Google時代的工作方法

內容簡介

當今社會，節奏在加快，信息在飽和，到處都是超連結
你的時間和精力夠用嗎？你的辦公桌是不是經常亂七八糟？
你工作時注意力是不是經常分散？
你在工作和生活中是不是經常會顧此失彼？你是不是整天感到忙亂不堪？
現在的你需要的就是這一本書！
網際網路時代，哪家公司可以異軍突起，成為全球網際網路領域的標桿企業後，又做到了持續卓越是Google。
而在Google公司里，哪一個人可以把公司的信息、運營數據管理得有條不紊？那一定是Google公司的首席信息官。
《Google時代的工作方法》將為你展現的就是Google公司首席信息官高效的工作、生活管理技能，讓你能夠通過使用不計其數的新型數字工具和數位技術讓工作和生活從此井井有條，不再忙亂不堪。

編輯推薦

《Google時代的工作方法:如何解放你的大腦、發現你想要的、作對你想做的》將為你展現的就是Google公司首席信息官高效的工作、生活管理技能，閱讀完這本書，你就能像他一樣讓你的工作和生活不再混亂不堪。哪家公司可以異軍突起，成為全球網際網路領域的標桿企業，而且做到了持續卓越？那一定是Google公司。在Google公司里，哪一個人可以把公司的信息、運營數據管理得有條不紊？那一定是Google公司的首席信息官。

