基本介紹
- 中文名：公關檔案
- 外文名：PR file
分類,對外檔案,內部檔案,公關檔案的特點,
分類
對外檔案
對外檔案是指企業對外新聞發布會用的新聞通稿（Press Release/News Release）、展覽展示會用的公司宣傳材料(Prospectus/Presentation)、公益活動用的宣傳稿件、慶典禮儀活動、會議宴會等場合的各種致辭（歡迎辭Welcoming Speeches、告別辭Farewell Speeches、開幕辭OpeningSpeeches、閉幕辭Closing Speeches、答謝辭Thanking Speeches、祝賀辭Congratulation Speeches、節慶致辭Celebrating Speeches、就職辭Inaugural Speeches等）和商務演講稿(Business Speeches)等。
內部檔案
內部文稿指企業內部交流用的各種文函（Internal Communications），包括備忘錄（Memorandums）、議事日程（Agenda）、會議記錄（Minutes）、面談記錄（Notes on Face-to-Face Conversations）、電話跟蹤確認函（Telephone Follow-Up Letters）等。隨著國際化的進程和企業規模的日益擴大，企業內部檔案使用的頻率越來越高。因此，為了提高企業效率，各個企業都對其內部的各種文稿作了統一的規定，這主要是以各種類似表格的形式體現出來的。
公關檔案的特點
（1） 公關檔案體現強烈的公關意識。一是形象意識。即對在公眾中樹立企業良好形象，提高企業知名度、美譽度的追求和願望。二是傳播意識，即對輿論的重要性有充分的認識，樂於讓企業向公眾全方位開放，讓企業的信息藉助公眾媒介公開地、廣泛地傳播。三是服務意識，即樂意為社會服務，為公眾服務，為顧客服務。四是共存意識，即謀求互惠、合作，共同發展，創造和諧的、利於企業生存的環境。五是競爭意識，即充分認識企業間激烈競爭的必然性，積極參與市場競爭而不是消極迴避競爭，謀求公開的、平等的競爭，並對競爭加以科學的引導，誘發人的主觀能動性，爭取競爭的勝利。可以說，每一篇優秀的公關檔案，字裡行間無不浸透著這種意識。
（3）公關檔案往往富於創意。任何文章都不能是複製品，而應該有所創新。公關文稿則更需要獨具創意。作為實施公關方案的一種手段，也要求文稿體現策劃意識的獨創性，構思別具匠心。公關文稿的總體風格是平實的，但好的公關文稿平而不淡，實而不死，具有引人入勝的可讀性、趣味性和感召力。
（4） 公關檔案的語言莊重謙恭。公關檔案的語言要求莊重得體，謙恭有禮。公關文稿要求以情動人，動人的文辭必不可少。但這種感情應出自內心，要真摯、誠懇，公關語言應當是莊重的，而不應該是矯揉造作的。
