宴會是以宴請方式表示歡迎、歡送、答謝、祝賀等，是國際、國內社會交往中一種通行的社交禮儀活動。
基本介紹
- 中文名：宴會外賣
- 作用：協調關係、聯絡感情
- 人物數量：十幾人，多到百餘人
- 解釋：把宴會做到飯店以外
宴會含義作用,外賣需求,宴會廳設計,服務流程,宴會預訂階段,設計策劃階段,執行準備階段,組織實施階段,宴會結束工作,
宴會含義作用
作用：協調關係、聯絡感情、消除隔閡、增進友誼、加強團結、求得支持、有利合作等。
外賣需求
宴會外賣就是根據客人的要求，把宴會做到飯店以外，而宴會的內容及服務水平絲毫不能降低。少到十幾人，多到百餘人的宴席，只要客人在一周前提出預訂，他們就會先到現場考察，與顧客反覆商討細節，到了預定時間，他們會帶上美酒美食美廚，開著冷藏車、保溫車，宴會服務員、酒吧服務員一同出動，直接開赴顧客家，或顧客指定的度假村、風景區。宴會地點不限，室內戶外均可；宴會時間不受限制，午宴、晚宴都行。由於背後有套專業團隊，無論是顧客需要燒烤，還是雞尾酒會，或是西式自助餐，他們均能根據顧客要求提供。
宴會廳設計
宴會廳與一般餐廳設計不同，主要用於各種宴會慶典和團體會議，設計重布置和禮儀，體現高貴隆重的特色。
宴會廳的設計要注意以下幾點：
①宴會廳的布局要靈活變化，可用摺疊門或屏風進行靈活隔斷。
②宴會廳的功能要考慮全面，通常要設定安裝舞檯燈光、音箱、網線、投影儀等設備。
③宴會廳的一般照度為150Lx～300Lx，多功能宴會廳因為要滿足會議需求可達到750Lx。照明方式要體現多樣化，通過調光器和分路開關設備以適應不同功能的需求。
④宴會廳的地面經常鋪設暖色調的地毯，牆面裝飾通常使用吸音性能較好的壁紙、織物軟包，吊頂應結合建築結構、樑柱的位置與大小來進行餐廳設計。
服務流程
宴會預訂階段
宴會部受理預訂是宴會流程的第一步，也是重要的一個環節。預訂工作做得好與壞，直接影響到宴會的設計策劃及整個宴會活動的組織與實施。因此，宴會部應設預訂專門機構和崗位，挑選有多年餐飲工作經歷、了解市場行情和有關政策、應變能力較強、專業知識豐富的人員承擔此項工作，從而推動宴會的銷售。
宴會預訂的主要工作流程如下：
宴會洽談→接受預訂→填寫宴會預訂單→填寫宴會安排日記本→簽訂宴會契約書→收取訂金→跟蹤查詢→正式確定→發布宴會通知
宴會部要了解有關宴會活動的各種信息，它為宴會活動的策劃和設計提供正確、充足、必要的依據，這些信息包括：
① 赴宴客人人數。
② 宴會規格。
③ 賓客風俗習慣。
④ 賓客生活忌諱。
⑤ 賓客特殊需要。
⑥ 如果是外賓，還應了解國籍、宗教、信仰、禁忌和口味特點等。
對於規格較高的宴會，還應掌握下列事項：
① 宴會的目的和性質。
② 宴會的正式名稱。
③ 賓客的年齡和性別。
④ 有無席次表、坐位卡、席卡。
⑤ 有無音樂或文藝表演。
⑥ 有無司機費用等。
⑦ 主辦者的指示、要求、想法。
設計策劃階段
宴會部在接受宴會預訂，簽訂宴會契約之後，就應著手根據了解的信息進行宴會的設計與策劃工作。
宴會的設計與策劃，簡單地就是指受理預訂後在舉辦宴會前，根據有關信息資料和宴會規格要求，編制出題突出，科學合理，令主辦者滿意的宴會活動計畫。宴會計畫的內容要求詳細、明了，只有經過周密的策劃與設計之後，才能進行宴會準備和組織實施。
宴會設計策劃的內容例如下：
（1）宴會廳環境與氣氛策劃
① 宴會廳的餐桌與台型設計。
