基本介紹
- 中文名：定崗定編
- 屬於：企業崗位管理一項基礎性的工作
- 標的落實：員工能力和數量的匹配
- 定編：適合企業發展的個人數量
定義,工作原則,實施要求,企業發展,定崗定編分析,工作流程,崗位原則,實施意義,工具模板,實施步驟,影響要素,
定義
定崗定編是處在不斷探討之中的一個問題。它並沒有一個固定的模式，只是各企業根據自己的情況在不同的時期運用不同的方法。
定編在這裡包括定員。所謂定編定員,就是採取一定的程式和科學的方法，對確定的崗位進行各類人員的數量及素質配備。定編定員是一種科學的用人標準。它要求根據企業當時的業務方向和規模，在一定的時間內和一定的技術條件下，本著精簡機構、節約用人、提高工作效率的原則，規定各類人員必須配備的數量。它所要解決的問題是企業各工作崗位配備什麼素質的人員，以及配備多少人員。
工作原則
以戰略為導向
強調崗位與組織和流程的有機銜接。以企業的戰略為導向、與提升流程的速度與效率相配合。並有明確的崗位和編制體質。
以現狀為基礎
強調崗位對未來的適應。一方面必須以崗位的現實狀況為基礎，充分考慮崗位價值發揮的基礎條件，另一方面，也要充分考慮組織的內外部環境的變化、組織變革與流程再造、工作方式轉變等一系列變化對職位的影響和要求。
定崗定編
定崗定編以工作為中心
強調人與工作的有機融合。充分考慮任職者的職業素質與個人特點；體現職位對人的適應，處理好崗位與人之間的矛盾，實現人與職位的動態協調與有機融合。
以分析為手段
強調對崗位價值鏈的系統思考。不僅是對職責、任務、業績標準、任職資格等要素的簡單羅列，而是要在分析的基礎上對崗位價值鏈上每個環節應發揮的作用的系統思考。包括該崗位對組織的貢獻，與其他崗位之間的內在關係，在流程中的位置與角色，其內在各要素的互動與制約關係等。
實施要求
定崗定編之前最重要的是要設定好企業的組織架構，其次還需要定責，定崗定編之後還需要定員，即定責、定崗、定編、定員。
定責：包括部門職責與崗位職責兩項內容，即明確部門及個人工作及責任範圍；定員：是在定編基礎上，嚴格按編制數額和崗位的質量要求，為企業每個崗位配備合格的人員。
定編是企業崗位管理工作的一個難點，難就難在對部門實際工作情況與需求的了解與理解；難就難在容易陷於因為缺乏理論方法則只能“拍腦袋”設計編制的誤區。
企業發展
定崗定編的基本依據是企業本身的發展戰略或業務目標，企業在特定的時期內，要完成什麼樣的戰略目標，構成了企業形成一切工作的中心，包括定崗定編。如果企業的戰略目標不清楚，或者根本沒有，企業里的一切工作都失去了方向和依據，包括定崗定編。這似乎是一個很淺顯的道理，但在實際工作中，又會經常遇到類似的情況：企業業務目標不明確、或者明確但不科學，在這種狀況下，定崗定編是無法進行的。勉強進行，也缺乏說服力。
定崗定編分析
定崗定編分析涉及人與事的關係、人自身的各方麵條件和企業組織機制及行業現實等要素。從而形成五個方面的狀況分析。
人員與事總量分析
人員與事的總量涉及人與事的數量關係是否對應，即有多少事要用多少人去做，這種數量關係不是絕對的，而是隨著企業的經營和當期生產訂單而變化的。無論是人浮於事還是事浮於人，都不是企業希望看到的結果。當前許多企業老闆比較煩惱的問題就是，一方面普通和技能性員工難招到，有事沒人做；另一方面又表現為內部管理人員人浮於事現象或缺少稱職的管理人員。
在分析出當期人力過剩或人力不足或兩者兼而有之的情況之後，應該更關注如何合理配置人力供給與需求。通常情況下，在人員短缺時，可考慮：
首先，應當考慮在企業內部調節，因為此方法不僅風險小、成本低，而且還可以使員工感到有盼頭、有機會，不過也要及時補充空缺。
其次，可考慮外部補充、招聘、借調、實行任務轉包等措施，在人員富餘時，注意利用多種渠道妥善安置，例如可通過內部轉崗訓練、縮短工作時間、遣散臨時用工、對外承包勞務、實行彈性工作制等。