媒體推薦

《Google時代的工作方法》是一部開山之作，它引導你找到能適合自身獨特個性的問題解決方案。作者睿智、客觀，書中滿是切實可行的指導建議。

——《紐約時報》

道格拉斯·梅里爾的這本書簡直是個奇蹟：不長的篇幅，簡短的步驟，他闡明了在一個信息太多、時間太少的世界上，如何變得精明強幹、信心十足。　 ——《福布斯》

前言

什麼？又是一本有關組織的書？“不可能吧？”你或許會這么想。我的意思是說，世界上真的需要再出一本書，專講如何進行有序組織的嗎？沒錯。開始著手寫作本書時，我也在思考同樣的問題。那個時候，我是Google公司的首席信息官，該公司以“對全世界的信息進行有序組織” 為使命。那么，身處資訊時代該如何進行有序組織呢？顯然有人會認為，我必定有一些有用的真知灼見可以分享。當時我和同事（現在他是最棒的合著作者）吉姆·馬丁坐下來，拋開純粹的優雅客套，實實在在地討論“組織”這個主題。事實證明，我發現自己確實有很多新思想可以呈獻給大家。不過，首先請允許我打個小岔。想像一下這樣一幅圖景：一個瘦弱的男孩，留著短短的頭髮，戴著厚厚的眼鏡，靠著媽媽坐在一張深色的長木桌前面。桌子對他來說實在是太高了，他在座位上需要儘量坐得高一些，他的雙腿耷拉在下面擺來擺去。那是20世紀70年代夏日的午後，地點是美國阿肯色州鄉下小小的康韋鎮。外邊霧蒙蒙的，十分炎熱，一點兒生氣都沒有，只有蚊子飛來飛去。室內開著空調，非常涼爽。在這個悠閒的美國南方小鎮，儘管深夏時節的下午呈現出無精打采的景象，到處都是一派懶洋洋的樣子，可是那個男孩一點兒都不輕鬆，他的心跳得飛快。他媽媽對著乘法表，不厭其煩地教著兒子。母子二人這么做不是一次兩次了。練習做加法、減法和乘法，有時一做就是幾小時。在每年開學之前，這都是暑假期間的例行工作。要是了解這個孩子的家庭背景，你肯定認為他會是個數學奇才。他爸爸是物理學博士，他媽媽擁有兩個碩士學位。他的一個姐姐繼承父親的衣缽，正在攻讀物理學學位，另一個姐姐擁有中世紀英國文學學位。最重要的是，他哥哥是數學博士。然而，輪到這個小弟弟的時候，他在一個接一個的暑假裡苦熬，學習的竟然是簡單的乘法運算。他真是個失敗者啊！他自己總是憂心忡忡，生怕大家知道他不夠聰明，不夠優秀，要不就是擔心自己會給這個家庭丟臉。現在大概你已經猜出來了，我就是那個小男孩。或者說我曾經是——現在我長高了，留的頭髮也比那時候長了。不過，對於當年讓我憂心不已的秘密心事，我仍然記憶猶新。我學不好數學，是因為患有誦讀困難症，儘管當時不明所以。誦讀困難症是一種學習障礙，單在美國大約就有1000萬兒童受此困擾。由於誦讀困難造成數字顛倒，因而患者經常對數學感到頭痛。他們閱讀也很困難，因為該病症也會把字母弄顛倒。比起現在，人們當年對誦讀困難症的認知和診斷都要少得多，直到上了高中，我才認識到那是造成我學習吃力的根源。幸運的是，父母對我很有耐心，哥哥姐姐總是幫我完成作業。我學習一直很努力，後來也順理成章地在學業上取得了好成績。到最後，我也拿到了博士學位。大概你不會驚奇，我讀的是認知學學位——該學科研究人們如何學習，怎樣解決問題。我主修這個學科，是因為我想找到幫助那個男孩以及其他類似的孩子的辦法，讓他們不再對學習感到恐懼、難過、焦慮。通過研究我發現，人們教授數學以及其他學科的方式與我們大腦的實際運行機制相去甚遠。不管是否患有誦讀困難症，大多數人學不好數學都不是因為愚笨和懶惰，根本就是因為教學方式不對。事實上，按照大腦的運行方式來看，我們這個世界上絕大多數的組織結構方式都是錯誤的，這就導致有序組織變得極其困難。（關於這個問題，我會在第一章中深入解釋。）既然有這些學習障礙（最主要的是誦讀困難症），我這個滿懷恐懼的小男孩最終怎么能拿到博士學位，並且又當上Google公司首席信息官的呢？事實上，由於學習讓我很吃力，我就拿出很多時間去思考怎么才能避開學習障礙為我設定的種種制約。我努力開發學習技巧和系統方法以減輕大腦壓力，幫助自己僅僅關注那些真正需要學習的信息。無論什麼東西，我都不會認為那是理所當然的。我付出了額外努力，開發出組織信息的系統方法，最終順利完成學業。幾年後，幸運之神再次光臨，在我的職業生涯中，以前付出的努力又一次得到回報。我之所以受僱於G00gle公司，幫助G00gle“對全世界的信息進行有序組織”，部分原因在於自己曾經從一年級開始就實踐過同樣性質的工作。