② 宴會廳綠化和鮮花等裝飾設計。
③ 講台、話筒位置和花卉布置、工藝裝飾。
④ 宴會娛樂項目策劃（背景音樂、樂隊人員的位置安排、文藝演出的場地範圍等）。
⑤ 燈光的要求等內容。
（2）宴會服務策劃
① 主桌台的席次排列和花卉布置、工藝裝飾。
② 貴賓（VIP）隨行人員坐位安排。
③ 隨行人員和陪同人員坐席安排。
④ 宴會服務人員人數確定工作安排。
⑤ 管理人員、服務人員崗位位置安排。
⑥ 上菜、撤盤的線路設計。
⑦ 餐具、布巾等項目的數量等。
（3）宴會食品策劃與選單設計
① 宴會選單設計。
② 宴會食品原料的採購計畫加工烹調工作安排。
③ 宴會酒單設計等。
上述宴會活動的所有計畫內容，並不是完全由宴會部指定，而是由飯店相關分別擬定的，各部門依照所收到的宴會通知單，各自擬定所負責部分的工作計畫，並列出工作清單，作為標準的依據。若為特殊的宴會，如大型酒會或國際會議，宴會部可將各部門集合開會，共同策劃，各部門有任何問題，都可在會中討論並加以解決，並將會中決議印成書面資料，分發給各部門位分頭進行相關工作。宴會工作千頭萬緒，各部門工作計畫的擬定相當重要。
除了上述宴會活動計畫外，宴會部還應編制一個宴會時間控制表。從客人進入宴會廳到整個宴會結束，將其間的各項活動納入控制表中，並落實到每位服務人員，使整個宴會有計畫、有步驟、有條不紊地進行。
另外，良好的宴會活動計畫，必須通過暢通合理的傳遞渠道來下達，使宴會活動的各個程式和各個環節按計畫進行，這樣才能確保宴會的質量。延誤了信息的傳遞和計畫的下達，或把計畫內容中宴會日期、開宴時間、人數、桌數、費用標準、設備要求等寫錯或傳遞錯，就會影響計畫下達，並影響後面整個宴會程式的順利進行。
執行準備階段
好的開始是成功的一半，一場宴會事前的準備工作是否善、徹底，關係到宴會的成敗。試想當宴會主人駕臨宴會會場時，看到一切準備工作井然有序，其心情必定是歡愉且滿意的；一旦留下完美的第一印象，宴會人員便可順利地與其商談其餘細節。下面以宴會廳為例，分別介紹宴會前的準備工作。
1.宴會場地布置
宴會工作人員在進行場地布置時，應該充分考慮到宴會的形式、宴會的標準、宴會的性質、參加宴會的主的身份等有關情況，進行精心設計、精心實施，使宴會場景既反映出宴會的特點，又使賓客進入宴會廳後有清新、舒適和美的感受，以體現出高質量、高水平服務。
宴會場地何時開始著手布置，應視宴會複雜程度而定，可能在宴會當天、前一天或數天以前，並應由各部門根據場地規划進行安排。客人若有事先進場布置的需求，負責人員應先了解該場地是否有空檔，並依照宴會廳規定收取場租之後，方可讓客人進場布置。
2.人員的分工
人員分工必須根據宴會類型，針對迎賓、值台、備餐、傳菜、酒水、服務桌、供酒、區域負責人等進行工作任務分配，將任務落實到每個人。宴會部主管應在宴會開始前，計算所需服務人員的總數，若有人數不足的情形，宜提早申請臨時工。為確保臨時工能隨時補缺，飯店需預先安排臨時工的來源，比如對社會人士、學校或飯店其他部門的人員進行培訓，並隨時保持聯繫以備不時之需。
3.物品的準備
開宴前的物品準備主要包括以下幾個方面。
（1）台面用品
宴會服務使用量最大的是各種餐具，宴會組織者要根據宴會菜餚的數量、宴會人數，計算出所需用餐具的種類、名稱和數量，並分類進行準備。通常需由宴會服務開出清單交給餐務部或管事部工作人員進行準備，所需餐具酒具的計算方法是：將一桌需用的餐具、酒具的數量趁乘以桌數即可。各種餐具、酒具的要一定數量備用,以便宴會中增人或者損壞時替補,一般來說,備用餐具不應低於20%。桌布和餐巾同樣需按照桌數準備，此外餐巾數量應比宴會叄於加人數多準備10%左右，以便應付宴會人數臨時增加使用。