人員與事結構分析
人員與事的結構是指事情總是多種多樣的，應該根據不同性質、特點的事，選拔有相應專長的人員去完成。企業內定崗定編的一個重要目標就是把各類人員分配在最能發揮他們專長的崗位上，力爭做到人盡其才、才盡其用。
因此，按照企業現有人員能力和特點進行分類，考察現有人員的使用情況，並列出矩陣表，從中可以分析組織架構內現有人力資源的實際使用情況和效果。如通過縱橫向分析（列出各職位對崗位的人數），找出當前人力資源實際使用率和尋找出造成實際上浪費的可能性。
根據人力資源矩陣可分析企業有多少名熟練工在做非熟練工工作，有多少技工在做熟練工工作；工程技術人員中，多少人在做熟練工種，多少人在做技工的工作；還有多少名專業管理人員處於半工作或不飽滿狀態。從而需要進行人力資源的調節，避免再出現從直接到間接的人力成本浪費。
人員與事質量分析
人員與事質量是指人與事之間的質量關係，即事的難易程度與人的能力水平的關係。事有難易、繁簡之分，人有能力高低之分．應根據每種事的特點、難易和繁簡程度，及其對人員資格條件的要求，選拔具確相應能力水平的人去承擔。這是因為，人力資源管理的根本任務是合理配置和使用人力資源，提高人力資源投入與產出比率。要合理使用人力資源，就要對人力資源構成和特點有詳細的了解。可以這樣說，人力資源是由個體人力和能力組成的，而各個人員的能力由於受到身體條件、受教育程度、實踐經驗等因素的影響而各自不同，形成個體差異。這種個體差異，要求根據能力大小、水平高低的差異安排在相應能級層次的崗位上，使個人能力水平與崗位要求相適應。
人與事的質量不符主要有兩種情況。第—種是現有人員素質低於現任崗位的要求；第二是現有人員素質高於現任崗位的要求。對於前者，可考慮採用技能性培訓或轉崗等方法來調節現有人員的使用情況；對於後者，就應考慮將其提升到更高的崗位擔任工作，以發揮他們更大的潛力。據伯特諮詢2004年所做的一些調查顯示，近年來許多企業人員招聘上普遍存在著“人才高消費”的傾向，即在招聘、選拔和晉升人員時，過分追求學歷條件，儘管這樣做會使得企業整體文化素質上有所提高，但能夠做到“量才”與“適用”，才是人力資源管理和開發的根本所在：更何況過分追求人才的“高消費”，其負面效應也就不可避免：
—是高才低用的浪費；
二是文憑低、實用性強的人才被扼殺；
三是“高不成”與“低不就”會增加人力成本；
四是還有可能造成內部人員之間的負面和不安穩等。
可見，只有適才適用和找到動態的衡量，才是最有效的人力資源管理方略。
人員與工作負荷狀況分析
人員與事的關係還體現在事的數量是否與人的承受能力相適應，使人力資源能夠保持身心健康，這是因為組織的各項活動是一個相互聯繫、相互依賴、前後焊接的有機整體，每個部門的人員配置都應與其所承擔的工作量相適應，使得工作負荷量與人力資源身心承受能力相適應。
比如，員工的勞動強度要適度，腦力勞動也要適度，工作時間也要適度，不能超過一定的範圍，既如何合理形成一種壓力與動力，又要保持員工的身體健康和保持和改善心理狀態。
在實際操作方面，若工作負荷過重應減輕工作負擔或新設一個崗位來分擔原崗位的工作；若工作負荷量不夠，則應考慮合併相應崗位或增加該崗位工作內容。無論是工作負荷過重，還是工作負符過輕，都不利於人力資源的合理配置和使用。
人員使用效果分析
人員與事的配置分析最終還要看對在崗位上的員工的使用情況，這是動態衡量人與事關係的重要內容。一般來說，人員使用效果經常用態度為基礎，績效的好壞與自身能力的強弱做比較。
在工作績效與能力的校對方面，可根據實際的資料（績效的好壞以及能力的高低），將人員使用效果（基本分析）為四個區間：
區間A：為能力高，績效好的情況；
區間B：為績效好，但能力低的情況；
區間C：為能力高，但績效差的情況；
