培訓學校管理系統

教育培訓行業發展極為迅速，細分市場以及培訓方式呈多樣化發展。同時，行業內併購整合不斷加劇，因此給教育培訓機構管理者諸多挑戰。面對市場競爭和內部最佳化管理的需求，各類教育培訓機構迫切需要用信息化手段來提升管理水平，增強競爭力。教育培訓機構屬於典型的現代商業服務業，其業務流程複雜，數據實時性要求高，課程多變，收費複雜，潛在學員群體廣泛，傳統的學校管理軟體，教務、教學管理軟體以及CRM管理系統很難滿足學校需求。

基本介紹

• 中文名：培訓學校管理系統
• 外文名：Training School Management System

系統背景

這已是一個貌似不學習就容易產生“學習焦慮”的時代，加上受新的職業生活挑戰，崗位競爭壓力影響，越來越多的人開始通過參加各種培訓來提升自己。隨著知識經濟的快速發展，中國教育市場呈現出良好的增長態勢。根據教育部《全國教育事業發展統計公報》，未來5到10年，中國教育培訓市場潛在規模將達到8000億元。全國培訓機構大概有十萬家，並呈現出品牌教育綜合化、專業教育機構連鎖化、融資機構併購趨勢化等特點。

大多數家長都認為，不能讓自己的孩子輸在起跑線上。所以，近年來最為炙手可熱的早教培訓機構層出不窮，林林總總，參差不齊，行業之間的競爭亦越來越激烈。數量激增的階段過後，早教培訓市場當前正面臨著大浪淘沙、優勝劣汰的局面。教育培訓行業屬於典型的服務業，具有業務流程複雜，數據實時性要求高，課程多樣，潛在學員群體廣泛的特點。管理者面臨著招生難、管理難、服務難等問題。

面對眾多教育培訓機構的諸多難題，學校管理系統成功地推出了行業解決方案——培訓學校管理系統。憑藉高效的行銷手段、完整的培訓體系、全面的客戶服務、智慧的管理模式，以及便捷的協同辦公幫助這個行業排除困難，創造最大的價值。

培訓學校管理系統是針對培訓學校的管理和教學特點而設計的高效協同工作平台和優秀的綜合管理系統。系統融入先進的協同管理理念，運用領先的網路技術，切實有效的解決培訓學校管理中的關鍵流程，把日常的財務、教學、招生等信息在學校、部門、個人之間進行及時高效、全程共享的溝通和處理。

系統介紹

辦公事務

辦公系統提供學校常用的功能：個人事務、辦公事務、辦公管理、內部論壇、公文管理、工作計畫總結、協同辦公等功能模組。學校可以根據自身實際情況選擇所需要的功能來組建辦公系統，可自行增加和修改學校辦公系統功能模組和組織機構，同時學校也可以通過辦公系統處理髮文收文、上傳下載檔案、傳送重要請示、查看學校車輛、安排會議、通知及資訊信息、發布通告、等學校日常事務。

市場活動

可以記錄市場活動明細，讓機構投入活動有據可依；優秀活動可供後續開展活動者引用參考，對市場活動評估，預計成本，預計收益，活動審批；以及通過市場活動帶來的潛在學員，銷售訂單，有效學員數據合理的分析市場活動價值，投入產出比重，讓市場活動價值最大化，統計分析市場活動價值，讓企業投入回報最大化。

潛在學員

通過諮詢學員數據，對潛在學員意向分類，數據自動通過CRM分配給相應的招生負責老師；持續對潛在學員進行回訪，記錄回訪情況，分階段性跟進，同時對下次回訪時間、內容安排做智慧型提醒；市場主管可對潛在學員到試聽、體驗課轉換比例進行智慧型分析，達到提升業務水平，評估課程質量，改進授課內容，提高學員整體轉化率。各崗位職責老師對潛在學員的管理一目了然。

收費管理

自動計算課程、教材費用，列印統一學校票據，高效、規範；支持教學教具二次出售，列印票據；對贈品管理納入進銷存系統，有效控制贈品發放情況；收費性質，支持學生一次繳納多期學費，對學生費用進行折扣；老生推薦新學員支持對老生獎勵；可進行特殊收費，學員可預交定金，書費預留班次、座位；還支持費用減免，廣告、宣傳單等其他活動報名學費優惠減免；一卡通系統還可使用餘額支付、積分沖抵；支持銀行轉賬收費、POS機刷卡收費、現金收取；