不可否認的是，那時涉及的信息量當然小得多。我把童年階段和整個成年時期都用於開發組織信息的系統方法，從中受益良多，學會了很多東西。由於大腦的內在制約沒有引起我們的重視，現在很多人在信息掌握方面是紊亂無序的，這可不是無足輕重的小事。我們也沒有找到解決這些內在制約的辦法。誦讀困難碰巧成為我的大腦弱點，不過事實上，人人都有某種形式的大腦局限。現以記憶為例。人的短期記憶一次只能記住5～9件事。由於沒完沒了的待辦事項不斷引起我們的注意，再加上一天到晚積攢起來的信息無窮無盡，我們總是忘這忘那，這就一點兒也不足為奇了。從一項任務轉向另一項任務，會把短期記憶中的既有內容排擠出去，也會讓事情更加複雜。人的大腦根本就不能同時應付多項任務，原因之一就在這裡。在作決定方面，我們的大腦同樣也不擅長，這真是很悲哀。比如說，我們作決定經常是建立在害怕失去什麼的基礎上，而不是考慮希望得到什麼。想想我們在特定時刻面對的許多選擇，也就難怪到一天結束時你會感到心累神乏。我們感到紊亂無序、壓力重重，大腦並不是唯一原因，當今世界上的很多組織結構方式也在拖我們的後腿。認識不到這一點，我們就會繼續圍繞陳舊過時的社會結構和根本錯誤的需求信念安排生活。譬如，儘管如今我們在很大程度上已經是信息經濟和服務經濟了，然而現在企業還是依靠原本用來組織工廠工人的時間表來安排經營運作。在當今時代，固守工廠式的時間表會帶來很大壓力，也會產生很多其他問題。孩子上學和放學時間是在很久以前規定的，當時之所以那樣安排，是為了不耽誤家長在田間勞作。確立我們生活作息所遵守規則的那個時代早就一去不復返了。在那個時候，計算機不是人們生活的中心；在那個時候，父母雙方只有一方工作；在那個時候，知識具有強大的力量；在那個時候，上下班一般都很便捷-一家居和辦公之間涇渭分明。啊，多好的舊時代呀！然而，時至今日，現行的社會組織結構還是指望我們有過剩的腦力，從而總是能夠想著孩子該在什麼時候接回家，門鑰匙放在哪，重要的行銷文案該在什麼時候提交以及需要誰來批准。我們對人的大腦和社會結構的認識方式與它們的實際運行機制之間存在嚴重脫節，再加上層出不窮的信息時時分散著我們的注意力，這是我們如今處於紊亂無序狀態的關鍵問題。上述問題還隱藏著這樣一個事實：如果有什麼事情搞錯了。我們承受的壓力就會直線上升。事實上，或許正是面臨的壓力促使你拿起了這本書。（順便感謝你閱讀本書。）壓力之下，可能會讓你去開列待辦事項的清單，而這個清單永遠也不見縮短。你可能會擔心沒有時間關心孩子的學習，你也可能會覺得總是落後於別人。讓我們正視這個問題吧。紊亂無序讓你感到重重壓力，重重壓力讓你舉措失當，舉措失當讓你承受更大的壓力，更大的壓力讓你更加失誤連連。這真是“惡性循環”的一個完美定義。我對這種惡性循環有所了解，，自己以前曾經陷入其中。吉姆和我開始寫作本書的時候，我正在調工作，換城市，找房子。那時我剛剛離開Google，出任百代唱片公司數碼事業部總裁兼新音樂營運長。由於消費者轉向數碼音樂，唱片行業面對複雜的技術和組織挑戰，正在苦苦應對。百代公司聘用我，部分原因就是希望我能幫助他們掌舵，應對這些挑戰。我對音樂和技術都很痴迷，這個挑戰讓我由衷地感到珍惜。不過，從矽谷搬到洛杉磯，也會讓我面臨很多其他的挑戰。到了新城市，我覺得自己連百貨商店在哪兒都不知道，更別提新公司是怎么運作的了。我以前給自己建立的系統方法和組織結構，現在也無法遵循了。突然之間，我又成了那個剪著短髮的男孩，感覺只有自己不懂，剩下一個人在苦學，本來應該很容易完成的任務，我還得熬夜解決。我感受到難以置信的壓力。幸運的是，我利用自己開發的組織技術，突破重重壓力，找到了一條出路。本書後續章節將會描述這些組織技術。因而可以說，誦讀困難症讓我在理解人們如何學習的問題上獲得了特別的優勢。人的大腦與社會結構時常跟我們作對，在認知科學領域的學習研究幫助我看清了其中的機理。憑藉這些知識和觀察，我逐步理解了辨別造成紊亂無序的根源的重要意義。不幸的是，對於這個問題，大部分討論組織專題的著作不是刻意掩飾，就是視而不見。本書並非如此。你為什麼不能像期望的那樣有條不紊，我希望本書能夠幫你理解箇中緣由，因為你很快就會看到，這其實不是你的問題。存在一種比你本身更強大的合力，讓你總有一團亂麻、支離破碎的感覺。其實你還遠未達到無能為力的程度，這是一個好訊息。