區間D為能力低，績效差的情況。
在實操方面，應針對上述情況，採用不同的策略與改善方法。
首先，區間A的員工，是價值最高的員工，單位要留住他們，重用他們；
其次，區間B的員工，應在鼓勵他們保持原有的工作熱情的基礎上，通過培訓提高他們的能力，使其向區間A靠近；
再次，區間C的員工，應找影響績效的因素，努力幫助他們在今後的工作中提高績效；
最後，區間D的員工，應該關注他們是否還有可能改善目前崗位實績的可能，或通過培圳與評鑑重新調整崗位。
進行定崗定編狀況分析，是基於內部人員配置為著陸點。然而，在內部配置、調節都難滿足企業當前的實際需要時，就要進行外部招聘。可以說，外部招聘工作的關鍵在於實現所招人員與待聘崗位的有效匹配。這種匹配正是要求將應聘者個人特徵與工作崗位的特徵有機地結合起來，從而體現“即時能上崗”的硬道理，這更是人力資源管理所期望的結果。
工作流程
戰略目標明確後，並不意味著定崗定編就可以自動進行了。定崗定編的具體設計，還需要先理順工作流程。前面我們說到了“人、崗、事”之間的匹配，其中“事”是基礎。但做同樣的“事”採用的流程可以是很多的。不同的工作流程必然帶來崗位設定的不同。最佳化的流程可以給出最有效的崗位設定，而陳舊的流程很容易造成崗位工作的低效率。因此，定崗定編必然涉及的一項前提性工作就是“流程最佳化”。
一提到流程最佳化很容易被人們認為是一件複雜的工作。其實流程只不過是完成任務目標的方法和過程，它根據目標的繁簡程度可採用的最佳化方法和程度也可以不同。涉及企業總體變化的流程重整是一種最佳化，局部流程的小改小革也是一種最佳化。只要新的流程能夠使輸入大於輸出、是一個增值的過程，它就是一個最佳化的流程。我們把最佳化流程中的關鍵環節找出來，設定成崗位，賦予其職責，並根據該環節的工作量配置相應的員工數，定崗定編就能夠做到是科學合理的。
應從業務人員著手
企業的崗位數量有很多，特別是生產（或服務）流程複雜的大企業更是如此。事實上，在這些崗位中，最重要的是直接從事經營的崗位，它們是企業生存發展的核心部分，定崗定編應該首先把這些核心崗位搞清楚。
企業內各種崗位是具有一定比例關係的，定崗定編應把握這些基本的比例關係。一是直接與非直接經營部門之間的比例關係；二是直接與非直接經營部門內部各種崗位之間的比例關係；三是管理崗位與全部崗位之間的比例關係。各種非直接經營崗位的確定雖然要依據其各自最佳化的工作流程，但也必須考慮它們與直接經營崗位之間的比例關係。這些比例關係是眾多的企業在長期的經營管理過程中逐步形成的，是大家工作流程不斷最佳化的積累。有些已開發國家的政府部門經常對各行業的關鍵指標進行統計並公開發布，其中包括企業崗位情況的統計。
崗位設定的常用形式
定崗定編中的“定崗”也即是崗位設定工作，在具體設計中可用的形式有很多，歸結起來常用的有三種：基於任務的崗位設定、基於能力的崗位設定和基於團隊的崗位設定。
1）基於任務的崗位設定
即是將明確的任務目標按照工作流程的特點層層分解，並用一定形式的崗位進行落實。這種做法的好處是崗位的工作目標和職責簡單明了，易於操作，到崗者經過簡單培訓即可開始工作。同時，它也便於管理者實施監督管理，在一定時期內會有很高的效率。在這種形式下，企業內部的崗位管理主要是採用等級多而細的職等結構，員工只要在本崗位上做到一定的年限而不出大錯就能被提級加薪。但這種崗位設定的缺點是只考慮任務的要求而往往忽視在崗者個人的特點，員工個人往往成為崗位的附庸。這種形式在機器化大工業時代顯得十分突出：操作工在長長的流水線旁日復一日不停地重複同一種動作，時間一長，員工的積極性往往會一落千丈。此外，由於任務目標是可以量化的，所以這種崗位設定的具體編制也可以用人均勞動生產率（或人均利潤）等量化指標具體地計算出來。
定崗定編
定崗定編2）基於能力的崗位設定