學員管理

根據條件將學員信息分配到相應部門人員，提高團隊協作效率；記錄補充學員信息，學員信息備檔，保證學員資料的完整性；對付費學員的課程安排，考勤、扣費；學員可以靈活轉班、插班、休學、退學、自動續班等等，靈活變更相應課程及管理方式；

教學管理

記錄班級詳情，排課信息，關聯所有班級學員，所有書籍，日常班級課程考勤；課程管理，記錄教師上課明細；學員教師評價，在每堂課後記錄學生課堂表現；家長反饋，老師給家長回訪，記錄家長反饋信息。

財務管理

報名費、書費、課程費、定金等費用信息，通過學員的基本信息關聯所有費用信息，銷售契約，開課時間，課程總數；退費信息管理，學員中途退學，按照契約編號，契約金額，已上課程數，自動計算出剩餘課程數和退費金額；轉班信息管理，學員中途轉班，自動結算差價；付款方式管理,通過記錄付款方式整合資金來源，讓每筆收入都有據可依。

契約管理

契約信息管理，將契約編號，契約類型等詳細記載，對應上課考勤、付款信息，確保各項信息有據可依。

智慧型分析

學員來源分析，統計分析每項市場活動價值；班級學員結構分析，為課程研發提供重要信息；分析教師上課質量，合理安排課程；統計學員人數，合理安排機構資源。梳理體驗課安排表，增加潛在學員粘度；通過家校通系統學生、家長對教師、學校服務水平進行線上調查，收集數據後做出分析報告；轉化率、續費率、續費、插班、轉班、流失、財務對比等等各項數據自動生成各種樣式報表，按需索取。

一卡通套用

學員一卡通套用，主要用於學員身份識別，考勤、扣費等記錄學員特徵信息，形成校區範圍內的數位化空間；規範管理，提高管理效率，卡通系統和學校的教務、教學、財務等校內各部門對接，規範了校務管理，減少了資源浪費和重複建設，促進各部門之間的協同工作；增收節支，為高校創造經濟效益，一卡通系統身份識別和電子支付兩大功能的同時實現，可以確保只有及時交納學費學員才能享受教學資源防止惡意拖欠學費，系統實現了財務統一管理，提升學校品牌形象。

系統功能

全局管理

校長如何監督工作過程，控制結果？

培訓學校管理系統可以幫您做到些什麼？

校長一天要通過電話、會議、郵件、口頭等方式處理學校財務、教學等多項工作，同時又要通過以上方式經手很多的審批工作，我們做過一個調查，校長對他一天的工作能夠回憶起多少，又能夠知道哪些工作的執行效果？結果讓人感到意外，在沒有培訓學校管理軟體幫助的情況下，大多數校長只能回憶其中的60%。

1.校長不能完全記錄所有工作，無法全面詳細的掌握學校各項事務。

2.缺少監控機制，校長無法監督工作執行過程，不能保證工作執行後能否取得預期效果。

3.各項工作逐級傳遞至校長，回響速度緩慢，如果某個工作環節出了問題，往往校長是最後一個知道的，嚴重影響學校經營發展策略。

解決方案

1.培訓學校管理系統可以記錄學校發生的所有事件，校長可隨時查詢、審批。

2.培訓學校管理軟體可以幫助校長校長隨時掌握每個員工的工作狀態、工作執行結果，並監控過程變動。

3.培訓學校管理系統實現多層信息實時互動,確保校長及時獲取最準確的信息。

財務管理

大部分培訓學校的校長採用與收費人員定期對賬的形式掌握學校的財務狀況，這種方式回響時間緩慢，一旦賬目出錯將會耗費大量的時間而影響正常的工作；分校的存在，把這個問題放大，校長為確保分校財務安全，不得不投入大量的人力成本和時間成本。

1.財務信息管理雜亂，數據量大，查詢、統計需花費大量時間。

2.校長依賴於聽取財務人員的匯報，監督監控機制不完善。

3.由於空間、時間的限制，校長對分校財務管理難度加大。

解決方案

1.通過培訓學校管理系統，可以輕鬆的記錄學校所有財務事件，便於查詢和統計。

2.有了培訓學校管理系統，所有財務統計報表自動生成，校長可以隨時查看學校的損益情況，掌握每天現金和銀行賬款流動情況，培訓學校管理系統強大的監控功能夠確保收費過程萬無一失，校長能放心的把主要精力投入到學校的發展運營，謀求更大發展。