（2）茶水、酒品飲料
宴會開始前30分鐘按照每桌的數量拿取酒品飲料。取回後，要將瓶、罐檫乾淨，擺放在服務桌上，做到隨用隨開，以免造成不必要的浪費。
（3）冷菜圍碟
大型宴會一般在開始前30分鐘擺好好冷菜。冷菜的多少應根據宴會的規模、規格來定，一般安排8個圍碟，高檔宴會外加一道花式冷盤。服務員在取冷菜時一要使用大長形托盤，決不能用手段取。
4.開宴前的檢查
開宴前的檢查，是宴會舉行前的關鍵環節，它是消除宴會隱患，將可能發生的事故降至最低，確保宴會順利、高效、優質運行的前提條件，是必不可少的。宴會的組織在各項準備工作基本就緒後，應該立即對餐檯進行檢查。檢查的主要內容包括餐桌的檢查、衛生檢查、安全檢查和設備檢查，具體內容如下：
① 宴會廳內的擺設及形式是否宴會訂席單上的內容一致。
② 宴會通知單上的注意事項，客數、器材設備、桌布顏色等是否與宴會現場擺設相符。
③ 宴會廳外的海報及指示牌內容與宴會是否相符。
④ 宴會指示牌、宴會廳名稱、宴會場地示意圖是否正確無誤。
⑤ 接待桌的位置及所需物品是否備妥。
⑥ 會場上所需物品及使用器材是否準備齊全並維持在良好狀況下。例如，喜宴時會場上的喜字、蛋糕、香檳酒等是否準備妥當；會議時所需的器材，例如幻燈機、投影機、麥克風等是否備妥並功能完善。
⑦ 設備，如燈光、音響、冷氣、電器等，運作是否正常。
⑧ 音響、背景音樂備妥與否；應在宴會開始前半個小時將空調設備開啟。
⑨ 餐具、家具、地毯是否合乎衛生標準。
⑩ 檢查房間窗簾和服務台是否整潔美觀。
◇ 檢查盆花是否新鮮，玻璃、銀器是否檫拭光亮。
◇ 檢查桌布和餐巾是否有破損的情況，應確保其乾淨衛生。
◇ 維護服務區域與工作檯的整潔。
◇ 檢查服務人員是否隨身攜帶筆、打火機及開罐器等必備物品。
為準備好宴會，增加宴會收入，喜來登酒店集團設計了一份出色的“宴會指導檢查表”，供宴會銷售使用，包括以下內容：
① 宴會聯繫人的姓名、地址、電話。
② 將要使用哪一宴會廳、坐位風格、具體服務時間。
③ 招待─開胃小吃、裝飾與音樂。
④ 赴宴人數、保證人數、主席台位人數和保證日期。
⑤ 選單、酒單─雞尾酒、葡萄酒、其他菜品。
⑥ 價格多少。包括稅金服務費在內的價格、服務費或小費如何處理、誰來為宴會活動付款，何時付。
⑦ 晚宴或晚宴舞會，表演者到位名單、出場順序。
⑧ 晚餐後舞會：是否清台。
⑨ 承諾的所有項目是否能按時交付（宴會前要再次檢查）
⑩ 服務時間廚師、領班有無變動。
◇ 保證酒吧正常運轉。
◇ 主席台位與坐位的風格與要求一致。
◇ 坐位數與擺台人數的一致。
◇ 衣帽間打開，並有侍者服務。
◇ 花草和燭台與預定要求一致。
◇ 室溫、特殊燈光設施。
◇ 麥克風工作效果檢查，講稿架、講詞提示器正常工作。
◇ 雪茄、香菸按預定要求準備，足夠的煙缸和火柴。
◇ 旗幟、橫幅、標誌擺放到位，過道、房間設定指示牌。
◇ 攝影、攝像、錄音設備正常運作。
其他服務項目檢查到位。
確定向來賓表示歡迎的飯店高級主管。
名卡、紀念品的分發。
額外服務，包括：特殊花草、大分枝燭台、帶燈光的放演講稿台架─講詞提示器，會議主席使用的小木槌或賞金，雪茄香菸，演出費，攝影師，投影、放映設備與操作員，錄音機，桌面人造噴泉等。