基於能力的崗位設定是將明確的工作目標按照工作流程的特點層層分解到崗位。但區別在於崗位的任務種類是複合型的，職責也比較寬泛，相應的對員工的工作能力也要求要全面一些。這種設定的好處是崗位的工作目標和職責邊界比較模糊，使員工不會拘泥於某個崗位設定的職責範圍內，從而有發揮個人特長的餘地，進而使企業具有應對市場變化的彈性。在這種形式下，企業內部的崗位管理常常採用的是“寬頻”管理，即各崗位之間的等級越來越寬泛。
許多美國企業內部從上到下只有6個等級，各等級內的各崗位其職責分工沒有明確的界限，完全根據市場的變化來調整企業內部各崗位所承擔的具體任務。由於員工個人的表現難以像基於任務的崗位設定那樣簡單明了，所以這種形式會要求賦予直接管理者更大的責任，由直接管理者對下屬進行決斷、監督和評估。但另一方面，它的缺點也會因為員工的靈活性加大而帶來工作成果的不確定性上升。同時，由於對員工的能力要求高，勞動力成本和培訓費用也會相應增加。這種形式在第三產業占主導的時代很顯著：許多第三產業的行業是高度依賴於人的。在這些行業中，員工的能力和工作積極性對工作任務的完成有著很大的影響力，如金融、保險、諮詢服務、超市零售等等。因為在這種服務性的行業中，具體崗位所承擔的任務在許多情況下是要求完成一個過程、是難以量化的，所以這種崗位設定形式往往不規定一個具體的編制數，而是用一定的人力成本預算來進行控制。
3）基於團隊的崗位設定
則是一種更加市場化、客戶化的設定形式。它採用以為客戶提供總體附加值（總體解決方案）為中心，把企業內部相關的各個崗位組合起來，形成團隊進行工作。它的最大特點是能迅速回應客戶、滿足客戶的各種要求。同時，又能克服企業內部各部門、各崗位自我封閉、各自為政的毛病。對在崗者來說，在一個由各種技能、各個層次的人組合起來的團隊中工作，不僅可以利用集體的力量比較容易地完成任務，而且可以從中相互學到許多新的東西，也能經常保持良好的精神狀態。顯然，它是一種比較理想的崗位設定形式。但是，這種形式對企業內部的管理、協調能力要求很高，否則容易出現打亂仗。它的套用還不夠普及，更多的是在那些“項目型”的公司中套用，如軟體設計、系統集成、諮詢服務、中介服務、項目設計、工程施工等等。這種崗位設定形式的人員確定往往也是採用根據客戶要求特點進行組合的方式。在人力成本方面也往往採用預算控制法。
崗位原則
1. 崗位設定的數目應符合最低數量原則（基層職位通常為“雙數”）
2. 所有崗位要求實現最有效的配合原則
3. 每個崗位能否在企業組織中發揮最積極的作用原則
4. 每個崗位與其他崗位的關係是否協調原則
5. 崗位設定是否符合經濟、科學和系統化原則
許多企業的困惑是各部門都喊人少，結果造成人員總數越來越多，人力成本不斷加大，但企業的效率卻沒有提高。因此，企業希望找到一種辦法來有效地控制員工總數。企業往往是將這個任務交給人力資源部去負責。這種只靠人力資源部門進行單方面控制，而其他部門缺乏自我約束的做法是難以奏效的。
最後，定崗定編的硬約束是人力成本投入。企業的人力成本投入在一定時期內總是有限的。在投入有限的情況下，崗位和人數的有限性是不言而喻的。人力資源管理要做的是，在一定時期內，如何運用有限的資本投入獲得任務目標、工作崗位和員工人數三者之間的最佳組合。
實施意義
定崗的過程就是崗位設計的過程。崗位設計也稱為工作設計，是指根據組織業務目標的需要，併兼顧個人的需要，規定某個崗位的任務、責任、權力以及在組織中與其他崗位的關係的過程。它所要解決的主要問題是組織向其成員分配工作任務和職責的方式。
崗位設計是通過滿足員工與工作有關的需求來提高工作效率的一種管理方法，因此，工作設計是否得當對激發員工的工作熱情、提高工作效率都有重大影響。
崗位設計把整個業務戰略和業務目標分解到每個員工的層次。如果在系統或流程的變革中沒有對崗位進行相應的改變，這種變革注定不會成功。
