讓Excel飛

《讓Excel飛》是2012年出版的，由作者林書明編著的一本書籍。該書中凝聚了作者多年來關於如何利用Excel和Access提升個人生產力的獨特思考。

基本介紹

• 書名：讓Excel飛
• 作者：林書明
• ISBN：9787121177415 
• 頁數：396頁
• 定價：59.00元
• 出版時間：2012年8月
• 開本：16開

內 容 簡 介

宣傳語：掌握Excel精髓，讓我們隨心所欲。藉助Access,讓Excel飛！

這是一本關於如何有效利用Excel和Access提高職場效率的書。

本書共分兩部分，分別是“決戰Excel”和“讓Excel飛”。在第一部分，介紹了絕大部分Excel高級特性、Excel管理套用應避免的問題、Excel管理建模和報告自動化基礎，以及Excel與報告自動化等內容；在第二部分，介紹了Excel用戶需要了解的Access知識、Excel與Access的整合套用，以及打造精益辦公室等內容。

本書特點是注重實戰，結合各種管理場景，通過作者對Office技術的巧妙講解，幫助您成為職場中高效率的“懶人”，一個真正的“辦公室英雄”。

本書適合具有初步的Excel基礎，正在迷茫於如何進一步提高自己的Excel管理套用水平以及那些淹沒於茫茫的Excel孤立技巧之中，苦於未能掌握Excel精髓，不能舉一反三，未能達到Excel 自由套用狀態的朋友們。

作者簡介

林書明，MBA、微軟認證Excel專家、微軟認證Office大師，具有多年某知名外企各崗位工作經驗，深諳微軟Office商務效率提升之道。作者主要關注如何利用Excel和Access提升部門和個人工作效率。在本書中，作者將和您分享相關經驗，探討Excel和Access商務套用的無限可能。閱讀本書，您可能會感嘆，Excel和Access原來可以這么強！

前 言

學習Excel的最大動力是需求

許多年以前，我離開學校進入職場，在公司的培訓部門工作，我的職責之一就是管理和更新許多電子版的培訓資料。為了便於管理，我把所有的培訓資料整理成了一個清單放在Excel工作表里，並給每份培訓資料名稱設定了相應的超連結，這樣，當我單擊培訓資料名稱時，就能夠打開相應的電子檔案。

在我管理的培訓資料中，有很多是Excel格式的檔案。一天，有一個同事提出一個問題：“Excel檔案里有很多工作表，當我單擊超連結打開另外一個Excel檔案時，能不能自動跳轉到所連結Excel檔案中的某一個特定工作表呢？”那時，公司里大多數人對Excel的了解不深，這個問題一時難住了我，我首先想到的是編寫VBA代碼解決，後來才知道，Excel本身就具有連結到Excel檔案中某個特定的工作表的功能！

實際需求是學習Excel的最大動力之一，隨著不斷解決工作中遇到的各種問題，我逐漸發現，對於困擾用戶的絕大部分問題，Excel軟體早已給我們準備好了相應的操作，只是我們還不知道而已！

不久，我轉入了公司的商務計畫部門，新的工作中涉及大量的數據分析和處理內容，每天對著電腦進行重複的數據分析和處理，工作內容相當枯燥和單調，然而正是這種枯燥和單調的工作，使我想盡辦法探索一些捷徑來減輕自己的工作量和工作中可能出現的差錯。而在這種不斷的探索過程中，我逐漸感受到了工作的樂趣，甚至體會到了所謂“乾一行，愛一行”的哲理。

我所在的公司是一家從事半導體積體電路製造的大型跨國企業，每周都會有幾百萬個元器件的成品出貨；每一時刻，生產線上都同時加工著幾百種不同的產品，每種產品各自對應著不同的交貨日期；除此之外，每種產品對應著不同的加工步驟和加工設備；每種設備對不同產品有著不同的加工能力；每種設備的利用率各不相同；每種產品本身的良品率各異。

更為複雜的是這些參數，諸如，設備針對特定產品的單位時間加工能力，產品本身的良品率，設備的利用率，設備數量等，這些是和時間相關的並且隨著企業製造工藝的不斷改進和生產規模的變化而不斷變化的，這為我們準確地制訂生產計畫、設備投資計畫和直接生產人員需求計畫提出了不小的挑戰！

我所在的公司已經實施了某個知名的ERP系統，但是，現有的ERP系統生成的只是粗略的各種數據分析報告，遠遠不能滿足我們制訂各種具體的生產管理相關計畫時的精細化要求。