5.宴會前集會
待一切設備、擺設的事前檢查完成後，緊接著應在賓客達到之前集合員工召開宴會前會議，告知該宴會的注意事項。許多宴會服務工作大量採用鐘點工及臨時工來源不一，層次參差不及，不似已受過嚴格訓練的飯店正式員工。為同意服務作業，需要事先就宴會服務工作充分協調，並且給予最精確的指示，所以服務前的集合會議不可省略，以免服務發生失誤。
會議前，當班主管必須先跟負責接洽的主辦者進行溝通協調，了解主辦者的需求和宴會進行的方式，然後再跟主廚商討選單內容，並讓主廚了解宴會進行的程式，以便控制出菜時間。會議開始前，宴會主管集合員工，點名，確認人員是否到齊，一旦有缺席便應立刻調派人員替補，檢查員工的服裝儀容，尤其是臨時工作人員和鐘點工。必須使所以員工認識到，一點穿上飯店的制服，所有行為都代表著飯店，半點馬虎不得。
接著應詳細說明該場宴會的性質、選單內容、每道菜的服務方式、客人的特別需求、每位服務人員所應服務的桌（人）數、上菜的順序、上菜的信號以及其他相關注意事項。解說完畢，便分配服務區域，並且由服務人員自己提問，務必使員工在每一個工作細節都能達成公識。舉辦大型宴會時分秒比爭，所以領班必須在有限時間內將該宴會的注意事項清楚告知員工，並將宴會結束後的工作進行妥善的安排，使整個宴會得以圓滿完成且有效率地進行地善後工作。為使宴會工作順利、有效率，人員集合時所講的內容應以重點式的告知方式為主。至於其他服務上應注意的細節，則可斟酌集合後所剩餘的時間再行告知。
宴會當中菜餚的展示、上菜、收拾均需同步進行，所以必須有統一的動作和信號傳達指令。一般小型宴會便以服務主賓的服務員動作為信號，但在大型宴會中，由於服務員不一定能看清楚服務主賓的服務員的動作，因此都以當班主管規定的信號來指揮所有服務人員的行動，舉手、點頭或其他容易看到的動作均可作為服務信號。在歐美國家，有些宴會場所在廚房入口處上方裝設彩色電燈，以亮燈為信號，指揮所有服務人員。例如，綠燈表示可到廚房端菜，黃燈表示待命，紅燈表示開始收拾等。
組織實施階段
組織實施階段一般工作程式包括：
宴會現場的接洽→迎客→客人入坐→鋪餐巾、拆筷子套、上小毛巾→斟酒上菜→席間服務
不同的宴會形式（如中式宴會、雞尾酒會、自助餐等）或不同主題的宴會（如婚宴、壽宴等），其具體的宴會程式也有差異。如無錫地區飯店的宴會部承辦結婚宴會都有一套規定的程式，見表3-1。
1．宴會現場的接洽
宴會人員應在客人達到場時主動與其接洽，討論該場宴會所需配合的事項及流程，領班還應將討論要點在宴會前告知員工。一般而言，喜宴中宴會人員需和顧客確認的事項較多，程式也較繁雜。
宴會現場接洽時的注意重點與確認事項如下。
(1) 新郎、新娘（有婚紗），男、女儐相及童男、童女在飯店門外或大堂迎賓進場入席
(2) 來賓到齊後，結婚典禮開始（一般中午12點、晚上6點），主持人由飯店安排
(3) 男、女儐相引新郎、新娘進場，奏《結婚進行曲》
(4) 介紹新郎、新娘背景資料及相識過程，播放背景音樂
(5) 證婚人宣讀結婚證書或講話
(6) 介紹人致詞
(7) 來賓或各級領導上台作簡短的賀詞
(8) 新郎、新娘父母致謝詞
(9) 新郎、新娘謝父母─鞠躬
(10) 新郎、新娘行結婚禮，相對立三鞠躬
(11) 新郎、新娘謝來賓─鞠躬
(12) 新郎、新娘交換信物（服務員托盤將結婚戒指送上台，新郎、新娘互相佩戴）
