。

審核訂單可以有三種含義，用戶可以根據企業需要進行選擇一種： ① 採購訂單輸入計算機後，交由供貨單位確認後的訂單； ② 如果訂單是由專職錄入員輸入的，由業務員進行數據檢查，輸入正確的訂單； ③ 經過採購主管批准了的訂單。

採購入庫單

採購入庫單是根據採購到貨簽收的實收數量填制的單據。該單據按進出倉庫方向劃分為：外購入庫單、退貨單（在計算機實現的數據流程中章採用紅字外購入庫單表示退貨單）；按業務類型劃分為：普通業務入庫單、特殊業務入庫單等。採購入庫單可以直接錄入，也可以由採購訂單或採購發票產生。

在實際工作中，用戶可根據到質檢員確認的收貨通知單直接在計算機上填制採購入庫單（即前台處理），也可以先由人工制單而後集中輸入（即後台處理），用戶採用哪種方式應根據本單位實際情況，一般來說業務量不多或基礎較好或使用網路版的用戶可採用前台處理方式，而在第一年使用或人機並行階段，則比較適合採用後台處理方式。

採購退貨

當由於質量不合格、價格不正確等因素，或與採購訂單工契約的相關條款不相符等原因需要把物料退回供貨方時需要處理的業務。採購退貨分兩種情況，一種情況是還沒有入庫，經質部門檢驗不合格，直接退回給供貨方；另一種情況是已經入庫的物料的退貨，這種情況需要填寫退貨通知單，提交庫管員填寫紅字外購入庫單進行退貨處理，並對有關付款與應付單據進處理。

採購結算

採購結算是對採購發票進行管理並根據採購發票確認採購成本的過程。財務部門根據採購部門錄入的發票、採購訂單、出納填制的收款單、倉庫填制的入庫單等單據地行核對，對採購成本進行分攤等。 採購結算功能主要是進行採購結算，最後生成結算結算單。

採購發票功能包括採購發票的輸入、修改、刪除，採購員將輸入的採購發票提交材料會計和往來會計，分別進行採購結算和應付賬處理。已經提交材料會計與往來會計的採購發票不能修改和刪除。

採購結算也叫採購報賬，是根據採購發票和入庫單來確認採購成本的過程。在手工業務中，採購員拿著經主管領導審批的採購發票和經倉庫確認的入庫單到財務部門，由財務人員確認採購成本。在計算機條件下，由於各子系統之間實現數據共享，因此，系統提供“自動採購結算”和“人工輔助採購結算”兩種功能來自動確認採購成本。

自動採購結算

自動採購結算模組的功能是將與核對結果完全相符的採購發票自動生成結算表，如果不完全相符，則提示用手工輔助採購結算。

手工輔助採購結算

手工輔助採購結算模組的功能是： 對入庫單價與發票單價不相符的暫估業務進行結算； 對因採購發生的運雜費用進行結算； 對採購貨物的“溢余短缺”進行結算等。 最後，生成採購結算表，確認每種物料的採購成本。

輸入輸出

採購與應付系統的輸入

1.採購訂單的輸入

2.採購入庫單的輸入

3.採購發票的輸入

4.退貨單的輸入

5.付款單的輸入

採購與應付系統的輸出

1、各種統計分析報表

2、向總賬系統輸出的記賬憑證

數據處理

一、採購與應付業務數據的輸入處理

二、生成記賬憑證的處理

三、採購結算與應付賬款核銷處理

應付款處理

付款單處理

付款單處理是將已支付款項以付款單的形式錄入到應付賬款子系統的過程，它是應付業務處理的一項重要內容。包括錄入付款單、進行核銷處理、形成預付款等。錄入付款單是出納根據採購訂單或往來會計的付款通知單進行付款；核銷是對於已經付訖的款項在往來台賬中做刪除處理；預付款是指按購貨契約規定預付給供應單位的款項，在處理時可以錄入預付單，將該筆款項作為預付款處理。在實際套用中，有兩種情況：一種是當預付的貨款大於企業已有的欠款金額時，將支付的貨款一部分核銷應付款，餘額作為預付款；另一種是支付的貨款全部作為預付款，以後可以通過預付沖應付沖減該賬戶

付款單是支付款項（包括貨款、預付款、代收款）後填寫的付款憑證。退款單是因採購退款而填制的收款單據，本案以紅字付款單處理。

轉賬處理

轉賬處理，即業務處理完成後生成相應的記賬憑證，並傳遞到總賬子系統的過程，包括立即制單和批量制單兩種方式：立即制單是相應的業務處理完成後立即生成憑證；批量制單晨所有業務處理完畢後，使用制單功能進行批處理制單。

往來會計根據採購結算單、採購發票、外購入庫單填制轉賬憑證，如果是發票先到就做在途物資，如果是貨物先到就暫估入庫，待發票到達後，可以根據該入庫單和發票做報賬結算處理。

對於入庫的記價，可採用計畫成本與實際成本兩種方法，這兩種方法的詳細說明見庫存模組。

賬表處理

賬表處理模組主要是相關報表的生成與查詢，包括採購業務報表與應付核算報表兩大類。

採購業務報表

此類報表包括各種單據列表、採購明細表與採購統計表等

應付核算報表

此類報表包括賬齡分析表，供應商往來賬明細表等。

採購中的發票最後可以在應付系統中進行核銷