以前，在每周一早晨，生產計畫人員從公司的ERP系統中下載最新的包含有不同產品需求數量的客戶訂單數據，然後結合那些從公司不同數據源（內部網站或資料庫）中導出的各種隨時間變化而變化的生產參數，利用Excel，經過複雜而煩瑣的分析，計算出客戶訂單所覆蓋時間範圍之內設備的需求數量、原材料需求數量、直接生產人員需求量等數據，找出資源擁有量和需求量之間的差異，形成最終的分析報告，以便及時發現問題，協調相關人員提前加以解決，保證工廠在最大程度上滿足客戶訂單的按時交貨需求。

由以上描述可知，整個訂單分析過程非常麻煩，一般情況下，這項工作往往需要四五個人連續工作一整天，有時甚至要到第二天上午，才能得到一份還不一定完全準確的分析報告。我們可以想像，這對於快速變化的企業環境意味著什麼？！

幸好之前我對微軟Office各個組件有所了解，特別是對當時大多數人還不太了解的Access軟體也比較熟悉，再加上我對整個商務計畫部門業務流程的熟知，直覺告訴我：Excel和Access在改善商務計畫部門工作效率方面一定大有所為！事實證明，的確如此！

我用Excel和Access開發了一套產能分析工具，套用後，部門工作效率得到了極大提高：數據分析和處理的工作從五個人花費一天的時間減少到了一個人只需花兩個小時的時間，並且大大減少了人工分析可能引入的錯誤！

切實感受到Excel和Access在商務數據分析和報告自動化方面的巨大威力後，我開始有意識地對微軟Office軟體在改善工作效率方面的套用潛力進行了深入探索，重點關注於：如何以一個普通微軟Office軟體用戶，利用Office 各個組件，充分挖掘Office軟體的內置功能，提高個人和部門工作效率，進而提高整個組織的生產力！這也是我寫作本書的主要目的。

為什麼要寫本書

我知道，高效率地學習並真正掌握Excel軟體是一件具有挑戰性的事情。如何讓每個人在較短的時間裡、在相對放鬆的心情下掌握Excel的精髓，並能舉一反三，這確實是一個問題。

很多年前，當我意識到Excel軟體對個人和組織生產力有巨大的促進作用時，書店裡還沒有多少關於Excel的圖書。而如今，Excel圖書在書店裡已經擺滿了整整兩個書架，種類有上百種之多！Excel圖書種類多了，但並沒有給我帶來多少驚喜：大多數這類圖書，不是枯燥的Excel教程類的圖書，就是簡單匯集一個個Excel孤立技巧之類的圖書，還有一些是所謂的介紹Excel行業套用類的書籍，鮮見有總結Excel管理套用基本規律和感悟類的書籍。

雖然市場上的Excel圖書沒有給我帶來多少驚喜，但卻讓我從另一個角度發現了驚喜，那就是：使我有動力寫一本能夠滿足讀者在這方面需求的書。

本書的定位是：以介紹Excel基本規律、管理套用和建模技術基礎為主；適當介紹Access與Excel整合套用技術，藉以拓展Excel 的能力，能Excel之所不能，旨在提高個人及部門的Office相關活動的生產力水平，爭取讓每個人都能成為辦公室英雄！

本書講解Excel中最精髓的部分，通過對Excel的十餘個方面內容的深入講解，試圖讓你掌握Excel的一般規律，從而避免大多數Office軟體類書籍所犯的“僅僅是操作步驟的羅列和孤立技巧的堆砌”的錯誤，即使看完厚厚一本書仍然不能系統地掌握軟體精髓的尷尬!

基於多年的Excel和Access管理套用實戰經驗和培訓經驗，我嘗試著從不同角度去理解這兩個軟體，試圖發掘出一些尚未有人總結出來的套用技巧，以便幫助大家能夠在最短的時間內掌握這兩個軟體的精髓，讓大家切身感覺到：Excel和Access功能已經足夠強大，僅僅依靠它們的內置功能，無需藉助VBA編程，就可以設計出功能足夠強大的工作效率改善工具。

之所以要在本書中介紹一些Access知識，是因為對於複雜的數據處理，只掌握Excel 是遠遠不夠的，Excel用戶經常遇到Excel本身難以解決的問題，比如Excel不善於處理多個工作表之間的關聯問題；處理數十萬行以上的數據時，Excel的處理速度可能會變得異常緩慢等諸如此類在Excel中解決起來很困難的問題，正是Office組件中的另一個成員Access所擅長的！

如果說Excel擅長數據分析，那么就可以說Access擅長數據處理。對於經常使用Excel進行數據分析和處理的人員來說，如果你除了Excel之外，還同時掌握了一些Access的知識，相信你的數據分析和處理能力一定會如虎添翼，工作效率一定會突飛猛進！