(13) 新郎、新娘切蛋糕儀式，燈光暗，僅留舞台聚光燈
(14) 新郎、新娘倒香檳酒（預先用香檳酒杯搭成香檳台）
(15) 新郎、新娘喝交杯酒
(16) 來賓共同祝福乾杯
(17) 男、女儐相引新郎、新娘入主桌用餐
舉辦喜宴時，首先要確認宴會負責人與結帳人，並分別作自我介紹以認識對方，取得信任。曾有飯店出現不知名人士冒充飯店人員跟客人結帳，收取現金後逃制夭夭的情況。為避免此類事件發生，事先與客人認識並確認雙方結帳人員的步驟絕對不容疏略。確認雙方負責人後，宴會人員應與負責人確認喜宴開席的桌數及酒水的數量，以免結帳時有所爭議。確認後，雙方接著商討宴會流程與所需配合的事項，例如致詞時間，致詞時服務員宜暫停服務動作，致詞後的乾杯儀式需保證每位賓客手上皆有飲料可供敬酒，上菜的時間，燈光與音樂的配合等事宜。一般而言，飯店會向對方負責人提供宴會程式表及宴會進行所需的相關資料，以便其掌握宴會進行流程。
2．迎接顧客光臨
臨近宴會時間，可安排若干服務人員列隊於宴會廳門口等待迎接客人。列隊時需注意高矮順序，有些宴會廳甚至規定男女服務員各站一邊。
另外，衣帽間的管理也是迎接客人的一環，親切的服務將十賓客留下美好印象。客人如有物品需寄放於衣帽間，管理員便會在寄放物上掛一個號碼牌，然後將同一號碼的副牌交給客人當收據，客人離去時再憑副牌領回寄放物。
有些宴會在宴會入口處設有接待桌，供賓客辦理報到、簽字等手續。喜宴則另設有收禮桌，供主家收禮用。不過這些接待員大多需由宴會主辦者自行指派，飯店並不負責提供。
3．服務時的注意事項
① 服務人員必須了解客人的喜好及要求，進而提供親切、周到的服務。例如有些客人不習慣別人幫忙分菜而偏好自己動手，因此服務人員應先詢問客人的意見。
② 服務人員若在執行服務中遇到一些突發事件，必須馬上向宴會廳經理反映，以便做最快速且最適當的處理。例如，服務不周而令客人感到不愉快，或是客人蓄意騷擾服務人員等事件，均應立刻向上級反映，採取換人等適當的解決方式，將傷害減至最低。
③ 服務人員在服務當中應謹言慎行，不能竊竊私語或對顧客的行為妄加評論。尤其有些服務人員在為外賓服務時，常無意間以自認為對方聽不懂的語言喃喃自語，徒增不少尷尬場面。所以服務人員務必小心，避免服務中無謂的言語或行為。
④ 服務部門主管應致於提高服務人員的反應能力，並耐心地對待員工。對於員工所提出的疑問，主管必須仔細傾聽，並給予正確的答覆，否則將很容易造成溝通上的誤會，得不償失。
⑤ 服務人員應隨時留意客人的需求。完成上菜與收拾等份內的工作後，若暫時沒有其他任務，仍須堅守在自己的服務區內待命。進行宴會服務時，服務員應隨時保持機動性，一面留意自己的客人是否需要其他臨時性服務，一面注意主桌服務員的動作或當班主管的信號，絕對不能倚牆靠椅，也不可和同事聊天說笑。
宴會進行過程中，宴會經理或主管要加強現場指揮，其重點是：
① 要了解宴會所需時間，以便安排各道菜的上菜間隔，控制宴會進程。
② 要了解主人講話、致詞的開始時間，以決定上第一道菜的時間。
③ 要掌握不同菜點的製作時間，做好與廚房的協調工作，保證按順序上菜。同時，注意主席與其他席面的進展情況，防止過快或過慢，影響宴會氣氛。
④ 整個開宴進行過程中，要加強巡視，及時糾正服務上的差錯，處理一些意外事故，特別要督促服務員嚴格遵守操作規程，掌握宴會進度。
