全宗指南亦稱全宗介紹、全宗說明，是以文字敘述的形式，較全面地介紹和揭示某一全宗檔案內容、成份及其利用價值的一種引導性檢索工具。
基本介紹
- 中文名：全宗指南
- 形式：文章敘述
- 別稱：全宗介紹、全宗說明
- 類型：全宗指南主要有三類
簡要介紹,類型及內容,類型,內容,全宗指南的編寫,全宗指南編制規範,
簡要介紹
全宗指南是以文章敘述的形式，介紹和揭示檔案館（室）所保存的某一個全宗檔案內容和成分及其利用價值的一種材料。全宗指南作用：可使有關的機關、團體和個人了解某一立檔單位的歷史，全宗的歷史，全宗內檔案材料的主要內容和成分，為科學研究和工作查考提供所需檔案的線索。也能夠幫助檔案人員熟悉檔案內容，更好地開展檔案的整理、鑑定、檢索、提供利用、編研、對外宣傳報導等工作，提高科學管理水平。
類型及內容
類型
全宗指南主要有三類：一是機關、團體、企事業單位全宗指南；二是聯合全宗指南與檔案匯集介紹；三是人物全宗指南。
全宗指南通常由全宗構成者沿革簡介、全宗檔案的內容與成份及有關輔助材料三部分組成。
內容
檔案館指南是全面介紹和報導檔案館及館藏情況的工具書，又稱為檔案館介紹。其綱目內容主要包括：
1、說明或序言
一般置於正文之前，主要是指明編寫指南的目的和意義、體系結構、材料的排列順序、指南的使用方法，以及編著的簡要過程等。同時還應概要地指出本館保存檔案材料的科研及歷史研究價值。為了節省篇幅。有的指南也可將檔案館概況，館藏檔案情況放在這部分簡明介紹。
2、目錄
即把指南的各個組成部分或章節的名目按一定次序排列起來，並指明其在指南中的頁次。
3、檔案館概況
主要內容是：檔案館的歷史沿革、隸屬關係、性質和職能、內部機構設定、歷任館長姓名、館舍情況、館址及聯繫電話、對外開放時間、利用館藏檔案的條件和手續，利用檔案的有關原則和制度，來館查閱檔案的程度和方法，閱覽室，目錄室的設備和檢索工具種類，以及本館所能提供的服務設施和項目。
4、館藏檔案概況
主要包括館藏檔案的特點、種類、範圍、數量、起止年度、產生檔案的歷史背景、館藏檔案的來源及其變化情況，檔案的管理狀況、完整程度以及所缺檔案的現藏地點等。
5、館藏檔案情況介紹
這是指南的主體和核心部分。指南的社會效果在很大程度上取決於這部分的編寫質量。一般是以全宗為單位按下述項目介紹：全宗的名稱、簡稱、全宗號、本全宗的檔案數量和起止時問、立檔單位的歷史與全宗的歷史簡況、檔案內容與成份簡介以及檢索工具名稱等。
6、全宗介紹的分類排列
綜合性檔案館保存有革命歷史檔案、舊政權檔案、中華人民共和國時期的檔案，應作為不同大類分開排列，在排列各類全宗介紹時，可根據歷史時期、全宗性質、機關隸屬關係、檔案的重要程度等特點，採取不同的排列方法。
7、館藏資料情況概況
即對館藏的各種公開和內部的資料、檔案匯集、本館編寫的各種參考資料和史料彙編、報紙、期刊、圖書等分門別類地作概要介紹。
8、索引和附錄
可將館藏檔案、資料介紹中敘及的人名、地名、機關等編成人名索引、地名索引、機關團體名稱索引等。另外，還可編制檢索工具一覽表，還可附錄有關的規章、制度等。
全宗指南的編寫
第一部分 全宗構成者沿革簡介
簡介主要包括：立檔單位名稱(含更改名稱)、組建情況、成立時間；地點、性質、任務、職能、隸屬關係、所轄區域；內部組織機構的設定及職能、主要負責人姓名及變化情況；經歷的重大事件、執行的特殊任務及機構變化情況等。
第二部分 全宗內檔案內容和成份介紹
這部分是全宗指南的核心，直接關係到整個全宗指南的編寫質量，編寫時應客觀、準確、真實、語言簡練、文字表達清楚、方便利用。
檔案內容和成份介紹主要包括：檔案的來源、產生時間、數量；檔案的內容、成份、可靠及完整程度；整理、鑑定、利用、編研情況；編制檢索工具的種類與用途；檔案是否遭受過損失或銷毀，受損原因，時間、受損檔案的具體內容，數量等。