但有很多人覺得Access作為一種小型的桌面資料庫管理軟體，學習起來一定很難。如果你感覺Access學習起來很難，那么很可能是因為你走錯了方向，花了很多時間學習了與Access核心功能不太相關的內容，分散了你的寶貴精力。在本書中，我們將通過一種全新的方法，循序漸進地帶你進入Access的美妙世界，學習Access中那些和Excel用戶緊密相關的知識，用Access拓展Excel的能力，讓你成為數據的真正主人！

本書以一個普通Office用戶的角度來探討Excel和Access的管理套用，重點關注Excel和Access內置功能的靈活套用和兩者巧妙結合，讓你不用編程也能設計出強大的工作效率改善工具，所以本書在以下方面有所捨棄。

1．本書會略有涉及但不深入講解VBA

VBA是我們和Excel或Access等Office組件溝通的語言，Excel和Access能夠理解並遵照執行我們用VBA語言吩咐給它們的事項，讓工作自動執行以提高工作效率。但是對於絕大多數Office用戶來說，學習VBA畢竟進入了一個全新的領域，學習周期相對比較長，涉及更多的時間和精力上的付出。現實中，很多人在並沒有很好地掌握Excel內置功能的情況下就開始急於學習VBA編程，造成的結果是：由於不懂得有效地利用VBA調用Excel中已經存在的內置功能，編寫的VBA程式效率低下，運行緩慢，甚至造成Excel崩潰！事實上，Excel和Access的內置功能已經足夠強大，如果能夠按照本書介紹的方法將二者巧妙結合，將能夠完成我們工作中遇到的大多數任務，不用VBA也能夠讓Excel和Access在工作中發揮出強大的威力！

本書雖然不深入講解VBA，但是本書中涉及的知識和操作技巧有助於你深入地了解Excel和Access強大的內置功能，以及每項任務在Excel和Access中對應的最快捷的處理方式，有助於你在將來學習VBA時寫出簡潔、高效的VBA代碼！

2．本書不講解Excel的基礎知識

市場上關於Excel的基礎教程太多了，所以，如果你不知道如何在Excel裡面使用公式、不知道“=A1*B1”的含義，這本書或許不適合你。建議你買一本Excel入門的書籍先學習一下，然後再繼續學習本書。

3．本書不講解Access中與數據分析和處理不太相關的內容

對於Access，本書重點放在Access核心功能：Access查詢的設計方法和Access宏的編制。本書不討論Access窗體、報表等設計，而是重點關注在Access中與數據處理相關的核心內容，並以Excel用戶的角度輕鬆進入Access世界。藉助Access，使Excel功力大增，讓Excel 飛！

致謝

一本書從點滴想法到最終與讀者見面絕對不是一個人的努力，在這個過程中一定凝結著許多人的汗水，本書更是如此。在這裡，我要向所有參與本書編寫及加工工作的朋友表示最衷心的謝意！

首先感謝促成本書成稿的張慧敏女士，是她在茫茫人海中找到了我，並鼓勵我把自己的多年的Excel和Access實戰經驗總結出來，分享給大家。

感謝本書的責任編輯王靜女士，她在本書的編輯過程中提出了許多有價值的修改建議，讓我在本書的逐步完善過程中，學到了很多相關知識。

感謝在我的工作和培訓活動中，提出過各種具有挑戰性、緊密結合實戰、極具價值的Excel和Access問題的朋友，是你們促使我不斷進步，並且還將激勵我在這條道路上繼續前行。