⑤ 客人用餐結束後，要迅速組織服務員拉椅讓座，告別客人，並組織服務員立即清台，收碗、碟。
⑥ 如果宴會後安排有歌舞、卡拉OK等娛樂活動，要組織有關服務人員及時到位，確保娛樂活動順利進行。
宴會結束工作
宴會結束後，要認真做好收尾工作，使每一次宴會都有一個圓滿的結局。宴會結束工作程式包括：結帳→送客→撤桌→清場→追蹤→建檔
現就主要工作說明如下：
1．結帳工作
宴會後的結帳工作是宴會收尾的重要工作之一，結帳要做到準確、及時，如果發生差錯，多算則會導致主辦單位的不滿，影響宴會廳的形象；少算則使宴會廳的利潤受損失，相應增加了宴會成本。
在預訂宴會時，客戶與宴會部門雙方便已就付款方式達成協定，所以在宴會接近尾聲時，為確保結帳正確無誤，要認真做好如下工作：
（1） 負責結帳的人員必須逐一清點所有必須計價的項目，然後再依單價和實際數量，結算出總消費金額，各項費用務必先行確認，不可遺漏，金額也應核對清楚。
（2） 準備好宴會的帳單，在宴會各種費用單據準備齊全後，由飯店財務部門統一開出正式收據，宴會結束馬上請宴會主辦單位的經辦人結帳。
如額外服務，領班應與宴會前先請主辦人簽字同意，結帳時才能減少不必要的糾紛。例如，有些閒雜人員會對喜宴接待處慌稱自己是某受邀貴賓的司機，要求代付司機餐費。為避免類似狀況發生，必須先向主辦人匯報，經確認再行處理。
一般而言，大部分飯店結帳只收取現金，這一方面是喜宴主辦人出於安全方面的考慮，另一方面則是飯店為求自保而不得不堅持這種結帳方面。由於喜宴主辦人通常會在喜宴當天收到大筆禮金，若能在喜宴結束時以現金結帳，即可避免喜宴主辦人可能遺失現金或受騙。此外，飯店方面也能有效杜絕收到空頭支票或承擔支票“跳票”的風險。
2．桌、清場
宴會結束後，宴會主管人員應監督服務人員按照事前的分工，整理宴會場地，抓緊時間完成清洗餐具，整理餐廳的工作。負責清洗餐具的服務人員要做到愛護餐具，洗淨檫淨，分類擺放整齊，把餐具的破損率到最低。負責整理宴會廳的服務人員要把宴會廳恢復原樣，工作包括撤餐檯、收餐椅、搞好宴會廳場面衛生等。宴會組織者在各項工作基本結束後要認真進行全面檢查，最後關上電燈，切斷電源，關好門窗。
3．跟蹤回訪
跟蹤回訪的目的是徵求意見，改進工作。每舉辦一次大型宴會，對宴會組織者、服務員和廚師都增加了一次高水準服務的經歷，所以說，宴會結束後，應該認真總結經驗教訓，以利於搞好服務工作。
在宴會結束後，宴會部經理或主管應主動徵詢主辦單位或主辦個人對宴會的評價及意見，發現問題可進一步改進，並向他們表示感謝，以便今後加強聯絡。徵求意見可以從菜餚、服務、宴會廳設計等幾個方面考慮。如客人對菜餚的口味提出意見和建議時，應虛心接受，及時轉告廚師，以防止下次宴會再出現類似問題。徵求意見可以是書面的，也可以是口頭的。如果在宴會進行中發生一些令人不愉快的場面，要主動向賓客道歉，求得賓客的諒解。
顧客離店後，宴會部要及時跟蹤回訪。宴會部秘書需列印一份跟蹤表或表示感謝和徵求意見表交付預訂員，由預訂員親自拜訪或打電話給客戶，表示感謝，追蹤客戶對此宴會的滿意程度以及飯店所需改進之處，表示對客戶的一種售後服務，並希望今後繼續加強合作。或者由宴會部經理寄一份感謝函給每一位宴會的主辦人員，並請其評估該次宴會的優缺點，作為飯店工作人員今後改進的依據。如果顧客負面反映局多，產生誤解之處便應及時解釋清楚，但若情況屬實，則可找到改進方向。如果客人反映是正面的，即可作為日後推廣宴會業務的賣點。