3.有了培訓學校管理系統，校長不再受空間、時間的限制，對分校運營、財務信息了如指掌，為分校管理節省了大量的電話、傳真、會議等管理成本及人工成本。

領導管理

校長如何對當前形勢做出準確分析，為學校制定最合適的發展策略？

培訓學校管理系統為您提供了豐富的強有力的決策依據。校長每天忙於處理各種財務、教學事務，由於職能分工通常是校長一個人思考學校發展的問題，在學校經營策略的制定上缺乏足夠的支持。

1.在學校管理、發展的問題上，很少有人主動為校長出謀劃策。

2.校長需要投入大量的精力，去獲取有價值的經營統計信息，而很多校長忙於日常事務，常常感到力不從心。

解決方案

1.培訓學校管理系統為校長自動生成大量有關學校運營的數據、圖表統計，為校長謀劃學發展提供強有力的策略支持。

2.培訓學校管理系統可以預測學校下一階段收入，校長可以據此合理安排學校下一步的工作，跑在時間的前面。

3.培訓學校管理系統幫助校長通過會議、bbs等方式聽取員工的反饋，從中篩選出對學校發展有價值的信息。

教學管理

面對眾多學校的競爭，如何展示自己學校在教學中的優勢？

培訓學校管理系統在這方面可謂一枝獨秀，培訓學校管理系統帶給您的是一條全新的教學管理思路。所有培訓學校都清楚的意識到，高質量的教學是獲得學生家長口碑宣傳的基礎，但是所有的培訓學校都在提高自身教學質量，各學校之間差距不大，即使有強大的品牌支撐，亦不能將教學優勢盡顯，培訓學校之間的差距主要反映在教學流程的管理和服務質量的監督。

1.培訓學校教學管理水平的提高不能完全依賴教師，急需全面改善教學流程。

2.培訓學校的學生信息眾多，查詢繁瑣，處理流程複雜，難以掌握每個學生的信息。

3.培訓學校專業、微笑的服務是吸引家長、令家長滿意的重要法寶。

解決方案

1.培訓學校管理系統全面改善學校整個教學工作流程，使繁瑣的課程管理，班級排課，學生選課、交費、續費、欠費、退費，學生插（轉）班，學生考勤等問題得到完美的解決，大大縮短各個流程處理時間，並實現教學與財務、行政等信息互動套用。

2.培訓學校管理系統可以記錄所有學生資料及歷史信息，查詢快速方便，良好的預警機制可以避免因學生欠費造成的損失。

3.培訓學校管理系統幫助教師制定教學計畫、工作總結，並通過教學主任的監督，確保每個教師的教學質量，嚴格控制學生流失率，為學校獲得口碑宣傳的基礎。

培訓學校管理系統幫助前台老師面對家長諮詢時能夠輕鬆、專業的為其服務；培訓學校管理系統的簡訊群發功能可以在節日向家長發出問候，大幅度提升學校形象，積累良好的口碑；培訓學校管理系統通過記錄、分析家長反饋信息，努力使學校服務日趨完美。

人事行政管理

校長如何充分調動各職能部門的積極因素，最大的發揮員工作用？大多數培訓學校採用逐級管理模式，信息在層層上報中扭曲變形，回響時間緩慢，教學、行政各自獨立進行，工作協同性差。

1.培訓學校傳統的逐級管理模式下，部門之間缺乏溝通，人員職能隨之模式化，應變能力差。

2.培訓學校缺少協同工具來實現跨部門信息對稱和反饋。

解決方案

1.培訓學校管理系統實現了動態的網路化管理，提高了各職能部門的協同辦公效率。

2.培訓學校管理系統中教學、學生、庫存、財務統計、教師績效等多層信息互動套用，完成某一項工作的同時，與之相關的工作自動隨之完成，節省了大量的勞動力，從而利用這部分勞動力為學校創造更大價值，例如：在培訓學校管理系統系統下，學生交費購書的同時教材出庫記錄自動生成，教師帶班上課的同時績效工資自動生成，發生收入支出的同時財務統計報表自動生成，等等。