對聯合全宗，應寫明劃分全宗時所定的綜合名稱。對檔案匯集介紹，則應說明編制匯集的時間、原因、結構、特點。對人物全宗，除要寫明人物的姓名、生平、年代、職務、社會地位外，還須揭示人物的社會活動、家庭主要成員、重要社會關係以及檔案材料的來源、數量、整理、利用等情況。
介紹的方式一般有以下三種：
①按問題介紹。以檔案內容為主線，把檔案內容分成若干問題，組成章節體系。每一問題要有確切的題目，題目下介紹屬於該題的檔案有關內容。主要適合按問題分類整理的全宗。
②按組織機構介紹。以組織機構為主線，把立檔單位的組織機構名稱作題目，按一定順序，分別介紹各組織機構的檔案情況。主要適合按組織機構分類整理的全宗。
③按檔案形成時期介紹。把全宗內的檔案按立檔單位工作活動的歷史階段立題介紹。主要適合於在不同時期機構、職能有重大變化的立檔單位所形成的全宗。
介紹的方法一般有以下三種：
①簡要介紹，即只綜合、概括性的介紹。這種方法一般適用於不太重要的全宗和不宜公開內容的全宗。
②詳細介紹，即對檔案內容和案卷逐一作具體介紹。這種方法一般適應於重要的而案卷數量不多的全宗。
③一般與重點介紹相結合的方法，即對有的檔案內容及案卷作綜合、概括性介紹，對重要的，能反映立檔單位主要工作職能活動和有特殊價值的檔案內容及案卷作重點詳細介紹。這種方法適用於大多數全宗。
第三部分 全宗指南的輔助材料
為便於全宗指南的使用，可編制一些輔助材料，如人名、地名索引，目錄、注釋，立檔單位和全宗歷史參考材料目錄等。輔助材料的編制應視具體內容而定，需要則編。
全宗指南編制規範
（中華人民共和國行業標準DA/T 14-94 國家檔案局1995年6月12日批准，1995年10月1日實施） 1 主題內容與適用範圍
1.1 本標規定1 本標規定了檔案局全宗指南的編制原則、結構和編寫細則。
1.2 本標準適用於綜合性檔案館，檔案室亦可參照執行。
2 全宗指南的編制原則
編制全宗指南應客觀、準確、真實、語言簡練、文字表達清楚。
3 全宗指南的結構
全宗指南是向利用者介紹和報導全宗構成者（立檔單位）及其所形成檔案情況的工具書。由封頁、正文、備註三部分組成。其結構形式如下：
封頁
正文 a.全宗構成者沿革
b.全宗內檔案情況簡介
c.全宗內檔案內容與成分介紹
備註
4 封頁項目
封頁項目包括：全宗指南名稱、時間、全宗號。
4.1 全宗指南名稱
4.1.1 全宗指南名稱由全宗構成者的名稱（全稱或通用簡稱）加“全宗指南”構成。
例：北京市計畫委員會全宗指南
4.1.2 中華人民共和國成立前形成的檔案在全宗指南名稱的書寫上應加限定詞。
例：1.國民政府教育部全宗指南
2.民國重慶市民政局全宗指南
3.民國政府（汪、偽）外交部全宗指南
4.禮部（清）全宗指南
4.1.3 中華人民共和國成立前的個人全宗，在人名後用圓括弧註明所屬年代。
例：1.端方（清）全宗指南
2.蔣中正（民國）全宗指南
3.馮玉祥（民國）全宗指南
4.2 時間
全宗內檔案檔案的其止年代，一般採用公元年表示，必要時可使用朝年或其它特殊紀年方式表示，亦可以其一為主，另一為輔，為輔者加圓括弧書於為主者正下方。
例：1.1928──1948
（民國十七──三十七年）
2.光緒三十二年──宣統三年
（1906──1911）
4.3 全宗號
本全宗指南所對應的全宗的編號
5 全宗構成者沿革簡介
全宗構成者沿革簡介由全宗構成者名稱、時間、主要只能、隸屬關係、全宗構成者主要負責人名錄、內部機構設定及其各歷史階段演變情況等內容組成。
5.1 全宗構成者的名稱
5.1.1 全宗構成者的名稱按全稱書寫，通用簡稱書寫在全稱後面的圓括弧內。
例：中共中央紀律檢查委員會（中紀委）
5.1.2 全宗構成者所有曾用名按時間順序書寫在全宗構成者的沿革中。
5.2 時間
全宗構成者沿革應結合時間撰寫,和下列內容有關的時間應反映在全宗構成者沿革中.