崗位設定是一項系統工程，沒有決心去排除干擾、堅決實施，將難以成功。
定崗定編的積極意義在於可以幫助企業進行人力資源規劃、預測，以便更好地幫助企業實現其業務目標。由於人的主觀能動性是難以預測的，所以，在任何時候，定崗定編都不可能是絕對準確的，只可能是一種參考。
其次，由於企業所處的環境及其各種條件變化越來越快，在某一時間段上做出的定崗定編只可能在本時間段內有意義。一旦某些因素產生新的變化，它必須跟著進行再調整。
許多企業的困惑是各部門都喊人少，結果人員越來越多，但企業的效率卻沒有真正提高。因此，企業希望找到一種辦法來控制這些部門的人數。
工具模板
定崗定編是企業所有部門的事，而不是人力資源一個部門的事。因此，企業需要的是一個大家在人員方面都能進行自我約束、自我控制的機制，而不是一套硬性的定崗定編的規定。
根據和國際相關的研究單位研究發現，企業的定崗定編沒有一個絕對的固定模式，它需要結合企業的競爭優勢和業務模式來確定。並受到三個主要方面的影響：技術的先進性，成本的降低以及競爭，其中，引入先進技術影響企業內部的運營/工作/管理流程的變化，進而影響組織內部崗位設計。成本的降低是由於企業面臨競爭壓力而帶來的，企業需要在現有工作模式和工作量基礎上儘量減少雇用人員的數量以實現運營成本的降低，因此人員編制數量越少，對企業的財務貢獻越大，這裡就形成崗位編制設計的需要。
在實踐中，定崗定編設計卻不是一帆風順，多數企業定崗定編還是依靠拍腦瓜和經驗感覺獲得，缺乏理性的依據和提煉。
定崗設計的目標就是實現企業運作效率最大化，定編設計的目標是實現人工成本最低化為了實現這這個目標，企業分別要做兩個系列的量化分析工作。在崗位設計方面需要進行工作流程/價值鏈的分析、工作路徑的分析、核心競爭力的分析以及服務效率的分析。在編制設計方面進行工作角色的分析，實際工作時間的分析(例如實際完成任務時間和準備時間)、任職者能力分析、工作量等分析工作。這些工作順利完成之後，可以提出一個對現階段工作有指導意義的定崗定編計畫，其中包含一系列測算公式，以利於企業隨著任務的變化而及時調整人數和崗位。
實施步驟
(二)公開報名。符合定崗基本條件的人員，根據各職位的任職條件要求，自行申請擬任職的職位。
(三)資格審查。各單位依據定崗人員基本條件對公開報名人員進行資格條件審查。
(四)考核考試。各單位可採取述職、答辯、情景模擬等測試方法，對擬定崗人員履行職位職責所必備的基本知識和能力進行必要的考試考核。
(五)民主測評。各單位在一定範圍內對擬定崗人員進行民意測驗，聽取民眾意見。
(六)決定任命。發放聘任書，並簽訂崗位責任書和勞動契約。
影響要素
影響企業定崗定編的基本要素有以下幾個方面：
1．企業戰略遠景、使命：
採用不同的競爭戰略，需要設計不同的業務組合方式，並配置相應的資源，如組織協調權利、人員配置等，聯通以前曾實施的大運維管理模式就賦予了運維部門較大的協調權利，而目聯通側重與移動業務的戰略目標也給予移動相關部門以相當的支持。
2．組織架構：
戰略目標的實現，需要相應的組織機構予以支持，如部門職能的設計，管理的幅度，權利的架構等等，聯通是通信運營商中第一個設立大客戶部門的，這種設定的目的即為了集中力量搶奪高端用戶。
3．業務流程：
業務流程包括技術流程，業務流程，監控流程等等，流程的設計與企業整體運行效率，與企業的定崗定編具有較大的關聯，工作流程的科學合理，避免因人設崗現象。
4．信息系統：
流程方法
崗位設定的分析流程與方法是從定性判定：部門職能分解---崗位設定依據與目的---崗位與部門職能的匹配;到定量判定：崗位結構、工作量、工作強度等合理性分析;崗位設定的原則性要求以及風險控制、人員激勵等特殊性要求;考慮崗位與流程的匹配、與人員的匹配問題。