文化制度管理

學校如何進行知識沉澱，保障制度規範執行？

培訓學校的文化、制度普遍缺乏有效的統一管理，而學校制度的執行常常涉及多個環節，常常因中間環節的延誤使重要工作變成不得不立即處理的“緊急情況”，最終導致“打破常規”的違章處理情況大大增加，使學校處於失控狀態。

1.培訓學校現行的文化、制度的分散管理容易造成重要信息的丟失，不易共享學習。

2.培訓學校員工對學校制度的認識不夠，停留在入職培訓時見過所謂的“制度”。

解決方案

1.培訓學校管理系統通過統一的文化、制度管理，保證學校重要信息安全，培訓學校管理系統重視知識的共享，積累學校文化。

2.培訓學校管理系統完善了學校的組織架構，強調協同管理，使學校井井有條的運行。

員工管理

如何保證每個人合理安排工作，確保工作執行效果？大多數培訓學校現行的管理模式下，員工缺乏時間管理和自我管理觀念，造成工作效率低下，工作執行效果差等問題，而這些問題帶來的負面影響又很難去量化。

1.員工缺乏個人時間管理工具輔助建立新的工作習慣。

2.員工缺乏計畫管理工具協助完成未執行工作，難以實現培訓學校各職能部門之間的相互監督。

解決方案

1.通過培訓學校管理系統，學校每個員工可以制定自己的工作計畫、日程安排，系統每天自動預警，以協助其建立良好的自我管理習慣。

2.通過培訓學校管理系統，校長及中層管理人員可以隨時監督每個員工的工作執行情況，確保預期工作效果。

市場招生管理

學校如何充分挖掘資源，達到效益最大化？培訓學校主要通過口碑宣傳、廣告、派發dm單、網站等來獲得生源，同時，由於大部分培訓學校對潛在生源的挖掘力度不夠，造成大量的生源浪費。

1.大部分培訓學校不設市場部，通過前台諮詢人員來做市場招生工作，常常不能對潛在生源長期跟進，市場工作缺乏計畫性和持續性。

2.培訓學校對市場的調查、分析嚴重缺乏。

解決方案

1.培訓學校管理系統為學校提供非在籍學生管理功能，全面的計畫、執行和記錄市場活動，培訓學校管理系統幫助培訓學校最大限度的挖掘生源，實現效益最大化。

2.培訓學校管理系統為校長提供豐富的市場活動資料與數據統計，量化市場部的工作績效，為進行市場策劃提供了強有力的支持；培訓學校管理系統集成了簡訊群發功能，可以幫助培訓學校進行簡訊行銷。

3.培訓學校管理系統為學校提供電話錄音系統，將招生老師和學員、家長通話進行錄音，為招生老師溝通、談判技巧進行分析，從而提高學校整體學員轉化率，減少生源流失。

4.培訓學校管理系統為學校提供電話來電彈屏系統，學生、家長來電電腦自動彈出該學員信息，減少招生老師查詢詢問的過程，減少招生接線人員工作量，提升學校整體形象。

5.學員數據安全。系統不允許招生老師對學員信息數據進行，貼上、不複製、拷貝、導出，只可對數據進行增加、查看、維護。從而減少對學校造成的不必要的損失。

6.即時監管。招生主管、學校領導，可對招生老師情況、學員狀態實時查看，監管。可直接對招生人員進行績效考核。

電話呼入管理

1.學員信息線索登記。接線老師將學生基本信息，諮詢情況錄入系統，下次回訪或來電可查詢增加該學員情況，以及設定下次回訪時間，系統自動提醒。

2.學員信息同步。同一諮詢學員，系統可自動判重並調出該學員信息，給予接線老師參考，解決同一學員多校區、多位招生老師諮詢出來溝通情況不一致的問題。信息所有校區同步，避免招生老師和學員溝通不一致的情況，提高學員轉化率，以及學校整體形象。

電話呼出管理

1.學員信息線索批量導入：系統支持對自有學生線索數據批量導入。

2.數據分發：招生老師可根據選項對學員數據有選擇的請求分發或者由招生主管對數據制定派發。

3.請求協助：招生老師如遇自己溝通不了的學員系統支持將該學員請求招生主管或其他同事協助溝通。

4.離職轉移：招生主管可將離職員工學員數據資料轉移到指定員工賬號。