a.全宗構成者成立、合併、改組、更名和撤銷時間。
b.全宗構成者內部機構的設定及重要部門的調整、增設、合併、更改、撤銷時間。
c.全宗構成者上級主管機關變更時間。
d.其它所有反映全宗構成者重要活動的時間。
5.3 主要職能
5.3.1 全宗構成者的性質特徵。
5.3.2 全宗構成者的職權範圍。
5.3.3 全宗構成者的主要工作與任務。
5.4 隸屬關係
5.4.1 全宗構成者和其上級主管機關的組織關係、業務關係。
5.4.2 全宗構成者和其重要的直屬下級機關的組織關係、業務關係。
5.4.3 全宗構成者上級主管機關如有變更，應反映在全宗構成者沿革中。
5.5 全宗構成者負責人名錄
全宗構成者正副職負責人姓名、職務、任期時間。
5.6 全宗構成者內部機構的設定及其各歷史階段演變情況。
5.6.1 全宗構成者內部一級機構的名稱
5.6.2 全宗構成者內部一級機構正職負責人的姓名、職務、任期時間
5.6.3 全宗構成者內部一級機構的主要職能
5.6.4 全宗構成者內部機構中重要部門的增設、調整、擴大、合併、撤銷情況及內部一級機構在各歷史階段的變化情況。
5.7 其它
5.7.1 涉及全宗構成者的重大事件和對全宗構成者產生了重要影響的活動。
5.7.2 全宗構成者改組和撤銷的原因。
5.8 個人全宗
個人全宗構成者主要介紹其姓名、別名、生卒年月日、籍貫、職務、職稱、主要業績、榮譽稱號及簡歷。
6 全宗內檔案情況簡介
6.1 檔案的數量及保管期限
6.2 檔案的完整程度
6.3 檔案的利用價值及鑑定情況
6.4 檢索工具的配置情況
6.5 檔案的整理情況
7 全宗內檔案內容與成分介紹
7.1 檔案內容與成分介紹方式
以文章敘述的形式，按全宗內檔案的實際分類體系結合問題介紹。
7.1.1 按組織機構介紹：以組織機構分類的檔案全宗，按機構設類目分別介紹。
7.1.2 按問題介紹：以問題分類的檔案全宗，按檔案內容所反映的問題設類目介紹。
7.1.3 以其它體系分類的檔案全宗，應根據該全宗分類的特點結合問題介紹。
7.2 檔案內容與成分介紹的一般方法
7.2.1 檔案內容與成分介紹一般應使用綜合概括的方法介紹。
介紹內容包括：
a.反映全宗構成者基本職能和主要活動方面的檔案。
b.反映全宗構成者每個階段中心工作或特殊工作所形成的檔案。
c.涉及具有全國和國際意義的知名人物、歷史事件及具有地方特色和重要科研價值的檔案。
d.館藏年代久遠和特殊載體的檔案。
7.2.2 需要專門說明的檔案按下列方法介紹：
a.指明該檔案檔案的名稱、責任者和檔案形成的時間。
b. 列出該檔案檔案的檢索要素。
c.對其檔案檔案的內容單獨介紹。
7.2.3 一般性檔案介紹不使用引文，特殊性檔案介紹如需使用引文應符合下列條件和原則：
a.引文有助於闡述檔案的內容實質。
b.引用原文時不祥細轉述檔案中敘述的事實和事件。
7.2.4 和全宗構成者活動沒有直接關係的上級檔案不做介紹，必要時只做簡要交代。
7.2.5 控制使用的檔案在內容介紹上應從簡，並在全宗指南封頁上註明“控制使用”字樣。
7.2.6 檔案內容涉及國家機密應另冊介紹，一般只列題名，不做詳細介紹，並在封頁上註明密級或使用範圍。
7.3 人物全宗內容與成分介紹
人物全宗應按全宗構成者的活動特點，結合全宗內檔案材料的實際情況撰寫，介紹內容包括：
a.個人的傳記性檔案材料，著作手稿、題詞、日記、回憶錄。
b.來往信件及公務活動與社會活動中形成的檔案。
c.財產狀況與經濟活動的材料。
d.家庭親屬與主要社會關係的材料。
e.圖片、照片、錄音、錄象材料。
8 備註部分
8.1 本全宗指南的編制情況。
8.2 有關全宗內檔案的補充說明。
8.2.1 全宗指南中需加解釋的名詞、事件及問題。
8.2.2 全宗指南編制後，全宗內檔案增加、調整、遺失、銷毀等說明。
8.2.3 其它有關問題的說明。