在工作和生活中會遇到一些困難和挑戰，導致你效率低、壓力大，我將跟你分享克服這些困難和挑戰的經驗策略。我要討論的可不是怎樣有序組織衣櫃裡的衣服之類問題（這方面可能得你來教我）。我想分享的是在生活中組織安排任務和信息的技術，以便讓你以最低程度的憂慮、更高的效率、更好的效果來實現你的目標。類似地，我也不會提出一刀切的萬應靈藥式有序組織的概念。始終保持電子信箱為空？把電腦檔案按一層層的資料夾存放？使用電子方式傳送財務報表？假如生活中一直都是如此行事，那我將永遠生活在顛三倒四的狀態。事實上，即便這些辦法聽起來都像是很好的組織準則，但我不會去這么做。這不是因為我做不到，而是因為我已經找出了能夠更好地適應我們工作生活的組織方式。例如，在G00gle公司的多年工作履歷讓我理解了技術該是如何幫助我們進行組織，而不是把我們淹沒於每天洶湧而來的信息汪洋之中。我弄明白了技術是如何讓我們更有序、更高效，從而讓生活更輕鬆的，我也弄明白了技術是如何讓我們的記憶壓力減至最小，讓我們的大腦跟我們協調一致而不是處處作對，從而幫助我們減小壓力的。這就是我打算寫作本書的原因：與你分享自己開發出來的方法（有些方法需要利用技術，有些則不需要），繞開人的大腦、社會結構和個人局限強加給我們的種種制約而前進。幫你開發出服務於你自己的系統，讓你更有序、更成功、更輕鬆，這是我的目標。我想幫你停止從事明明是在浪費時間和精力而自己卻渾然不覺的那些事情。我還想幫你確定哪些是該做的事，以及哪些是不該做的事。通過了解、努力和更好的組織，你會發現自己進入了“良性循環”階段。每天下來，都會讓你增一分明晰，多一點心勁。帶著這份明晰、這些心勁，而不是重重壓力，從事樂趣多多的事情，工作效率會更高。本書的組織架構以下是本書的內容構成。在第一部分，討論的對象是你。你如何思考，你如何感覺，你所處的社會是什麼樣子，社會如何對你施加影響，你所受的制約是什麼，你該怎樣超越這些制約，你的真正目標是什麼，為實現這些目標你該如何進行組織。在第二部分，我會跟你分享自己歷年發展起來的有關有序組織的技巧、技術和策略：如何搜尋內容，如何組織信息，如何掌握所有的電子郵件、待辦事項、相關文檔和工作日曆。我也會為你指出一些令人驚嘆而又唾手可得的工具和技術，諸如智慧型電話和雲計算，我還會幫你找到使用這些工具和技術時適合自己的最佳方式。在第三部分，針對我們身處2l世紀的當今世界面臨的大大小小的挑戰，將會討論如何進行有序組織。我將幫助你學會如何把分散精力的情況減到最少，也會解釋為什麼沒有”工作生活兩不誤”之類好事。處理那些意料之外的事情，如何幫助你有條不紊地準備好體能和腦力，我將向你展示箇中機理——因為這些事情總是會不期而至。等你看完本書的時候，我希望你會為一個全新的開始作好準備，從此讓你的人生變得井井有條。那么就讓我們開始吧，好嗎？現在天氣晴好，沒有蚊蟲叮咬，我也保證不用讓你重背乘法表。要這些歌詞幹什麼？我著述寫作已經有很長時間了，這些著作形式不一，目標各異，而且閱讀對象也不盡相同。不過有個做法始終如一：多年以來，我都會以這樣或那樣的形式，把音樂穿插到著作當中。我熱愛音樂。無論什麼時候，只要有可能，我的人生演出都是以自己最喜愛的音樂為背景進行的。例如，在我寫作這些文字的時候，就正聽著平克·弗洛伊德樂隊演唱的《月亮的陰暗面》（Dark side of the Moon）。我還發現音樂可以減緩壓力，起碼就我而言是這樣。這是一本討論如何通過更好的有序組織來減輕壓力的著作，因此本書更要有自己的音樂，這是十分自然的事情。歌詞本身述說著它們自己的故事。不過，放在本書引用的上下文背景之中，我所選擇插入的歌詞只是些幽默風趣的詞句，這些詞句與我在書中闡述的觀點或描述的情形有某種關聯。有些時候，歌詞會說明或強化書中的論點。另一些時候，二者之間的聯繫表現在歌曲的題目、歌曲的，演唱者，抑或是歌曲本身產生的時代。不過，大部分情況下，歌詞都是在強調書本內容的情感場景——在我寫作你看到的這些文字時的感受。不管怎么說，這些歌詞總是會提供一個機會，讓你一窺我那個神奇樓閣——我對自己大腦的稱呼——的內部情形。或許這些歌詞也會激發你產生類似的情感。或許不會這樣。不管會不會，都請你在碰到歌詞引用的地方稍事停頓，看看會讓你有何感受。你可能會有意外的驚喜。

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