感謝我的同事何明女士，她從技術角度幫我審閱了本書的第二部分。

感謝一直默默為我提供支持的妻子，如果沒有她支持，我絕不可能如此專注和投入到寫書的工作中。

還要感謝我的六歲可愛的兒子，他覺得寫書是一件很偉大的事情，並且先於我完成了一本長達22頁的“著作”！

目 錄

第一部分 決戰Excel

第1章 Excel，不可承受之重/ 2

1.1 可怕的排序/ 3

1.2 刪除部分單元格/ 5

1.3 重複打開檔案/ 6

1.4 函式的誤用/ 7

1.5 開啟手動計算/ 11

1.6 Excel與商業秘密/ 12

1.6.1 Excel之掩耳盜鈴/ 12

1.6.2 防止Excel泄密/ 14

1.7 備份！備份！/ 16

1.8 Excel，職場護身符/ 18

1.9 快速學習Excel / 19

1.9.1 與高手共舞/ 19

1.9.2 一鍵求生/ 20

1.9.3 網路生存/ 22

第2章 Excel你必須懂的/ 24

2.1 智慧型感應選單/ 25

2.2 輔助列/ 27

2.2.1 分離數據/ 27

2.2.2 每隔一行插入一個空行/ 27

2.2.3 隨時恢復到排序前的狀態/ 28

2.3 文本和數字/ 29

2.4 日期和時間/ 32

2.4.1 日期和時間的本質/ 33

2.4.2 真正的日期時間/ 34

2.4.3 DATEDIF函式/ 38

2.5 引用！引用！/ 39

2.6 識別活動單元格/ 43

第3章 Excel中的名稱/ 47

3.1 給單個單元格命名/ 47

3.2 命名單元格區域/ 48

3.3 給文本或數值命名/ 50

3.4 給公式取一個名字/ 50

3.5 Excel自動命名功能/ 51

第4章 讓Excel變聰明/ 54

4.1 IFERROR函式/ 54

4.2 VLOOKUP函式/ 56

4.3 INDEX和MATCH函式/ 58

4.4 CHOOSE函式/ 60

4.5 OFFSET函式/ 61

4.6 INDIRECT函式/ 62

4.7 SUMPRODUCT函式/ 67

第5章 Excel的高級功能/ 71

5.1 高級數據有效性/ 71

5.2 高級條件格式/ 74

5.3 Excel高級篩選/ 80

5.3.1 什麼是高級篩選/ 81

5.3.2 特殊條件下的高級篩選/ 85

第6章 Excel中的控制項/ 87

6.1 複選框控制項/ 89

6.2 組合框控制項/ 92

第7章 導入外部數據/ 97

7.1 導入Excel數據/ 98

7.2 導入網頁的數據/ 100

7.3 導入資料庫中的數據/ 102

7.4 導入文本數據/ 107

7.5 設定外部數據刷新方式/ 111

第8章 數據透視表/ 112

8.1 理解數據透視表/ 112

8.2 同比和環比/ 116

8.3 GETPIVOTDATA函式/ 122

8.4 小心數據透視表泄密/ 124

8.5 數據透視表的“逆”操作/ 126

第9章 Excel宏和VBA / 129

9.1 宏和VBA / 129

9.2 Excel報告自動化/ 134

第10章 Excel建模/ 141

10.1 用Excel製作樓房銷售記錄表/ 141

10.2 用Excel製作準時交貨模型/ 143

10.3 用Excel教寶寶識字/ 145

10.4 Excel圖片放大器/ 149

10.5 Excel模型的“3層1表”結構/ 152

第11章 Microsoft Query / 158

11.1 Microsoft Query介紹/ 158

11.2 Microsoft Query套用案例/ 170

11.3 SQL，只需一句就夠了/ 183

第12章 其他Excel技術/ 188

12.1 製作超級公式/ 188

12.2 規劃求解載入宏/ 191

12.3 數組公式/ 199

12.4 模擬運算表/ 203

12.5 動態圖表/ 206

12.6 用Excel照相/ 214

第二部分 讓Excel飛

第13章 Excel不是萬能的/ 220

13.1 多表聯合數據分析和處理/ 220

13.2 執行複雜的數據處理過程/ 221

13.3 大量數據的處理/ 222

13.4 Excel與Access兄弟一家親/ 222

第14章 Excel與Access傳遞數據/ 225

14.1 從Excel到Access / 225

14.1.1 貼上法/ 225

14.1.2 導入法/ 228

14.1.3 我們的方法：連結法/ 233

14.2 從Access到Excel / 236

14.2.1 貼上法/ 236

14.2.2 Access導出法/ 238

14.2.3 我們的方法：Excel導入法/ 238

第15章 比高級篩選更“高級” / 241

15.1 多表關聯查詢/ 242

15.2 交叉聯接查詢/ 259

15.3 Excel的幕後英雄/ 263

15.4 數據匯總查詢/ 287

15.4.1 分組查詢/ 287

15.4.2 交叉表查詢/ 291

15.5 UNION聯合查詢/ 294

第16章 Access查詢套用案例/ 299

16.1 產品物料清單分解/ 299

16.2 連結外部數據/ 300

16.3 設計查詢/ 303

16.4 增加自定義欄位/ 307

16.5 分組匯總查詢/ 309

第17章 讓工作自動化/ 311

17.1 Access追加查詢/ 313

17.2 Access中的宏/ 318

17.3 睡著覺就把活兒幹了/ 325

第18章 打造精益辦公室/ 329

18.1 用Office軟體打造精益辦公室/ 330

18.2 Office軟體讓商務更智慧型/ 334

附錄A Excel快捷鍵/ 337

A.1 F1～F12功能鍵/ 341

A.2 Alt+符號/ 346

A.3 Alt+功能鍵/ 347

A.4 Ctrl+數字/ 349

A.5 Ctrl+功能鍵/ 352

A.6 Shift+F1到Shift+F12功能鍵/ 356

A.7 Ctrl+字母/ 359

A.8 Ctrl+符號/ 367

A.9 滑鼠右鍵快捷鍵/ 376

A.10 其他快捷鍵/ 376

A.11 Alt鍵盤序列/ 383

A.12 製作自己的快捷鍵/ 385